L'APUS est la sixième université des États-Unis en termes de volume d'inscriptions et est un institut d'apprentissage en ligne de premier plan qui propose une série de programmes en ligne respectés et abordables axés sur les étudiants. L'institut s'attache tout particulièrement à doter les communautés militaires et de service public du pays d'une éducation de qualité et de compétences en matière de leadership afin d'exceller dans le paysage mondial de l'emploi.
Points forts
Le salon de l'emploi virtuel s'est concentré sur l'engagement des participants tout en réduisant le besoin de ressources humaines actives. La réduction du nombre de ressources humaines a permis à APUS d'améliorer considérablement l'engagement et la satisfaction lors de son salon de l'emploi virtuel et d'obtenir un retour sur investissement en moins de 4 semaines.
Le défi
Après avoir atteint l'objectif de conférer un nombre impressionnant de 90 000 diplômes, l'équipe d'APUS a voulu aller plus loin en aidant les étudiants à entrer en contact avec les principaux employeurs mondiaux. Ce faisant, elle a dû faire face à de nombreux défis :
- Leur ancienne plateforme numérique d'organisation d'événements connaissait des pannes systématiques sans solution.
- L'utilisation de deux serveurs différents lors des événements (un pour les étudiants et un autre pour les employeurs) a souvent eu pour conséquence que les étudiants/alumni n'ont pas pu communiquer avec les recruteurs lorsque l'un des deux serveurs était surchargé.
- L'actualisation des pages pour résoudre le décalage a renvoyé les participants à la page d'accueil, ce qui a fait perdre tout engagement.
- Une participation décente à l'événement mais un faible volume d'interactions entre les étudiants et les employeurs ont indiqué que les problèmes de navigation étaient à l'origine d'abandons massifs de l'événement.
- En dépit d'un bon niveau d'engagement, les scores de satisfaction des événements étaient toujours décevants.
- Le délai de mise en place des événements était supérieur à 12 semaines, ce qui limitait la fréquence des événements de recrutement qu'APUS pouvait organiser chaque année.
- Chaque événement nécessitait 13 membres actifs du personnel pour fonctionner, ce qui représentait une perte de main d'œuvre.
"Nous savions que nous perdions des utilisateurs auparavant parce que la plateforme tombait en panne ou ne fonctionnait pas correctement. Après chaque événement, nous menons des enquêtes auprès des participants (étudiants/anciens élèves et employeurs). Dans les résultats précédents, de nombreuses personnes des deux groupes ont exprimé leur mécontentement à l'égard de la plateforme. - Ann Eastham, gestionnaire d'événements pour les services d'orientation professionnelle, APUS.
La solution
Ann Eastham, responsable des événements du service de carrière de l'APUS, a été chargée d'organiser une foire à l'emploi virtuelle attrayante pour la base diversifiée d'étudiants et d'anciens élèves de l'institut. Elle avait déjà organisé de nombreux événements de recrutement en ligne pour l'APUS, ce qui lui a permis de se faire une idée précise de la manière de sélectionner une plateforme d'événements virtuels alternative qui résoudrait les problèmes les plus cruciaux.
Les dix principaux critères de sélection d'une solution d'événement virtuel pour APUS étaient les suivants :
- Possibilité de s'assurer que seuls les étudiants/anciens étudiants de l'APUS et les employeurs invités participent.
- Indicateur des personnes en ligne à tout moment de l'événement
- Permettre à plusieurs recruteurs d'une même organisation de participer
- Les étudiants/anciens étudiants doivent remplir le formulaire d'inscription et télécharger leur CV.
- La possibilité pour les recruteurs de sélectionner des plages horaires pendant lesquelles ils seront disponibles
- La possibilité pour les étudiants/alumni de visualiser et de filtrer/rechercher un calendrier complet des disponibilités des recruteurs.
- Capacité à participer à des sessions de chat par téléphone et/ou vidéo
- La possibilité pour les utilisateurs étudiants/alumni de rechercher/filtrer les participants en fonction de différents critères (lieux, habilitations de sécurité, etc.).
- La possibilité pour l'équipe APUS CS d'accéder et de suivre les événements et les activités en temps réel
- Disponibilité de toutes les transcriptions des chats pour examen pendant/après l'événement
L'ensemble de la conception et de l'organisation de l'événement a été mis en place en moins de 4 semaines. Cela comprenait la formation des utilisateurs, la configuration de l'événement, la consolidation du contenu et l'installation. Afin de s'assurer que le design n'aliène pas les étudiants et les anciens étudiants de l'APUS moins enclins à la technologie, l'intuitivité et la facilité d'utilisation ont été gardées en tête des priorités et la plateforme a également été rendue flexible pour les personnalisations. Cela a été fait pour permettre à l'équipe APUS de tester de nouvelles idées et de s'assurer que le système fonctionne pour eux.
"vFairs a répondu à nos besoins en termes de produits et d'assistance. Nous sommes une petite équipe qui fonctionne bien et qui a des objectifs élevés. Nous avions besoin d'un fournisseur qui puisse nous soutenir tout en nous permettant de contrôler les détails de notre événement et vFairs a fait exactement cela. - Ann Eastham, responsable des événements des services de carrière, APUS.
Commentaires des participants
APUS a toujours été réputé pour organiser des événements de recrutement virtuels attrayants, avec un contenu convaincant et des employeurs de premier plan désireux de recruter. Cependant, la satisfaction des participants s'est toujours avérée être un obstacle en raison de la lourdeur de l'interface de l'événement et des serveurs à faible bande passante. Avec un salon de l'emploi virtuel alimenté par vFairs, APUS a reçu des commentaires extrêmement positifs de la part des étudiants, des anciens élèves et des recruteurs. Les commentaires anecdotiques sont centrés sur la facilité d'utilisation de la plateforme, sa présentation visuellement attrayante et sa capacité à fournir de multiples points de contact interactifs entre les demandeurs d'emploi et les employeurs.
"J'ai vraiment apprécié la nouvelle plateforme ! Il est facile de naviguer et de gérer plusieurs chats à la fois. Les étudiants étaient préparés comme d'habitude et dans l'ensemble, c'était une très bonne expérience ! - Un exposant.
"Tout était très intuitif. La fonction de défilement gauche/droite m'a permis de voir tous les stands. J'ai aussi apprécié que chaque stand ait une liste d'offres d'emploi et des liens vers les sites web des entreprises". - Un étudiant.
Les résultats
"Nous avons constaté une augmentation du volume pour la plupart des indicateurs, notamment le taux de participation, le nombre de chats par étudiant, le nombre de chats par employeur et le nombre de chats par recruteur. Nous avons pu enregistrer les visites de stands, ainsi que les visites d'onglets pour mieux connaître l'utilisation par les étudiants, une mesure que nous n'étions pas en mesure de suivre avec notre système précédent." - Ann Eastham, responsable des événements des services d'orientation professionnelle, APUS.
L'équipe des services d'orientation professionnelle de l'APUS a été en mesure d'atteindre, de dépasser et de maintenir les objectifs fixés. Elle a également pu analyser les performances de chaque stand pour obtenir une image plus réaliste du retour sur investissement de l'événement.
- L'événement a enregistré 86 pré-inscriptions et 384 visites lors de sa mise en ligne.
- Le taux de participation à l'événement a ainsi atteint le chiffre stupéfiant de 142 %
- L'APUS a réussi à faire participer 38 employeurs de premier plan à son salon virtuel de l'emploi, avec une moyenne de 30 visiteurs par stand virtuel.
Après avoir adopté vFairs pour ses événements d'embauche virtuels, APUS a vu le nombre de membres actifs de son personnel participant aux événements passer de 13 à 5, grâce à la plateforme dynamique basée sur le cloud. Cet événement a également enregistré le plus grand nombre de participants malgré le fait qu'APUS ait réduit ses activités de marketing événementiel pour consacrer du temps à la formation de son personnel et de ses utilisateurs à la nouvelle technologie. C'est un signe très prometteur pour les événements futurs qui nécessiteront moins de temps de formation et seront commercialisés à leur plein potentiel.
