Cómo hacer que las reuniones híbridas sean atractivas para audiencias presenciales y virtuales

Las reuniones y los eventos híbridos están de moda. Según una encuesta reciente de vFairs, el 41% de los planificadores prevén recurrir a los eventos híbridos como su principal tipo de evento después de la COVID. Un aspecto clave de los eventos híbridos son las presentaciones y reuniones. Y la incorporación de elementos que se adapten tanto a audiencias presenciales como virtuales supondrá sin duda un nuevo reto único para los anfitriones y ponentes de los eventos.

¿Por qué celebrar reuniones híbridas?

Las reuniones híbridas, o las presentaciones dentro de eventos híbridos, son beneficiosas por varias razones. En primer lugar, su presentación en directo puede ofrecer cierto alivio de los efectos del aislamiento social que COVID-19 ha tenido en muchos. Sin embargo, el aspecto virtual del evento también amplía su alcance de una audiencia local a una audiencia global. Las reuniones híbridas ofrecen una forma más segura de que más personas aprendan y obtengan valor de la presentación, al tiempo que se respetan los límites de capacidad restringidos a medida que el mundo vuelve a abrirse poco a poco.

Por supuesto, cada uno de estos públicos tiene unos requisitos específicos que deben tenerse en cuenta para crear una experiencia de evento fluida y atractiva. Veámoslos ahora.

Necesidades del público en persona

Interactividad

A partir de ahora, el público exigirá interactividad incluso cuando vea una presentación en directo. Incluso antes de que COVID-19 obligara a las empresas a ser creativas con sus presentaciones en línea, compañías como Slido ofrecían formas de atraer al público en directo. La popularidad de estas plataformas indica que los presentadores quieren ofrecer más a su público. Del mismo modo, el público espera presentaciones más interactivas. Se acabaron los días en los que un ponente se limitaba a presentar un programa, exponer todos los temas de los que hablaba y terminar la presentación sin involucrar al público.

La interactividad es una forma estupenda de implicar al público y hacer que se sienta más conectado con el acto. Esto también es válido para el público virtual, por lo que el presentador sale ganando. Y lo que es más: cuantas más formas de fomentar la participación tenga a su alcance a través de dispositivos móviles (como encuestas, trivialidades o envío de preguntas para las sesiones de preguntas y respuestas), más datos recopilará durante el evento.

Conclusiones digeribles

Compartir información con el público después del evento es fundamental, sobre todo cuando la audiencia es en directo. Lo más probable es que muchos de los asistentes hayan acudido preparados con un cuaderno y un bolígrafo, pero eso no significa que hayan asimilado todos los puntos que usted ha tratado. Es fundamental compartir los materiales con el público después del evento. No sólo les servirá para refrescar sus conocimientos sobre el tema, sino que también les mantendrá en el punto de mira cuando piensen en sus próximas necesidades empresariales.

Si ha incorporado elementos interactivos a su presentación, es muy probable que pueda saber exactamente quién asistió a su evento. Utiliza esta lista como segmento de audiencia y envíales un correo electrónico de seguimiento con documentos de apoyo e información adicional.

Necesidades de la audiencia virtual

Un sentimiento de conexión

Las audiencias virtuales se sienten notoriamente desconectadas durante las presentaciones virtuales. Utilice sus reuniones híbridas para mitigar esta sensación. Permita que el público le haga preguntas, que usted podrá responder en directo. Además, incorpore un canal social en directo con tweets y mensajes de los asistentes, y manténgalo activo durante toda la presentación. Estos añadidos pueden parecer pequeños, pero tienen un gran impacto en el público. No sólo su público virtual querrá participar, sino que el público presencial también lo hará.

Entornos inmersivos

Asegurarse de que su audiencia virtual se siente conectada incluye ofrecerles un entorno inmersivo, para que sientan que podrían estar realmente en la presentación en directo. Cree un impresionante auditorio virtual en 3D siguiendo el modelo de su propio recinto para que sus asistentes virtuales estén allí mismo con usted, imaginándole en ese escenario. vFairs crea auditorios personalizados con el mismo aspecto que su recinto real.

Visionado a la carta

Seamos realistas: es posible que su audiencia virtual no esté disponible al mismo tiempo que usted realiza la presentación. Por eso es una buena idea ofrecer una grabación de la presentación una vez terminada. De este modo, tu público virtual podrá verla en su tiempo libre. De hecho, es posible que el público presencial quiera ver la grabación después. Permita el acceso a todos los asistentes para que puedan volver a verla, tomar notas y compartirla con sus colegas cuando lo necesiten.

Acortar distancias en las reuniones híbridas

He aquí un resumen sobre la mejor manera de atraer a ambos públicos durante sus próximas reuniones híbridas:

• Planifique elementos interactivos en los que pueda participar tanto el público presencial como el virtual, creando así un sentimiento de conexión entre todos los participantes.
• Comparta conclusiones digeribles tras el evento. Envíe un correo electrónico de seguimiento a todos los asistentes que hayan participado en su presentación.
• Organice un muro social de preguntas y respuestas o en directo en sus reuniones híbridas. Permite que los asistentes virtuales y presenciales envíen preguntas o te etiqueten en las redes sociales para añadirlas a la retransmisión en directo.
• Permita que su público virtual y presencial revise su presentación ofreciéndola a la carta.

Consejo extra: tanto el público presencial como el que se convoque en línea puede crear una agenda personalizada a través de la plataforma de eventos virtuales. Incluso cuando organice varias presentaciones, un simple botón "Añadir a mi agenda" permitirá a los asistentes elegir exactamente qué reuniones híbridas son más interesantes y relevantes para ellos. Dar a los asistentes la opción de crear su propia agenda aumenta su sensación de conexión y su compromiso general con las presentaciones.

Hay muchas formas de atraer a la audiencia durante una reunión híbrida. Por supuesto, éstas son sólo algunas de ellas. Añadir pequeños detalles aquí y allá puede suponer una gran diferencia a la hora de fomentar la conexión y el compromiso entre ambas audiencias. Además, cuanto más contenido ofrezca después de su presentación, más probable será que la gente le recuerde como el líder de opinión que es.