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Vous souhaitez organiser un salon virtuel du logement pour vos futurs étudiants cet automne ? Excellent choix ! Grâce à l'arrivée des technologies d'organisation d'événements virtuels, il est devenu plus simple et plus facile d'organiser un salon du logement en ligne et d'aider vos étudiants du monde entier à trouver un logement avant leur arrivée dans leur nouvelle ville.
Nous avons élaboré ce guide afin de vous aider à organiser le meilleur salon virtuel du logement pour vos étudiants. Nous aborderons ici les points suivants :
C'est parti !
Un salon virtuel du logement permet aux étudiants actuels et futurs d'entrer en contact avec des prestataires de services de logement, de poser des questions sur les logements disponibles et de s'informer sur la vie sur le campus et hors campus, le tout en ligne.
Les services de logement étudiant proposent plusieurs options de logement parmi lesquelles les étudiants peuvent choisir, telles que des appartements, des chambres, etc. Des présentations et des visites virtuelles organisées par différents prestataires de logement sont également proposées sur les stands. De plus, les salons du logement virtuels comprennent des sessions animées par des représentants de différentes universités, qui abordent des sujets tels que les astuces pour trouver un logement, les conseils juridiques destinés aux nouveaux étudiants, les choses à faire et à ne pas faire en matière de location, les installations sur le campus, etc.
Les salons du logement en ligne constituent un excellent moyen pour les étudiants de se lancer dans la recherche d'un logement pour le semestre et d'obtenir des réponses à toutes leurs questions. De plus, les services juridiques destinés aux étudiants peuvent les aider à comprendre leurs droits pendant leur séjour.
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez organiser un salon virtuel du logement étudiant à l'intention de vos étudiants actuels et potentiels. Voyons les 5 principales raisons :
La facilité d'accès est sans doute l'un des principaux avantages de l'organisation de salons du logement virtuels. Les événements en présentiel sont généralement limités par leur emplacement géographique, ce qui n'est pas le cas des événements en ligne. Vous pouvez ainsi mettre facilement en relation des étudiants et des bailleurs situés dans différentes régions.
Mais ce n'est pas tout : les étudiants peuvent participer où bon leur semble, que ce soit depuis leur café préféré ou dans le confort de leur foyer. De plus, vous pouvez accueillir autant d'étudiants et d'exposants que vous le souhaitez, car il n'y a aucune contrainte d'espace lorsque vous organisez un événement en ligne.
Les salons virtuels coûtent nettement moins cher que les salons physiques. En effet, ils ne génèrent aucun frais liés au lieu, à la restauration ou au personnel. Si vous invitez des intervenants à animer des sessions enrichissantes pour les étudiants, vous pouvez vous en sortir avec un budget plus modeste, car il n'y a pas de frais de déplacement, de transport ni d'hébergement.
Il vous suffit de régler une modique somme pour configurer et personnaliser votre plateforme virtuelle, et vous êtes prêt à vous lancer.
L'organisation d'événements en présentiel peut nécessiter des jours, des semaines, voire parfois des mois de préparation. Il faut réserver le lieu plusieurs mois à l'avance. Et ne parlons même pas des actions marketing visant à attirer les participants et à les inciter à s'inscrire. Tout cela semble non seulement insurmontable, mais ça l'est bel et bien.
En revanche, les événements virtuels prennent moins de temps à organiser. Vous pourrez organiser un salon de l'immobilier avec succès, même dans des délais très courts. En effet, les plateformes d'organisation d'événements virtuels mettent toujours à votre disposition un chef de projet dédié pour veiller au bon déroulement de l'événement. De plus, certaines plateformes de qualité intègrent des outils marketing pour vous aider à créer un engouement avant l'événement. Tout cela, et bien plus encore !
Lorsque vous organisez un événement physique, vous avez peut-être remarqué que de nombreux recruteurs n'ont même pas l'occasion de rencontrer chaque candidat en tête-à-tête. De même, les longues files d'attente devant les stands empêchent les étudiants d'échanger avec les recruteurs, et beaucoup d'entre eux rentrent chez eux les mains vides.
Grâce aux salons du logement virtuels, les étudiants ont la possibilité de rencontrer individuellement des prestataires de services de logement via un chat en temps réel et des entretiens en tête-à-tête. Ils peuvent également recueillir autant d'informations que possible sur les options disponibles. De plus, les étudiants peuvent naviguer facilement dans l'événement pour visiter les stands de leur choix.
En organisant un salon virtuel, vous pouvez facilement suivre le retour sur investissement et les résultats de votre événement. Vous pouvez facilement recueillir des informations précieuses, telles que le nombre d'étudiants ayant visité les stands, créé leur profil, entamé une conversation avec un prestataire de logement ou visionné une vidéo, entre autres. Grâce à toutes ces données, vous pouvez améliorer votre stratégie et vos plans. En revanche, lors d'événements physiques, le simple fait de recueillir les commentaires d'un seul étudiant peut s'avérer un véritable casse-tête !
La préparation d'un salon immobilier virtuel demande beaucoup de travail. Voyons comment organiser un salon virtuel réussi :
La première étape est toujours la plus importante, car si vous n'avez pas clairement défini les objectifs de votre événement, vous risquez d'avoir des difficultés ! Si votre université organise un salon du logement en ligne destiné aux étudiants, votre objectif principal est de mettre en relation les étudiants avec le plus grand nombre possible de fournisseurs de logements en un seul et même endroit, afin qu'ils puissent affiner leur recherche.
Vous souhaitez également offrir à vos étudiants la possibilité de discuter avec les conseillers et le personnel des services aux étudiants, de faire des visites virtuelles des logements disponibles, de poser des questions et d'en savoir plus sur la vie sur le campus et hors campus.
Il est maintenant temps pour vous de choisir votre plateforme d'organisation d'événements. Vous devez réfléchir aux fonctionnalités dont vous avez besoin pour organiser un salon qui marque les esprits. Nous y reviendrons plus en détail dans un instant. Outre les fonctionnalités, vous pouvez évaluer les différentes options en fonction de l'expérience du prestataire, du coût, de l'assistance proposée et de l'interface utilisateur.
N'oubliez pas de consulter les études de cas et les témoignages de clients pour chaque plateforme qui vous intéresse. Cela vous aidera à mieux comprendre la plateforme et à déterminer si elle vous convient. Les bonnes solutions d'événements virtuels vous proposeront une démonstration en direct pour répondre à toutes vos questions.
Ensuite, concentrez-vous sur l'organisation logistique de votre salon virtuel du logement. Vous devrez établir le programme complet de votre événement, y compris la date et l'heure. Vous devrez également déterminer le nombre d'exposants présents et le nombre de webinaires organisés. Veillez également à afficher le programme complet sur la page d'accueil de l'événement, car cela permettra aux étudiants de naviguer plus facilement au sein du salon et d'entrer en contact avec les prestataires de logement qui les intéressent, sans aucune confusion.
Une fois votre programme établi, la prochaine étape consiste à créer un engouement avant l'événement afin d'attirer des participants. Car même si tout est parfaitement organisé, lancer un événement sans public n'a aucun sens. Vous vous demandez sans doute : « Comment faire pour que les gens viennent ? » – ce n'est pas si compliqué. Il vous suffit d'un plan marketing bien pensé !
Étant donné que ce salon s'adresse aux futurs étudiants et aux étudiants actuels, tirez parti du marketing par e-mail et du site web de votre université pour faire passer le message. Vous pouvez informer tout le monde de l'événement par le biais de newsletters et en publiant des annonces sur les panneaux d'affichage électroniques et les forums étudiants de l'université. De plus, vous pouvez partager des captures d'écran de la plateforme de l'événement ainsi qu'une liste des entreprises participantes afin de susciter l'enthousiasme.
Vous devez maintenant dresser une liste de tous les intervenants potentiels que vous devriez inviter à animer des sessions, tels que des conseillers juridiques, des conseillers immobiliers, des membres du personnel du campus, etc. Pour faciliter votre recherche, vous pouvez soit utiliser des outils pratiques permettant de trouver des intervenants dans votre secteur, soit faire appel à vos contacts existants afin de gagner du temps et de réduire vos efforts – c'est à vous de choisir !
La plateforme que vous choisirez pour votre salon immobilier virtuel doit non seulement vous permettre d'offrir une expérience exceptionnelle aux visiteurs, mais aussi de les faire participer grâce à des visites virtuelles, des discussions en tête-à-tête avec les promoteurs immobiliers, et bien plus encore.
Assurez-vous que votre plateforme d'organisation d'événements dispose des fonctionnalités suivantes pour garantir le succès de votre salon du logement étudiant :
L'image de marque d'un événement est l'un des moyens les plus efficaces pour susciter l'enthousiasme et l'intérêt des étudiants et les inciter à y participer.
Vous devriez rechercher une plateforme qui vous permette non seulement de mettre en avant votre université ou votre établissement d'enseignement supérieur, mais aussi les prestataires de logement, grâce à de nombreuses options de personnalisation. Vous devriez pouvoir ajouter des logos, des images pertinentes, les couleurs de votre marque, des vidéos et toutes sortes d'éléments permettant de mettre en valeur votre identité.
La plateforme devrait offrir aux participants une expérience « authentique » grâce à des fonctionnalités d'environnement virtuel, qui se rapprochent davantage des événements physiques. C'est pourquoi les interfaces 3D changent véritablement la donne.
Nous savons tous à quel point il peut être difficile pour les services chargés des affaires étudiantes de susciter l'intérêt des étudiants lors d'un événement virtuel, sans parler de la lassitude face aux webinaires. Mais les concepts 3D interactifs, tels que les amphithéâtres, les halls d'accueil virtuels, les stands et les avatars, vous permettent de donner vie à votre événement virtuel et vous aident à captiver votre public.
Vous avez besoin de stands individuels, personnalisés et entièrement modulables pour vos exposants ou vos prestataires d'hébergement. En effet, ces stands doivent leur permettre de proposer des visites virtuelles des espaces disponibles, de mettre en ligne des plans d'étage et d'autres documents. Les stands virtuels permettront aux étudiants de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin en temps réel.
Des fonctionnalités telles que le chat, le chat de groupe et les réunions en tête-à-tête constituent un excellent moyen pour les participants et les exposants d'entrer en contact et de nouer des relations tout au long du salon virtuel de l'immobilier.
Vos étudiants devraient pouvoir engager la conversation grâce aux options de chat vidéo et audio. Un outil de prise de rendez-vous est également un excellent moyen de permettre aux futurs étudiants de réserver des rendez-vous avec les services de logement étudiant, les agents immobiliers ou les propriétaires directement depuis les stands d'exposition, afin de poser des questions précises sur la vie sur le campus ou le logement hors campus.
Les intervenants, tels que les conseillers juridiques et le personnel universitaire, devraient pouvoir animer des sessions en direct, en semi-direct ou préenregistrées afin de présenter aux futurs étudiants les installations du campus, les espaces disponibles, etc. De plus, à la fin des webinaires, les étudiants devraient pouvoir poser des questions lors d'une session de questions-réponses en direct.
Votre plateforme d'organisation d'événements devrait également vous permettre d'évaluer les performances de votre salon immobilier virtuel grâce à des rapports d'événement tels que la fréquentation du salon, l'engagement des étudiants et le retour sur investissement. De plus, l'analyse des données permet de filtrer les informations pertinentes sur l'événement, ce qui vous permet d'améliorer l'engagement des participants et de créer un contenu plus personnalisé.
De plus, cela vous aide à mieux comprendre votre public et ses comportements, et à rendre vos futurs événements virtuels plus percutants.
Trouver la meilleure plateforme de salon virtuel du logement étudiant peut s'avérer très difficile pour le personnel des services de logement des universités et des établissements d'enseignement supérieur. Le marché regorge d'options. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir la meilleure plateforme de salon virtuel du logement étudiant :
La plateforme d'organisation d'événements virtuels a l'air très bien, mais offre-t-elle toutes les fonctionnalités nécessaires pour garantir le succès de votre événement ? C'est là que vous devez faire preuve de beaucoup de discernement dans votre choix. Dressez la liste de toutes les fonctionnalités « souhaitables » et « indispensables », puis choisissez une plateforme. Car en fin de compte, les fonctionnalités de la plateforme doivent vous aider à atteindre vos objectifs.
Certaines plateformes d'événements virtuels proposent des fonctionnalités de base gratuites, tandis que d'autres sont des solutions premium. Il est donc essentiel de définir un budget et de dresser une liste des fonctionnalités indispensables avant de se lancer. Cela vous permettra non seulement de gagner du temps en affinant votre recherche, mais aussi de trouver la solution qui vous convient le mieux.
Les principales plateformes d'avis, telles que G2 et Capterra, proposent des avis clients impartiaux sur les produits, notamment des notes et des rapports sur la satisfaction des utilisateurs. Il est donc toujours judicieux de les consulter pour comparer les différentes plateformes. Choisissez celle qui obtient les meilleures notes et les avis clients les plus positifs de la part d'autres universités et établissements d'enseignement supérieur.
Il n'y a aucun inconvénient à contacter les universités ou les établissements d'enseignement supérieur qui ont déjà organisé des événements similaires avant vous. Vous pouvez toujours leur demander quelle plateforme ils ont utilisée, leur faire part de leur expérience et leur demander s'ils vous recommanderaient ou non cette même plateforme.
Avez-vous effectué des recherches approfondies et réduit votre choix à quelques plateformes qui vous intéressent, mais avez-vous encore du mal à prendre une décision finale ? La meilleure chose à faire est de réserver une démonstration individuelle avec un expert produit. Les démonstrations de produits sont très efficaces, car elles vous permettent de comprendre comment la solution fonctionne réellement. De plus, vous pouvez constater par vous-même le rapport qualité-prix que la plateforme vous offre.
vFairs séduit ses clients grâce à des fonctionnalités et des outils de pointe indispensables à l'organisation de salons immobiliers virtuels exceptionnels destinés aux universités et aux établissements d'enseignement supérieur.
vFairs a aidé LSH à organiser son salon virtuel du logement en mars 2021. LSH est détenu et géré par l'université de Liverpool et d'autres établissements d'enseignement supérieur de la région. Le salon virtuel du logement de LSH a permis aux étudiants de rencontrer une sélection de bailleurs agréés par LSH et d'explorer leurs options de logement pour l'année universitaire 2021/22.
De même, Penn Off-Campus Services s'est associé à V-fairs pour organiser un salon virtuel du logement. Off-Campus Services (OCS) est un service de la division Business Services de Penn qui fournit des ressources et des outils pour aider et accompagner les étudiants dans leur recherche de logement. Il leur fournit des informations pour faciliter la recherche d'un logement hors campus.
Grâce à cet événement, les étudiants ont pu discuter en direct avec les services de l'université de Pennsylvanie et des propriétaires locaux, depuis n'importe quel endroit et sur n'importe quel appareil, sans avoir à télécharger le moindre logiciel. Ils ont également pu visiter virtuellement autant de stands qu'ils le souhaitaient sans avoir à se déplacer.
Vous souhaitez organiser un salon qui fera parler de lui pendant des semaines, voire des mois ? Voici quelques conseils pour vous aider à organiser le salon immobilier virtuel le plus utile pour vos étudiants :
En savoir plus sur – Comment promouvoir votre salon immobilier virtuel
Avez-vous décidé de participer à un salon virtuel ? Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre stand virtuel :
Un salon virtuel du logement est un moyen efficace de mettre en relation les futurs étudiants avec les prestataires de logement afin de leur garantir un logement sur le campus ou à l'extérieur. En effet, en optant pour le format virtuel, vous éliminez les contraintes et les obstacles. Vous permettez ainsi à l'ensemble des étudiants, où qu'ils se trouvent, d'accéder à votre événement et leur offrez la possibilité de trouver un logement avant même de mettre les pieds sur le campus. N'oubliez pas de suivre nos conseils tout au long de l'organisation de votre événement virtuel.
Si vous souhaitez découvrir d'autres événements que vous pouvez organiser en tant qu'université, consultez notre Guide complet des événements virtuels pour les universités.
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