20 façons d'organiser une conférence virtuelle réussie

Vous avez probablement participé à quelques événements virtuels par le passé. Mais seules quelques-unes vous reviendront à l'esprit si vous vous remémorez ces événements. Des conférences virtuelles mémorables sont toujours un gage de réussite. Mais qu'est-ce qui distingue une conférence virtuelle réussie d'une conférence virtuelle ratée ? Nous sommes sur le point de le découvrir. 

Avant cela, qu'est-ce qu'une conférence virtuelle ? Une conférence virtuelle est une réunion ou une discussion formelle dans un espace en ligne. Elle réunit des personnes ayant des intérêts communs pour discuter d'idées et partager des recherches.

Voici 20 façons d'organiser une conférence virtuelle réussie.

Planifier votre événement

1. Commencer à élaborer une stratégie 

Avant de commencer, il est très important de connaître votre objectif et votre public. Définissez clairement votre public et identifiez-le. Répondez aux questions suivantes :

• Qu'est-ce que je veux obtenir de cette conférence ?
• Qui suis-je en train de cibler ? Comment vais-je atteindre mon public ? 
• Comment vais-je promouvoir l'événement auprès d'eux ? Quels sont leurs centres d'intérêt et comment pourraient-ils apprécier la conférence ? 
• Quels types de sujets et d'activités leur permettraient de rester engagés ?
• Comment vais-je atteindre mon public ? 
• Comment vais-je promouvoir l'événement auprès d'eux ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous serez en mesure de comprendre les sujets à aborder lors de l'événement, les intervenants à contacter, les activités à organiser et les sponsors à engager. 

Comprendre cela vous aidera à planifier votre conférence et à la commercialiser. Connaître votre public vous aidera à concevoir une conférence virtuelle réussie.

 2. Choisir la bonne plateforme d'événements virtuels

La phase d'élaboration de la stratégie vous aidera à identifier les besoins de votre conférence. Le choix de la plateforme événementielle qui y répond le mieux est alors crucial. 

Quels sont donc vos besoins ? Recherchez-vous un grand nombre d'activités d'engagement ? Chaque solution offre un ensemble différent de fonctions d'engagement. Voulez-vous imiter votre bureau physique ? Certains outils donnent vie à votre bureau de manière virtuelle. Choisissez un outil qui offre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour concevoir une conférence virtuelle adaptée à votre public .

Si vous êtes en quête d'inspiration, nous avons rassemblé quelques-uns de nos meilleurs événements de 2021. Vous pouvez explorer notre conférence préférée de l'année et vous inspirer de ses succès pour concevoir votre événement.

En savoir plus : Tout ce que vous devez savoir sur votre logiciel d'organisation d'événements.

3. Élaborer l'ordre du jour

Établissez votre agenda et votre programme de manière à ce qu'ils se déroulent sans heurts. Il est important d'assurer un bon déroulement pour que les participants puissent en tirer des enseignements utiles. 

Donnez-leur la possibilité de personnaliser leurs horaires afin qu'ils ne manquent rien. Conseillez et formez vos exposants pour qu'ils planifient au mieux leurs stands individuels en fonction du calendrier.

4. Mettre en place un environnement virtuel attrayant

Une fois que vous avez choisi votre plateforme d'événement, il est temps de mettre en place l'environnement. Un environnement virtuel sur mesure ressemblant à votre bureau ou à l'auditorium où vous organisez habituellement des conférences vous donnera un avantage certain. Les participants auront ainsi l'impression de pénétrer dans un nouvel espace. 

Par exemple, vFairs offre un environnement totalement immersif. Les participants peuvent entrer dans un hall d'exposition virtuel . Dans un auditorium virtuel, ils peuvent choisir parmi un certain nombre de webinaires en direct ou préenregistrés . Vous pouvez jouer avec le logiciel pour l'adapter à vos besoins.

Commercialiser votre conférence

Le succès d'une conférence virtuelle dépend en grande partie du nombre de participants. Ne négligez rien pour attirer un maximum de participants à votre événement. C'est pourquoi votre stratégie de marketing est essentielle. 

5. Créer une page d'atterrissage attrayante 

Créez une page de renvoi personnalisée pour votre événement. Elle servira trois objectifs pour votre conférence virtuelle : 

1. Les participants y trouveront toutes les informations nécessaires sur la conférence. Cela comprend les orateurs, l'agenda, les activités, les prix des billets et toutes les questions fréquemment posées.
2. Ils s'inscriront également à l'événement et paieront les frais éventuels par l'intermédiaire de cette page. 
3. La page de renvoi contiendra un lien vers le portail de connexion afin que les participants puissent se connecter à l'événement une fois qu'il sera en ligne.

6. Élaborer votre campagne d'envoi de courriels au goutte-à-goutte

Une campagne de courrier électronique cible les personnes qui se sont volontairement inscrites sur votre liste de diffusion.qui se sont inscrits volontairement à votre liste de diffusion. Étant donné que le courrier électronique a toujours le meilleur retour sur investissement de tous les canaux de marketing, il est important d'en tirer parti.

Le taux de conversion des courriels doit être d'au moins 2 %. Le taux d'ouverture moyen, tous secteurs confondus, est de 21,8 %. C'est un élément sur lequel vous devez capitaliser. Vous pouvez offrir des réductions ou des coupons aux premiers inscrits. Vous pouvez également proposer à votre liste de diffusion des tarifs préférentiels pour votre événement.

Maximisez le taux de participation à votre événement virtuel en suivant ces étapes pour votre campagne d'e-mailing:

1. Choisir le bon moment pour votre campagne
2. Créer des lignes d'objet accrocheuses
3. Préparer un contenu attrayant pour le lecteur
4. Effectuez des tests A/B pour évaluer la réaction des lecteurs aux changements apportés à votre campagne de courrier électronique. 
5. Mettre en place une séquence d'e-mails et les automatiser 

7. Campagne sur les médias sociaux

Dans le monde d'aujourd'hui, les médias sociaux sont le meilleur moyen de commercialiser votre entreprise. Ces réseaux de médias sociaux comprennent Facebook, Instagram, Twitter, Youtube et LinkedIn. Lequel de ces réseaux est le plus fréquenté par votre public cible ? Veillez à créer votre contenu à l'avance et à établir un calendrier pour les médias sociaux. 

Vous pouvez même automatiser vos posts ! Pour ce faire, vous aurez besoin d'un outil de marketing des médias sociaux. Quelques recherches sur les meilleurs outilsvous aideront à déterminer celui qui convient le mieux à votre entreprise .

8. Élaborer un calendrier de mise en œuvre

Veillez à planifier et à vous assurer que votre campagne de marketing n'a pas lieu trop tôt avant l'événement. Ni trop près de la date. Vous devez trouver un juste milieu pour que les gens s'inscrivent à temps et soient disponibles pour participer à l'événement. 

Vous devrez également envoyer des rappels en temps voulu, afin que vos participants n'oublient pas l'événement. Envoyez-les par courriel et publiez-les sur les médias sociaux. Vous pouvez également envoyer un événement Google qu'ils pourront ajouter à leur calendrier. 

9. Encourager les participants 

Faites participer vos participants ! Peut-être qu'un hashtag sympa qu'ils emporteront avec eux permettra d'engager d'autres personnes. Ou encore, pour chaque nouvelle personne à laquelle ils se réfèrent, ils peuvent gagner des points, un coupon ou une réduction. Tout dépend de la manière dont vous souhaitez les impliquer. Capitaliser sur les personnes déjà engagées pour faire passer le mot peut être un excellent moyen de créer de l'engagement et d'accroître la visibilité.

10. Encourager l'engagement des orateurs 

Demandez à vos conférenciers de faire la promotion de leurs interventions et de partager l'événement. Demandez-leur d'utiliser les hashtags de votre campagne de médias sociaux. Partagez avec eux toute vidéo ou autre contenu que vous avez créé afin qu'ils puissent le diffuser sur leurs propres plateformes de médias sociaux. Cela créera de la traction de la part de leurs propres adeptes.

Rendre le projet attrayant 

Pendant la pandémie, la fatigue des webinaires est devenue un phénomène bien réel. Une conférence virtuelle réussie n'est pas une conférence où les participants se contentent d'entrer et de sortir. Veillez à leur proposer d'autres activités. Soyez prêt à commercialiser ces activités dans le cadre de votre campagne de marketing. Vous susciterez ainsi l'intérêt des participants et les inciterez à rester sur place.

Voici quelques moyens de maintenir leur engagement :

11. Chasse au trésor

Une chasse au trésor virtuelle permet aux participants de rester actifs pendant l'événement. Ils utilisent des indices pour trouver des objets à différents endroits de l'événement, qu'il s'agisse des stands, du hall principal ou de l'auditorium. Pour chaque objet trouvé, ils gagnent des points qui sont affichés sur le tableau de classement virtuel. À la fin du jeu, ceux qui ont le score le plus élevé gagnent des bons d'achat, des cadeaux ou des réductions. C'est un excellent moyen d'encourager l'engagement et de faire en sorte que les gens s'investissent dans l'événement. 

12. Tableau de bord virtuel

Outre la chasse au trésor, vous pouvez également utiliser un tableau de classement pour récompenser le comportement des participants. Les participants peuvent gagner des points pour chaque activité à laquelle ils participent, comme le fait d'arriver à l'heure à l'événement ou d'être l'une des 10 premières personnes à participer à un webinaire.

13. Questions et réponses et sondages

Incluez des sondages et des séances de questions-réponses pour rendre vos présentations plus interactives et attrayantes. Vos orateurs ont travaillé dur pour les préparer. La communication bilatérale rompt la monotonie d'une présentation et maintient l'intérêt. Sans oublier que cela peut vous permettre de mieux connaître votre public. Vous pouvez poser des questions clés qui vous permettront d'approfondir vos recherches sur le public cible. 

14. Séances en petits groupes

Les sessions en petits groupes sont importantes pour que le public ait l'impression d'avoir son mot à dire. Elles font également partie intégrante des conférences, car de nombreux webinaires peuvent prendre la forme d'un atelier. Pour que les participants aient l'impression d'avoir contribué, un tableau blanc peut être utilisé pour afficher les points de discussion .

15. Langues multiples

Votre recherche vous indiquera les nombreuses langues parlées par votre public. Créez plus d'engagement en leur offrant une plateforme disponible en plusieurs langues. Vous pouvez également proposer des services d'interprétation pourvos webinaires.

16. Photomaton virtuel ou mur des médias sociaux

Vous souvenez-vous que vous avez essayé de susciter l'engagement des médias sociaux lors de votre campagne de marketing ? Faites en sorte que les participants voient leurs messages sur votre site web grâce à un hashtag virtuel. Celui-ci peut être affiché sur un mur de médias sociaux. 

Vous pouvez également mettre en place un photomaton virtuel qui prendra des photos des participants sur des fonds amusants avec les orateurs et les autres participants .

17. Jeux virtuels

Découvrez quelques jeux parmi les idées de fêtes de fin d'année virtuelles de vFairs et ajoutez-les à votre agenda. à votre agenda. Il peut s'agir de Pictionary, Would I Lie To You, Jeopardy, Trivia ou de n'importe quoi d'autre ! Le monde virtuel est votre huître.

18. Salon de réseautage

Les conférences sont un lieu privilégié pour les rencontres. Un salon virtuel de salon de réseautage virtuel est exactement ce qu'il vous faut. Les participants peuvent y discuter avec les orateurs, les panélistes ou même les autres participants. Ils peuvent utiliser des chats vidéo, textuels ou audio en direct.

19. Salle des affiches

Demandez à vos panélistes et orateurs de partager certaines de leurs réflexions ou de leurs recherches dans une salle d'affichage virtuelle. Vous pouvez également afficher dans ces salles d'affichage certaines des discussions sur tableau blanc qui ont eu lieu lors des sessions en petits groupes, afin que les autres participants puissent les voir. 

20. Fonctionnalités mobiles et d'accessibilité

Assurez-vous que votre événement est accessible sur appareils mobiles. De cette façon, les gens peuvent participer même s'ils sont en déplacement !

Une conférence virtuelle réussie repose sur la prise en compte de la diversité. Vous pouvez ajouter toutes les fonctions d'accessibilité dont vous avez besoin pour rendre votre conférence plus inclusive .

Synthèse

Rassurez-vous, si vous suivez ces étapes, vous êtes sûr d'organiser une conférence virtuelle réussie. Le monde virtuel offre de grandes possibilités pour tous les types d'événements. Découvrez d'autres idées pour différents types d'événements ! En savoir plus sur notre solution de conférence virtuelle.

Ou regardez notre webinaire sur les meilleurs événements de 2021 !