Plateforme de gestion des résumés et des intervenants

Gérez votre appel à communications et simplifiez la gestion des résumés

Recueillez les soumissions sur des formulaires personnalisés, attribuez des évaluateurs par lots et transformez les résumés acceptés en sessions du programme et en fiches d'intervenants, le tout sur une seule et même plateforme de gestion des résumés.

Réserver une démonstration

Des organisations de premier plan lui font confiance. Reconnu par Gartner et G2.

Effectuez des révisions avant la date limite fixée dans votre ordre du jour

Attribuez automatiquement les évaluateurs en fonction de la filière ou de leur domaine d'expertise, organisez des évaluations en simple aveugle ou en double aveugle avec une notation pondérée, et identifiez les soumissions en attente avant qu'elles ne retardent votre délai de décision.

Formulaires de soumission

Collectez les soumissions de résumés grâce à des formulaires personnalisables à l'image de votre marque

Créez des formulaires de soumission personnalisés à l'image de votre marque grâce à un éditeur « glisser-déposer », des champs personnalisés en fonction du type de résumé et une logique conditionnelle qui adapte les questions au parcours de l'auteur.
Générer automatiquement les formulaires de profil des auteurs, coauteurs et soumissionnaires afin que les évaluateurs et l'équipe du programme disposent de données fiables dès le premier jour.
Regroupez les soumissions par catégorie, thème ou type de session afin de pouvoir attribuer des évaluateurs et filtrer les tableaux de bord sans avoir à effectuer de tri manuel.
Lancer plusieurs appels à contributions parallèles (communications orales, posters, ateliers, nominations aux prix) dans le cadre d'un même événement afin que les comités puissent les gérer simultanément sur une seule et même plateforme.

Collecter des soumissions via des formulaires personnalisables aux couleurs de la marque

Dates limites et gestion des auteurs

Donnez aux auteurs et à votre équipe le contrôle sur les délais et les modifications.

Permettez aux auteurs de sauvegarder leurs brouillons, d'y revenir pour les modifier et de ne les finaliser que lorsque leur contenu est prêt, ce qui permettra d'éviter les soumissions incomplètes et la panique de dernière minute.
Fixez des dates limites différentes selon le type de résumé (exposés oraux, posters, ateliers) afin que les comités de programme puissent répartir la charge de travail dans le temps plutôt que de devoir tout traiter avant une seule et même date butoir.
Accorder des prolongations de délai pour la modification ou la soumission à l'aide de codes d'accès attribués à chaque auteur, afin que les présidents de comité n'aient pas à rouvrir l'ensemble de l'appel à contributions pour répondre aux besoins d'un seul auteur.
Limitez le nombre de coauteurs par soumission et contrôlez les champs visibles par les auteurs, afin que le formulaire reste conforme aux règles de votre programme.

Donnez aux contributeurs et à votre équipe le contrôle sur les délais et les modifications

Affectation des évaluateurs

Attribuez des relecteurs manuellement ou en masse grâce au routage intelligent.

Attribuez automatiquement les évaluateurs par catégorie, thème ou domaine d'expertise afin que chaque évaluateur reçoive systématiquement le résumé qui lui correspond, sans avoir à effectuer de tri manuel.
Attribuez en masse des centaines de soumissions en une seule opération, avec une répartition selon le principe du « round robin » ou une répartition équilibrée de la charge de travail afin d'éviter que les évaluateurs ne soient surchargés.
Mettez en place plusieurs cycles d'évaluation (évaluateurs pairs, jury, évaluateur principal), chaque cycle portant sur le niveau de détail adapté au rôle de chacun.
Suivez l'avancement des évaluateurs et les missions en attente depuis un tableau de bord unique, afin que les responsables de programme puissent identifier les personnes en difficulté avant que les délais ne soient dépassés.

Attribuer des relecteurs en masse grâce au routage intelligent

Évaluation par les pairs en aveugle

Effectuez des évaluations par les pairs anonymes et une notation pondérée sans recourir à des tableurs.

Masquez les informations relatives à l'auteur et à la personne ayant soumis le document grâce aux paramètres d'évaluation en simple aveugle ou en double aveugle, afin que les évaluations portent sur le contenu et non sur le nom.
Définissez des critères d'évaluation personnalisés avec un système de notation pondérée afin que les comités de programme puissent accorder la priorité à la pertinence, à la méthodologie ou à l'originalité, en fonction de l'appel à projets.
Organiser une dernière phase d'évaluation par un jury au cours de laquelle les évaluateurs principaux peuvent passer outre les notes attribuées par les pairs, soit par un vote à la majorité, soit par un système de pondération des notes, afin de permettre de trancher clairement les cas serrés.
Enregistrez les commentaires des évaluateurs, les notes attribuées et les déclarations de conflit d'intérêts pour chaque soumission afin de disposer d'une trace vérifiable du processus décisionnel.

Effectuer des évaluations par les pairs en aveugle et attribuer des notes pondérées sans recourir à des tableurs

Notifications automatiques

Tenez les auteurs et les évaluateurs informés sans avoir à envoyer d'e-mails manuellement.

Envoyez des e-mails automatiques à chaque étape du cycle de vie (réception d'une demande, attribution d'une évaluation, prise de décision) afin que personne n'ait à consulter le portail pour savoir où en est le dossier.
Personnalisez les modèles de lettres d'acceptation, de refus, de demande de révision et de mise sur liste d'attente afin que chaque décision soit formulée dans un ton adapté à votre programme.
Segmentez vos audiences de notification par session, type de résumé ou décision afin de ne pas envoyer un même e-mail à des milliers de destinataires qui ne correspondent pas à vos critères.
Programmez des séquences de rappels pour les évaluateurs ayant des missions en attente, afin que les responsables de programme n'aient plus à relancer manuellement les évaluateurs défaillants.

Tenir les auteurs et les évaluateurs informés sans avoir à envoyer d'e-mails manuellement

Résumés de l'ordre du jour

Convertir en masse les résumés acceptés en sessions prêtes à être inscrites à l'ordre du jour.

Associez une seule fois les champs des résumés aux champs des sessions, puis générez des dizaines, voire des centaines de sessions de programme à partir des résumés acceptés, en une seule opération groupée.
Transférez les détails de la session (titre, résumé, format de présentation, besoins audiovisuels, documents à distribuer) directement depuis la soumission vers le programme, sans avoir à copier-coller.
Intégrez les sessions générées dans votre programme d'événements existant par thème, jour ou salle, afin que le programme se mette en place au fur et à mesure que les décisions sont finalisées.
Mettez à jour les sessions à partir de la fiche de résumé si un auteur modifie son titre ou la liste des intervenants, afin que votre programme publié reste synchronisé avec la source.

Convertir en masse les résumés acceptés en sessions de l'ordre du jour

Configuration des haut-parleurs

Créer des profils et des pages consacrés aux intervenants à partir d'une même inscription.

Créez automatiquement les profils des intervenants à partir des fiches des auteurs, coauteurs et responsables de soumission, afin de ne pas avoir à mener une enquête distincte auprès des intervenants après l'acceptation.
Exiger que le profil soit complété (biographie, photo, titre de l'intervention) lors de la première connexion afin que les pages des intervenants soient entièrement renseignées avant la publication du programme.
Associer automatiquement les intervenants aux sessions qui leur ont été attribuées à l'aide du mappage « résumé-session », afin que la page de l'intervenant et le programme soient toujours cohérents.
Exportez la liste complète des intervenants, accompagnée des informations relatives à leur inscription, à leur intervention et à leurs coordonnées, à des fins de briefings audiovisuels, de communication et d'affichage sur place.

Effectuer des évaluations par les pairs à l'aveugle et une notation pondérée sans recourir à des tableurs-1

Rapports

Suivez les soumissions, les évaluations et l'avancement grâce à des rapports détaillés

Consultez un tableau de bord en temps réel présentant les propositions reçues, les évaluations terminées et les décisions prises, afin que les responsables de programme puissent repérer les volets en retard tant qu'il est encore temps d'agir.
Consultez les performances des relecteurs et leurs taux d'achèvement pour identifier ceux qui sont réactifs et ceux qui ont besoin d'un petit coup de pouce avant le prochain cycle de relecture.
Consultez les journaux d'activité de chaque modification, réaffectation et changement de décision afin de disposer d'une piste d'audit que les comités de programme peuvent présenter à leur conseil d'administration.
Exportez toutes les données (inscriptions, résultats, décisions, intervenants) au format CSV à des fins d'archivage, de rapports destinés au comité de direction ou d'analyse post-événement.

Suivre chaque soumission, examen et décision dans un seul rapport

Ce que disent nos clients

1400+
Interactions avec le stand sur place
600+
Participants
9000+
Engagements dans des cabines virtuelles

Libérer le potentiel : le salon de l'emploi hybride de JVS Toronto redéfinit la facilité du réseautage

The product itself meets all of our needs for our digital events, live and recorded sessions and opportunities for our attendees to network with each other throughout the event.

Travis S.

Senior Director, Government Relations

La gamification, la fonction de zoom intégrée, les salons de discussion et la facilité d'engagement étaient tous en tête de liste pour nos participants et pour notre équipe.

Emily A.

Alignement des directeurs

Leurs excellentes compétences en matière de service à la clientèle ont été mises à profit pour aider mon équipe à utiliser la plateforme virtuelle fournie par vFairs. Nous avons utilisé la plateforme vFairs à d'innombrables reprises et, comme toujours, l'équipe vFairs se surpasse.

Roslyn Y.

Président et fondateur

Tous les aspects de la plateforme vFairs m'ont impressionné. Les graphiques élégants, le processus de construction simple et l'assistance 24 heures sur 24 d'un chef de projet dévoué ont rendu l'ensemble du processus facile à naviguer et si agréable.

Leeann M.

Coordinateur de la formation

C'est la deuxième fois que nous utilisons vFairs et, une fois de plus, l'expérience a été excellente. Les participants ont adoré les fonctions de photomaton et de galerie de photos. Nous utiliserons vFairs l'année prochaine, c'est certain.

Ignacia T.

PMO numérique

Tous les témoignages de clients

vFairs obtient une note de 4,7/5 sur G2

sur la base de 1 758 avis vérifiés

Foire aux questions

Combien coûte vFairs ?

vFairs vous offre la possibilité de choisir les fonctionnalités que vous souhaitez pour organiser une conférence adaptée à votre budget. Des prix de gros sont également disponibles.

Quel type d'aide au marketing événementiel vFairs fournit-il ?

vFairs offre un soutien marketing à 360 degrés pour les événements. Nous vous aidons à vous inscrire grâce à des pages de renvoi visuellement riches, des domaines personnalisés, des modèles de marketing par e-mail, et bien plus encore, afin que vous puissiez maximiser le nombre d'inscriptions à vos conférences.

vFairs peut-il s'intégrer aux plateformes que j'utilise déjà ?

vFairs propose des intégrations avec une multitude de logiciels tels que Marketo, Zapier, Hubspot, Zoom, Slido, Restream, et la liste est encore longue !

Mes données sont-elles en sécurité chez vFairs ?

vFairs est certifié ISO 27001, conforme au GDPR et dispose d'un certificat SOC-2, une norme élevée en matière de réglementation sur la confidentialité des données. vFairs travaille avec des organisations de premier plan pour organiser leurs conférences avec une sécurité et une confidentialité optimales.

vFairs peut-il sécuriser les données sur d'autres serveurs ?

Oui. Par exemple, si vous opérez à partir de l'UE, vFairs s'assurera de stocker les données sur des serveurs européens.

Comment se lancer avec vFairs ?

Pour commencer à utiliser vFairs, il vous suffit d'obtenir une démonstration avec nous. Un représentant de vFairs vous présentera la plateforme et quelques conférences récentes que nous avons organisées dans le passé récent et vous guidera au mieux sur la manière d'organiser votre conférence.

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Que vous organisiez des événements en ligne, sur site ou les deux, vFairs offre une plateforme d'événements personnalisable et des solutions techniques pour rendre vos événements épiques.

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