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Durante el último año y medio, los planificadores de eventos han estado especulando sobre la estructura ideal para las próximas reuniones. Las empresas siguen optando por eventos híbridos que incluyen componentes presenciales y virtuales para aprovechar las ventajas de ambos tipos de reuniones. Las ferias de empleo híbridas se están popularizando como medio para que las empresas globales encuentren candidatos cualificados. Según una encuesta de vFairs realizada en 2022, el 38,8% de las personas afirmó que los eventos híbridos van a ser los más populares.
Supongamos que el compromiso o la generación de ingresos de su empresa dependen de los eventos. En ese caso, es posible que ya haya pensado en utilizar una estrategia híbrida para su próxima conferencia, feria de empleo u otros eventos. Un evento híbrido es a la vez presencial y en línea. Combina lo mejor de un entorno virtual y uno presencial.
En el caso de las ferias de empleo, el anfitrión puede reunir a empresarios locales y demandantes de empleo en un entorno físico. Pueden hablar entre ellos y compartir sus experiencias. Por otro lado, los demandantes de empleo pueden hablar fácilmente con los responsables de contratación a través de chat, vídeo y audio. También pueden obtener más información sobre la empresa a través de presentaciones en línea y en persona. Y, sobre todo, pueden presentar su candidatura directamente desde la plataforma.
Hay ciertos factores que hay que tener en cuenta a la hora de organizar una feria de empleo híbrida. Así que, sin más dilación, ¡entremos en materia!
A continuación se exponen las 5 mejores prácticas para organizar una feria de empleo híbrida.
Es mejor empezar pronto los procesos de contratación y formación para asegurarse de tener el mejor equipo posible cuando llegue el gran día. De este modo, tendrá tiempo suficiente antes del evento para asignar responsabilidades, transmitir expectativas y establecer calendarios.
En el caso de las ferias de empleo, informe con antelación a las empresas y a los expertos o ponentes invitados sobre su feria de empleo. Explícales las ventajas, incluido el tipo de personas que esperas que asistan, los objetivos del evento y cómo se organizará y desarrollará.
Cada evento tendrá sus propias necesidades de personal. Sin embargo, lo más probable es que un evento híbrido típico requiera los siguientes miembros del equipo:
Los eventos híbridos, por definición, necesitan más tecnología que una reunión presencial media. En consecuencia, se requiere más personal para gestionar dicha tecnología.
Su tecnología desempeñará un papel esencial en los elementos virtuales de su evento al permitir, en primer lugar, la participación a distancia. Sin embargo, también es crucial valorar cómo la tecnología puede ayudar a agilizar las operaciones de las partes presenciales del evento, como las entradas y los pagos.
Además, los representantes de TI no tienen por qué asumir toda la carga si trabajan con los socios de eventos virtuales y audiovisuales adecuados. Especialistas con años de experiencia pueden garantizar que todo salga a pedir de boca encargándose de la mayor parte del trabajo. Lo único que tienen que hacer los informáticos es asegurarse de que la tecnología utilizada cumple los requisitos de la empresa. Para ello, se coordinarán con un equipo audiovisual o una plataforma de eventos virtuales como vFairs.
Al preparar un evento híbrido, resulta tentador concentrar sus esfuerzos principalmente en los asistentes que acudirán en persona. Pero los asistentes virtuales también son vitales para el éxito de su evento, y debe dar la misma prioridad a su experiencia.
Hoy en día, los eventos híbridos son más complejos que la mera retransmisión en tiempo real por Internet. Los nuevos avances en el ámbito de los eventos virtuales están haciendo posible que las personas que no pueden estar físicamente allí vivan una experiencia más personal, atractiva y conectada que nunca.
Dependiendo de la envergadura de tu feria de empleo híbrida, también puedes habilitar espacios adicionales, como salas de reuniones para entrevistas en profundidad. Otras funciones como visitas virtuales, vídeos, paquetes informativos y retransmisiones en directo de los ponentes también son buenos complementos.
Puede llevar mucho tiempo y esfuerzo comercializar eficazmente su evento y conseguir que la gente acuda. No cabe duda de que hay una ciencia detrás de la creciente cantidad de datos. Pero si hace los deberes y cuenta con los recursos adecuados, podrá llevar a cabo una campaña de éxito. También puede ayudarse de esta guía de vFairs para Cómo atraer asistentes a su evento virtual. Los mismos principios se aplican también a un evento híbrido.
Una vez que tenga un plan y materiales para comercializar su evento, puede empezar a hacerlo. También puede preparar material de marketing para los expositores y socios y pedirles que le ayuden a promocionar el acto. Así estará menos ocupado y podrá llegar a más gente. Este vídeo de vFairs sobre Cómo promocionar eficazmente su evento virtual puede resultarle muy útil.
Cada vez hay más demanda de eventos híbridos en muchos campos. Si se ejecutan correctamente, estos actos pueden atraer al público tanto en línea como en persona. Por eso es esencial invertir dinero en los recursos y el personal adecuados.
vFairs es una plataforma líder en eventos virtuales, presenciales e híbridos. Contacte con para que su próxima feria profesional híbrida sea un éxito.
Hira Yousaf
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