Wie man hybride Meetings für Live- und virtuelles Publikum ansprechend gestaltet

Hybride Meetings und hybride Veranstaltungen sind der letzte Schrei. Laut einer aktuellen Umfrage von vFairs erwarten 41 % der Planer, dass sie sich nach der COVID auf hybride Veranstaltungen als Hauptveranstaltungstyp verlassen werden. Ein Schlüsselaspekt von Hybrid-Events sind Präsentationen und Meetings. Und die Einbeziehung von Elementen, die sowohl ein Live- als auch ein virtuelles Publikum ansprechen, wird zweifellos eine einzigartige neue Herausforderung für Veranstalter und Redner darstellen.

Warum sollten Sie hybride Meetings veranstalten?

Hybride Sitzungen oder Präsentationen im Rahmen hybrider Veranstaltungen sind aus verschiedenen Gründen von Vorteil. Erstens kann Ihre Live-Präsentation einen gewissen Ausgleich zur sozialen Isolation bieten, die COVID-19 für viele mit sich gebracht hat. Der virtuelle Aspekt der Veranstaltung erweitert jedoch auch Ihre Reichweite von einem lokalen Publikum auf ein weltweites Publikum. Hybride Meetings bieten eine sicherere Möglichkeit für mehr Menschen, von der Präsentation zu lernen und einen Nutzen daraus zu ziehen, während gleichzeitig die begrenzten Kapazitätsgrenzen eingehalten werden, da sich die Welt langsam wieder öffnet.

Natürlich hat jedes dieser Zielgruppen spezifische Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um ein nahtloses und ansprechendes Veranstaltungserlebnis zu schaffen. Schauen wir uns diese jetzt an.

Persönliche Bedürfnisse des Publikums

Interaktivität

Von nun an wird das Publikum auch bei Live-Präsentationen Interaktivität verlangen. Schon bevor COVID-19 die Unternehmen dazu zwang, bei ihren Online-Präsentationen kreativ zu werden, boten Unternehmen wie Slido Möglichkeiten zur Einbindung des Live-Publikums. Die Beliebtheit solcher Plattformen zeigt, dass die Präsentatoren ihren Zuhörern mehr bieten wollen. Ebenso erwarten die Zuhörer natürlich mehr interaktive Präsentationen. Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Redner einfach ein Präsentationsdeck durchläuft, alle wichtigen Punkte aufzählt und die Präsentation beendet, ohne das Publikum einzubeziehen.

Interaktivität ist eine großartige Möglichkeit, um Ihr Publikum einzubinden und ihm das Gefühl zu geben, an der Veranstaltung teilzunehmen. Dies gilt auch für virtuelles Publikum, so dass Sie als Veranstalter davon profitieren. Bonus: Je mehr Möglichkeiten Sie haben, das Publikum mit Hilfe von Mobilgeräten zur Teilnahme zu animieren (z. B. Abstimmungen, Ratespiele oder die Einreichung von Fragen für Fragen und Antworten), desto mehr Daten können Sie während Ihrer Veranstaltung sammeln!

Verdauliche Mitbringsel

Die Weitergabe von Informationen an Ihr Publikum im Anschluss an die Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung, vor allem, wenn Ihr Publikum live dabei ist. Wahrscheinlich haben sich viele Ihrer Teilnehmer mit Notizbuch und Stift auf die Veranstaltung vorbereitet, aber das bedeutet nicht, dass sie alle Punkte verinnerlicht haben, die Sie angesprochen haben. Die Weitergabe von Materialien an Ihr Publikum nach der Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung. So können sie nicht nur ihr Wissen auffrischen, sondern auch an Sie denken, wenn es um ihre nächsten geschäftlichen Anforderungen geht.

Wenn Sie interaktive Elemente in Ihre Präsentation eingebaut haben, können Sie mit großer Wahrscheinlichkeit genau nachverfolgen, wer Ihre Veranstaltung besucht hat. Verwenden Sie diese Liste als Zielgruppensegment und senden Sie ihnen eine Follow-up-E-Mail mit Begleitdokumenten und zusätzlichen Informationen.

Bedürfnisse des virtuellen Publikums

Ein Gefühl der Verbundenheit

Virtuelle Zuhörer fühlen sich bei virtuellen Präsentationen bekanntlich nicht angesprochen. Nutzen Sie Ihre hybriden Meetings, um dies abzumildern. Erlauben Sie Ihrem Publikum, Fragen zu stellen, die Sie wiederum live beantworten können. Binden Sie außerdem einen sozialen Live-Feed mit Tweets und Beiträgen der Teilnehmer ein und lassen Sie ihn während der gesamten Präsentation laufen. Solche Maßnahmen mögen sich klein anfühlen, aber sie haben eine große Wirkung auf Ihr Publikum. Nicht nur Ihr virtuelles Publikum wird sich beteiligen wollen, auch Ihr Live-Publikum wird sich einmischen!

Immersive Umgebungen

Um sicherzustellen, dass sich Ihr virtuelles Publikum verbunden fühlt, müssen Sie ihm eine Umgebung bieten, in der es sich so fühlt, als wäre es tatsächlich bei der Live-Präsentation anwesend. Erstellen Sie ein atemberaubendes virtuelles 3D-Auditorium, das Ihrem eigenen Veranstaltungsort nachempfunden ist, so dass Ihre virtuellen Zuhörer direkt bei Ihnen sind und sich vorstellen können, wie Sie auf der Bühne stehen. vFairs erstellt individuelle Auditorien, die genauso aussehen wie Ihr tatsächlicher Veranstaltungsort.

On-Demand-Ansicht

Seien wir ehrlich: Ihr virtuelles Publikum ist vielleicht nicht zur gleichen Zeit verfügbar, in der Sie präsentieren. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, eine Aufzeichnung der Präsentation anzubieten, sobald diese beendet ist. Auf diese Weise kann Ihr virtuelles Publikum die Präsentation zu seiner eigenen Zeit ansehen. Es kann sogar sein, dass Ihr Live-Publikum die Aufzeichnung im Nachhinein ansehen möchte! Ermöglichen Sie allen Teilnehmern den Zugang, damit sie sich die Aufzeichnung noch einmal ansehen, Notizen machen und bei Bedarf mit ihren Kollegen teilen können.

Überbrückung der Lücke für hybride Meetings

Hier finden Sie eine Zusammenfassung darüber, wie Sie beide Zielgruppen bei Ihren nächsten Hybrid-Meetings am besten ansprechen können:

• Planen Sie interaktive Elemente, an denen sowohl das persönliche als auch das virtuelle Publikum teilnehmen kann, und schaffen Sie so ein Gefühl der Verbundenheit für alle Teilnehmer.
• Teilen Sie nach der Veranstaltung leicht verdauliche Erkenntnisse mit. Senden Sie eine Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer, die sich mit Ihrer Präsentation beschäftigt haben.
• Veranstalten Sie bei Ihren Hybrid-Meetings eine Frage- und Antwortrunde oder eine soziale Live-Wand. Erlauben Sie den virtuellen und persönlichen Teilnehmern, Fragen zu stellen oder Sie in den sozialen Medien zu markieren, damit sie in Ihren Live-Feed aufgenommen werden.
• Ermöglichen Sie es Ihren virtuellen und persönlichen Zuhörern, Ihre Präsentation zu überprüfen, indem Sie sie on-demand anbieten.

Bonustipp: Sowohl persönliche als auch Online-Teilnehmer können über die virtuelle Veranstaltungsplattform eine personalisierte Agenda erstellen. Selbst wenn Sie mehrere Präsentationen veranstalten, können Ihre Teilnehmer über eine einfache Schaltfläche "Zu meinem Kalender hinzufügen" genau die Hybrid-Meetings auswählen, die für sie am interessantesten und relevantesten sind. Wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre eigene Agenda zu erstellen, wird ihr Gefühl der Verbundenheit und ihr Engagement für die Präsentationen insgesamt verstärkt.

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Zuhörer während eines hybriden Meetings einzubinden. Natürlich sind dies nur einige davon. Wenn Sie hier und da kleine Elemente einbauen, kann das einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, die Verbundenheit und das Engagement beider Zielgruppen zu fördern. Und je mehr Inhalte Sie nach Ihrer Präsentation anbieten, desto wahrscheinlicher ist es, dass man sich an Sie als den Vordenker erinnert, der Sie sind!