Abstract & Speaker Management Platform

Run Your Call for Papers Process And Simplify Abstract Management

Collect submissions on branded forms, assign peer reviewers in bulk, and turn accepted abstracts into agenda sessions and speaker pages on one abstract management platform.

Des organisations de premier plan lui font confiance. Reconnu par Gartner et G2.

Run Reviews That Finish Before Your Agenda Deadline

Assign reviewers automatically by track or expertise, run single-blind or double-blind evaluations with weighted scoring, and surface stalled submissions before they delay your decision window.

Submission Forms

Collect Abstract Submissions With Branded, Customizable Forms

  • Build branded submission forms with a drag-and-drop editor, custom fields per abstract type, and conditional logic that adjusts questions to the submitter’s path.
  • Auto-generate author, co-author, and submitter profile forms so reviewers and program staff get clean records from day one.
  • Group submissions by category, track, or session type so reviewers can be assigned and dashboards filtered without manual sorting.
  • Run multiple parallel calls (oral abstracts, posters, workshops, award nominations) under one event so committees manage them side-by-side on one platform.
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Deadlines & Submitter Control

Give Submitters and Your Team Control Over Deadlines and Edits.

  • Let submitters save drafts, return to edit, and finalize only when their content is ready, cutting incomplete submissions and last-minute panics.
  • Set different cutoff dates per abstract type (orals, posters, workshops) so program committees stagger workload instead of fighting one deadline.
  • Grant edit or submission extensions with access codes for individual submitters, so committee chairs don’t reopen the whole call to accommodate one author.
  • Cap the number of co-authors per submission and control which fields submitters see, so the form stays scoped to your program rules.
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Reviewer Assignment

Assign Reviewers Manually Or In Bulk With Smart Routing.

  • Auto-assign reviewers by category, track, or expertise tag so the right reviewer always sees the right abstract without manual sorting.
  • Bulk-assign hundreds of submissions in one action, with round-robin or workload-balanced distribution to keep reviewers from being overloaded.
  • Layer multiple review rounds (peer reviewers, panel judges, lead reviewer) with each round seeing the right level of detail for their role.
  • Track reviewer progress and outstanding assignments from one dashboard, so program chairs know who’s stuck before deadlines slip.
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Blind Peer Review

Run Blind Peer Reviews and Weighted Scoring Without Spreadsheets.

  • Hide submitter and author details with single-blind or double-blind settings so evaluations stay on the content, not the name.
  • Set custom review criteria with weighted scoring so program committees prioritize relevance, methodology, or originality based on the call.
  • Run a final panel-judge round where lead reviewers override peer scores via majority vote or weighted overrides, giving close decisions a clear path.
  • Capture reviewer comments, scores, and conflict-of-interest declarations on every submission for an auditable decision trail.
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Automated Notifications

Keep Submitters and Reviewers in the Loop Without Sending Emails by Hand.

  • Trigger emails on every lifecycle event (submission received, review assigned, decision made) so nobody has to check the portal to know what’s happening.
  • Customize templates for accepts, rejects, revisions, and waitlists so each decision lands with the right tone for your program.
  • Segment notification audiences by track, abstract type, or decision so you don’t blast a single email to thousands of mismatched recipients.
  • Schedule reminder sequences for reviewers with outstanding assignments so program chairs stop chasing missing reviews by hand.
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Abstracts to Agenda

Convert Accepted Abstracts Into Agenda-Ready Sessions In Bulk.

  • Map abstract fields to session fields once, then generate dozens or hundreds of agenda sessions from accepted abstracts in a single bulk action.
  • Carry session details (title, abstract body, presentation format, AV requirements, handouts) straight from the submission into the agenda without copy-paste.
  • Slot generated sessions into your existing event agenda by track, day, or room so the schedule comes together as decisions are finalized.
  • Update sessions from the abstract record if a submitter edits their title or speaker list, so your published agenda stays in sync with the source.
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Speaker Setup

Build Speaker Profiles and Speaker Pages From the Same Submission.

  • Auto-create speaker profiles from author, co-author, and submitter records so you don’t run a separate speaker survey after acceptance.
  • Require profile completion (bio, headshot, talk title) at first login so speaker pages are fully populated before the agenda goes public.
  • Link speakers to their assigned sessions automatically using the abstract-to-session mapping, so the speaker page and the agenda always agree.
  • Export complete speaker lists with submission, session, and contact data for AV briefings, comms outreach, and on-site signage.
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Rapports

Track Submissions, Evaluations & Progress With Detailed Reports

  • Watch a live dashboard of submissions received, reviews completed, and decisions made so program chairs spot stalled tracks while there’s still time to act.
  • Pull reviewer performance and completion rates to see who’s responsive and who needs a nudge before the next review cycle.
  • Read activity logs of every edit, reassignment, and decision change for an auditable trail program committees can show their board.
  • Export every record (submissions, scores, decisions, speakers) to CSV for archiving, board reports, or post-event analysis.
Track-every-submission-review-and-decision-in-one-report

Le produit lui-même répond à tous nos besoins pour nos événements numériques - sessions en direct et enregistrées et possibilités pour nos participants de se mettre en réseau les uns avec les autres tout au long de l'événement.

Travis S.
  • Directeur des relations gouvernementales

La gamification, la fonction de zoom intégrée, les salons de discussion et la facilité d'engagement étaient tous en tête de liste pour nos participants et pour notre équipe.

Emily A.
  • Alignement des directeurs

Leurs excellentes compétences en matière de service à la clientèle ont été mises à profit pour aider mon équipe à utiliser la plateforme virtuelle fournie par vFairs. Nous avons utilisé la plateforme vFairs à d'innombrables reprises et, comme toujours, l'équipe vFairs se surpasse.

Roslyn Y.
  • Président et fondateur

Tous les aspects de la plateforme vFairs m'ont impressionné. Les graphiques élégants, le processus de construction simple et l'assistance 24 heures sur 24 d'un chef de projet dévoué ont rendu l'ensemble du processus facile à naviguer et si agréable.

Leeann M.
  • Coordinateur de la formation

C'est la deuxième fois que nous utilisons vFairs et, une fois de plus, l'expérience a été excellente. Les participants ont adoré les fonctions de photomaton et de galerie de photos. Nous utiliserons vFairs l'année prochaine, c'est certain.

Ignacia T.
  • PMO numérique
Visite guidée des produits vFairs

Expérience d'une démonstration de produit en direct

Démonstration de tous les produits vFairs - Transformer l'industrie de l'événementiel grâce à des solutions intuitives

Plate-forme d'événements virtuels

Plate-forme d'événements virtuels

Démarrer la visite guidée des produits
Inscription et billetterie

Inscription et billetterie

Démarrer la visite guidée des produits
Application mobile pour les événements

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Application d'impression de badges

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Application de capture de prospects

Application de capture de prospects

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Questions fréquemment posées

How much does vFairs cost?

vFairs vous offre la possibilité de choisir les fonctionnalités que vous souhaitez pour organiser une conférence adaptée à votre budget. Des prix de gros sont également disponibles.

Quel type d'aide au marketing événementiel vFairs fournit-il ?

vFairs offre un soutien marketing à 360 degrés pour les événements. Nous vous aidons à vous inscrire grâce à des pages de renvoi visuellement riches, des domaines personnalisés, des modèles de marketing par e-mail, et bien plus encore, afin que vous puissiez maximiser le nombre d'inscriptions à vos conférences.

vFairs peut-il s'intégrer aux plateformes que j'utilise déjà ?

vFairs propose des intégrations avec une multitude de logiciels tels que Marketo, Zapier, Hubspot, Zoom, Slido, Restream, et la liste est encore longue !

How secure is my data with vFairs?

vFairs est certifié ISO 27001, conforme au GDPR et dispose d'un certificat SOC-2, une norme élevée en matière de réglementation sur la confidentialité des données. vFairs travaille avec des organisations de premier plan pour organiser leurs conférences avec une sécurité et une confidentialité optimales.

vFairs peut-il sécuriser les données sur d'autres serveurs ?

Oui. Par exemple, si vous opérez à partir de l'UE, vFairs s'assurera de stocker les données sur des serveurs européens.

How do you get started with vFairs?

Pour commencer à utiliser vFairs, il vous suffit d'obtenir une démonstration avec nous. Un représentant de vFairs vous présentera la plateforme et quelques conférences récentes que nous avons organisées dans le passé récent et vous guidera au mieux sur la manière d'organiser votre conférence.

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Événements virtuels, hybrides et en personne

Que vous organisiez des événements en ligne, sur site ou les deux, vFairs offre une plateforme d'événements personnalisable et des solutions techniques pour rendre vos événements épiques.

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