Los errores más comunes en la planificación de eventos virtuales en 2020

Por fin hemos llegado al final de 2020 y, cielos, ¿no ha sido una montaña rusa?

En medio de todos los "y si"y "y ahora", las empresas y organizaciones se subieron al carro de los eventos virtuales, sólo para explorar las muchas oportunidades ocultas que el año 2020 les deparaba. Sin embargo, una cosa es encontrar la llave y otra utilizarla para la cerradura adecuada.

Aunque todo el mundo sabía que un evento virtual era la clave del éxito, no todos fueron capaces de ejecutarlo de forma que se obtuvieran todos sus beneficios. Ahora sabemos que, si se planifica y ejecuta correctamente, lo virtual te abre las puertas del mundo.

Por ello, en este artículo destacaremos los errores de planificación de eventos virtuales más comunes que cometieron los organizadores y proveedores de eventos virtuales en 2020.

Error nº 1. Crear un evento es suficiente para atraer a su público

Como organizador de eventos, es posible que haya concentrado todos sus recursos en organizar un evento extraordinario. Sin embargo, al igual que ocurre con un evento presencial, a menos que hagas algo de ruido al respecto, nadie sabrá que se está celebrando.

Su lista de planificación de eventos virtuales debe incluir actividades promocionales para atraer a la mayor cantidad de público posible hacia su evento. Al fin y al cabo, lo virtual le abre las puertas del mundo, así que ¿por qué contenerse?  

Error nº 2. "Si yo lo sé, ellos también lo saben"

No, no lo hacen.

A menudo, los organizadores tienden a subestimar su valor en las descripciones y objetivos de los eventos virtuales, dando por sentado que su público podría conocer de algún modo el "cómo"y los "por qué". Permítanos recordarle que su evento no significa lo mismo para la persona A que para la persona B. Puede que no sea el primero para usted, pero lo más probable es que sí lo sea para ellos. Así que, durante la planificación de su evento virtual, debe tener en cuenta la información más valiosa para su público.

Algunas formas de ampliar la información y obligarles a inscribirse son:

• Incluya la descripción del evento en su página de aterrizaje. ¿Qué debe esperar su público de su evento virtual? ¿Cuál es el valor que ofrece en una plataforma en línea? Recuerde que su público no sabe en absoluto a qué se está apuntando, así que líbreles de sus confusiones y ayúdeles a sentirse cómodos con su evento virtual.

• Crear un perfil del asistente ideal y preparar materiales de marketing que se dirijan a él. ¿A quién va dirigido el acto? ¿Por qué deberían asistir? Explícaselo todo.
• Responda a las preguntas más habituales antes de que su público las formule. Puesto que está ofreciendo una plataforma interactiva con una experiencia en tiempo real (y no sólo una página web estática), facilite a sus visitantes toda la información que necesiten para planificar su viaje. ¿Cómo puedo inscribirme en el evento? ¿Necesito un micrófono para interactuar con los expositores? ¿Debo permanecer conectado durante todo el evento? Añadir un segmento con preguntas frecuentes ayudará al público a planificar con antelación y a tener más confianza para asistir a su evento virtual.

Error nº 3. Saltarse el último repaso

Muchos organizadores de eventos virtuales construyen su evento y se lanzan directamente a él el día del evento. En pocas palabras, esa es la receta para sabotear su propio evento. 

Es absolutamente esencial reservar algo de tiempo para hacer una prueba de su evento virtual. Los eventos virtuales son un concepto bastante nuevo para mucha gente, por lo que es muy recomendable asegurarse de que su equipo y todos los demás organismos participantes se preparan lo suficientemente bien antes del día del evento. Esto implica practicar con los ponentes en caso de sesiones en directo y comprobar si hay algún contratiempo técnico para solventarlo de antemano. 

Error nº 4. No ofrecer suficiente apoyo a los expositores

Uno de los aspectos más importantes del éxito de su evento virtual es la información que recibe de los expositores. Asegúrese de no dejarlos colgados. En lugar de eso, presénteles las formas en que pueden crearse oportunidades participando en su evento. 

vFairs ofrece un constructor de stands de autoservicio para que los expositores seleccionen diferentes plantillas de stand, configuren sus propios gráficos y añadan varios tipos de contenido para que lo consuman sus visitantes. En caso necesario, nuestro equipo de asistencia está disponible las 24 horas del día para resolver cualquier duda que pueda surgir.

Y no sólo eso, a los expositores también les gustaría saber cómo están rindiendo, durante y después del evento. Solicite a su proveedor de eventos virtuales informes detallados basados en las visitas al stand, las descargas, etc., para compartirlos con sus expositores y ayudarles a hacer un seguimiento de su rendimiento. 

Error nº 5. No asociarse con un proveedor de eventos virtuales fiable

Lo más importante es que la planificación de su evento virtual empiece por asociarse con una plataforma de confianza. Seamos sinceros: esto es lo que realmente hace que su evento virtual sea un éxito o un fracaso.

Cuando busques una plataforma fiable, acuérdate de buscar lo siguiente:

• Opiniones de clientes en el sitio web de la empresa
• Reseñas en plataformas de terceros como Capterra y G2
• Capacidad de atención al cliente y disponibilidad permanente

Error nº 6. No tener en cuenta los costes ocultos o las opciones adicionales

Gran parte de la planificación de un evento virtual consiste en elaborar un presupuesto. Debe ser capaz de justificar los costes en los que incurre por los beneficios que espera obtener. Asegúrese de que se le ha comunicado el coste de cada una de las funciones por las que opta antes de comprometerse con una determinada plataforma de eventos virtuales.

Próximos pasos

La planificación de eventos virtuales es fundamental para el éxito de cada acto. Sin embargo, esta práctica es incompleta si no se identifican los errores anteriores y se evita que se produzcan en el futuro.

A medida que nos abrimos al nuevo año 2021, no cabe duda de que a todos nos encantaría centrarnos en organizar más y mejores eventos virtuales. Así que ponte en contacto con nosotros.

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