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Imaginez que vous ayez passé trois mois à organiser un événement. Le lieu est réservé, les intervenants sont confirmés et vos e-mails marketing sont prêts à être envoyés. C’est alors qu’un membre de votre équipe vous demande : « Attendez, comment les gens vont-ils s’inscrire concrètement ? »
Vous avez envoyé le lien à la hâte. Le formulaire s'affiche correctement sur votre ordinateur portable, mais ne fonctionne pas sur mobile. L'e-mail de confirmation n'est jamais envoyé. La moitié des personnes inscrites vous envoient un e-mail pour savoir si leur place est confirmée. À une semaine de l'événement, vous ne savez toujours pas si ce sont vos publications sur LinkedIn ou votre campagne d'e-mails qui ont généré le plus d'inscriptions, et vous ne savez donc pas sur quoi concentrer vos efforts pour la prochaine campagne.
Un lien d'inscription semble être la partie la plus simple de l'organisation d'un événement. En réalité, c'est là que beaucoup de choses tournent mal, sans qu'on s'en rende compte.
Ce guide explique comment créer un lien d'inscription, où le partager pour que les bonnes personnes le voient, comment déterminer quels canaux sont efficaces et ce qu'il faut vérifier avant sa mise en ligne. Si vous suivez ces conseils, les inscriptions deviendront la partie de votre événement qui se gère toute seule.
Il n'y a pas une seule et unique bonne façon de créer un lien d'inscription. Le choix le plus judicieux dépend de la taille de votre événement, du niveau de contrôle dont vous avez besoin sur les données et de la question de savoir si vous percevez des paiements. Voici les trois approches les plus courantes et leurs avantages respectifs.
La manière la plus simple de créer un lien d'inscription à un événement consiste à utiliser une plateforme d'inscription dédiée. Vous créez votre formulaire, définissez vos types de billets et publiez votre page d'accueil, et la plateforme génère un lien d'inscription prêt à être partagé.
Sans un tel outil, les inscriptions ont tendance à devenir rapidement chaotiques. Les données des participants sont stockées à un endroit, les confirmations de paiement à un autre, et un membre de l'équipe doit recouper manuellement les informations dans un tableur pour déterminer qui a effectivement payé et qui ne l'a pas fait. Cela fonctionne jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus, et cela cesse généralement de fonctionner dès que le nombre d'inscriptions augmente.
Une plateforme d'inscription remplace tout cela. Les paiements sont traités, les données des participants sont enregistrées et des e-mails de confirmation sont envoyés automatiquement dès qu'une inscription est enregistrée. Une fois l'événement terminé, vos analyses, vos données de fréquentation et vos rapports de paiement sont tous regroupés au même endroit.
Lorsque vous évaluez les plateformes, prêtez une attention particulière aux tarifs : certaines prélèvent une commission par billet vendu, ce qui peut rapidement représenter une somme importante à grande échelle. vFairs, par exemple, ne prélève pas de commission par inscription, ce qui vous permet de maîtriser vos coûts, que vous ayez 100 ou 10 000 inscrits.
Pour les petits événements gratuits ne nécessitant pas de gestion des paiements, un outil de création de formulaires en ligne peut très bien faire l'affaire. Google Forms est le choix le plus courant, car il est gratuit, facile à configurer et génère un lien partageable dès que votre formulaire est prêt.
Pour commencer, connectez-vous à votre compte Google, ouvrez Google Forms et créez un nouveau formulaire. Vous pourrez ensuite ajouter des champs, choisir des types de réponse (à choix multiples ou à réponse libre), marquer les champs obligatoires et appliquer un thème personnalisé pour lui donner un aspect plus conforme à votre image de marque. Une fois le formulaire prêt, cliquez sur « Partager » : votre lien d'inscription est alors accessible.
Le revers de la médaille, c'est que Google Forms est avant tout un outil de collecte de données, et non un système d'inscription. Il enregistre les réponses dans une feuille Google Sheet, mais pour tout ce qui va au-delà, comme le suivi des inscrits, le suivi des présences ou l'envoi d'e-mails de confirmation, vous devez le gérer manuellement. Pour un petit événement interne ou un rassemblement communautaire sans grande envergure, cela convient. Pour tout événement de plus grande ampleur, la charge de travail manuelle s'accumule rapidement.
Les réseaux sociaux vous permettent de créer des pages d'événement avec un lien d'inscription intégré, ce qui est particulièrement utile si votre public est déjà actif sur ces plateformes et que vous souhaitez aller à sa rencontre là où il se trouve.
Sur Facebook, rendez-vous sur votre page d'accueil ou sur votre page, cliquez sur « Créer », puis sélectionnez « Événement ». Remplissez les détails de votre événement et ajoutez votre lien d'inscription externe dans la section « Billetterie ». Sur LinkedIn, accédez à la section « Événements », cliquez sur « Créer » et suivez les mêmes étapes, puis partagez l'URL de l'événement dans vos publications, sur votre profil et dans les groupes pertinents afin d'optimiser sa visibilité.
Il est important de savoir d'emblée que l'inscription via les réseaux sociaux fonctionne mieux en complément d'une autre stratégie qu'en tant qu'approche autonome. Les algorithmes des plateformes déterminent le nombre de personnes qui voient vos publications, les confirmations de présence intégrées ne vous fournissent pas les données sur les participants dont vous avez réellement besoin, et votre portée se limite en grande partie à vos abonnés actuels. C'est un canal de diffusion utile, mais sur lequel il ne faut pas compter exclusivement.
Vous ne savez pas quelle option convient le mieux à votre événement ? Le tableau ci-dessous compare les différentes méthodes en fonction des critères qui comptent vraiment au moment de prendre votre décision.
Créer le lien n'est que la première étape. C'est en le faisant connaître aux bonnes personnes que réside l'essentiel du travail. Voici les principaux canaux à utiliser :
Le courrier électronique est le canal le plus efficace pour générer des inscriptions à des événements, mais c'est aussi l'un des moins optimisés. Une étude réalisée en 2026 par Julius Solaris révèle que les taux d'ouverture des e-mails relatifs aux événements sont bien inférieurs à ce qu'ils devraient être. Une augmentation de 10 % du taux d'ouverture peut se traduire par une hausse de 30 % des inscriptions.
Pour tirer le meilleur parti de ce canal, considérez chaque e-mail envoyé avant l'événement comme une campagne à part entière, et non comme un simple rappel. Vos e-mails de « save the date », d'annonce, de présentation des intervenants et de dernière chance doivent chacun donner aux destinataires une nouvelle raison de cliquer, et non se contenter de les rediriger vers la même page d'inscription avec le même message. L'objet, le moment de l'envoi et la segmentation de la liste sont ici plus importants que le lien lui-même.
Et n'oubliez pas votre signature électronique. Au cours des semaines précédant votre événement, chaque e-mail que vous envoyez constitue un point de contact. Ajouter une mention d'une ligne concernant l'événement, accompagnée d'un lien, ne prend que deux minutes et permet d'atteindre les personnes avec lesquelles vous êtes déjà en contact.
Votre lien d'inscription doit constituer l'appel à l'action principal de votre page d'accueil de votre événement, au-dessus de la ligne de flottaison, et impossible à manquer. Une personne qui arrive sur la page de votre événement n’est pas en train de naviguer. Ne la forcez pas à chercher le bouton.
Pour la plupart des concepteurs, le plus gros casse-tête consiste en fait à intégrer le formulaire à la page. Si vous créez un site autonome et utilisez un outil d'inscription distinct, vous devrez vous occuper des codes d'intégration, du dépannage des iframes et vous assurer que le formulaire s'affiche correctement sur mobile. C'est gérable, mais c'est une étape supplémentaire à maîtriser.
Les plateformes de gestion d'événements telles que vFairs contournent complètement ce problème. Votre formulaire d'inscription est intégré au même système que le site web de votre événement. Publiez-le dans l'interface d'administration, et il s'affiche automatiquement sur le site. Pas de codes d'intégration, pas de tests multiplateformes. Pour les organisateurs qui gèrent de nombreux éléments en mouvement, cette consolidation permet de gagner un temps précieux.
Ajoutez le lien dans votre biographie LinkedIn et Instagram pendant toute la durée de votre campagne promotionnelle et épinglez une publication concernant l'événement en haut de votre profil.
Dans les publications, le lien d'inscription doit figurer dans le premier commentaire sur LinkedIn (où l'algorithme accorde moins d'importance aux liens placés dans les légendes) ou directement dans la légende sur les autres plateformes où cela n'a pas d'importance.
En ce qui concerne plus particulièrement les événements LinkedIn et Facebook, renvoyez vers votre page d'inscription externe plutôt que vers l'outil de confirmation de présence intégré à la plateforme. Les outils de confirmation de présence intégrés ne permettent pas de recueillir les données sur les participants dont vous avez réellement besoin.
Vos intervenants, sponsors et partenaires médias bénéficient d'un public qui leur fait déjà confiance. Une mention dans leur newsletter ou une publication LinkedIn de la part d'un intervenant de renom a bien plus d'impact que tout ce que vous pourriez publier depuis votre propre compte. Contactez-les et demandez-leur de faire connaître votre événement à leur communauté.
La meilleure façon de les inciter à passer à l'action est de leur faciliter la tâche. Rédigez le texte à leur place, fournissez-leur un lien muni d'un code UTM afin de pouvoir suivre le trafic généré, et formulez-leur une demande précise assortie d'une date limite, plutôt que de vous contenter d'un vague « n'hésitez pas à partager ». Plus vous leur facilitez la tâche, plus ils seront enclins à le faire.
Les plateformes d'événements telles qu'Eventbrite, 10Times ou Eventful regroupent les annonces de milliers d'organisateurs et attirent des personnes qui recherchent activement des événements auxquels participer. Ces publics ont une intention d'achat plus forte, puisqu'ils sont déjà à la recherche d'événements.
Une fois la configuration initiale effectuée, publier votre événement ne demande que très peu d'efforts. Ajoutez les détails de votre événement, une description et votre lien d'inscription, et vous serez visible par toute personne effectuant une recherche par thème, secteur d'activité ou lieu. Certaines plateformes envoient également leurs propres e-mails promotionnels à leurs abonnés, ce qui élargit votre audience sans que cela ne vous demande aucun travail supplémentaire.
Chaque fois que votre lien d'inscription doit figurer en dehors d'un environnement cliquable, un code QR est plus pratique qu'une URL saisie manuellement.
Créez-en un en collant votre lien d'inscription dans un outil gratuit tel que QR Code Monkey, puis téléchargez-le en haute résolution pour l'imprimer. Utilisez-les sur des flyers et du matériel événementiel imprimés, sur la signalétique du lieu, dans les diapositives de présentation lors de séances de présentation ou de webinaires, ainsi que sur les badges nominatifs lors d'événements précédents ou organisés en parallèle.
Vérifiez chaque code QR avec votre téléphone avant de l'imprimer, car un code QR défectueux sur 500 prospectus représente une erreur coûteuse et tout à fait évitable.
La plupart des organisateurs d'événements diffusent les liens d'inscription sur cinq ou six canaux, puis se contentent d'examiner le nombre total d'inscriptions à la fin. Ils ne savent pas si les e-mails ont été plus efficaces que LinkedIn, si la newsletter d'un partenaire a généré des inscriptions, ni si les publicités payantes en valaient la peine. Sans ces informations, chaque nouvel événement repose sur les mêmes conjectures.
Les paramètres UTM permettent de résoudre ce problème. Il s'agit de courtes balises ajoutées à la fin de votre URL d'inscription qui indiquent à votre plateforme d'analyse d'où vient chaque visiteur. Le lien fonctionne toujours exactement de la même manière pour la personne qui clique dessus, mais de votre côté, chaque inscription est associée à une source.
Un lien balisé se présente comme suit :
https://your-event.vfairs.com/?utm_source=linkedin&utm_medium=social&utm_campaign=spring_summit
Les trois paramètres que vous utiliserez le plus souvent sont « utm_source » pour la plateforme, « utm_medium » pour le type de canal et « utm_campaign » pour la campagne spécifique que vous menez.
Un lien d'inscription unique, diffusé partout, vous indique le nombre de personnes qui se sont inscrites. Un lien par canal vous permet de savoir d'où viennent les inscrits et quels canaux ne sont pas à la hauteur.
Créez une variante UTM pour chaque canal sur lequel vous partagez le lien : e-mail, LinkedIn, la newsletter de votre partenaire, les publicités payantes. Lorsque vous analyserez les données après l'événement, vous pourrez comparer des chiffres concrets plutôt que de vous contenter d'émettre des hypothèses sur ce qui a fonctionné.
Si vous organisez votre événement sur vFairs, la création de liens UTM est intégrée à l'interface d'administration. Vous pouvez générer des liens balisés pour chaque canal, définir votre URL de destination et suivre les taux de conversion par lien directement depuis la section « Analytics », sans avoir besoin d'un outil distinct ni d'exporter les données.
Vous avez créé le formulaire, configuré vos canaux et généré des liens UTM pour chacun d'entre eux. Avant de lancer votre campagne, il y a quelques points à vérifier au niveau du lien et du formulaire lui-même. On a tendance à les oublier quand on se concentre sur la vision d'ensemble, mais chacun d'entre eux peut discrètement vous faire perdre des inscriptions.
La plupart des organisateurs d'événements consacrent l'essentiel de leur énergie à l'événement lui-même et ne s'intéressent au lien d'inscription qu'en second plan. Pourtant, au moment où quelqu'un clique sur ce lien, vous avez déjà accompli le plus dur : attirer son attention. Un lien mal diffusé, non suivi ou non testé, c'est là que tous ces efforts partent en fumée.
Diffusez le lien auprès du public cible via les canaux appropriés, identifiez ceux qui sont réellement efficaces et assurez-vous que le formulaire lui-même est opérationnel avant de le diffuser. Ces trois éléments combinés vous permettront de mettre en place un processus d'inscription aussi performant que le reste de l'organisation de votre événement.
Si vous ne savez pas par où commencer, vFairs regroupe en un seul endroit les inscriptions, le site web de votre événement et le suivi UTM ; vous n'avez donc pas besoin de combiner plusieurs outils pour que tout fonctionne. Si vous êtes prêt à vous lancer, créez votre lien d'inscription à l'événement avec vFairs et mettez-le en ligne en quelques minutes.
L'inscription en ligne automatise la collecte des données, élimine les formalités administratives pour les participants et vous fournit des analyses en temps réel sur les inscriptions et les ventes de billets. Elle donne également accès à des fonctionnalités telles que le traitement des paiements, les intégrations CRM et les campagnes par e-mail, qui ne sont pas possibles avec les méthodes hors ligne.
L'essentiel : des formulaires personnalisables, une adaptation aux appareils mobiles, la prise en charge des passerelles de paiement et des rapports fiables. Au-delà de cela, examinez attentivement la structure tarifaire, car certaines plateformes facturent chaque inscription, ce qui peut rapidement représenter un coût important à grande échelle.
Oui, la plupart des plateformes d'inscription spécialisées vous permettent de créer plusieurs catégories de billets en fonction du prix, du niveau d'accès ou de la taille du groupe. Vous pouvez également ajouter des codes de réduction, des options d'inscription de groupe et des options supplémentaires payantes, telles que des sessions exclusives ou des repas inclus.
L'inscription marque le début de la relation, et non sa fin. Utilisez les outils de marketing par e-mail intégrés pour envoyer des mises à jour, des annonces concernant les intervenants et des rappels. Certaines plateformes, comme vFairs, vous permettent également d'inviter les personnes inscrites à rejoindre une communauté LinkedIn dès qu'elles ont soumis le formulaire, ce qui contribue à maintenir leur engagement sans effort supplémentaire.
Les réductions pour inscription anticipée, les sessions gratuites avant l'événement et les promotions en partenariat avec les intervenants et les sponsors comptent parmi les moyens les plus efficaces. Il est également utile de figurer sur les plateformes d'annonces d'événements, car ces publics sont déjà à la recherche d'événements auxquels participer.
Syeda Hamna Hassan
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