Planificateur d'événements virtuels : Créer la liste de contrôle ultime pour un événement + modèle gratuit !

Le monde accueille des événements virtuels depuis un certain temps déjà, mais ils peuvent encore être un peu difficiles à planifier et à exécuter. Essayer de planifier un événement virtuel sans une ligne directrice ou une stratégie d'événement appropriée peut vous faire perdre toutes vos billes. Personne ne souhaite que cela se produise. La planification d'un événement virtuel comporte de nombreuses nuances et un planificateur d'événements virtuels peut vous aider à surmonter la tempête.

Dans ce blog, nous verrons comment les organisateurs d'événements comme vous peuvent tirer parti d'un planificateur d'événements virtuels bien conçu, et nous vous proposerons un modèle gratuit pour vous aider à démarrer votre projet de planification d'événements virtuels.

Qu'est-ce qu'un planificateur d'événements virtuels ?

Comme pour un événement physique, un planificateur d'événements virtuels est un document détaillé qui couvre les tâches à effectuer ainsi que leurs détails de haut niveau. Ces détails peuvent être les responsables des tâches, les échéances importantes ou tout autre élément livrable. 

Ce type de planificateur est généralement créé avant le début d'un événement afin que toutes les parties mobiles puissent être réunies avant que vous n'entamiez le travail difficile de l'organisation de l'événement. Il fait office de liste de contrôle de l'événement, ce qui vous permet de vous assurer que vous rayez en temps voulu tout ce qui figure sur votre liste de tâches de planification d'événements virtuels. Examinons quelques-unes des sections qu'il couvre et la manière dont vous pouvez en créer un pour votre prochain événement.

1. Define Your Event Goals

Avant de commencer à planifier un événement virtuel, vous devez d'abord comprendre pourquoi vous l'organisez. Des objectifs clairs constituent la première étape de la réussite d'un événement, car ils aident les organisateurs :

• Orienter le message de l'événement vers le bon public cible
• Planifier des activités qui les poussent dans le bon entonnoir de conversion
• Améliorer la notoriété de la marque 

En outre, vous devrez préciser d'autres détails tels que le nom de l'événement, les dates de diffusion et le public cible. 

2. Budget de l'Event

Les coûts augmentent rapidement lorsque vous ne prévoyez pas de budget pour votre événement. À la fin, vous ne saurez même pas ce qui vous a frappé. Un budget de départ vous permet de garder les pieds sur terre dès le début et constitue un élément essentiel de la liste de contrôle d'un événement. Il vous évite de vous noyer dans des cauchemars budgétaires. 

Les coûts des événements virtuels peuvent varier considérablement, la plupart d'entre eux provenant directement de votre plateforme d'événements virtuels. La plupart d'entre eux démarrent aux alentours de 10 000 $ et augmentent au fur et à mesure que vous ajoutez des fonctionnalités ou que vous utilisez des modules complémentaires. 65 % des organisateurs d'événements virtuels dépensent entre 500 à 1500 par participant, de sorte qu'il est courant pour un hôte de dépenser environ 20 000 $ pour un petit événement d'entreprise réunissant 20 personnes.

Pour trouver la solution adaptée à votre budget, comparez les plates-formes d'événements virtuels avant d'opter pour une solution. Les plateformes d'événements virtuels varient considérablement dans les fonctionnalités qu'elles offrent pour le prix qu'elles facturent. 

Une comparaison précoce vous permettra de vous assurer que votre événement dispose de tout ce dont il a besoin sans vous vider les poches. 

3. Finaliser les partenaires de l'événement

Ensuite, mettez de l'ordre dans les partenaires de votre événement. Lorsque vous organisez un événement en ligne, vous avez besoin de partenaires pour vous soutenir tout au long du voyage. Un planificateur d'événements virtuels bien conçu doit répertorier tous les intervenants, sponsors, exposants et représentants. En tant qu'organisateur d'un événement virtuel, vous ne les rencontrerez probablement pas avant l'événement ; il est donc absolument essentiel de les coordonner à l'avance. 

Voici une liste rapide des éléments que vous devrez consigner dans votre liste de contrôle pour l'événement :

• Nom du partenaire
• Coordonnées du partenaire (numéro et adresse électronique)
• Les produits livrables tels que les notes d'allocution, le matériel de marketing
• Délais

4. Élaborer l'ordre du jour

Avec l'aide de vos partenaires, commencez à établir le programme de l'événement. Vous devez le faire avant d'organiser votre événement virtuel afin de savoir exactement quelles activités vous organiserez.  

L'ordre du jour de votre événement doit contenir les informations relatives à l'activité pour chaque ligne. Ces informations comprennent le titre de l'activité, le nom et les références de l'orateur (le cas échéant), ainsi que la date et l'heure de début de la session. Un organisateur de réunions virtuelles peut vous aider à organiser toutes les réunions de planification préalables à l'événement avec les conférenciers ou d'autres parties prenantes afin d'établir l'ordre du jour de votre événement.

Un ordre du jour vous aidera également à déterminer l'heure et le lieu de vos sessions. Souhaitez-vous que les orateurs participent à des sessions simultanées ? Quand l'orateur principal interviendra-t-il ? Il est préférable de répondre à toutes ces questions avant de commencer à travailler sur l'organisation de l'événement, afin de savoir exactement ce que vous attendez de votre plateforme d'événement virtuel. 

Voici les types d'activités que vous voudrez généralement ajouter à votre agenda :

• Discours de bienvenue
• Sessions plénières
• Séances en petits groupes/ateliers
• Sessions d'ouverture
• Jeux tels que le trivia et les chasses au trésor
• L'exposition 

5. Mise en place de la plateforme d'événement virtuel

Maintenant que la plupart des détails de l'événement ont été réglés, il est temps d'organiser l'événement proprement dit. Vous n'avez pas besoin d'un consultant en événements virtuels si vous disposez d'un planificateur d'événements numériques qui peut vous aider à chaque étape.

La gestion et l'organisation d'un événement virtuel comportent de nombreux aspects. Vous devez concevoir les visuels, organiser des webinaires, créer une marque pour la plateforme, et bien plus encore. C'est pourquoi vous devez suivre autant de tâches que nécessaire à l'aide d'une liste de contrôle des événements et les barrer au fur et à mesure. 

Voici une liste rapide des éléments que vous pouvez inclure dans votre planificateur d'événements virtuels lors de la mise en place de la plateforme :

1. Tout d'abord, prenez contact avec le chef de projet pour discuter de vos besoins et de vos attentes concernant l'événement. 
2. Ensuite, mettez en place votre page de renvoi, les détails de l'événement et le formulaire d'inscription. Jusqu'à ce que cela se produise, il n'y aura aucun moyen de commercialiser l'événement et d'obtenir des inscriptions.
3. Intégrer toute application supplémentaire au logiciel. 
4. Mettre en place toutes les activités (y compris les sessions et les jeux) dans la plateforme d'événement virtuel. 
5. Coordonnez l'installation des stands avec les exposants. Assurez-vous d'avoir tout ce dont vous avez besoin de leur part.
6. Créer tous les supports marketing pertinents, y compris les bannières, les logos, les vidéos et les documents. Finaliser l'organisation de l'événement avec votre chef de projet.
7. Testez le logiciel, les sessions et l'équipement avant l'événement. 

6. Commercialiser votre événement

Une fois la page d'atterrissage créée, il est temps d'inviter les gens ! Le succès des événements virtuels dépend de leurs stratégies de marketing. Vous devez donc suivre chaque canal ainsi que ses résultats dans votre planificateur d'événements virtuels. 

Commencez par sélectionner les canaux de marketing pour votre événement. Ensuite, désignez des responsables, fixez des échéances et assurez le suivi des résultats. Voici ce dont vous aurez besoin pour votre planificateur d'événements virtuels :

• Un plan de marketing de contenu comprenant des blogs, des articles et des messages de relations publiques pour l'événement. 
• Un plan de marketing des médias sociaux pour tous vos canaux, accompagné de textes et de graphiques. 
• Un plan d'email marketing avec l'ensemble de la campagne de goutte-à-goutte planifiée. 
• Facultatif : Un plan de marketing payant avec des budgets et des dates de lancement.

7. Analyser les performances de l'événement

Une centaine de personnes se sont inscrites à votre événement, mais seulement 10 ont assisté à la session principale. Que s'est-il passé ?

Le suivi des performances des événements permet d'atteindre quatre objectifs :

• Comprendre votre public cible et ses intérêts
• Signaler les domaines d'amélioration
• Mesurer le retour sur investissement et le succès de l'événement
• Improve future events

Il est donc essentiel de surveiller l'engagement du public tout au long de l'événement et après celui-ci. Pour votre planificateur d'événements virtuels, suivez toutes les mesures pertinentes, ainsi que l'objectif souhaité et le résultat réel. Cela vous aidera à déterminer ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, ce qui facilitera la planification pour l'avenir.  

Obtenir le planificateur d'événements virtuel

Voilà qui résume bien la situation ! Si l'organisation d'un événement peut être une tâche longue et laborieuse, une planification en temps utile vous permet de vous préparer à un événement sans stress. Une liste de contrôle de l'événement vous sauvera la vie. Veillez à créer un planificateur d'événements virtuels complet avant de commencer à organiser l'événement. Nous ne voulons pas que vous courriez après les orateurs en vous tirant les cheveux. Êtes-vous intéressé ? Obtenez votre planificateur d'événements GRATUIT ici.