20 maneras de planificar con éxito una conferencia virtual

Probablemente haya asistido a algunos eventos virtuales en el pasado. Pero sólo unos pocos le vendrán a la mente si hace memoria. Las conferencias virtuales memorables son siempre una gran medida del éxito. Pero, ¿qué distingue a una conferencia virtual de éxito de una que no lo es? Estamos a punto de averiguarlo. 

Antes, ¿qué es exactamente una conferencia virtual? Una conferencia virtual es una reunión o debate formal en un espacio en línea. Reúne a personas con intereses comunes para debatir ideas y compartir investigaciones.

He aquí 20 maneras de organizar con éxito una conferencia virtual.

Planifique su evento

1. Empezar a elaborar estrategias 

Antes de empezar, es muy importante que conozcas tu objetivo y tu público. Defina e identifique claramente su público. Responda a estas preguntas:

• ¿Qué quiero conseguir con esta conferencia?
• ¿A quién me dirijo? ¿Cómo voy a llegar a mi público? 
• ¿Cómo voy a promocionarles el evento? ¿Qué les interesa y cómo podrían disfrutar de la conferencia? 
• ¿Qué tipo de temas y actividades les mantendrían interesados?
• ¿Cómo voy a llegar a mi público? 
• ¿Cómo voy a promocionarles el acto?

Una vez contestadas estas preguntas, sabrá qué temas tratar en el acto, con qué ponentes ponerse en contacto, qué actividades organizar y con qué patrocinadores comprometerse. 

Comprender esto le ayudará a planificar su conferencia y a comercializarla. Conocer a su público le ayudará a diseñar una conferencia virtual de éxito.

 2. Elija la plataforma de eventos virtuales adecuada

La fase de elaboración de estrategias le ayudará a identificar las necesidades de su conferencia. A continuación, es crucial elegir la plataforma de eventos que mejor se adapte a ellas. 

¿Cuáles son sus necesidades? ¿Busca muchas actividades de participación? Cada solución ofrece un conjunto diferente de funciones. ¿Quiere emular su oficina física? Algunas herramientas harán que su oficina cobre vida virtualmente. Elija una que tenga todas las funciones que necesita para diseñar una conferencia virtual que se adapte a su audiencia.

Si busca algo de inspiración, hemos reunido algunos de nuestros mejores eventos de 2021. Puede explorar nuestra conferencia favorita del año y utilizar sus triunfos para diseñar su evento.

Más información: Todo lo que necesita saber sobre su software de planificación de eventos.

3. Definir la agenda

El orden del día y el horario deben ser fluidos. Es importante que todo fluya bien para que los asistentes se lleven un buen recuerdo. 

Deles la opción de personalizar sus horarios para que no se pierdan nada. Asesore y forme a sus expositores para que planifiquen mejor sus stands individuales según el horario.

4. Crear un entorno virtual atractivo

Una vez elegida la plataforma para el evento, es hora de crear el entorno. Un entorno virtual hecho a medida que se parezca a tu oficina o al auditorio donde sueles celebrar conferencias te daría ventaja. Esto hace que los asistentes sientan que han entrado en un espacio nuevo. 

Por ejemplo, vFairs ofrece un entorno totalmente inmersivo. Los participantes pueden entrar en una sala de exposiciones virtual. En un auditorio virtual, pueden elegir entre una serie de seminarios web en directo o pregrabados a su disposición. Pueden jugar con el software para adaptarlo a sus necesidades.

Promocione su conferencia

El éxito de una conferencia virtual depende en gran medida del número de asistentes que se presenten. No deje piedra sin mover para conseguir el máximo número de asistentes a su evento. Por este motivo, su estrategia de marketing es esencial. 

5. Crear una página de destino atractiva 

Cree una página de aterrizaje personalizada para su evento. Esto servirá a tres propósitos para su conferencia virtual: 

1. Los asistentes encontrarán toda la información que necesiten sobre la conferencia. Esto incluye ponentes, programa, actividades, precio de las entradas y preguntas frecuentes.
2. También se inscribirán en el evento y pagarán las posibles tasas a través de esta página. 
3. La página de destino tendrá un enlace al portal de acceso para que los asistentes puedan iniciar sesión en el evento una vez que esté activo.

6. Desarrolle su campaña de correo electrónico de goteo

Una campaña de correo electrónicoque se han inscrito voluntariamente en su lista de correo. Dado que el correo electrónico sigue siendo el canal de marketing con mayor retorno de la inversión, es importante aprovecharlo.

Las tasas de conversión del correo electrónico deben ser de al menos el 2%. La tasa media de apertura en todos los sectores es del 21,8%. Esto es algo que debe aprovechar. Puede ofrecer descuentos o cupones a los primeros que se suscriban. O puede ofrecer a su lista de correo precios anticipados para su evento.

Maximice la participación en su evento virtual siguiendo estos pasos para su campaña de correo electrónico:

1. El momento oportuno para su campaña
2. Crear líneas de asunto llamativas
3. Prepare contenidos que atraigan al lector
4. Realice pruebas A/B para evaluar cómo responden los lectores a los cambios en su campaña de correo electrónico. 
5. Establecer una secuencia de correos electrónicos y automatizarlos 

7. Campaña en los medios sociales

En el mundo actual, las redes sociales son la mejor forma de comercializar su negocio. Estas redes sociales incluyen Facebook, Instagram, Twitter, Youtube y LinkedIn. ¿Cuál de ellas frecuenta más su público objetivo? Asegúrate de crear tus contenidos de antemano y de tener un calendario de redes sociales preparado. 

Incluso puedes automatizar tus publicaciones. Para ello, necesitarás una herramienta de marketing en redes sociales. Investigar un poco sobre las mejores herramientaste ayudará a determinar cuál es la que mejor se adapta a tu empresa.

8. Elaborar un calendario de aplicación

Asegúrese de planificar y de que su campaña de marketing no tenga lugar demasiado pronto antes del acontecimiento. Ni demasiado cerca de la fecha. Necesita un punto óptimo para que la gente se inscriba a tiempo y esté disponible para asistir. 

También tendrás que enviar recordatorios puntuales, para que tus asistentes no se olviden del evento. Envíalos por correo electrónico y publícalos en las redes sociales. También puedes enviar un evento de Google que puedan añadir a sus calendarios. 

9. Animar a los asistentes 

Haz que los asistentes participen. Tal vez un hashtag interesante que lleven consigo les ayude a involucrar a otros. O por cada persona nueva que recomienden, pueden ganar puntos, un cupón o un descuento. Depende de cómo quieras atraerlos. Aprovechar a los que ya están comprometidos para que corran la voz puede ser una forma estupenda de crear compromiso y más visibilidad.

10. Fomentar la participación de los oradores 

Pide a los ponentes que promocionen sus charlas y compartan el acto. Pídeles que utilicen los hashtags de tu campaña en las redes sociales. Comparte con ellos cualquier vídeo u otro contenido que hayas creado para que puedan compartirlo en sus propias plataformas de redes sociales. De este modo, conseguirá que sus propios seguidores se interesen por el evento.

Mantenga el interés 

Durante la pandemia , la fatiga de los seminarios virtuales se ha convertido en un fenómeno muy real. Una conferencia virtual de éxito no es aquella en la que los participantes se limitan a entrar y salir. Asegúrese de ofrecerles otras actividades. Prepárese también para promocionar estas actividades durante su campaña de marketing. Esto generará interés y hará que los participantes se queden en el evento.

He aquí algunas formas de mantenerlos comprometidos:

11. Búsqueda del tesoro

Una yincana virtual mantiene activos a los asistentes durante el acto. Utilizan pistas para encontrar objetos en distintos lugares del acto, ya sean los stands, el vestíbulo principal o el auditorio. Por cada objeto que encuentran, ganan puntos que se muestran en la clasificación virtual. Al final, los que obtengan la puntuación más alta ganarán vales, regalos o descuentos. Es una forma estupenda de incentivar la participación y mantener a la gente interesada en el evento. 

12. Clasificación virtual

Aparte de la búsqueda del tesoro, también puede utilizar una tabla de clasificación para recompensar el comportamiento de los asistentes. Los asistentes pueden ganar puntos por cada actividad en la que participen, como entrar en el evento a tiempo o ser una de las 10 primeras personas en unirse a un seminario web.

13. Preguntas y respuestas y encuestas

Incluya encuestas y sesiones de preguntas y respuestas para que sus presentaciones sean más interactivas y atractivas. Tus ponentes han trabajado mucho para planificarlas. La comunicación bidireccional rompe la monotonía de una presentación y mantiene el interés. Por no hablar de que así se puede conocer mejor a la audiencia. Puede plantear preguntas clave que le ayuden a profundizar en su investigación sobre el público destinatario. 

14. Sesiones de trabajo

Las sesiones de trabajo son importantes para que la audiencia sienta que también tiene algo que decir. Esto también forma parte de las conferencias, ya que muchos seminarios web pueden tener formato de taller. Para que los participantes sientan que han aportado algo, coloque una pizarra en la que se muestren los puntos de debate.

15. Múltiples idiomas

Su investigación le dirá cuántos idiomas habla su público. Consiga un mayor compromiso ofreciéndoles una plataforma en varios idiomas. También puede ofrecer interpretación parasus seminarios web.

16. Fotomatón virtual o muro de redes sociales

¿Recuerdas cómo intentaste crear engagement en las redes sociales durante tu campaña de marketing? Haga que los asistentes vean sus publicaciones en su sitio web a través de un hashtag virtual. Esto se puede mostrar en un muro de redes sociales. 

También puede disponer de un fotomatón virtual que saque fotos de los asistentes con fondos divertidos junto a sus ponentes y compañeros.

17. Juegos virtuales

Explore algunos juegos de las ideas para fiestas virtuales de vFairs y añádalos a su agenda. Por ejemplo, Pictionary, Would I Lie To You, Jeopardy, Trivial o cualquier otro. El mundo virtual es tu ostra.

18. Sala de reuniones

Las conferencias son un gran lugar de encuentro. Una sala de sala de networking es justo lo que necesita. En ella, la gente puede chatear con los ponentes, los panelistas o incluso con otros asistentes. Pueden utilizar chats de vídeo, texto o audio en directo.

19. Sala de carteles

Pida a sus panelistas y ponentes que compartan algunas de sus ideas o investigaciones en una sala virtual de pósters. También puede exponer algunos de los debates de las pizarras de las sesiones de trabajo en estas salas para que los demás participantes puedan verlos. 

20. Funciones móviles y de accesibilidad

Asegúrese de que su evento es accesible en dispositivos móviles. De este modo, la gente podrá participar aunque esté fuera de casa.

El éxito de una conferencia virtual depende de que se tenga en cuenta la diversidad. Puedes añadir todas las funciones de accesibilidad que necesites para que tu conferencia sea más inclusiva.

Resumen

Puede estar seguro de que, si sigue estos pasos, organizará con éxito una conferencia virtual. El mundo virtual ofrece grandes oportunidades para todo tipo de eventos. Descubra más ideas para distintos tipos de eventos. Más información sobre nuestra solución para conferencias virtuales.

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