Des solutions sur mesure pour atteindre vos objectifs en matière d'événements virtuels, hybrides et en personne.
Explorez notre technologie événementielle grâce à des visites guidées interactives.
Tarification
Obtenir des informations sur les prix
Démonstration
OBTENIR UNE DÉMONSTRATION GUIDÉE GRATUITE
Partager maintenant
Partager cet article
Les universités accueillent des campus bien avant la pandémie. Grâce à une plus grande portée, à des coûts moindres et à de meilleures analyses, de nombreux instituts organisaient en ligne des journées portes ouvertes, des salons du logement, des salons de l'emploi et des réunions d'anciens élèves. Lorsque la pandémie a frappé en 2020, les autres universités se sont également tournées vers le numérique. Depuis lors, campus virtuels pour les universités aDepuis lors, les événements organisés sur les campus virtuels par les universités sont de plus en plus nombreux et de mieux en mieux organisés.
Si vous souhaitez organiser des événements virtuels pour les étudiants, vous êtes au bon endroit. Nous allons passer en revue tout ce que vous devez savoir et faire avant de d'organiser des événements virtuels sur le campus. C'est parti !
Les événements virtuels sur le campus pour les universités sont des événements en ligne organisés par les universités à l'intention de leurs étudiants, professeurs, anciens étudiants, employés et membres de la communauté.
Lorsque l'on pense à ce type d'événements, les webinaires ou la diffusion en direct de cérémonies de remise de diplômes viennent probablement à l'esprit. Toutefois, ces événements en ligne sont loin d'être exhaustifs. Le passage au virtuel ouvre un tout nouveau monde de possibilités pour les établissements d'enseignement supérieur et les universités. Non seulement vous vous adressez à un public plus large, mais vous proposez également des solutions créatives à diverses préoccupations.
La meilleure chose des événements sur les campus virtuels c'est que tout le monde peut y participer, à condition de disposer d'un ordinateur portable ou d'un téléphone mobile et d'une connexion à l'internet. Cela permet une présence et une participation étendues, surtout si votre public n'est pas limité à un seul endroit.
Vous vous interrogez sur les typesd'événements sur le campus virtuel que les universités organisent ?
Les universités ne se contentent pas d'offrir des expériences académiques, elles sont aussi un centre d'activités extrascolaires et d'expériences culturelles. Nombre d'entre elles souhaitent également aider leurs étudiants à trouver un emploi ou un logement. D'autres souhaitent mettre en place un portail administratif pour s'inscrire aux semestres, payer les frais de stationnement, etc. Tous ces éléments peuvent être transformés en événements ou activités du campus virtuel ou des activités. Chaque événement a ses propres objectifs, son propre public et ses propres résultats.
Voici quelques-uns des événements les plus fréquents campus virtuels les plus fréquents organisés par les universités utilisant la plateforme vFairs.
Une conférence virtuelle peut prendre la forme d'un symposium universitaire, d'un sommet sur l'action climatique ou d'une réunion de bienfaiteurs. Elle comprend généralement des conférences, des débats d'experts et des séances de questions-réponses. En outre, vous pouvez inclure une salle d'exposition interactive pour présenter les programmes, la recherche, les partenaires, etc.
Les fonctions de chat et de mise en réseau sont indispensables à toute conférence virtuelle. Elles favorisent les conversations sur le sujet traité dans un cadre plus informel et aident les participants à développer leur réseau.
Une journée portes ouvertes virtuelle permet d'attirer des étudiants potentiels du monde entier. Ces événements vous permettent de présenter votre campus, votre faculté et vos départements de manière interactive et accessible à un public international. En outre, les étudiants potentiels et leurs parents peuvent obtenir tous les détails dont ils ont besoin sur les frais de scolarité, les bourses, la vie sur le campus et les logements.
Nombreux sont ceux qui hésitent encore sur le choix de leur université. Une journée portes ouvertes facile d'accès vous permet de figurer sur leur liste de présélection, ce qui les rapproche de l'inscription.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l'organisation d'une journée portes ouvertes virtuelle, consultez notre guide ultime des journées portes ouvertes virtuelles.
Grâce à cet événement, vous pouvez informer les étudiants des possibilités de logement sur le campus et hors campus. En outre, vous pouvez les mettre en contact avec des fournisseurs de logements hors campus avant même qu'ils n'arrivent dans votre ville. Cela facilite les choses pour les nouveaux étudiants basés dans des endroits différents.
Vous pouvez prévoir plusieurs stands dans le hall d'exposition pour différents prestataires. Cela permettra aux participants d'explorer leurs options et de prendre une décision en toute connaissance de cause. Vous pouvez même organiser des visites virtuelles lors de cet événement pour une expérience plus interactive. En outre, les étudiants et leurs parents peuvent poser toutes les questions qu'ils souhaitent aux services administratifs et étudiants, ainsi qu'aux prestataires avec lesquels vous les mettez en contact.
Voici un guide étape par étape pour l'organisation de salons virtuels du logement à fort taux d'attraction que vous pouvez utiliser pour aider vos étudiants dans leur recherche de logement.
Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé, de nombreux étudiants ont dû brusquement passer à des cours en ligne. Cela a également eu des répercussions sur les cérémonies de remise des diplômes à venir. Dans le monde entier, des personnes âgées n'ont pas pu assister aux cérémonies physiques.
Au lieu de cela, de nombreuses universités ont organisé des cérémonies de remise des diplômes virtuelles. Ces cérémonies permettent aux étudiants sortants de vivre l'expérience de la remise des diplômes sans avoir à être physiquement présents.
Une cérémonie virtuelle de remise des diplômes est également idéale si vous proposez un apprentissage à distance à vos étudiants. Vos étudiants à distance peuvent participer à des cérémonies de remise des diplômes que les étudiants sur place ont toujours l'occasion de vivre. Proposez des fonctions telles qu'un photomaton, une chasse au trésor, une boutique universitaire et des rencontres fortuites pour créer une expérience de remise des diplômes hautement interactive.
Vous souhaitez évidemment que vos étudiants et vos anciens élèves réussissent leur carrière. Votre service d'aide à la carrière peut utiliser les événements virtuels du campus à son avantage. Un salon de l'emploi virtuel est tout indiqué. Il vous permet de rassembler diverses entreprises en un seul lieu et de permettre à vos étudiants d'explorer les possibilités d'emploi et d'élargir leur réseau.
Souvent, les entreprises peuvent même présélectionner et embaucher des candidats lors de ces événements. Il vous suffit pour cela de proposer un stand virtuel, une base de données de participants consultable et des fonctions d'entretien. Un événement réussi utilisant une plateforme de salon de l'emploi virtuel permettra à vos étudiants d'être recrutés.
Notre guide des salons de l'emploi universitaires peut vous aider à organiser le salon de l'emploi virtuel le plus efficace pour vos étudiants.
Les membres de votre corps enseignant et de votre personnel ont probablement accès à un large éventail de prestations. Dans l'enseignement supérieur, les personnes concernées peuvent bénéficier de nombreuses subventions, réductions et options d'assurance. Cependant, elles ignorent souvent l'existence de ces avantages ou la manière de choisir les bons.
Lorsque vous organisez virtuellement une foire aux avantages, vous pouvez informer les participants sur les régimes et les prestataires. Les entreprises organisent déjà ces événements pour leurs employés, vous devriez donc les utiliser pour votre communauté. Les salons virtuels sur les avantages sociaux sont particulièrement pratiques si vous avez plusieurs campus et plusieurs fournisseurs.
Organiser des séances d'information interactives avec les fournisseurs, offrir une base de données des fournisseurs consultable. base de données des prestataires et laissez vos employés s'entretenir avec les prestataires sur leur stand.
Les réunions d'anciens élèves sont une tradition ancestrale. Mais de nombreuses personnes ne peuvent s'y rendre pour diverses raisons. Parfois, leur emploi du temps ne leur permet pas de voyager, ou le coût du voyage est trop élevé. C'est à ce moment-là que vos anciens apprécieront une option virtuelle.
De tels événements sont un excellent moyen de voir à quel point vos étudiants se sont bien débrouillés. Ils favorisent également la mise en place d'un solide réseau d'anciens élèves, avec de nombreuses possibilités d'emploi et d'autres avantages. Permettez à vos étudiants de reprendre contact les uns avec les autres par le biais d'une réunion d'anciens élèves en ligne.
N'oubliez pas de rendre les choses attrayantes en organisant des jeux et des concours en direct, ainsi que des fonctions telles qu'un mur social et un photomaton virtuel !
De nombreuses universités ont utilisé les vFairs pour organiser leurs événements d'orientation en ligne. Avec les cours en ligne et les étudiants internationaux, ce sont les meilleures options. Vous pouvez organiser des activités virtuelles amusantes pour briser la glace et partager des informations avec les étudiants.
Lorsque vous organisez une foire d'orientation virtuelle, vous pouvez avoir des stands de départements, des sessions de conférenciers, et vous pouvez également créer des opportunités de réseautage. Les étudiants peuvent ainsi obtenir des réponses à leurs questions et les ressources dont ils ont besoin pour démarrer leur expérience universitaire. En outre, ils peuvent discuter entre eux et créer des liens. C'est très utile, surtout lorsque ces étudiants suivent ensemble des cours en ligne.
Les options ci-dessus ne sont certainement pas les seuls types d'événements de campus virtuel dans le secteur de l'éducation. d'événements virtuels sur le campus dans le secteur de l'éducation. Voici d'autres idées d'événements virtuels pour les organisations étudiantes qui me viennent à l'esprit :
Toutes ces Ces idées d'événements en ligne pour les étudiants universitairessont particulièrement utiles pour rassembler des étudiants dispersés. Si vos étudiants sont dispersés à travers la ville, les états ou même le monde, ces événements vous aideront à atteindre et à connecter tout le monde.
En outre, l'espace virtuel vous permet d'expérimenter vos options en matière d'événements. Il vous suffit de déterminer le type d'événement que vous souhaitez organiser. Ensuite, vous pouvez travailler avec votre fournisseur de plateforme d'événements virtuels pour organiser ces événements en ligne. Avec le bon fournisseur et les bonnes caractéristiques d'événement, vous pouvez offrir aux étudiants une expérience aussi complète que possible.
En résumé, il n'y a pratiquement aucune limite à ce que vous pouvez faire avec les événements du campus virtuel. événements virtuels sur le campus. Il vous suffit de faire vos recherches et de planifier correctement. Vous trouverez alors les bonnes opportunités pour organiser d'excellents événements interactifs.
Si vous êtes un établissement d'enseignement secondaire et que vous souhaitez aider les élèves dans leur recherche d'un établissement d'enseignement supérieur, consultez ce guide pour une salon virtuel de l'université.
Nombreux sont ceux qui ne connaissent pas les nombreux avantages liés à l'organisation d'un événement dans un espace virtuel. Voici quelques-uns des avantages qui font que l'organisation d'événements sur un campus virtuel en vaut la peine.
Les universités sont généralement très diversifiées et accueillent des étudiants du monde entier. Cela signifie que si les étudiants ou les anciens étudiants sont dans leur pays d'origine, ils ne peuvent pas assister aux événements physiques. C'est pourquoi les événements virtuels permettent aux étudiants et aux anciens étudiants, qu'ils soient internationaux ou locaux, d'y assister.
Cette participation internationale vous permettra de toucher un public aussi large que possible. Même lorsque vous organisez une journée portes ouvertes virtuelle, vous avez la possibilité d'attirer un ensemble de candidatures plus large et plus diversifié. Cela vous permet d'obtenir les meilleures candidatures possibles du monde entier. En outre, vous serez en mesure d'accueillir beaucoup plus de personnes que dans un lieu physique.
Outre un public plus large, vous pouvez également toucher un plus grand nombre d'intervenants et d'exposants. L'organisation d'un événement physique peut prendre beaucoup de temps, surtout si vos invités et conférenciers doivent venir en avion d'autres États ou d'autres pays. Ils peuvent avoir un emploi du temps chargé et ne pas être en mesure de s'engager pour votre événement. Si vous optez pour un événement virtuel, vous n'aurez plus à vous préoccuper de ces questions. Vous n'avez besoin que d'une quantité déterminée de leur temps, sans logistique, ni déplacement, ni hébergement.
Il s'agit d'un atout majeur pour les événements virtuels organisés dans les établissements d'enseignement supérieur. Lorsque vous organisez un événement en personne, vous devez penser à de nombreux aspects. Vous devez payer les coûts du lieu, de l'installation, des rafraîchissements, de la signalisation et de l'image de marque. Vous devrez peut-être aussi engager du personnel supplémentaire pour gérer l'événement. En outre, si vous invitez des conférenciers, leurs honoraires et leurs frais de déplacement et d'hébergement peuvent représenter une somme considérable.
Donc, événements virtuels sur le campus sont un excellent moyen d'économiser de l'argent. Vous fixez votre budget et tVous fixez votre budget et décidez ensuite des caractéristiques de l'événement virtuel dont vous avez besoin. Restez simple pour réduire les coûts ou incluez de nombreuses fonctionnalités intéressantes si vous disposez d'un budget plus élevé.
Dans le cas des événements physiques, les gens doivent se préoccuper de choses telles que l'accès aux fauteuils roulants et les déficiences visuelles. Cependant, les événements sur les campus virtuels peuvent offrir un certain nombre de caractéristiques d'accessibilité qui répondent aux préoccupations en matière d'inclusion. Il n'y a pas à se soucier de l'accessibilité physique, et les composantes audiovisuelles prennent également en compte les déficiences.
En outre, ces événements sont également pratiques pour vos orateurs et votre public. Les orateurs peuvent présenter leurs sessions en direct ou les préenregistrer, et votre public peut les visionner au moment qui lui convient. Vous n'avez pas à vous soucier des fuseaux horaires ni d'autres aspects, du moment que vos sessions sont enregistrées et disponibles pour un visionnage ultérieur.
Les personnes peuvent également utiliser n'importe quel appareil pour se connecter événements virtuels sur le campus de manière à pouvoir participer où qu'ils se trouvent.
Il arrive que les étudiants ne participent pas à des événements importants parce qu'ils pensent qu'ils ne les apprécieront pas ou qu'ils ne sont pas à l'aise avec les interactions en face à face. C'est particulièrement vrai pour les milléniaux et la génération Z. Avec les événements virtuels sur le campus, vous pouvez ajouter beaucoup plus d'interactivité sans sortir les étudiants de leur zone de confort.
Vos participants pourront dialoguer avec les représentants des stands, les conférenciers invités et les autres participants à l'événement. Les événements universitaires virtuels peuvent avoir un taux d'engagement plus élevé que les événements en personne grâce à des fonctionnalités puissantes telles que le chat, le réseautage, la mise en relation et la gamification. Et qui n'aime pas éviter les longues files d'attente pour parler à un représentant de stand ?
Les événements virtuels sur le campus ne sont pas seulement pratiques, accessibles et engageants, ils sont aussi mesurables. Il n'est pas vraiment possible de mesurer les interactions avec le public et de suivre les paramètres d'un événement physique. Les événements campus rendent tout cela possible.
Vous pouvez collecter des données précieuses dès l'inscription et jusqu'à la fin de l'événement. Vous pourrez suivre la fréquentation, le parcours des participants, les webinaires, les visites de stands, les téléchargements de contenu, et bien d'autres choses encore. Cela vous permet d'évaluer le succès de l'événement et la manière dont chaque personne en a bénéficié. Vous pouvez même présenter vos rapports d'événements comme un atout précieux pour vos exposants, sponsors et partenaires.
Maintenant que vous savez ce que et et comment fonctionnent les événements virtuels sur le campus pour les universités, il est temps d'apprendre à les organiser. universités, il est temps d'apprendre à les organiser. Voici quelques étapes à suivre pour organiser un événement universitaire virtuel.
Tout d'abord, vous devez déterminer les objectifs de votre événement. Souhaitez-vous toucher le plus grand nombre possible d'étudiants potentiels ? Souhaitez-vous que vos étudiants soient placés auprès des meilleurs employeurs ? Souhaitez-vous collecter davantage de fonds que l'année dernière ? Gardez ces questions à l'esprit avant d'aller plus loin. Ces objectifs détermineront le type d'événement que vous organiserez et les fonctionnalités de la plateforme d'événements virtuels dont vous aurez besoin.
Une fois ces objectifs fixés, vous pourrez réaliser les étapes suivantes de manière beaucoup plus efficace. Essayez de quantifier vos objectifs autant que possible. Par exemple, votre objectif est de doubler le nombre de participants à votre journée portes ouvertes par rapport à l'année dernière. De cette manière, vous pourrez facilement évaluer le succès de votre événement.
Joignez un budget détaillé à votre plan d'action. Vous devrez définir des postes individuels et conserver des montants distincts pour tous les éléments, tels que les frais de plateforme, le marketing numérique, etc. Veillez à ce que votre budget corresponde à vos objectifs. Veillez à ce que votre budget corresponde à vos objectifs. Ne vous contentez pas d'un budget trop bas, car votre événement ne produira pas de résultats. En revanche, si votre budget est trop élevé, vous risquez de dépenser des ressources supplémentaires sans obtenir de résultats proportionnels. Il est important d'évaluer les événements passés et le secteur des événements virtuels lors de l'élaboration du budget.
Vous devez déterminer si votre événement s'adresse aux étudiants actuels, aux nouveaux étudiants, aux anciens étudiants, aux parents ou à d'autres personnes. Vous aborderez chacun de ces publics différemment, c'est pourquoi vous devez prendre cette décision dès les premières étapes.
Lorsque vous connaissez votre public, vous pouvez planifier plus facilement les détails de votre événement et vos stratégies de marketing. Vous rationaliserez ainsi vos efforts et éviterez de gaspiller des ressources sur des publics non pertinents.
Un plan détaillé vous aidera à définir tout ce que vous devez faire pour pour organiser un événement gagnant sur le campus virtuel. Depuis le brainstorming initial jusqu'à l'organisation finale de l'événement, vous devez tout inclure ici. Il est très important de répartir les rôles dans ce plan. Vous devez savoir qui s'occupera de quoi avant de procéder à l'exécution du plan. Désignez des personnes pour les tâches suivantes :
Partagez ce plan avec les parties prenantes concernées et procédez aux ajustements nécessaires. Une fois que vous aurez mis en place un plan adéquat, vous pourrez travailler plus efficacement.
Télécharger
C'est l'un des aspects les plus importants de de votre événement de campus virtuel. Vous devez décider de vos fonctionnalités indispensables et choisir la bonne plateforme d'hébergement. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur vos propres objectifs, sans avoir à vous soucier des détails techniques et autres.
Vérifiez si les plateformes que vous avez présélectionnées possèdent les fonctionnalités dont vous avez besoin et si elles correspondent à votre budget. Ensuite, choisissez les meilleures options pour vous et restez en contact avec la plateforme pour une expérience événementielle idéale. Nous reviendrons plus en détail sur les fonctionnalités des événements ci-dessous.
Les événements organisés sur les campus virtuels peuvent tomber à plat si vous n'invitez pas les bons conférenciers. Ces derniers partageront des connaissances qui intéressent votre public et auront une personnalité et un style d'élocution qui retiendront l'attention de votre public.
Il est plus facile d'obtenir la participation d'orateurs si vous choisissez des membres du corps enseignant et du personnel de votre université. Toutefois, si vous avez besoin de conférenciers extérieurs à votre établissement, il est préférable de dresser une liste des conférenciers que vous aimeriez inviter à votre événement dès que vous aurez finalisé votre plan de l'événement du campus virtuelan. Commencez à contacter les intervenants une fois que vous les avez présélectionnés et préparez-vous à les connecter à la plateforme d'événement virtuel pour les sessions de formation.
Les événements virtuels sur le campus pour les universités sont faciles à commercialiser car, la plupart du temps, vous avez déjà accès à votre public. Il vous suffit d'obtenir les listes d'adresses électroniques de vos étudiants, de vos anciens étudiants et de vos partenaires et d'envoyer des invitations au public concerné. Un autre excellent moyen de promouvoir votre événement est de placer des bannières personnalisées sur le site web de votre université et sur vos pages de médias sociaux. Nous reviendrons plus en détail sur le marketing dans un instant.
L'aspect le plus important d'un événement virtuel est le contenu. Outre les sessions de webinaires, vous devez créer du matériel pour votre public. Par exemple, si vous organisez une journée portes ouvertes virtuelle, vous pouvez créer des visites virtuelles préenregistrées du campus, des vidéos d'information sur la vie étudiante, des brochures sur les départements et les programmes, des documents sur les frais de scolarité et les bourses d'études, des plans du campus, des présentations des départements, etc.
Tout ce matériel peut être ajouté aux coffres-forts documentaires et vidéo de votre événement virtuel sur le campus pour que votre public puisse les consulter et les télécharger. L'une des idées d'événement virtuel les plus utiles pour les étudiants consiste à réutiliser ce contenu pour votre site web et vos plateformes de médias sociaux.
Cette dernière étape intervient après l'organisation de l'événement. Utilisez votre événement virtuel pour mesurer ses performances et son retour sur investissement. Ces fonctionnalités vous permettent de suivre les webinaires, les visites de stands, les téléchargements de documents, les clics sur les liens, etc. En outre, vous pouvez également télécharger les journaux de discussion et les transcriptions.
Ces informations vous aideront à évaluer les tendances et à comprendre quel type de contenu a le plus de valeur. Améliorez vos futurs événements en vous basant sur les analyses des événements. Partagez ensuite ces rapports post-événement avec vos sponsors, partenaires et exposants afin de leur apporter une plus grande valeur ajoutée.
Choisir les bonnes fonctionnalités à inclure est essentiel pour organiser un événement réussi. Voici quelques fonctionnalités recherchées que les clients de vFairs aiment ajouter à leurs événements universitaires virtuels.
La plupart des campus virtuel nécessitent un auditorium. Vous pouvez y organiser des discours d'ouverture, des présentations, des conférences et des tables rondes. Vous devriez être en mesure d'organiser des sessions simultanées pour couvrir davantage de sujets dans un laps de temps limité. Si vous souhaitez stimuler l'engagement, ajoutez à vos webinaires des séances de questions-réponses, des sondages en direct et des sessions en petits groupes.
En outre, proposez un agenda personnalisé afin que vos participants ne reçoivent des notifications que pour les sessions qui les intéressent. Il est également important de veiller à ce que toutes ces sessions soient enregistrées. Ainsi, ceux qui les manquent pourront les visionner plus tard, à leur convenance.
Les stands d'exposition sont également très populaires. Ils permettent aux exposants de présenter leurs marques grâce à des stands virtuels et de les concevoir en conséquence. En outre, ils proposent des ressources à télécharger, des fonctions de chat et des liens vers des pages de médias sociaux, des produits et des sites web pour les visiteurs.
Pour certains types d'événements, il est également important de proposer un planificateur de réunions. Celui-ci est intégré aux calendriers des visiteurs et des représentants des stands afin qu'ils puissent organiser correctement les réunions et les appels.
Si vous avez un certain nombre d'exposants, vous pouvez même diviser votre hall d'exposition en plusieurs étages ou groupes et ajouter une fonction de recherche d'exposants.
Incluez des fonctions de chat et de mise en réseau dans votre événement. Elles permettront aux participants de rencontrer les représentants des stands, les conférenciers et même d'autres participants afin d'encourager les échanges. Veillez également à de proposer à la fois le chat et les appels audio/vidéo. Certaines plateformes permettent même de créer des réseaux de groupe.
En outre, les participants peuvent également se mettre en réseau grâce à des fonctions telles que l'appariement automatique des participants et la recherche de profils. Ces fonctions utilisent les données d'inscription pour classer les participants et les mettre en relation avec des visiteurs ayant des intérêts similaires. Elles permettent également aux exposants de trouver leur public idéal. Par exemple, les employeurs présents à un salon de l'emploi virtuel peuvent trier les CV à l'aide de filtres de recherche.
Les événements ennuyeux désintéressent les visiteurs et les poussent à se déconnecter rapidement. L'une des idées d'événements en ligne les plus efficaces pour les étudiants universitaires consiste à rendre les choses passionnantes en déployant une série de fonctions de gamification. À la vFairs, ces fonctions Ces fonctions comprennent des chasses au trésor, des jeux de questions-réponses, des tours de roue, des cabines photos et bien d'autres choses encore.
Les jeux virtuels permettent de rompre la monotonie des événements virtuels sur le campus. La gamification peut également motiver vos participants à naviguer dans votre événement. Vous pouvez inclure un tableau de classement avec un système de points personnalisé pour chaque action souhaitée par les participants. Utilisez les scores pour récompenser les visiteurs une fois l'événement terminé.
Recueillez des informations sur les participants avant l'événement grâce à des formulaires d'inscription personnalisés. Votre plateforme propose une page de renvoi personnalisée personnalisée pour votre événement et vous indiquera les personnes inscrites. Les formulaires doivent contenir des informations telles que les données démographiques, les centres d'intérêt et la localisation. Ces informations vous aideront à comprendre votre public et à lui donner ce dont il a besoin.
Ces formulaires permettent également de constituer une base de données de participants. Par exemple, si vous organisez un événement de mise en réseau et que vous avez besoin de mettre en relation des personnes ayant des expériences professionnelles similaires. Les employeurs sont également intéressés par l'accès à une base de données de candidats consultable lors d'un salon de l'emploi universitaire virtuel. Si vous organisez un tel événement, il est important d'inclure dans votre formulaire un champ de téléchargement de fichiers pour les CV également.
En tant qu'université, vous devez être aussi inclusif que possible. Cela signifie que vous devez vous assurer que vos événements du campus virtuel soient accessibles à tous. Qu'il s'agisse d'augmenter le contraste du texte ou d'inclure des sous-titres dans les vidéos, vous devez faire le maximum.
De cette manière, vous obtiendrez des publics aux capacités différentes. Cela favorise un environnement académique diversifié et inclusif. Cela vous aide également à découvrir des talents chez des personnes inexplorées.
Incluez toujours des rapports et des analyses de données dans votre liste de fonctionnalités. Suivez tous les aspects de votre événement, de la participation aux téléchargements de documents. Ces données doivent être disponibles en temps réel afin que vous puissiez apporter des modifications à votre événement en direct ainsi qu'aux futurs événements du campus virtuel. Ces rapports permettent de calculer le retour sur investissement de l'événement et intéressent également les sponsors, les exposants et les partenaires.
De nombreuses plateformes sont disponibles en ligne. Cependant, elles ne sont pas toutes égales. Vous devez faire le bon choix pour vous, vos exposants et vos vos visiteurs. Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez la bonne plateforme pour vos événements sur le campus virtuel :
Avant tout, vous devez tenir compte de votre budget lorsque vous choisissez une plateforme. Les plateformes d'hébergement d'événements proposent différents plans tarifaires. Vous devez déterminer ce que vous pouvez vous permettre et quel est le rendement attendu, puis choisir en conséquence. Lorsque vous avez ces chiffres en tête, vous êtes mieux préparé à obtenir des devis de la part des fournisseurs. Ils créeront pour vous des plans personnalisés en fonction de votre budget et des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Ensuite, consultez les sites d'évaluation de logiciels par des pairs. Consultez les évaluations et les avis sur les plates-formes d'événements virtuels sur des sites tels que G2 et Capterra afin d'évaluer les meilleures. Vous pouvez classer les évaluations par secteur d'activité afin d'obtenir les informations les plus précises sur chaque plateforme.
La différence entre les différentes plateformes d'hébergement réside dans les fonctionnalités qu'elles offrent. Certaines vous offrent simplement un lobby statique, avec quelques intégrations Zoom. En revanche, les plateformes tout-en-un comme vFairs offrent de nombreuses fonctionnalités. Ces fonctionnalités vous aident à recréer l'expérience d'un événement physique en ligne. Veillez donc à consulter attentivement les listes de fonctionnalités et à vous renseigner sur les tarifs pratiqués.
Choisissez une plateforme qui possède à la fois les fonctions indispensables et des modules complémentaires intéressants. Vous pouvez toujours opter pour ces derniers si votre budget le permet.
L'intérêt d'organiser des événements virtuels sur le campus est la commodité. Les meilleures plates-formes offrent un excellent service à la clientèle, de sorte que l'organisation d'un événement en ligne ne pose aucun problème. Vérifiez si les plateformes que vous avez présélectionnées vous affectent un chef de projet dédié et combien de temps il leur faut pour répondre aux courriels.
Vous ne voulez pas être laissé en plan le jour de l'événement si des problèmes techniques surviennent. Vérifiez si la plateforme propose une assistance technique en direct pendant l'événement.
Vérifiez dans quelle mesure vous pouvez personnaliser votre événement. Certaines plateformes vous offrent des services préétablis et vous permettent d'y ajouter vos logos. Cependant, certaines plateformes d'événements virtuels sont hautement personnalisables. Vous pouvez calquer votre événement virtuel sur votre campus pour une expérience plus réaliste. Choisissez un hall d'entrée, des stands d'exposants et des avatars qui répondent à vos besoins.
En outre, vous pouvez également choisir la combinaison de fonctions dont vous avez besoin et les ajuster si nécessaire.
vFairs est une source fiable d'événements universitaires virtuels, mais est-ce la bonne solution pour vous ? Découvrons-le.
Lorsque vous organisez des événements universitaires virtuels, le marketing est essentiel. Après tout, les chiffres sont essentiels à la réussite d'événements tels que les journées portes ouvertes et les salons de recrutement. Vous devez faire passer le message et cibler les bons groupes démographiques. Voici un guide rapide pour promotion des événements sur les campus virtuels pour les universités.
Tout d'abord, créez une page d'atterrissage avec un portail d'inscription. Toutes vos campagnes de marketing doivent amener les utilisateurs à se rendre sur cette page. C'est là qu'ils apprendront tout sur l'événement et qu'ils s'y inscriront. La page d'atterrissage doit contenir les détails de l'événement, l'agenda, les biographies des intervenants et des visuels attrayants pour capter l'attention de votre public.
Étant donné que c'est là que vos efforts de marketing dirigeront le trafic, assurez-vous qu'il est en ligne un mois avant l'événement. Ensuite, vous aurez quatre semaines pour commencer les promotions !
Donnez de l'espace à votre événement sur le site web de votre établissement. De nombreux étudiants explorent chaque jour votre site web à la recherche d'informations et de mises à jour. tous les jours. Attirez-les avec une bannière en haut de votre site web ou une fenêtre contextuelle pour l'événement. Cela permettra à un plus grand nombre d'étudiants de s'inscrire à l'événement.
La conception d'une campagne d'envoi d'e-mails pour votre événement est absolument cruciale. Utilisez vos listes d'adresses électroniques pour informer les étudiants, les anciens élèves, le corps enseignant et les partenaires de votre événement. Vous pouvez également envoyer des courriels distincts à chaque groupe afin de segmenter les courriels. Mettez l'accent sur ce que chaque segment peut tirer de votre événement afin qu'il s'inscrive.
Il est également important d'envoyer des courriels de rappel aux personnes inscrites quelques jours et quelques heures avant l'événement.
De nos jours, les médias sociaux ne peuvent plus être ignorés. C'est aussi le moyen le plus efficace de créer un engouement et d'attirer l'attention.
Faites la promotion de votre événement sur vos pages de médias sociaux et encouragez les personnes inscrites à partager l'événement. Incluez des hashtags dans chaque message et encouragez les gens à étiqueter les étudiants dans les commentaires et à partager les messages avec leurs amis. Vous pouvez également lancer des concours pour augmenter votre portée et susciter l'enthousiasme des gens avant l'événement.
En outre, vous pouvez tirer parti de vos conférenciers et de vos sponsors. Demandez-leur de faire la promotion de l'événement sur leurs sites web et leurs pages de médias sociaux. Vous pouvez également enregistrer de courtes vidéos de vos intervenants et les partager sur les médias sociaux pour bénéficier de leur influence.
Créez de courtes vidéos de présentation de l'événement. Elles maintiendront l'attention de votre public cible et susciteront l'engouement. Vous pouvez même créer de courtes vidéos de compte à rebours pour maintenir l'activité. Une fois que l'événement a réellement commencé, partagez de courtes vidéos de mise en valeur pour générer des conversations sur les médias sociaux.
Le marketing événementiel peut sembler complexe, mais il suffit de commencer tôt et d'élaborer un plan. Voici notre guide du marketing événementiel si vous avez besoin d'aide.
Les événements virtuels offrent une grande portée et un bon suivi. Mais beaucoup de gens préfèrent encore s'engager en personne et partager une tasse de café.
Heureusement, le meilleur des deux mondes est possible. Essayez l'hybride.
Les événements hybrides vous permettent de satisfaire à la fois votre public physique et virtuel. Vous bénéficiez ainsi de l'expérience en personne sans exclure les personnes qui ne peuvent pas être présentes. Ce type d'événement est devenu populaire en 2021 et son fonctionnement continue de s'affiner.
vFairs peut également vous aider à organiser un événement hybride inoubliable. L'environnement virtuel 3D de vFairs, l'application mobile et les partenaires audiovisuels travaillent ensemble pour offrir une expérience transparente à tous les participants.
Voici donc une brève présentation de l'organisation d'un événement universitaire virtuel.
Nous vous montrerons comment vFairs peut vous aider
Demander une démonstration
Amna Akhtar
S'abonner aux mises à jour (Nous ne faisons pas de spam)
Nos chefs de projet réactifs fournissent un soutien de bout en bout aux événements pour vous aider à organiser des expériences incroyables pour votre public.
Ne repartez pas les mains vides ! Découvrez l'avenir de la gestion d'événements grâce à nos démonstrations autoguidées.
Démonstrations de produits disponibles
