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Wahrscheinlich haben Sie in der Vergangenheit schon an einigen virtuellen Veranstaltungen teilgenommen. Aber nur wenige werden Ihnen in den Sinn kommen, wenn Sie Ihr Gedächtnis anstrengen. Einprägsame virtuelle Konferenzen sind immer ein guter Gradmesser für den Erfolg. Aber was unterscheidet eine erfolgreiche virtuelle Konferenz von einer erfolglosen? Das werden wir gleich herausfinden.
Bevor wir das tun, sollten wir uns fragen, was genau eine virtuelle Konferenz ist. Eine virtuelle Konferenz ist ein formelles Treffen oder eine Diskussion in einem Online-Raum. Sie bringt Menschen mit gemeinsamen Interessen zusammen, um Ideen zu diskutieren und Forschungsergebnisse auszutauschen.
Hier sind 20 Möglichkeiten, wie Sie eine erfolgreiche virtuelle Konferenz veranstalten können.
Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, dass Sie Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe kennen. Umreißen und identifizieren Sie Ihr Publikum klar. Beantworten Sie diese Fragen:
Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, wissen Sie, welche Themen auf der Veranstaltung besprochen werden sollen, welche Redner Sie kontaktieren, welche Aktivitäten Sie veranstalten und welche Sponsoren Sie gewinnen wollen.
Wenn Sie dies wissen, können Sie Ihre Konferenz besser planen und sie besser vermarkten. Wenn Sie Ihr Publikum kennen, können Sie eine erfolgreiche virtuelle Konferenz planen.
In der Strategiephase können Sie Ihren Konferenzbedarf ermitteln. Die Wahl einer Veranstaltungsplattform, die diese am besten erfüllt, ist dann entscheidend.
Was sind also Ihre Bedürfnisse? Sind Sie auf der Suche nach einer Vielzahl von Engagement-Aktivitäten? Jede Lösung bietet eine andere Reihe von Engagement-Funktionen. Möchten Sie Ihr physisches Büro nachbilden? Einige Tools erwecken Ihr Büro virtuell zum Leben. Wählen Sie eine Lösung, die über alle Funktionen verfügt , die Sie benötigen, um eine virtuelle Konferenz zu gestalten, die für Ihr Publikum geeignet ist.
Wenn Sie auf der Suche nach Inspiration sind, haben wir einige unserer besten Veranstaltungen aus dem Jahr 2021 zusammengestellt. Sie können unsere Lieblingskonferenzen aus dem Jahr erkunden und deren Vorteile für die Gestaltung Ihrer Veranstaltung nutzen.
Lesen Sie weiter: Alles, was Sie über Ihre Veranstaltungsplanungssoftware wissen müssen .
Legen Sie Ihre Agenda und Ihren Zeitplan so fest, dass sie nahtlos ineinander übergehen. Ein guter Ablauf ist wichtig, damit die Teilnehmer etwas mitnehmen können.
Geben Sie den Ausstellern die Möglichkeit, ihren Zeitplan individuell zu gestalten, damit sie nichts verpassen. Beraten und schulen Sie Ihre Aussteller, damit sie ihre individuellen Stände optimal nach dem Zeitplan planen können.
Sobald Sie sich für eine Veranstaltungsplattform entschieden haben, ist es an der Zeit, die Umgebung einzurichten. Eine maßgeschneiderte virtuelle Umgebung, die wie Ihr Büro oder das Auditorium aussieht, in dem Sie normalerweise Konferenzen veranstalten, würde Ihnen einen Vorteil verschaffen. So haben die Teilnehmer das Gefühl, einen neuen Raum zu betreten.
So bietet vFairs zum Beispiel eine vollständig immersive Umgebung. Die Teilnehmer können eine virtuelle Messehalle betreten. In einem virtuellen Auditorium können sie aus einer Reihe von Live- oder aufgezeichneten Webinaren wählen , die ihnen zur Verfügung stehen. Sie können mit der Software spielen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.
Der Erfolg einer virtuellen Konferenz hängt in hohem Maße von der Anzahl der Teilnehmer ab, die erscheinen. Sie müssen alles tun, um möglichst viele Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Aus diesem Grund ist Ihre Marketingstrategie von entscheidender Bedeutung.
Erstellen Sie eine individuelle Landing Page für Ihre Veranstaltung. Diese wird drei Zwecke für Ihre virtuelle Konferenz erfüllen:
Eine E-Mail-Kampagne richtet sich an diejenigen, diedie sich bereitwillig in Ihre Mailingliste eingetragen haben. Angesichts der Tatsache, dass E-Mails immer noch den höchsten ROI aller Marketingkanäle aufweisen, ist es wichtig, dies zu nutzen.
Die Konversionsrate von E-Mails sollte mindestens 2 % betragen. Die durchschnittliche Öffnungsrate über alle Branchen hinweg liegt bei 21,8 %. Das sollten Sie sich zunutze machen. Sie können den ersten, die sich anmelden, Rabatte oder Gutscheine anbieten. Oder Sie können Ihrer Mailingliste Frühbucherpreise für Ihre Veranstaltung anbieten.
Maximieren Sie die Beteiligung an Ihrer virtuellen Veranstaltung mit diesen Schritten für Ihre E-Mail-Kampagne:
In der heutigen Welt sind die sozialen Medien der beste Weg, um Ihr Unternehmen zu vermarkten. Zu diesen sozialen Netzwerken gehören Facebook, Instagram, Twitter, Youtube und LinkedIn. Welches dieser Netzwerke wird von Ihrer Zielgruppe am häufigsten genutzt? Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Inhalte im Voraus erstellen und einen Zeitplan für die sozialen Medien aufstellen.
Sie können Ihre Beiträge sogar automatisieren! Dazu benötigen Sie ein Social-Media-Marketing-Tool. Einige Recherchen über die besten Toolshelfen Ihnen dabei, herauszufinden, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet sein könnte.
Planen Sie Ihre Marketingkampagne und achten Sie darauf, dass sie nicht zu kurz vor der Veranstaltung stattfindet. Auch nicht zu kurz vor dem Termin. Sie brauchen einen optimalen Zeitpunkt, damit sich die Leute rechtzeitig anmelden und auch zur Verfügung stehen.
Sie müssen auch rechtzeitig Erinnerungen versenden, damit Ihre Teilnehmer die Veranstaltung nicht vergessen. Senden Sie sie per E-Mail und veröffentlichen Sie sie in den sozialen Medien. Sie können auch ein Google-Ereignis senden, das die Teilnehmer zu ihrem Kalender hinzufügen können.
Bringen Sie Ihre Teilnehmer zum Mitmachen! Vielleicht hilft ein cooler Hashtag, den sie mitnehmen, dabei, andere zu engagieren. Oder für jede neue Person, die sie anwerben, können sie Punkte, einen Gutschein oder einen Rabatt erhalten. Je nachdem, wie Sie sie einbinden möchten. Wenn Sie die bereits Engagierten nutzen, um die Nachricht zu verbreiten, kann dies eine großartige Möglichkeit sein, Engagement und mehr Sichtbarkeit zu erzeugen.
Fordern Sie Ihre Redner auf, ihre Vorträge zu vermarkten und die Veranstaltung ebenfalls zu teilen. Bitten Sie sie, die Social-Media-Hashtags Ihrer Social-Media-Kampagne zu verwenden. Teilen Sie Videos oder andere Inhalte, die Sie erstellt haben, mit ihnen, damit sie diese auf ihren eigenen Social-Media-Plattformen teilen können. Dies wird die Aufmerksamkeit ihrer eigenen Follower wecken.
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Während der Pandemie ist die Webinarmüdigkeit zu einem sehr realen Phänomen geworden. Eine erfolgreiche virtuelle Konferenz ist keine, bei der Ihre Teilnehmer einfach einsteigen und wieder aussteigen. Stellen Sie sicher, dass Sie andere Aktivitäten für sie bereithalten. Seien Sie bereit, diese Aktivitäten auch während Ihrer Marketingkampagne zu vermarkten. Dadurch wird das Interesse geweckt, und Ihre Teilnehmer bleiben bei der Veranstaltung.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie sie bei der Stange halten können:
Eine virtuelle Schnitzeljagd hält die Teilnehmer während der Veranstaltung aktiv. Anhand von Hinweisen finden sie Gegenstände an verschiedenen Orten der Veranstaltung, sei es an den Ständen, in der Hauptlobby oder im Auditorium. Für jeden gefundenen Gegenstand erhalten sie Punkte, die auf der virtuellen Bestenliste angezeigt werden. Am Ende gewinnt derjenige mit der höchsten Punktzahl Gutscheine, Geschenke oder Rabatte. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Anreize zu schaffen und die Teilnehmer an der Veranstaltung zu beteiligen.
Neben der Schnitzeljagd können Sie auch ein Leaderboard verwenden, um das Verhalten der Teilnehmer zu belohnen. Die Teilnehmer können für jede Aktivität, an der sie teilnehmen, Punkte erhalten, z. B. wenn sie die Veranstaltung pünktlich betreten oder zu den ersten 10 Personen gehören, die an einem Webinar teilnehmen.
Binden Sie Umfragen und Fragerunden ein, um Ihre Präsentationen interaktiver und ansprechender zu gestalten. Ihre Redner haben sich bei der Planung sehr viel Mühe gegeben. Eine wechselseitige Kommunikation durchbricht die Monotonie einer Präsentation und macht sie interessant. Ganz zu schweigen davon, dass Sie dadurch einen besseren Einblick in Ihr Publikum erhalten. Sie können wichtige Fragen stellen, die Ihnen weitere Informationen über Ihr Zielpublikum liefern.
Breakout-Sitzungen sind wichtig, damit die Zuhörer auch das Gefühl haben, dass sie etwas beitragen können. Dies ist auch ein wesentlicher Bestandteil von Konferenzen, da viele Webinare in einem Workshop-Format abgehalten werden sollten. Um den Teilnehmern das Gefühl zu geben, dass sie einen Beitrag geleistet haben, sollten Sie ein Whiteboard mit den Diskussionspunkten aufstellen.
Ihre Recherchen werden Ihnen zeigen, wie viele Sprachen Ihr Publikum sprechen könnte. Schaffen Sie mehr Engagement, indem Sie ihnen eine Plattform bieten, die in mehreren Sprachen angeboten wird. Sie können auch Sprachübersetzungen fürIhre Webinareanbieten .
Erinnern Sie sich daran, wie Sie während Ihrer Marketingkampagne versucht haben, die sozialen Medien zu aktivieren? Lassen Sie die Teilnehmer ihre Beiträge auf Ihrer Website über einen virtuellen Hashtag sehen. Dieser kann auf einer Social-Media-Wand angezeigt werden.
Sie können auch eine virtuelle Fotokabine einrichten , die Fotos von Teilnehmern mit lustigen Hintergründen mit ihren Rednern und anderen Teilnehmern machen kann.
Entdecken Sie einige Spiele von vFairs virtuelle Weihnachtsfeier Ideen und fügen Sie sie in Ihr Programm ein. Dazu können Pictionary, Would I Lie To You, Jeopardy, Trivia oder andere Spiele gehören! Die virtuelle Welt ist Ihre Auster.
Konferenzen sind ein großartiger Ort, um Menschen zu treffen. Eine virtuelle Netzwerk-Lounge ist genau das, was Sie brauchen. Hier können die Teilnehmer mit Rednern, Diskussionsteilnehmern oder sogar anderen Teilnehmern chatten. Sie können Live-Video-, Text- oder Audio-Chats nutzen.
Lassen Sie Ihre Podiumsteilnehmer und Referenten einige ihrer Gedanken oder Forschungsergebnisse in einer virtuellen Posterhalle vorstellen. Alternativ können Sie auch einige der Whiteboard-Diskussionen aus den Breakout-Sitzungen in diesen Postersälen für die anderen Teilnehmer ausstellen.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Veranstaltung zugänglich ist auf mobilen Geräten. Auf diese Weise können die Teilnehmer auch von unterwegs aus teilnehmen!
Eine erfolgreiche virtuelle Konferenz hängt von der Berücksichtigung der Vielfalt ab. Sie können alle erforderlichen Zugänglichkeitsfunktionen hinzufügen , um Ihre Konferenz inklusiver zu gestalten.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicher sein, dass Sie eine erfolgreiche virtuelle Konferenz veranstalten werden. Die virtuelle Welt bietet großartige Möglichkeiten für alle Arten von Veranstaltungen. Entdecken Sie weitere Ideen für verschiedene Veranstaltungstypen! Lesen Sie jetzt mehr über unsere Lösung für virtuelle Konferenzen.
Oder sehen Sie sich unser Webinar über die besten Veranstaltungen 2021 an!
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