Les erreurs les plus courantes en matière de planification d'événements virtuels en 2020

Nous sommes enfin arrivés à la fin de l'année 2020 et les montagnes russes n'ont-elles pas été au rendez-vous ?

Au milieu de tous les "et si" et "et "et maintenant ?"les entreprises et les organisations ont sauté dans le train des événements virtuels, uniquement pour explorer les nombreuses opportunités cachées que l'année 2020 leur dévoilait. Cependant, trouver la clé est une chose, l'utiliser pour la bonne serrure en est une autre.

Si tout le monde savait qu'un événement virtuel était la clé du succès, tous n'étaient pas en mesure de le mettre en œuvre de manière à en tirer tous les avantages. Nous savons maintenant que, lorsqu'il est planifié et exécuté correctement, l'événement virtuel vous ouvre les portes du monde.

Dans cet article, nous allons donc mettre en évidence les erreurs de planification d'événements virtuels les plus courantes commises par les organisateurs et les prestataires d'événements virtuels en 2020.

Erreur n° 1. Il suffit d'organiser un événement pour attirer votre public

En tant qu'organisateur d'événements, vous avez peut-être concentré toutes vos ressources sur l'organisation d'un événement extraordinaire. Cependant, tout comme pour un événement en personne, personne ne saura qu'il a lieu à moins que vous ne fassiez du bruit à ce sujet.

Votre liste de contrôle pour l'organisation d'un événement virtuel doit inclure des activités promotionnelles afin d'attirer le plus grand nombre de personnes possible vers votre événement. Après tout, le virtuel vous ouvre les portes du monde, alors pourquoi se retenir ?  

Erreur n°2. "Si je le sais, ils le savent aussi.

Non, ce n'est pas le cas.

Les organisateurs ont souvent tendance à sous-estimer leur valeur dans les descriptions et les objectifs des événements virtuels, en partant du principe que leur public pourrait, d'une manière ou d'une autre, être au courant des "comment" et du "pourquoi". Rappelons que votre événement n'a pas la même signification pour une personne A que pour une personne B. Ce n'est peut-être pas votre premier événement, mais c'est très probablement le leur. Par conséquent, lors de la planification de votre événement virtuel, vous devez tenir compte des informations les plus utiles à votre public.

Voici quelques moyens de diffuser l'information et d'inciter les gens à s'inscrire :

• Inclure la description de l'événement sur votre page de renvoi. Que doit attendre votre public de votre événement virtuel ? Quelle est la valeur ajoutée que vous offrez sur une plateforme en ligne ? Rappelez-vous que votre public ne sait absolument pas à quoi il s'inscrit, alors débarrassez-le de ses confusions et aidez-le à se sentir à l'aise avec votre événement virtuel.

• Créer un personnage cible de votre participant idéal et préparer des supports marketing qui s'adressent à lui. À qui s'adresse l'événement ? Pourquoi devraient-ils y assister ? Expliquez-leur tout.
• Fournir des réponses aux questions les plus courantes avant même que votre public ne les pose. Puisque vous proposez une plateforme interactive avec une expérience en temps réel (et pas seulement une page web statique), fournissez à vos visiteurs toutes les informations dont ils ont besoin pour planifier leur voyage. Comment puis-je m'inscrire à l'événement ? Ai-je besoin d'un microphone pour interagir avec les exposants ? Dois-je rester en ligne pendant toute la durée de l'événement ? L'ajout d'un segment avec des questions fréquemment posées aidera les visiteurs à planifier leur participation à votre événement virtuel et à se sentir plus à l'aise.

Erreur n° 3. Sauter la dernière étape

Beaucoup d'organisateurs d'événements virtuels construisent leur événement et s'y lancent directement le jour de l'événement. En termes simples, c'est la recette pour saboter votre propre événement. 

Il est absolument essentiel de prendre le temps de tester votre événement virtuel. Les événements virtuels sont un concept relativement nouveau pour beaucoup de gens, et il est donc fortement recommandé de s'assurer que votre équipe et tous les autres participants sont suffisamment préparés avant le jour de l'événement. Cela implique de s'entraîner avec les orateurs en cas de sessions en direct et de vérifier les éventuels problèmes techniques afin d'y remédier à l'avance. 

Erreur n°4. Ne pas offrir un soutien suffisant aux exposants

L'un des aspects les plus importants de la réussite de votre événement virtuel est le retour d'information des exposants. Veillez à ne pas les laisser en suspens. Au contraire, présentez-leur les façons dont ils peuvent créer des opportunités pour eux-mêmes en participant à votre événement. 

vFairs offre un créateur de stand en libre-service qui permet aux exposants de sélectionner différents modèles de stands, de créer leurs propres graphiques et d'ajouter divers types de contenu à l'intention de leurs visiteurs. En cas de besoin, notre équipe d'assistance est disponible 24 heures sur 24 pour répondre à toutes les questions.

De plus, les exposants aimeraient également connaître leurs performances, pendant et après l'événement. Demandez à votre fournisseur d'événements virtuels des rapports détaillés sur les visites de stands, les téléchargements, etc., afin de les partager avec vos exposants et de les aider à suivre leurs performances. 

Erreur n°5. Ne pas s'associer à un fournisseur d'événements virtuels fiable

Plus important encore, la planification de votre événement virtuel doit commencer par un partenariat avec une plateforme digne de confiance. Soyons honnêtes : c'est vraiment ce qui fait le succès ou l'échec de votre événement virtuel.

Lors de la recherche d'une plateforme fiable, n'oubliez pas de tenir compte des éléments suivants :

• Avis des clients sur le site de l'entreprise
• Examens sur des plates-formes tierces telles que Capterra et G2
• Capacités d'assistance à la clientèle et disponibilité 24 heures sur 24

Erreur n°6. Ne pas tenir compte des coûts cachés ou des options supplémentaires

Une grande partie de la planification d'un événement virtuel consiste à établir un budget. Vous devez être en mesure de justifier les coûts que vous engagez pour les avantages que vous attendez. Assurez-vous que le coût de chaque fonctionnalité pour laquelle vous optez vous a été communiqué avant de vous engager dans une plateforme d'événement virtuel donnée.

Prochaines étapes

La planification d'un événement virtuel est essentielle à la réussite de chaque événement. Cette pratique est toutefois incomplète si l'on n'identifie pas les erreurs commises précédemment et si l'on n'empêche pas qu'elles se reproduisent à l'avenir.

À l'aube de la nouvelle année 2021, il ne fait aucun doute que nous aimerions tous nous concentrer sur l'organisation d'événements virtuels plus importants et de meilleure qualité. Prenez donc contact avec nous dès maintenant !

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