5 bonnes pratiques pour organiser un salon de l'emploi hybride

Depuis un an et demi, les organisateurs d'événements spéculent sur la structure idéale des réunions à venir. Les entreprises continuent d'opter pour des événements hybrides comprenant des éléments en personne et virtuels, afin de tirer parti des avantages des deux types de réunions. Les salons de l'emploi hybrides sont de plus en plus populaires, car ils permettent aux entreprises internationales de trouver des candidats qualifiés. Selon une enquête vFairs réalisée en 2022, 38,8 % des personnes interrogées ont déclaré que les événements hybrides allaient être les plus populaires.

Importance des événements hybrides

Supposons que l'engagement ou la génération de revenus de votre entreprise dépendent d'événements. Dans ce cas, vous avez peut-être déjà pensé à utiliser une stratégie hybride pour votre prochaine conférence, votre salon de l'emploi ou d'autres événements. Un événement hybride est à la fois en personne et en ligne. Il combine les meilleurs aspects d'un événement virtuel et d'un événement en personne. 

Dans le cas des salons de l'emploi, l'hôte peut réunir les employeurs locaux et les demandeurs d'emploi dans un cadre physique. Ils peuvent se parler et partager leurs expériences. D'autre part, les demandeurs d'emploi peuvent facilement s'entretenir avec les responsables du recrutement par le biais du chat, de la vidéo et de l'audio. Ils peuvent également en apprendre davantage sur l'entreprise grâce à des présentations en ligne et en personne. Et surtout, ils peuvent postuler immédiatement à partir de la plateforme. 

Certains facteurs doivent être pris en compte lors de l'organisation d'un salon de l'emploi hybride. Alors, sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet !

5 bonnes pratiques pour l'organisation d'un salon de l'emploi hybride

Voici les 5 meilleures pratiques pour organiser un salon de l'emploi hybride.

Recruter une équipe compétente

Il est préférable d'entamer les processus de recrutement et de formation dès le début afin de disposer de la meilleure équipe possible lorsque le grand jour arrivera. Vous disposerez ainsi de suffisamment de temps avant l'événement pour répartir les responsabilités, faire part de vos attentes et fixer les horaires.

Dans le cas des salons de l'emploi, informez très tôt les entreprises et les experts ou conférenciers invités de la tenue de votre salon de l'emploi. Expliquez-leur les avantages, notamment le type de personnes attendues, les objectifs de l'événement et la manière dont il sera organisé.

Les besoins en personnel sont propres à chaque événement. Cependant, un événement hybride typique nécessitera probablement les membres de l'équipe suivants :

• Les responsables des ressources humaines ou du recrutement jouent un rôle essentiel en travaillant en première ligne. Ils s'entretiennent directement avec les candidats et remplissent les rôles. 
• Les professionnels du marketing et de la communication veilleront à ce que l'événement véhicule efficacement la marque de l'employeur. Ils planifieront les supports de l'événement, tant sur place qu'en ligne. 
• Les coordinateurs du personnel sont responsables du recrutement, de la gestion et de la formation de tous les membres du personnel qui participeront au soutien de l'événement.
• Les responsables techniques géreront vos besoins en matière de vidéo, de streaming en direct et de diffusion le jour de l'événement et feront le point sur tous les programmes utilisés.
• Le jour de l'événement, un coordinateur logistique supervise l'ensemble des opérations, règle les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent et garantit le bon déroulement de l'événement.

Incorporer des professionnels de la technologie

Les événements hybrides, par définition, nécessitent plus de technologie que les réunions en personne. Par conséquent, il faut plus de personnel pour gérer cette technologie.

Votre technologie jouera un rôle essentiel dans les éléments virtuels de votre événement en permettant un engagement à distance. Cependant, il est également essentiel d'apprécier la manière dont la technologie peut contribuer à rationaliser les opérations pour les parties de l'événement qui se déroulent en personne, telles que les billets et les paiements. 

En outre, les représentants des TI ne doivent pas assumer toute la charge s'ils travaillent avec les bons partenaires en matière d'événements virtuels et d'audiovisuel. Des spécialistes ayant des années d'expérience peuvent s'assurer que tout se passe sans problème en prenant en charge la majeure partie du travail. Les représentants informatiques n'ont plus qu'à s'assurer que la technologie utilisée répond aux exigences de conformité de l'entreprise. Ils coordonneront donc leur action avec une équipe audiovisuelle ou une plateforme d'événements virtuels telle que vFairs.

Investir dans les aspects virtuels 

Lors de la préparation d'un événement hybride, il est tentant de concentrer ses efforts sur les participants en personne. Mais les participants virtuels sont également essentiels à la réussite de votre événement, et vous devez accorder la même priorité à leur expérience.

De nos jours, les événements hybrides sont plus complexes qu'une simple diffusion en ligne en temps réel. Les nouveaux développements dans le domaine des événements virtuels permettent aux personnes qui ne peuvent pas être physiquement présentes de vivre une expérience plus personnelle, plus engageante et plus connectée que jamais.

En fonction de la taille de votre salon de l'emploi hybride, vous souhaiterez peut-être aménager des espaces supplémentaires tels que des salles de réunion pour des entretiens approfondis. D'autres fonctionnalités telles que les visites virtuelles, les vidéos, les dossiers d'information et les flux en direct des conférenciers sont également de bons ajouts.

Élaborer un plan de marketing

Il faut parfois beaucoup de temps et d'efforts pour commercialiser efficacement un événement et inciter les gens à y participer. Il ne fait aucun doute qu'il existe une science sous-jacente à la quantité croissante de données. Mais si vous faites vos devoirs et disposez des bonnes ressources, vous pouvez mener une campagne réussie. Vous pouvez également vous inspirer de ce guide vFairs pour Attirer des participants à votre événement virtuel. Les mêmes principes s'appliquent à un événement hybride.

Commencez à promouvoir votre salon de l'emploi hybride

Une fois que vous disposez d'un plan et de matériel pour commercialiser votre événement, vous pouvez commencer à le faire. Vous pouvez également préparer des outils de marketing pour les exposants et les partenaires et leur demander de vous aider à promouvoir l'événement. Cela vous permettra d'être moins occupé et d'atteindre un plus grand nombre de personnes. Cette vidéo du webcast vFairs sur Comment commercialiser efficacement votre événement virtuel pourrait vous être très utile.

Principaux enseignements

Les événements hybrides sont de plus en plus demandés dans de nombreux domaines. Lorsqu'ils sont correctement exécutés, ces événements permettent d'impliquer avec succès les publics en ligne et en personne. C'est pourquoi il est essentiel d'investir dans les ressources et les personnes appropriées.

vFairs est une plateforme d'événements virtuels, en personne et hybrides de premier plan. Contactez-nous pour que votre prochain salon de l'emploi hybride soit une réussite ! pour que votre prochain salon de l'emploi hybride soit un succès !