Best Practices for Preparing and Managing a Virtual Booth

Gone are the days when exhibitors had to fly to the event location to get an idea of booth dimensions and run into mishaps like printing blunders. Online exhibitions have erased the inconvenience and made it easier to prepare and manage booths online. While the goal is the same, setting up a virtual booth is a lot easier than a physical booth.

Un stand virtual es un espacio en el que los expositores pueden conocer y saludar a los asistentes, hablar de su marca y captar clientes potenciales. Suele mostrar el logotipo de la marca, vídeos de productos/servicios y material colateral digital. Con ayuda de estos elementos, los expositores pueden conectar eficazmente con los asistentes en un entorno visualmente atractivo y establecer conexiones duraderas mediante audio/vídeo/chat de texto.

Without further ado, let us share the best practices for preparing and managing a virtual booth for a groundbreaking virtual event.

1. Decide your Booth Strategy

¿Qué quiere conseguir con su participación en el evento como expositor u organizador? ¿Cómo piensa conseguirlo a través de su stand virtual? ¿Cuáles son las necesidades de su público? Es esencial que organice una lluvia de ideas con su equipo sobre sus objetivos antes de poner en marcha los planes.

2. Categorize Your Booths

Categorizar los stands simplifica el proceso de encontrar lo que buscan y evita que se lo pierdan. Puedes clasificarlos por departamentos, productos o servicios, o incluso por zonas geográficas para un evento más global.

3. Pick the Right Booth Layout

La experiencia de los asistentes depende de lo fácil que les resulte encontrar lo que buscan y de lo bien que se preste la plataforma a la exploración. Ambos objetivos requieren que usted, como organizador de un evento, se asegure de que su pabellón de exposiciones está perfectamente organizado. Demasiados eventos con contenidos asombrosos fracasan simplemente porque la estructura del pabellón estaba mal enmarcada.

En primer lugar, ¿cuántos stands debería tener? Aunque esto depende totalmente de la naturaleza de su evento, un evento de 6 horas de duración con un máximo de 100 stands ofrece suficientes opciones al asistente sin causarle fatiga. Sólo tiene sentido superar ese umbral si se trata de una gran exposición en línea, una feria de empleo o una cumbre educativa.

0-20 cabinas

Intente mostrar su pabellón de exposiciones en una sola vista. Por ejemplo, vFairs tiene algunas plantillas con una toma "aérea" que abarca todos los stands de una sola vez. Esto permite a los asistentes ver sus opciones en un solo lugar y tomar rápidamente una decisión.

20 - 50 cabinas

Opte por una vista que le permita desplazarse fácilmente. vFairs dispone de vistas de stand de desplazamiento horizontal que son ideales para este tipo de recuento de stands.

50 – 100 booths

Los pabellones de vFairs pueden diseñarse con varias plantas, así que divida su pabellón en 2-3 plantas diferentes para crear una sensación de organización.

Más de 100 casetas

Para un evento de tal envergadura, lo recomendable es disponer de varios pabellones de exposición, clasificar los stands y colocarlos en distintos pabellones con etiquetas descriptivas. Conecte con estos pabellones desde el vestíbulo principal para facilitar su localización.

4. Pay Special Attention to the Sequence of Booths

Tenga en cuenta que a algunos patrocinadores les gustaría tener más visibilidad, al igual que en un evento físico. En ese caso, puedes hacer lo siguiente:

(i) construir vallas publicitarias patrocinadas en su pabellón de exposiciones

(ii) cabinas de carga frontal de los patrocinadores

5. Design Visually Appealing Booths

Unlike physical events, you cannot go around the event arena distributing brochures in an attempt to bring attendees to your booth in a virtual event. Your booth needs to be visually appealing to stand out and attract attention. 

La mejor forma de hacerlo es a través de imágenes y vídeos convincentes que se muestren en su stand. Utilice los colores de su marca, imágenes de alta calidad y contenidos que puedan causar un gran impacto. Tenga en cuenta las dimensiones del stand y de la zona de exposición. Asegúrese también de que el diseño de los folletos digitales esté en consonancia con el tema de su stand.

6. Prepare Content That Complements Your Goals

Cuando elabore los contenidos para su stand, tenga en cuenta a su público objetivo y el tipo de contenido que considerará valioso. El mensaje de su contenido debe ser claro, conciso y acorde con los objetivos definidos para la presencia de su organización en el evento en línea. Se aconseja que el desarrollo de contenidos se inicie lo antes posible para lanzar un trabajo sin errores que pueda convertir.

Prepare vídeos introductorios y documentos informativos de antemano para evitar complicaciones en el momento del evento. También puede compartir contenidos sobre la postura de su empresa en temas de importancia para aparecer como líder de opinión e iniciar una conversación con el público. Suba archivos y enlaces a su stand antes del evento.

7. Train the Team

Gestionar un stand digital es diferente de gestionar un stand físico. Es necesario que los expositores sepan utilizar la plataforma, montar el stand, realizar los ajustes necesarios y permanecer conectados con los asistentes. De ahí la importancia de formar al equipo encargado de atender el stand el día del evento.

El equipo debe ser receptivo con los asistentes. Si un asistente quiere charlar, siempre debe haber alguien disponible. Prepare un horario para el equipo y asigne franjas horarias para evitar retrasos.

Additionally, make sure the team knows the company’s products/services inside out. Just like physical events, the team managing a virtual booth should be able to pitch the products/services in the best way possible to the attendees.

8. Offer Follow-up Options

A virtual event ensures valuable data is collected. This is used to stay in touch with the attendees even after the event. This provides another chance for exhibitors to convert attendees into leads and close deals.

Por eso es esencial hacer un seguimiento de los asistentes después del evento. Los representantes del stand pueden diseñar un mensaje para los asistentes basado en la conversación mantenida durante el evento. De este modo, los expositores pueden adaptar sus mensajes a las necesidades de los asistentes y establecer relaciones duraderas.

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