Best Practices for Preparing and Managing a Virtual Booth

Gone are the days when exhibitors had to fly to the event location to get an idea of booth dimensions and run into mishaps like printing blunders. Online exhibitions have erased the inconvenience and made it easier to prepare and manage booths online. While the goal is the same, setting up a virtual booth is a lot easier than a physical booth.

Ein virtueller Stand ist ein Raum, in dem die Aussteller die Teilnehmer treffen und begrüßen, über ihre Marke sprechen und Kontakte knüpfen können. Er zeigt in der Regel das Logo der Marke, Produkt-/Dienstleistungsvideos und digitales Begleitmaterial. Mithilfe dieser Elemente können die Aussteller in einer optisch ansprechenden Umgebung effektiv mit den Teilnehmern in Kontakt treten und über Audio-/Video-/Text-Chat dauerhafte Verbindungen aufbauen.

Without further ado, let us share the best practices for preparing and managing a virtual booth for a groundbreaking virtual event.

1. Decide your Booth Strategy

Was wollen Sie mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung als Aussteller oder Organisator erreichen? Wie wollen Sie dies mit Ihrem virtuellen Stand erreichen? Was sind die Bedürfnisse Ihres Publikums? Es ist wichtig, dass Sie mit Ihrem Team ein Brainstorming über Ihre Ziele durchführen, bevor Sie Ihre Pläne in die Tat umsetzen.

2. Categorize Your Booths

Die Kategorisierung der Stände vereinfacht die Suche nach dem Gesuchten und verhindert, dass sie es verpassen. Sie können die Stände nach Abteilungen, Produkten/Dienstleistungen oder sogar nach geografischen Gesichtspunkten für eine globale Veranstaltung kategorisieren.

3. Pick the Right Booth Layout

Die Benutzererfahrung der Teilnehmer hängt davon ab, wie leicht sie finden, was sie suchen, und wie gut sich die Plattform zur Erkundung eignet. Für diese beiden Ziele müssen Sie als Veranstalter sicherstellen, dass Ihre Ausstellungshalle perfekt gestaltet ist. Zu viele Veranstaltungen mit großartigen Inhalten scheitern einfach daran, dass die Hallenstruktur schlecht gestaltet ist.

Erstens: Wie viele Stände sollten Sie haben? Das hängt zwar ganz von der Art Ihrer Veranstaltung ab, aber eine 6-stündige Veranstaltung mit bis zu 100 Ständen bietet den Besuchern genügend Auswahl, ohne sie zu ermüden. Es ist nur dann sinnvoll, diese Grenze zu überschreiten, wenn Sie eine große Online-Messe, eine Jobmesse oder einen Bildungsgipfel veranstalten.

0-20 Stände

Versuchen Sie, Ihre Ausstellungshalle in einer einzigen Ansicht zu zeigen. vFairs hat zum Beispiel einige Vorlagen mit einer "Overhead"-Aufnahme, die alle Stände auf einen Schlag zeigt. Auf diese Weise können die Teilnehmer ihre Optionen an einem Ort sehen und schnell eine Entscheidung treffen.

20 - 50 Stände

Entscheiden Sie sich für eine Ansicht, die ein einfaches Scrollen ermöglicht. vFairs verfügt über horizontal scrollende Standansichten, die ideal für eine solche Standanzahl sind.

50 – 100 booths

Das ist ein bisschen viel, um es auf einen Blick zu erfassen. vFairs-Ausstellungshallen können mit mehreren Etagen gestaltet werden, also teilen Sie Ihre Halle in 2-3 verschiedene Etagen auf, um ein Gefühl der Organisation zu schaffen.

100+ Stände

Bei einer Veranstaltung dieser Größe empfiehlt es sich, mehrere Ausstellungshallen einzurichten, Ihre Stände zu kategorisieren und sie in mehreren Ausstellungshallen mit beschreibenden Etiketten zu platzieren. Verknüpfen Sie diese Hallen von der Hauptlobby aus, um eine einfache Entdeckung zu gewährleisten.

4. Pay Special Attention to the Sequence of Booths

Denken Sie daran, dass bestimmte Sponsoren mehr Sichtbarkeit wünschen, genau wie bei einer physischen Veranstaltung. In diesem Fall können Sie Folgendes tun:

(i) gesponserte Werbetafeln in Ihrer Ausstellungshalle aufstellen

(ii) Sponsorenkabinen mit Frontladefunktion

5. Design Visually Appealing Booths

Unlike physical events, you cannot go around the event arena distributing brochures in an attempt to bring attendees to your booth in a virtual event. Your booth needs to be visually appealing to stand out and attract attention. 

Am besten gelingt dies durch ansprechende Bilder und Videos, die auf Ihrem Stand gezeigt werden. Verwenden Sie Ihre Markenfarben, qualitativ hochwertige Bilder und Inhalte, die eine große Wirkung erzielen können. Achten Sie auf die Abmessungen des Standes und der Ausstellungsfläche. Achten Sie auch darauf, dass das Design der digitalen Handouts mit dem Thema Ihres Standes übereinstimmt.

6. Prepare Content That Complements Your Goals

Denken Sie bei der Entwicklung von Inhalten für Ihren Stand an Ihre Zielgruppe und die Art von Inhalten, die sie als wertvoll erachtet. Die Botschaften Ihrer Inhalte sollten klar und prägnant sein und mit den Zielen übereinstimmen, die Sie für die Präsenz Ihrer Organisation auf der Online-Veranstaltung definiert haben. Es ist ratsam, so bald wie möglich mit der Entwicklung von Inhalten zu beginnen, um eine fehlerfreie und konvertierbare Arbeit zu ermöglichen.

Bereiten Sie im Vorfeld Einführungsvideos und informative Dokumente vor, um Komplikationen zum Zeitpunkt der Veranstaltung zu vermeiden. Sie können auch Inhalte über die Haltung Ihres Unternehmens zu wichtigen Themen teilen, um sich als Vordenker zu profilieren und ein Gespräch mit dem Publikum zu initiieren. Laden Sie vor der Veranstaltung Dateien und Links auf Ihren Stand hoch.

7. Train the Team

Die Betreuung eines digitalen Standes unterscheidet sich von der eines physischen Standes. Die Aussteller müssen wissen, wie sie die Plattform nutzen, den Stand einrichten, die notwendigen Anpassungen vornehmen und mit den Besuchern in Verbindung bleiben. Daher ist es wichtig, das Team zu schulen, das am Veranstaltungstag für die Besetzung des Standes verantwortlich ist.

Das Team sollte für die Teilnehmer ansprechbar sein. Wenn ein Teilnehmer ein Gespräch führen möchte, sollte immer jemand verfügbar sein. Erstellen Sie einen Zeitplan für das Team und teilen Sie Zeitfenster zu, um Verzögerungen zu vermeiden.

Additionally, make sure the team knows the company’s products/services inside out. Just like physical events, the team managing a virtual booth should be able to pitch the products/services in the best way possible to the attendees.

8. Offer Follow-up Options

A virtual event ensures valuable data is collected. This is used to stay in touch with the attendees even after the event. This provides another chance for exhibitors to convert attendees into leads and close deals.

Daher ist es wichtig, nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. Die Standvertreter können auf der Grundlage ihrer Gespräche während der Veranstaltung eine Botschaft für die Teilnehmer ausarbeiten. Dies bietet Ausstellern die Möglichkeit, ihre Botschaften auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abzustimmen und dauerhafte Beziehungen aufzubauen.

Click here to view The Organizer’s Playbook to Hosting Amazing Virtual Events.