Conseils pour attirer les meilleurs candidats lors des journées portes ouvertes virtuelles [Webcast] (en anglais)

Le succès d'une journée portes ouvertes se mesure au nombre de participants qui se sont présentés ! Plus il y a de participants, plus il y a de chances qu'il y ait de candidats. Alors, comment attirer des candidats à sa journée portes ouvertes virtuelle ? 

Afin de maximiser le nombre de participants, il y a quelques bonnes pratiques à suivre. Si vous êtes novice dans le domaine des journées portes ouvertes virtuelles, nous vous proposons quelques conseils et astuces. Courtney Rivard, responsable des événements spéciaux au Cambrian College, et Luke Seamone, directeur exécutif sortant des admissions au Appleby College, ont donné d'excellents conseils aux vFairs.

Quels sont les objectifs des journées portes ouvertes virtuelles ?

Selon les deux panélistes, l'objectif est avant tout de fournir le plus d'informations possible aux futurs étudiants. Le but est de les aider à prendre la décision la plus éclairée possible dans le choix de leur établissement postsecondaire, ce qui implique d'être exhaustif dans l'information. 

Il s'agit généralement de cibler les personnes qui se trouvent en haut de l'entonnoir. Luke Seamone, client de vFairs et directeur exécutif sortant des admissions à l'Appleby College, a indiqué qu'il avait commencé à utiliser vFairs dans le cadre de tactiques de conversion. En d'autres termes, il s'agit de permettre à ceux qui ont déjà été admis de se joindre à eux sous une forme différente, afin de les aider à se sentir membres de la communauté. L'Appleby College a également utilisé les événements virtuels pour l'intégration des étudiants inscrits lors des événements de printemps.

Quelles régions ciblez-vous davantage lorsque vous organisez des journées portes ouvertes virtuelles ?

Courtney Rivard, responsable des événements spéciaux au Cambrian College, a déclaré que, grâce à des événements virtuels tels que ceux-ci, l'établissement a élargi son champ d'action aux étudiants potentiels du monde entier. Sans les limites géographiques d'un événement physique, 43 pays ont participé aux sessions Zoom et 65 pays ont participé à l'ensemble de l'événement, lors de la récente journée portes ouvertes virtuelle du printemps. Dans le cadre de la session Zoom, il s'agit d'une augmentation de 70 % en un an et de 30 % dans l'ensemble. 

Luke s'est fait l'écho de Courtney en indiquant que 30 % des étudiants actuels d'Appleby's étaient originaires de l'étranger et qu'ils souhaitaient donc cibler ce public. Il est beaucoup plus facile de le faire grâce aux journées portes ouvertes virtuelles. 

Qu'est-ce qui peut attirer les étudiants potentiels vers un événement en ligne ?

Le processus de candidature est toujours éprouvant pour les étudiants. L'événement doit donc être informatif sur tout ce que l'on peut imaginer que les étudiants ont besoin de savoir pour prendre leur décision. 

L'objectif est de susciter l'intérêt, et il est donc important d'inclure les étudiants actuels, les anciens étudiants et les membres du corps enseignant. Donnez-leur l'occasion d'entrer en contact avec la communauté, ce qui ouvrira la voie à des conversations plus approfondies.

Quels sont les supports privilégiés pour le marketing de votre événement ?

Le bouche à oreille

Le bouche-à-oreille est encore très important dans le marketing pour les groupes démographiques qu'ils souhaitent attirer et joue encore un rôle très important. Les deux panélistes ont déclaré qu'il était essentiel d'encourager les gens à partager leurs messages sur les médias sociaux ou à s'engager avec les anciens élèves afin de promouvoir l'établissement. 

Un grand nombre d'étudiants actuels s'adressant à des étudiants potentiels est une grande victoire. Par exemple, les étudiants étrangers qui parlent de leur expérience à leurs amis et à leur famille dans leur pays d'origine encouragent grandement les autres étudiants à participer aux journées portes ouvertes. 

Courriel 

Cependant, pour la communication, ils s'appuient sur le courrier électronique et sur leur site web, où ils communiquent les horaires de la journée et les modalités d'inscription. La promotion dépend également du marché et se fait par le biais de la base de données des demandes de renseignements existantes, qui sont déjà acceptées. Il est possible de faire de la publicité sur le site web et sur la page d'accueil, et de faire de la publicité dans les organisations locales,

Médias sociaux

Courtney a déclaré qu'ils utilisent des étudiants ambassadeurs des médias sociaux qui font beaucoup de contenu croisé et d'éclairage d'appoint. Ils publient des messages sur les journées portes ouvertes virtuelles et prennent même le contrôle des médias sociaux. Ils ont remarqué que les discussions avec d'autres étudiants sont très utiles. Pour leur groupe démographique, ils ont constaté que Facebook et Tiktok sont plus populaires. Linkedin s'adresse à un public totalement différent, comme les parents.

Luke a toutefois indiqué qu'il existe des différences régionales dans le succès des médias sociaux. Ils ciblent davantage les étudiants que les parents avec leur contenu sur les médias sociaux. Ils s'appuient davantage sur Instagram que sur Linkedin.

Autres outils

Le référencement et le marketing ciblé, les campagnes radio et les publicités télévisées, les communications internationales sont autant de moyens utilisés pour communiquer avec d'autres régions. 

Courtney a indiqué que les impressions payées atteignaient environ 1 million pour certaines de leurs publicités et qu'elles étaient généralement converties. Elle a même indiqué que Spotify offrait une grande portée.

Lorsqu'on lui demande si les SMS fonctionnent encore, Courtney répond qu'il y a quelques années, elle a mis en place un système de messagerie textuelle. Ils ont envoyé environ 30 000 textes, et seules 8 personnes se sont désabonnées. Il n'y a pas beaucoup de données sur la messagerie textuelle, mais la réponse est bonne. Les gens répondent, même des mois plus tard, et posent des questions. Tout le monde est sur son téléphone et c'est ainsi que les gens veulent communiquer

Comment faire de la promotion au bon moment ?

Courtney et Luke sont tous deux d'accord pour dire qu'ils font de la promotion deux à trois mois à l'avance, car s'ils le font trop tôt, les participants l'oublieront. Avant l'événement, ils envoient des courriels et des rappels. Les inscriptions sont généralement ouvertes un mois à l'avance afin d'éviter toute déconnexion. 

Luke a expliqué qu'ils commençaient généralement par des accroches et que, dans une fenêtre d'un mois, ils passaient à l'inscription. Ensuite, trois courriels de rappel sont envoyés à tous les inscrits : une semaine avant, un jour avant et le matin même. Selon M. Luke, un trop grand nombre de rappels risque de devenir insupportable. 

Courtney a également indiqué qu'elle avait constaté qu'un courriel de rappel d'inscription envoyé deux heures avant l'événement entraînait une augmentation significative du nombre d'inscriptions. 

Pour que l'événement reste dans les mémoires, il est important de promouvoir les jeux et les prix dans les médias sociaux avant l'événement. Selon Courtney, cela permet de créer un engouement. 

Organisez-vous des séances de formation avant l'événement ?

Les panélistes ont exprimé une stratégie variée en matière de formation. Ils ont déclaré qu'ils voulaient simplement que leurs professeurs et leurs étudiants comprennent à quoi ressemble la plateforme, ce qui pourrait se passer dans la journée et qu'ils fournissaient simplement beaucoup de ressources. Ils se forment à l'avance pour que chacun puisse naviguer sur la plateforme et donner un accès préalable. Ils organisent même des conversations fictives avec les participants.

Ils ont déclaré qu'avec l'aide du salon vFairs, ils disposaient d'un grand nombre de guides de discussion, de ce à quoi ils pouvaient s'attendre et de ce qui était disponible. 

À quoi ressemble une journée en direct ?

Les deux panélistes ont indiqué qu'ils avaient l'habitude de faire les choses en direct. Les participants peuvent venir parler à tout le monde. S'il y a des sessions en direct, elles sont enregistrées. Les événements en direct sont les points forts de la plupart des journées portes ouvertes, ont-ils déclaré.

Luke a indiqué que l'Appleby College organisait habituellement une journée portes ouvertes de trois jours. Cette journée comprend un panel d'étudiants qui présente l'école et explique ce à quoi on peut s'attendre.

Comment intégrer la ludification dans vos journées portes ouvertes virtuelles ?

Selon Courtney, les jeux encouragent réellement l'engagement, un participant ayant gagné 300 000 points. Ils ont tendance à donner des cartes-cadeaux Amazon, des cartes-cadeaux de vendeurs locaux et même des bourses d'études. Elle ajoute que ces prix suscitent beaucoup d'enthousiasme et qu'ils sont très intéressants pour l'engagement sur les médias sociaux. Les participants postent des photos avec leurs prix et partagent leur expérience.

En conclusion

Pour approfondir ce sujet, vFairs a organisé la 6e édition de sa série de webcasts, Epic Events, avec "Tips to Attract the Best Applicants with Virtual Open Days" (Conseils pour attirer les meilleurs candidats grâce aux journées portes ouvertes virtuelles) le 21 avril 2022. Wasif Arshad, expert en ventes de vFairs, a été rejoint par les panélistes Luke Seamone, Directeur exécutif sortant, Admissions, Appleby College et Courtney Rivard, Special Events, Cambrian College. 

Ils avaient beaucoup d'idées intéressantes à offrir sur la manière d'attirer au mieux les candidats à leurs événements.

Pour vous en convaincre, vous pouvez visionner le tout ici.