Vous souhaitez organiser un salon virtuel du logement pour vos nouveaux étudiants cet automne ? C'est un excellent choix ! Avec l'avènement de la technologie d'hébergement d'événements virtuels il est devenu plus facile d'organiser un salon du logement en ligne et d'aider les étudiants du monde entier à trouver un logement avant qu'ils n'arrivent dans leur nouvelle ville.
Nous avons élaboré ce guide pour vous aider à organiser le meilleur salon virtuel du logement pour vos étudiants. Nous aborderons les points suivants :
- Qu'est-ce qu'un salon virtuel du logement ?
- Avantages de l'organisation d'un salon virtuel du logement
- Comment organiser un salon virtuel du logement
- Fonctionnalités incontournables de la plateforme de salon du logement virtuel
- Conseils pour trouver la meilleure plateforme de salon virtuel du logement
- Exemples d'expositions virtuelles de vFairs
- Quelques conseils aux universités pour les salons du logement virtuel
- Salon du logement virtuel : conseils aux hébergeurs
- Principaux enseignements
C'est parti !
Qu'est-ce qu'un salon virtuel du logement ?
Un salon virtuel du logement offre aux étudiants actuels et futurs la possibilité d'entrer en contact avec les fournisseurs de logements, de poser des questions sur les logements disponibles et d'en savoir plus sur la vie sur le campus et hors campus dans un cadre en ligne.
Les services de logement étudiant présentent plusieurs options de logement pour les étudiants, telles que des appartements, des chambres, etc. Des présentations et des visites virtuelles par des fournisseurs de logements spécifiques sont également disponibles dans les stands. En outre, les salons virtuels du logement comprennent des sessions pour les étudiants de différentes universités sur les astuces pour trouver un logement, les conseils juridiques pour les nouveaux étudiants, les choses à faire et à ne pas faire en matière de location, les installations sur le campus, etc.
Les salons du logement en ligne sont un excellent moyen pour les étudiants de commencer leur recherche de logement pour le semestre et d'obtenir des réponses à toutes leurs questions. En outre, les services juridiques étudiants peuvent les aider à comprendre leurs droits pendant leur séjour.
Avantages des salons du logement virtuels
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez organiser un salon virtuel de la vie étudiante pour vos étudiants actuels et potentiels. Examinons les cinq principales raisons :
1. Facilité d'accès
La facilité d'accès est peut-être l'un des principaux avantages de l'organisation de salons du logement virtuels. En personne, les événements sont le plus souvent limités à la situation géographique, ce qui n'est pas le cas des événements en ligne. Vous pouvez facilement mettre en contact des étudiants et des fournisseurs de logement de différents endroits.
De plus, les étudiants peuvent participer depuis n'importe quel endroit, qu'il s'agisse de leur café préféré ou du confort de leur maison. En outre, vous pouvez accueillir autant d'étudiants et d'exposants que vous le souhaitez, car il n'y a pas de limite d'espace lorsque vous organisez un événement virtuel.
2. Rentabilité
Les foires virtuelles coûtent beaucoup moins cher que les foires physiques. En effet, il n'y a pas de frais de locaux, de restauration et de personnel. Si vous invitez des conférenciers à animer des sessions intéressantes pour les étudiants, vous pouvez travailler avec un budget plus restreint car il n'y a pas de frais de déplacement, de transport et d'hébergement.
Il vous suffit de payer une somme modique pour mettre en place et personnaliser votre plate-forme virtuelle et vous voilà prêt à partir.
3. Efficacité temporelle
L'organisation d'événements en personne peut nécessiter des jours, des semaines, voire des mois de planification. Vous devez réserver le lieu de l'événement des mois à l'avance. Et ne nous lancez pas dans les activités de marketing pour attirer les participants et les inscrire. Tout cela peut sembler insurmontable, mais c'est en fait le cas.
D'autre part, les événements virtuels ne prennent pas autant de temps. Vous serez en mesure d'organiser avec succès un salon du logement, même dans un délai très court. En fait, les plateformes d'hébergement d'événements virtuels proposent toujours un gestionnaire de projet dédié pour s'assurer que tout se passe bien. En outre, certaines bonnes plateformes sont dotées d'outils de marketing intégrés pour assurer la publicité avant l'événement. Tout cela et bien plus encore !
4. Possibilités de mise en réseau
Lorsque vous organisez un événement physique, vous avez peut-être remarqué que de nombreux propriétaires n'ont même pas l'occasion de rencontrer chaque candidat individuellement. De même, les longues files d'attente aux stands empêchent les étudiants d'interagir avec les prestataires et beaucoup d'entre eux repartent les mains vides.
Grâce aux salons du logement virtuels, les étudiants ont la possibilité de rencontrer individuellement les fournisseurs de logements par le biais d'un chat en temps réel et de réunions individuelles. Ils peuvent également recueillir autant d'informations que possible sur les options disponibles. En outre, les étudiants peuvent naviguer en toute transparence dans l'événement pour visiter les stands qu'ils préfèrent.
5. Résultats mesurables
Vous pouvez facilement suivre le retour sur investissement et les résultats de votre événement si vous organisez un salon virtuel. Vous pouvez facilement collecter des informations précieuses telles que le nombre d'étudiants qui ont visité les stands, établi leur profil, entamé une discussion avec un fournisseur de logement et visionné une vidéo, entre autres. Sur la base de toutes ces informations, vous pouvez améliorer votre stratégie et vos plans. En revanche, lors d'événements physiques, le simple fait de recueillir les commentaires d'un étudiant peut devenir un véritable casse-tête !
Comment organiser un salon du logement virtuel universitaire
La préparation d'un salon virtuel du logement demande beaucoup de travail. Voyons comment vous pouvez organiser une foire virtuelle réussie :
Étape 1 : Déterminer votre objectif
La première étape est toujours la plus importante, car si vous n'êtes pas clair sur les objectifs de votre événement, vous êtes dans le pétrin ! Si votre université organise un salon du logement en ligne pour les étudiants, votre objectif principal est de mettre les étudiants en contact avec le plus grand nombre possible de fournisseurs de logements en un seul endroit, afin qu'ils puissent affiner leur recherche de logement.
Vous souhaitez également offrir à vos étudiants la possibilité de discuter avec les prestataires et le personnel des services aux étudiants, d'effectuer des visites virtuelles des espaces disponibles, de poser des questions et d'en savoir plus sur la vie sur le campus et hors campus.
Étape 2 : Choisir la plateforme d'hébergement d'événements virtuels
Il est maintenant temps de choisir votre plateforme d'hébergement d'événements. Vous devez prendre en compte les fonctionnalités dont vous avez besoin pour organiser une foire saisissante. Nous en parlerons plus en détail dans un instant. Outre les fonctionnalités, vous pouvez évaluer vos choix en fonction des années d'expérience du fournisseur, du coût, de l'assistance et de l'interface utilisateur.
N'oubliez pas de consulter les études de cas et les exemples de réussite des clients de chaque plateforme que vous envisagez d'utiliser. Cela vous aidera à comprendre la plateforme et à savoir si elle vous convient. Les bonnes solutions d'organisation d'événements virtuels vous proposeront une démonstration en direct pour répondre à toutes vos questions.
Étape 3 : Établir le calendrier de l'événement
Ensuite, concentrez-vous sur la mise en place de la logistique de votre salon virtuel du logement. C'est ici que vous déciderez du programme complet de votre événement, y compris la date et l'heure. Vous devrez également décider du nombre d'exposants qui participeront à l'événement et du nombre de webinaires qui seront organisés. Veillez également à ce que votre programme complet figure sur la page d'accueil de l'événement, afin que les étudiants puissent naviguer plus facilement dans le salon et entrer en contact avec les fournisseurs de logements qui les intéressent sans aucune confusion.
Étape 4 : Promouvoir votre événement
Après avoir planifié votre programme, la création d'un battage publicitaire avant l'événement pour attirer les participants devrait être la prochaine étape de votre liste de contrôle. Car même si vous avez tout planifié, lancer l'événement sans participants n'a aucun sens. Vous devez vous demander comment inciter les gens à s'inscrire à l'événement - ce n'est pas si compliqué. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un plan marketing bien pensé !
Étant donné que le salon s'adresse aux nouveaux étudiants et aux étudiants actuels, tirez parti du marketing par courrier électronique et du site web de votre université pour faire passer le message. Vous pouvez informer tout le monde de la tenue de la foire par le biais de bulletins d'information et en publiant des annonces sur les panneaux d'affichage de l'université et les forums d'étudiants. De plus, vous pouvez partager les captures d'écran de la plateforme de l'événement et la liste des entreprises participantes pour susciter l'enthousiasme.
Étape 5 : Inviter des orateurs potentiels
Vous devez maintenant dresser une liste de tous les intervenants potentiels que vous devriez inviter à animer des sessions, tels que des conseillers juridiques, des conseillers immobiliers, des membres du personnel du campus, etc. Pour vous aider dans votre recherche, vous pouvez soit utiliser des outils pratiques pour trouver des conférenciers dans votre secteur d'activité, soit utiliser les contacts que vous avez déjà pour gagner du temps et économiser des efforts - à vous de choisir !
Fonctionnalités incontournables de la plateforme du salon du logement virtuel
Votre choix de plateforme de salon virtuel du logement doit non seulement vous permettre de créer des expériences étonnantes pour les participants, mais aussi de les impliquer par le biais de visites virtuelles, de discussions individuelles avec les vendeurs de logements, et plus encore.
Assurez-vous que votre plateforme d'hébergement d'événements possède les caractéristiques suivantes pour que votre salon du logement étudiant soit une réussite :
Options de personnalisation
L'image de marque d'un événement est l'un des moyens les plus importants pour inciter et intéresser les étudiants à participer à votre événement.
Vous devez rechercher une plateforme qui vous permette non seulement de mettre en valeur votre université ou votre établissement d'enseignement supérieur, mais aussi les fournisseurs de logements, grâce à de nombreuses options de marquage. Vous devez pouvoir ajouter des logos, des images pertinentes, des couleurs de marque, des vidéos et toutes sortes d'éléments pour mettre en évidence votre identité.
Environnements virtuels en 3D
La plateforme doit permettre aux participants de vivre une expérience "réelle" grâce à des fonctions d'environnement virtuel, plus proches des événements physiques. C'est pourquoi les interfaces en 3D changent la donne.
Nous savons tous à quel point il peut être difficile pour les services étudiants des universités de faire participer les étudiants à un événement virtuel, sans parler de la lassitude des webinaires. Les conceptions 3D interactives telles que les auditoriums, les halls d'entrée virtuels, les cabines et les avatars vous permettent de donner vie à votre événement virtuel et de faire en sorte que votre public reste collé à l'écran.
Salles d'exposition virtuelles
Vous avez besoin de stands personnalisés et entièrement personnalisables pour vos exposants ou vos fournisseurs d'hébergement. Ces stands doivent leur permettre de proposer des visites virtuelles des espaces disponibles, de télécharger des plans d'étage et d'autres documents. Les stands virtuels permettront aux étudiants de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin en temps réel.
Fonctionnalités du chat
Fonctionnalités telles que le chat, le chat de groupe et les réunions 1:1 sont un excellent moyen pour les participants et les exposants de se connecter et de développer des relations tout au long du salon virtuel du logement.
Vos étudiants doivent pouvoir engager la conversation grâce à des options de chat vidéo et audio. Un planificateur de réunions est un autre excellent moyen de permettre aux nouveaux étudiants de prendre rendez-vous avec les services de logement étudiant, les agents immobiliers ou les propriétaires dans les stands d'exposition pour poser des questions directes sur la vie sur le campus ou le logement hors campus.
Webinaires en direct et préenregistrés
Les intervenants, tels que les conseillers juridiques et le personnel de l'université, devraient pouvoir animer des sessions en direct, en semi-live ou préenregistrées afin de familiariser les futurs étudiants avec les installations sur le campus, les espaces disponibles, etc. En outre, à la fin des webinaires, les étudiants devraient pouvoir poser des questions dans le cadre d'une session de questions-réponses en direct.
Rapports d'événements
Votre plateforme d'hébergement d'événements doit également vous permettre de mesurer les performances de votre salon virtuel du logement grâce aux éléments suivants rapports d'événements tels que le taux de participation, l'engagement des étudiants et le retour sur investissement. En outre, l'analyse des données permet de filtrer les informations utiles sur l'événement, ce qui vous permet d'améliorer l'engagement des participants et de créer un contenu plus personnalisé.
En outre, il vous aide à mieux comprendre votre public et ses comportements, et à rendre vos futurs événements virtuels plus percutants.
Conseils pour trouver la meilleure plateforme de salon du logement virtuel
Trouver la meilleure plateforme de salon virtuel du logement peut s'avérer très difficile pour le personnel des services de logement des universités et des établissements d'enseignement supérieur. Il y a tellement d'options disponibles sur le marché. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir la meilleure plateforme de salon virtuel du logement étudiant :
Sachez ce dont vous avez besoin
La plateforme d'hébergement d'événements virtuels est très attrayante, mais offre-t-elle toutes les fonctionnalités nécessaires à la réussite de votre événement ? C'est là que vous devez faire preuve de discernement. Dressez la liste de toutes les fonctionnalités que vous souhaitez et de celles que vous devez absolument avoir, puis choisissez une plateforme. Car en fin de compte, les caractéristiques de la plateforme doivent vous aider à atteindre vos objectifs.
Respectez votre budget
Certaines plateformes d'événements virtuels sont gratuites et proposent des fonctionnalités de base, tandis que d'autres sont des solutions haut de gamme. Il est donc essentiel de définir un budget et de dresser une liste des fonctionnalités indispensables avant de se lancer. Cela vous permettra non seulement de gagner du temps en limitant vos recherches, mais aussi de trouver la solution qui vous convient le mieux.
Comparer les avis
Les meilleures plateformes d'évaluation, comme G2 et Capterra, offrent des avis clients impartiaux sur les produits, y compris des évaluations et des rapports sur la satisfaction des utilisateurs. C'est donc toujours une bonne idée de les consulter pour comparer les plateformes. Choisissez la plateforme qui a les meilleures notes et des avis clients positifs de la part d'autres universités et établissements d'enseignement supérieur.
Contacter des hôtes d'événements similaires
Il n'y a pas de mal à prendre contact avec des universités ou des établissements d'enseignement supérieur qui ont organisé des événements similaires avant vous. Vous pouvez toujours leur demander la plateforme qu'ils ont utilisée, leur expérience et s'ils vous recommanderaient ou non la même plateforme.
Demande de démonstration
Vous avez effectué une recherche approfondie et réduit le nombre de plateformes qui vous intéressent, mais vous avez encore du mal à prendre une décision finale ? La meilleure chose à faire est de réserver une session de démonstration individuelle avec l'expert du produit. Les démonstrations de produits sont très efficaces car elles vous permettent de comprendre comment la solution fonctionne réellement. En outre, vous pouvez constater visuellement le "rapport qualité-prix" que la plateforme vous offre.
Exemples d'expositions virtuelles sur le logement
vFairs impressionne ses clients avec des fonctionnalités et des outils de premier ordre nécessaires à l'organisation de salons virtuels du logement pour les universités et les établissements d'enseignement supérieur.
Liverpool Student Homes
Les salons virtuels ont aidé LSH à organiser son salon virtuel du logement en mars 2021. LSH est détenu et géré par l'Université de Liverpool et d'autres établissements d'enseignement supérieur de la région. Le salon virtuel du logement LSH a permis aux étudiants de rencontrer une sélection de propriétaires accrédités LSH et d'explorer leurs options de logement pour l'année universitaire 2021/22.
Salon du logement hors campus de la Penn
De mêmePenn Off-Campus Services s'est associé à V-fairs pour organiser un salon virtuel du logement. Off-Campus Services (OCS) est un département de la Penn's Business Services Division qui fournit des ressources et des outils pour aider et soutenir les étudiants dans leur recherche de logement. Ils leur fournissent des informations pour les aider à trouver un logement hors campus moins stressant.
Grâce à cet événement, les étudiants ont eu la possibilité de discuter en direct avec les départements de la Penn et les propriétaires locaux, depuis n'importe quel endroit et sur n'importe quel appareil, sans avoir à télécharger un quelconque logiciel. Ils ont également pu visiter virtuellement autant de stands qu'ils le souhaitaient, sans avoir à se déplacer.
Salon du logement virtuel : conseils pour les universités
Vous souhaitez organiser un salon qui fera parler de lui pendant des semaines, voire des mois ? Voici quelques conseils pour vous aider à organiser le salon virtuel du logement le plus intéressant pour vos étudiants :
- Créez une belle page d'accueil pour votre salon virtuel du logement, avec toutes les informations nécessaires telles que le programme de l'événement, les biographies des intervenants, les sponsors, l'heure, le jour et la date. Les pages d'atterrissage servent de porte d'entrée à votre événement et sont considérées comme essentielles.
- Veillez à ce que vos pages de renvoi soient optimisées pour le référencement afin d'améliorer le classement de la page dans les résultats de recherche de Google.
- Proposez un formulaire d'inscription convivial afin que les étudiants puissent facilement s'inscrire et participer à votre salon.
- Utilisez le marketing par courriel pour attirer vos étudiants à l'événement. Vous pouvez également envoyer des courriels pour créer une certaine effervescence avant l'événement.
- Définissez des attentes claires pour vos exposants qui présentent leurs espaces.
- Préparez le contenu bien à l'avance. Les vidéos d'accroche peuvent toujours susciter un certain niveau d'excitation et de curiosité parmi les participants à l'événement.
- Commercialisez votre événement par l'intermédiaire des médias sociaux, qui sont aujourd'hui les lieux les plus influents.
- Demandez à vos conférenciers et à vos exposants de passer le mot.
En savoir plus sur - Comment promouvoir votre salon virtuel du logement
Salon du logement virtuel : conseils pour les fournisseurs d'hébergement
Vous avez décidé de participer à une foire virtuelle ? Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre stand virtuel :
- Mettez l'accent sur l'image de marque lorsque vous installez votre stand afin de vous démarquer des autres fournisseurs.
- Utilisez pleinement le chat textuel, audio et vidéo. Utilisez le chat en groupe et en privé pour répondre aux questions et communiquer avec les étudiants.
- Téléchargez des contenus tels que des guides, des plans d'étage, des listes de contrôle et des brochures sur les biens immobiliers que les étudiants peuvent parcourir et télécharger.
- Vous devriez inclure une visite virtuelle de l'espace disponible dans votre stand afin d'attirer les locataires.
- Vous devriez organiser au moins un webinaire avec des questions-réponses en direct pour renforcer la visibilité de votre marque.
Principaux enseignements
Un salon virtuel du logement est un moyen efficace de mettre en contact les nouveaux étudiants avec les fournisseurs de logements afin de garantir à vos étudiants un logement sur le campus ou hors campus. En effet, en optant pour le virtuel, vous supprimez les limites et les barrières. Vous organisez votre événement à l'intention des étudiants répartis sur différents sites et vous leur donnez l'occasion de trouver un logement avant même d'entrer sur le campus. N'oubliez pas de suivre nos conseils tout au long du parcours de votre événement virtuel.
Si vous souhaitez découvrir d'autres événements que vous pouvez organiser en tant qu'université, consultez notre Guide complet des événements virtuels pour les universités.
