Plate-forme de planification d'événements

Gérez l'organisation de vos événements à partir d'une seule plateforme, et non de six outils différents

Gérez les budgets, les réservations d'hôtels, les campagnes marketing et les indicateurs de performance des événements en direct depuis la même plateforme que celle que vous utilisez déjà pour les inscriptions, la billetterie et l'enregistrement sur place.

Réserver une démonstration

Des organisations de premier plan lui font confiance. Reconnu par Gartner et G2.

Planifier chaque détail de l'événement et répondre aux besoins de chaque partie prenante

Une plateforme de gestion d'événements regroupe en un seul système la gestion du budget, l'hébergement, le contenu marketing et les analyses en temps réel, remplaçant ainsi les tableurs et les outils autonomes que les équipes chargées de l'organisation d'événements utilisaient auparavant pour tout gérer manuellement.

Site web et inscription

Créez le site de votre événement et votre page d'inscription en quelques heures, et non en plusieurs semaines.

  • Créez un site web dédié à votre événement et une page d'inscription, avec des noms de domaine personnalisés, des sections de page modulaires et une identité visuelle cohérente avec celle de vos e-mails et de vos badges.
  • Créez des formulaires d'inscription avec des champs personnalisés pour les préférences alimentaires, les choix de sessions, les options de parrainage et les choix d'hébergement, sans avoir à en faire la demande au service informatique.
  • Gérez en parallèle les inscriptions gratuites, payantes, en groupe et sur invitation uniquement, toutes liées à la même fiche de participant, afin que les rapports en aval restent cohérents.
  • Transférez directement chaque inscrit vers Salesforce, HubSpot ou Marketo afin que les équipes commerciales et marketing puissent prendre le relais sans avoir à passer par un fichier CSV.
« Créez le site de votre événement et votre page d'inscription en quelques heures, et non en plusieurs semaines » 2
Billetterie

Vendez des billets sans avoir à faire appel à un prestataire externe.

  • Configurez des billets payants, gratuits, de groupe, en prévente et VIP à partir du même processus d'inscription que celui que les participants utilisent déjà pour s'inscrire.
  • Encaisser des paiements dans plus de 130 devises via PayPal, Stripe ou votre propre compte marchand, avec application automatique de la taxe sur les ventes et de la TVA.
  • Appliquez des codes de réduction, des liens promotionnels et une tarification différenciée afin que les sponsors, les membres et les partenaires bénéficient du prix auquel ils s'attendent lors du paiement.
  • Suivez en temps réel les ventes de billets par catégorie, par segment et par source, et adaptez vos tarifs lorsqu'une séance affiche complet plus rapidement que prévu.
vendre-des-billets-sans-avoir-à-faire-appel-à-un-prestataire-externe-2
Conception des badges et enregistrement

Imprimez les badges sur place et faites passer les participants par l'enregistrement en quelques secondes.

  • Créez des badges personnalisés avec les logos des sponsors, les identifiants des sessions, les codes couleur des cordons et les codes QR, puis imprimez-les à la demande à l'entrée.
  • Enregistrez les participants à l'aide d'un scan de code QR, de badges RFID ou de la reconnaissance faciale par IA, avec un temps de traitement inférieur à dix secondes par participant.
  • Imprimez des badges de remplacement sur place lorsqu'un participant se présente sans le sien, afin que le comptoir d'inscription ne constitue plus un goulot d'étranglement.
  • Consultez le nombre de participants enregistrés en temps réel par session, par jour et par catégorie de billet afin de savoir qui était réellement présent avant le déjeuner.
Imprimer les badges sur place et faire passer les participants à l'enregistrement en quelques secondes-2
Plans des salles et plans de placement des sièges

Organisez-vous et réservez vos places avant l'ouverture des portes.

  • Créez un plan interactif du salon indiquant l'emplacement des stands, des scènes, des salles de réunion et des points de restauration, que les participants pourront consulter depuis leur téléphone.
  • Configurez les plans de salle par glisser-déposer pour les discours d'ouverture, les sessions et les dîners, et réservez des places en fonction de la catégorie de billet, du statut VIP ou du contingent réservé aux sponsors.
  • Attribuer visuellement les emplacements dans le hall d'exposition aux sponsors et permettre aux exposants d'acheter des stands directement depuis leur interface.
  • Synchronisez la répartition des places avec l'ordre du jour et l'impression des badges afin que les participants sachent exactement où s'asseoir lorsqu'ils s'enregistrent.
Organisez la disposition de votre salle et réservez vos places avant l'ouverture des portes-2
Programme, résumés, intervenants

Gérez votre appel à communications, votre programme et la logistique des intervenants depuis une seule et même plateforme.

  • Collectez, examinez et présélectionnez les résumés des intervenants grâce à un portail de soumission structuré intégrant un système de notation par les évaluateurs.
  • Créez un programme à plusieurs volets comprenant des sessions, des ateliers et des liens de dépendance, et permettez aux participants de le personnaliser depuis l'application dédiée à l'événement.
  • Offrez à chaque intervenant son propre portail pour qu'il puisse y télécharger sa biographie, sa photo, ses diapositives et ses formulaires de voyage, afin que votre équipe n'ait plus à passer son temps à suivre des fils de discussion par e-mail.
  • Publiez les modifications apportées à l'ordre du jour une seule fois et observez-les se synchroniser sur le site web, l'application, les badges et la signalétique sans avoir à les saisir à nouveau.
Gérez votre appel à communications, votre programme et la logistique des intervenants depuis une plateforme unique - 3
Gestion des participants

Gérez toutes les fiches des participants à partir d'une seule liste, et non à partir d'une multitude de fichiers exportés.

  • Consultez la liste de tous les participants, avec leur statut d'inscription, les sessions auxquelles ils se sont inscrits et l'historique de leurs enregistrements à l'entrée, le tout dans une liste consultable.
  • Segmentez les participants en fonction du type de billet, de leur entreprise, de leurs centres d'intérêt pour les sessions ou de leur comportement, puis envoyez des e-mails, des notifications push via l'application ou proposez des téléchargements en fonction de ce segment.
  • Gérez les absences, les annulations, les changements de nom et les transferts sans avoir à recréer de dossiers ni à réémettre de billets.
  • Veillez à ce que toutes les données soient reportées dans les registres d'inscription, d'enregistrement, des sessions et des listes de prospects des sponsors, afin que les rapports post-événementiels reflètent fidèlement ce qui s'est passé sur place.
Gérer toutes les fiches des participants à partir d'une seule liste, et non d'une multitude de fichiers exportés-2
Gestion des sponsors et des exposants

Offrez aux sponsors un stand, une liste de prospects et une bonne raison de renouveler leur adhésion.

  • Mettez en place des formules de parrainage et d'exposition comprenant l'affichage du logo, le parrainage de sessions, des espaces dédiés à la marque et des quotas de génération de prospects, le tout à un tarif unique.
  • Offrez à chaque exposant son propre portail pour gérer le contenu de son stand, la liste de son personnel, l'application de collecte de prospects et l'exportation des prospects après l'événement.
  • Recueillez les coordonnées des prospects sur le stand grâce à la lecture de leur badge ; chaque fiche sera accompagnée des informations relatives au commercial, au stand, aux questions de qualification et aux notes de suivi.
  • Remettez à chaque sponsor un rapport au format PDF indiquant le nombre de prospects qualifiés, afin que la discussion sur le renouvellement s'appuie sur des chiffres concrets.
Offrez aux sponsors un stand, une liste de prospects et une bonne raison de renouveler leur adhésion - 2
Marketing événementiel et segments

Menez des actions marketing événementielles à l'aide de segments créés à partir des données en temps réel sur les participants.

  • Créez des segments à partir de n'importe quel champ d'inscription, comportement ou indicateur d'engagement, notamment les anciens participants, les personnes qui ne se sont pas présentées, la catégorie de billet et les sessions qui les intéressent.
  • Envoyez des invitations personnalisées, des rappels, des notifications avant les sessions et des messages de suivi après l'événement à partir de modèles d'e-mails assortis au site web de votre événement.
  • Choisissez des modèles d'e-mails parmi les modèles prêts à l'emploi ou utilisez les assistants de type « glisser-déposer » pour en créer un de toutes pièces en quelques minutes.
organiser-des-opérations-marketing-autour-d'événements-à-l'aide-de-segments-créés-à-partir-des-données-en-temps-réel-sur-les-participants-2
Analyses et rapports

Démontrez que l'événement a été rentable grâce aux rapports que vous envoyez à la direction et aux sponsors.

  • Consultez les inscriptions, les enregistrements à l'entrée, la fréquentation des sessions, les visites des stands, l'utilisation de l'application et les prospects des sponsors sur un seul tableau de bord en temps réel.
  • Générez des rapports personnalisés pour chaque partie prenante (organisateurs, sponsors et exposants) en y incluant les indicateurs que chacun d'entre eux demande spécifiquement.
  • Transférez les données d'événements vers Salesforce, HubSpot, Marketo ou votre outil de BI afin que l'attribution du pipeline soit intégrée là où se trouvent déjà les chiffres d'affaires.
  • Posez une question en anglais courant au chatbot d'IA dédié aux rapports lorsque vous avez besoin d'un chiffre pour la direction et que vous n'avez pas le temps de créer une vue.
Justifier le retour sur investissement de l'événement à l'aide des rapports que vous envoyez aux dirigeants et aux sponsors-2

Ce que disent nos clients

image-10-3
Plate-forme de planification d'événements
  • 300+

    événements chaque année

  • 2000+

    visites sur place chaque année

  • 30+

    salons professionnels organisés chaque année

Le parcours d'Airbus : de la fragmentation des outils à des événements fluides grâce à vFairs
Lire la suite

"La plateforme est réaliste et simule un événement en personne. Les participants ont vraiment apprécié l'aspect et la convivialité de la plateforme, ainsi que la facilité de navigation.

Erin D
  • Responsable des événements

"La plateforme est facile à parcourir pour les visiteurs, car elle donne l'impression d'être dans le "monde réel", avec des environnements naturels.

Matt B.
  • Expert en développement et production de contenu multimédia

"La plateforme est très intuitive et donne l'impression d'une véritable conférence dans un environnement virtuel.

Ian F
  • Directeur de la sensibilisation et de l'engagement

"La plateforme 3D avec l'entrée extérieure, le hall, les avatars et les stands des exposants offre à nos visiteurs une expérience aussi proche que possible de l'exposition physique.

Michele B
  • Organisateur de l'exposition
Tous les témoignages de clients
G2
vFairs obtient une note de 4,7/5 sur G2
sur la base de 1 758 avis vérifiés

Foire aux questions

Quel est le niveau de sécurité des données traitées par la plateforme d'organisation d'événements de vFairs ?

R : La sécurité est une priorité absolue ; les outils et logiciels de planification d'événements de vFairs mettent en œuvre des mesures robustes, y compris le cryptage, pour garantir le traitement sécurisé des données tout au long du processus de planification d'événements.

Puis-je personnaliser le processus d'inscription en utilisant le logiciel de planification d'événements de vFairs ?

Absolument ! Les outils et logiciels de planification d'événements de vFairs offrent des formulaires d'inscription personnalisables pour répondre aux besoins spécifiques de votre événement. Adaptez les questions et les informations que vous souhaitez recueillir auprès des participants sans effort.

La plateforme d'organisation d'événements de vFairs peut-elle s'intégrer à mon CRM et à mes outils marketing ?

Oui, les outils et logiciels de planification d'événements de vFairs s'intègrent de manière transparente à divers outils, garantissant un processus de planification d'événements efficace et sans heurts.

Comment créer une page d'inscription à un événement ?

Vous pouvez héberger votre formulaire d'inscription à l'événement sur une page d'atterrissage personnalisée avec l'aide d'une plateforme comme vFairs. Une fois que votre public arrive sur la page dédiée à l'événement, il pourra accéder à votre formulaire d'inscription en cliquant sur un bouton.

Une assistance technique est-elle disponible pendant mon événement ?

Oui, nous offrons une assistance technique dédiée tout au long de votre événement. Notre équipe veille à ce que l'expérience des organisateurs et des participants se déroule sans heurts.

Comment recueillir les réactions des participants après l'événement ?

Notre plateforme offre divers mécanismes de retour d'information tels que des sondages, des enquêtes et des analyses post-événement, ce qui vous permet de recueillir des informations précieuses et d'améliorer les événements à venir.

Contenu connexe

contenu connexe

9 caractéristiques essentielles d'une conférence virtuelle à prendre en compte en 2025

L'organisation de conférences virtuelles offre aux organisateurs un événement numérique en direct qui permet aux participants d'interagir les uns avec les autres dans un environnement visuellement riche.
Voir tous les blogs

Organisez des événements de plus grande envergure sans avoir à utiliser d'outils supplémentaires

Que vous organisiez des événements en ligne, sur site ou les deux, vFairs offre une plateforme d'événements personnalisable et des solutions techniques pour rendre vos événements épiques.

Prêt à organiser votre prochain événement ?