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Vous avez l'intention d'organiser un événement virtuel qui fera sensation ? Le genre d'événement qui fait beaucoup de bruit et qui vous permet d'entrer en contact avec des clients potentiels du monde entier sur une seule et même plateforme. Vous souhaitez avoir un impact global et mettre en valeur l'identité de votre marque en même temps ?
Nous venons de préparer un guide exclusif à l'intention des organisateurs d'événements pour leur permettre de réaliser ce rêve.
Ainsi, que vous souhaitiez mettre en relation des personnes autour de sujets d'intérêt lors de votre prochaine conférence virtuelle, recruter les meilleurs talents à l'aide d'un salon de l'emploi virtuel, présenter une gamme unique de produits/services lors de votre salon professionnel virtuel, ou faire participer des étudiants/parents du monde entier pour partager des informations sur les admissions lors de votre prochaine journée portes ouvertes virtuelle, le manuel de l'organisateur vous révélera une série de conseils utiles pour vous aider à organiser votre événement et à créer une expérience de grande valeur pour vos participants, vos sponsors et votre public.
Dans ce guide, les organisateurs apprendront à.. :
Les événements virtuels sont un excellent moyen de connecter des publics à l'échelle mondiale en utilisant des outils de chat, des webinaires en direct et du contenu numérique généralement diffusé via une interface visuellement riche.
Par conséquent, les événements virtuels vous aident à maximiser votre portée et à obtenir un engagement plus important et mesurable. Au fil des ans, ils ont prouvé qu'ils aidaient un certain nombre d'organisations de divers secteurs à atteindre cet objectif. Avec des avantages exceptionnels et des inconvénients quasi inexistants, les événements virtuels continuent d'être bénéfiques pour les organisateurs à plus d'un titre.
Que votre public cible se trouve aux quatre coins du monde ou que vous disposiez d'un budget limité, un événement virtuel rassemble le monde entier sur une seule plateforme, sans coûts supplémentaires liés au lieu et à sa capacité d'accueil,
En organisant un événement virtuel, vous pouvez également faire revivre le contenu sur lequel vous avez travaillé, contrairement à un événement physique. Par conséquent, il s'agit non seulement d'un moyen d'offrir une expérience unique à l'utilisateur, mais aussi d'une expérience exceptionnelle à l'organisateur.
Mieux encore, les événements virtuels vous fournissent des mesures et des rapports quantifiables qui vous aident à mesurer le succès de votre événement. Chaque action a donc désormais une raison d'être.
Enfin, mais surtout, vous pouvez opter pour une approche écologique en organisant des événements virtuels. Il n'est pas surprenant qu'en raison de la nature en ligne de votre événement, vous ne produisiez aucun déchet pendant et après votre événement.
Avant de commencer, en tant qu'organisateur d'événements, vous devez avoir une idée claire des objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre événement. Qu'il s'agisse d'une conférence virtuelle, d'un salon de l'emploi virtuel, d'un salon professionnel virtuel ou de tout autre événement, vous devez d'abord définir des objectifs clairs afin que votre équipe puisse organiser et configurer son événement respectif.
Assurez-vous que votre fournisseur d'événements virtuels répond à toutes les exigences nécessaires pour atteindre les objectifs et la vision de votre marque. Voici quelques questions standard que vous devriez poser :
Dans l'idéal, il faut compter environ 12 semaines pour qu'un événement soit organisé. Cependant, il est fortement recommandé de réserver votre événement longtemps à l'avance afin de pouvoir le préparer à la perfection et de disposer de suffisamment de temps pour le faire connaître à votre public.
À partir de la page d'accueil, où les visiteurs se font leur première impression et décident de poursuivre ou non, la conception doit captiver le public pour maximiser les inscriptions. Au sein de l'événement, il est tout aussi important de veiller à ce que votre environnement reproduise l'ensemble de l'expérience d'un événement en personne
Ce n'est pas pour rien que vous vous êtes constitué une audience sur les médias sociaux, n'est-ce pas ? Il est temps d'utiliser Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, YouTube et toutes les autres plateformes avec lesquelles vous voyez votre public potentiel s'engager, afin de commercialiser votre événement et d'augmenter le nombre d'inscriptions.
Le succès d'un événement dépend en grande partie de son taux d'engagement. Utilisez des outils de chat en direct pour les discussions individuelles ou en groupe, ainsi que des enquêtes et des sondages, afin que les visiteurs puissent interagir en douceur avec les exposants.
Les webinaires en direct sont l'un des outils les plus efficaces (et les plus populaires) pour s'adresser aux masses. Invitez des experts du secteur pour attirer le public à votre événement virtuel.
Petit conseil : pour maximiser la participation à votre webinaire, fournissez à l'audience un programme bien avant l'événement et envoyez des rappels par courrier électronique quelques heures avant le webinaire.
Le contenu joue un rôle essentiel, quel que soit le type d'événement organisé. Qu'il s'agisse de documents, de présentations ou de vidéos, votre contenu sera la voix de votre marque.
Les chasses au trésor et les tableaux de classement permettent non seulement d'augmenter le temps passé par votre public lors de votre événement, mais aussi de donner une impression durable de votre organisation, ce qui permet d'améliorer la qualité des contacts.
Permettre aux exposants de présenter leurs marques et d'exprimer leur personnalité unique à l'aide d'une variété de stands.
Offrez à vos sponsors un espace dédié pour se présenter, comme dans un événement physique. En tant qu'organisateur, vous pouvez utiliser un certain nombre d'options pour afficher les logos de leur marque, leur contenu ou leurs sessions dans un environnement virtuel, avec le même impact que lors d'un salon en personne.
L'une des principales caractéristiques d'un événement virtuel par rapport à un événement physique est sa capacité à produire des rapports. Assurez-vous de capturer les inscriptions qui peuvent être ajoutées à votre CRM ou à vos listes de diffusion à des fins de génération de leads. En outre, les informations sur l'engagement et le contenu peuvent vous aider à mesurer votre retour sur investissement et à optimiser vos indicateurs clés de performance.
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Alors que les conférences en personne étaient autrefois un excellent moyen de réunir des personnes partageant les mêmes idées et des pairs du secteur pour partager une discipline commune, les conférences virtuelles (ou conférences en ligne) se sont révélées être un changement de jeu gratifiant pour de nombreux organisateurs d'événements.
Grâce à des pratiques éprouvées et à une technologie facile à utiliser, voici comment, en tant qu'organisateur d'événements, vous pouvez transformer "l'occasion d'une vie" en "l'occasion d'une vie".
Que vous souhaitiez toucher un public plus large et générer davantage de prospects, ou simplement multiplier vos profits grâce à une conférence virtuelle, assurez-vous que l'ensemble de votre équipe est aligné sur un objectif défini avec des retours sur investissement réalisables.
L'ajout d'un contexte fort à votre événement et l'utilisation d'un message clair et simple peuvent vous aider à atteindre un maximum de publics "pertinents". Les gens doivent être informés de la valeur et des connaissances qu'ils vont acquérir grâce à votre conférence virtuelle.
Une conférence est une affaire d'engagement et d'interaction entre les personnes impliquées. Assurez-vous que votre plateforme offre des outils de chat textuel, audio et vidéo pour encourager la collaboration entre les participants, les orateurs et les exposants.
Bien que les conférences virtuelles soient actuellement à la mode, leur fonctionnalité est encore peu connue. La création de vidéos d'information pour votre personnel, vos sponsors, vos exposants et votre public peut les aider à se familiariser avec votre conférence virtuelle et leur montrer comment naviguer sur la plateforme.
Utilisez les plateformes de médias sociaux, le site web de votre entreprise, les relations publiques et les courriels pour atteindre votre public cible et augmenter le nombre de participants à votre événement.
Conseil de pro : créez un hashtag spécialement pour votre conférence virtuelle afin de pouvoir suivre les messages et autres activités qui circulent autour de l'événement.
Les inscrits peuvent facilement être occupés par l'une ou l'autre chose dans le cadre de leur routine. Avant l'événement, programmez des rappels fréquents indiquant la date, l'heure et le lien vers votre conférence virtuelle afin que les participants ne manquent pas les sessions auxquelles ils se sont inscrits et bien d'autres choses encore.
Assurez-vous de ne pas perdre votre public qui ne souhaite pas rester à l'écoute toute une journée pour sortir avant la session qui le concerne le plus. En plaçant l'ordre du jour sur votre page de renvoi, vous ajoutez de la valeur en éduquant et en engageant les participants.
Des personnes du monde entier assisteront à votre événement et disposeront d'un ensemble de réseaux qu'elles utiliseront peut-être. En cas de mauvaise connectivité, assurez-vous de fournir des options audio pour qu'ils puissent quand même participer aux webinaires et autres sessions.
Chaque orateur de votre conférence virtuelle n'a peut-être pas la capacité de maintenir l'attention et l'enthousiasme de l'auditoire, même s'il possède toutes les connaissances du monde. La désignation d'un modérateur peut aider à orienter les conversations, à autoriser les sondages et à faire en sorte que le public reste accroché tout au long des différentes sessions.
Étant donné que toutes les personnes qui accèdent à votre conférence virtuelle le font depuis le confort de leur domicile, il est très facile de se désintéresser ou de se laisser distraire en cas de communication à sens unique. Les présentations peuvent devenir ennuyeuses et prendre du temps. Pour garantir l'interaction et l'intérêt permanent :
Le retour d'information est essentiel pour apporter des améliorations à l'avenir. D'autre part, il est tout aussi important de constituer une base de données avec vos clients potentiels. Votre conférence virtuelle vous donne l'occasion de rassembler toutes ces informations pour les ajouter ensuite à votre CRM ou à tout autre logiciel de stockage.
Vous avez consacré beaucoup d'énergie à l'animation des différentes sessions et vous ne devriez pas avoir à la laisser s'évanouir dans la nature une fois la conférence terminée. Valorisez les efforts de votre équipe et enregistrez vos sessions pour les ajouter à votre bibliothèque de contenu en vue d'une commercialisation et d'un référencement futurs.
Faites un essai rapide avant le grand jour pour garantir une conférence sans heurts. Assurez-vous qu'il ne présente aucun problème et qu'il est absolument convivial pour tous les visiteurs attendus.
Vous ne voulez pas paniquer à chaque fois qu'il y a un petit bug dans la technologie. Assurez-vous que votre fournisseur de services événementiels met à votre disposition une équipe d'assistance dédiée, disponible pour d'éventuels dépannages et résolutions de problèmes pendant l'événement.
À l'époque pré-corona, les salons professionnels étaient toujours l'un des événements les plus populaires et les plus rentables pour les organisateurs. Ils faisaient parler d'eux bien avant qu'ils n'aient lieu.
Cependant, ce qui était autrefois le sujet de conversation de la ville est maintenant devenu le sujet de conversation du monde sous la forme de salons professionnels virtuels. Si l'augmentation de la portée mondiale est une excellente opportunité pour les organisateurs, elle est aussi le signe d'un environnement virtuel de plus en plus compétitif.
C'est pourquoi votre rentabilité en tant qu'organisateur d'événements virtuels dépend fortement des tactiques que vous adoptez pour organiser une foire commerciale virtuelle exceptionnelle. Alors, faisons ce qu'il faut pour vous aider à vous démarquer !
À quoi ressemble le succès pour vous ? En d'autres termes, la première chose à faire est de fixer des buts et des objectifs clairs. Qu'il s'agisse de la notoriété de la marque, de la conversion des clients potentiels ou d'autre chose, définissez votre public cible ainsi que le retour sur investissement de l'événement afin que votre équipe puisse travailler dans un but précis.
Les salons professionnels peuvent être associés à un large éventail de secteurs. Par conséquent, afin d'attirer des publics, des exposants et des sponsors pertinents, il est essentiel de définir la catégorie ou le segment que vous ciblez.
Le nom de votre événement joue un rôle important à cet égard. En outre, votre page d'atterrissage doit contenir toutes les informations permettant au public de savoir à quoi s'attendre de l'événement.
Posez-vous trois questions avant de créer du contenu :
Plus important encore, votre contenu doit agir comme un stimulus pour obtenir une certaine réponse favorable. Veillez à ce qu'un appel à l'action soit clairement associé à chaque élément que vous leur proposez.
C'est la facilité et la commodité de votre salon virtuel qui attire les gens. Veillez à ce que votre événement soit adapté aux mobiles, car la plupart de vos visiteurs y accèderont sans aucun doute depuis leur canapé ou en déplacement, à l'aide de leur appareil mobile. L'expérience doit donc être transparente pour eux.
Votre événement peut avoir tout ce qu'il faut et plus encore, mais il n'ira nulle part tant que vous, en tant qu'organisateur, n'en ferez pas la promotion. Faites connaître votre événement à votre public et maximisez les inscriptions. Le référencement, le marketing des médias sociaux, les campagnes de relations publiques, le contenu sponsorisé, les bannières publicitaires, les courriels et les SMS, etc., peuvent servir de canaux pour amener le public à votre salon virtuel exceptionnel.
Pour ceux qui souhaitent passer du temps à explorer chaque stand virtuel exposé, vous pouvez proposer des listes à leurs stands respectifs. Mais pour les autres, veillez à accélérer le processus.
Ajoutez un onglet Produits sur la barre de navigation principale et offrez aux participants des options de recherche avec des filtres pour atteindre les catégories qui les intéressent. Cette approche permettra d'augmenter les conversions en fin de journée.
Il s'agit d'une autre tactique d'engagement. En général, pour stimuler la participation aux webinaires, les notifications push rappellent aux participants qu'ils doivent se rendre sur place et participer aux sessions de webinaires en direct.
En outre, pour augmenter le nombre de visites sur leur stand, les exposants peuvent informer les participants de réductions ou d'offres spéciales par le biais d'annonces sur place.
Les salons virtuels ne se limitent pas aux options de chat standard. En fait, il existe d'autres moyens de stimuler l'engagement et, plus précisément, l'engagement ciblé.
Discutez avec votre fournisseur d'événements virtuels de la possibilité non seulement de permettre aux visiteurs de réserver un créneau de discussion avec les exposants, mais aussi de permettre aux exposants d'effectuer une recherche parmi les inscriptions et d'inviter les prospects pertinents à discuter. Cela donne aux exposants de votre événement un avantage supplémentaire pour gagner le jeu de la conversion.
Vous avez attiré des gens à votre événement. Le fait qu'ils soient présents à votre événement signifie que vous avez déjà fait la moitié du chemin pour les convertir. Tout ce dont ils ont besoin, c'est d'un petit coup de pouce, au bon moment, pour se qualifier maintenant.
Réduisez le temps qui s'écoule entre la prise de décision et l'achat en proposant une boutique en ligne au sein de votre salon virtuel.
Beaucoup de gens passent à côté d'une opportunité majeure en mettant fin à leur événement et en n'assurant pas de suivi auprès du public.
Le suivi n'est pas seulement un symbole de bonne volonté de la part de l'organisateur, mais il augmente également les chances de convertir les prospects ciblés qui ont fait l'expérience de votre salon professionnel virtuel.
L'un des principaux avantages des salons professionnels virtuels est leur capacité à mesurer le retour sur investissement de l'organisateur. Assurez-vous que votre fournisseur d'événements virtuels génère des rapports détaillés et des analyses qui vous aideront non seulement pour l'événement virtuel en cours, mais qui serviront également de référence pour les événements précédents et à venir.
Une fois que votre événement virtuel est prêt, il est essentiel que vous fassiez un test complet pour vous assurer que l'événement ne rencontrera pas de difficultés techniques le jour J.
Que vous soyez une entreprise qui organise un salon de l'emploi virtuel pour recruter les meilleurs talents, quelle que soit sa situation géographique, ou une université qui souhaite recruter sur le campus pour améliorer l'expérience candidat-employeur, la bonne nouvelle est que vous avez frappé à la bonne porte.
Voici une liste de conseils et de bonnes pratiques qui vous aideront, en tant qu'organisateur, à dominer votre prochain salon virtuel de l'emploi.
Tout comme les candidats doivent impressionner les employeurs pour décrocher un bon emploi, les employeurs doivent impressionner les bons candidats pour pourvoir leurs postes. Il est donc essentiel que vous mettiez en valeur votre culture d'entreprise, votre identité de marque et les possibilités d'évolution que vous offrez pour attirer les meilleurs talents.
En outre, essayez de vous rendre accessible. Facilitez les recherches des visiteurs sur votre entreprise en leur fournissant des brochures d'information, des vidéos de présentation, des sessions de questions-réponses en direct, des webinaires et d'autres formats de ressources qui présentent de manière exhaustive votre marque d'employeur.
L'objectif d'un salon virtuel des carrières ou d'un salon virtuel de l'emploi est de mettre en relation les demandeurs d'emploi et les employeurs, en leur permettant de s'évaluer mutuellement. Utilisez les fonctionnalités de chat audio, vidéo et textuel pour permettre aux talents de contacter facilement les représentants des employeurs et vice versa. Cela permet avant tout de procéder à une sélection sur place.
En outre, vous pouvez mettre en place un salon de réseautage pour permettre aux demandeurs d'emploi de se rencontrer et d'établir des liens précieux dans un espace de discussion.
Les webinaires sont des outils qui ont fait leurs preuves à l'échelle mondiale pour mobiliser les masses. Organisez une série de webinaires avec un contenu en direct et à la demande. Cela permet une communication bilatérale et un retour d'information en temps réel au moyen de sondages, d'enquêtes et de jeux-questionnaires.
Conseil de pro : pour être sûr d'obtenir la couverture souhaitée, invitez des experts et des professionnels du secteur à partager des conseils utiles et à maximiser la participation à l'événement.
Optez pour une stratégie d'embauche plus écologique et passez au zéro papier. D'autre part, permettez aux candidats de télécharger des ressources et d'y accéder, soit en temps réel, soit plus tard.
Ce qui différencie un salon de l'emploi virtuel d'un salon de l'emploi traditionnel, c'est la possibilité de réduire les tracas liés à l'examen de milliers de CV pour trouver la bonne personne.
Rendre les procédures de recrutement plus intelligentes en veillant à ce que les candidatures soient exportables et consultables.
Pour que le salon virtuel de l'emploi soit exceptionnellement intuitif et utile, il devrait idéalement être mis en place conformément aux lignes directrices pour l'accessibilité des contenus web (WCAG), qui proposent ce qui suit :
Les efforts de promotion sont ceux qui contribuent le plus au succès de votre événement. Utilisez les moyens numériques tels que les médias sociaux, la page carrière de votre site web, les communiqués de presse, les courriels, etc. pour attirer votre public cible et maximiser la participation à l'événement.
Bien qu'elle semble trop simple pour être mentionnée, cette pratique finit souvent par être négligée. L'envoi de courriels de remerciement et d'enquêtes de satisfaction après un événement peut laisser une impression extrêmement positive sur votre public, en particulier sur les plus jeunes.
Vous devriez également envisager de laisser votre salon de l'emploi virtuel accessible pendant quelques semaines après sa clôture. Ainsi, votre contenu sera toujours d'actualité et vous continuerez à attirer des prospects qui n'ont pas pu se rendre à l'événement en direct.
Les efforts promotionnels sont ceux qui contribuent le plus au succès de votre événement. Utilisez les moyens numériques tels que les médias sociaux, la page carrière de votre site web et les courriels pour attirer votre public cible et maximiser la participation à l'événement.
Bien qu'elle semble trop simple pour être mentionnée, cette pratique finit souvent par être négligée. L'envoi d'e-mails de remerciement et d'enquêtes de satisfaction après l'événement peut laisser une impression extrêmement positive sur votre public, en particulier sur les plus jeunes.
Si les webinaires sont, sans aucun doute, la superstar de la génération de leads à l'heure actuelle, le marché est saturé et l'environnement hautement compétitif pour organiser un webinaire et maximiser son engagement.
C'est à ce moment-là que vous vous demandez : qu'est-ce qui va pousser mon public à tout laisser tomber et à s'inscrire à mon webinaire ? Qu'est-ce que j'offre qui va les époustoufler ?
Pour vous aider à comprendre le comment et le quoi, voici une liste des meilleures pratiques qui ont aidé les organisateurs de webinaires à augmenter leur retour sur investissement et à maximiser l'engagement pendant leur webinaire.
Tout d'abord, si vous souhaitez faire mouche avec votre webinaire, vous devez définir des personas cibles pour votre public :
Si vous vous donnez la peine d'organiser un webinaire, autant le faire correctement. Il ne sert honnêtement à rien de tirer en l'air et d'espérer obtenir des résultats.
Il y a tant de choses dont on peut parler, n'est-ce pas ? Mais lorsque vous disposez d'un temps limité et d'un public éloigné, vous devez être précis, faute de quoi vous risquez de perdre leur attention plus vite que la vitesse de la lumière.
Il est donc important de choisir un sujet ciblé qui interpelle votre public cible et le maintienne en éveil.
Dans la plupart des cas, les conférenciers sont l'argument de vente de votre webinaire. Les gens veulent entendre des experts et des personnes influentes et s'engager avec eux. Il est donc essentiel d'inviter les bons conférenciers pour assurer la participation et le succès de votre webinaire.
Il faut toutefois garder à l'esprit qu'être bien informé n'est pas synonyme d'être interactif. Il ne sert à rien d'avoir un orateur aussi sec que de la poussière. Si c'est le cas, assurez-vous de les former et de les préparer avant le grand jour.
Le choix du moment est absolument crucial pour garantir un nombre élevé de webinaires. Vous pouvez organiser un webinaire parfait, mais si la majorité de votre public cible doit se présenter à 3 heures du matin en fonction de son fuseau horaire, se donnera-t-il la peine de le faire ?
Voici ce que vous pouvez faire pour programmer votre webinaire de manière à ce qu'il attire le plus grand nombre de participants possible :
En fin de compte, il s'agit d'obtenir de meilleurs résultats avec un plus grand nombre de participants.
Votre page d'atterrissage est essentielle pour générer des inscriptions. C'est elle qui s'adresse à votre public, avant la session, et qui l'incite à s'inscrire. Par conséquent, votre page d'atterrissage doit comporter les éléments suivants :
La promotion est essentielle ! Présentez votre webinaire à votre public à l'aide d'un CTA clair et donnez-lui une raison de s'inscrire. Vous pouvez :
Un webinaire réussi se compose d'une bonne direction et d'un scénario encore meilleur. Vous disposez d'un temps limité pour laisser une impression et avoir l'impact que vous souhaitez. Un modérateur peut accrocher rapidement votre public, orienter votre webinaire dans une direction favorable, veiller à ce que les orateurs ne se laissent pas emporter et s'assurer que votre public ne se désintéresse pas.
Utilisez différents formats de contenu pour maintenir l'intérêt et l'engagement de votre public. Vous pouvez notamment utiliser des éléments visuels, un jeu de diapositives impressionnant, des sondages et des enquêtes, des séances de questions-réponses, des recherches et des données.
À l'heure actuelle, la majorité du public est connectée au reste du monde par l'intermédiaire de ses appareils mobiles. L'expérience que vous offrez aux personnes qui se connectent à l'aide de leurs appareils mobiles doit donc être transparente et sans faille.
Placez vos webinaires dans différentes catégories pour faciliter la recherche. En particulier lors d'événements tels que les conférences virtuelles où les webinaires constituent la section principale de votre événement. En outre, ajoutez des options de recherche pour faciliter le processus.
Vos mots sont tout ce que vous avez pour impressionner le public et qualifier les clients potentiels. Il n'y aura pas de coupures ni de montages et il est donc important que vous vous entraîniez à animer votre webinaire avant le jour de sa tenue.
Testez vos appareils et préparez-vous à toute éventualité. Assurez-vous de disposer de sauvegardes et d'une assistance technique pour éviter que votre webinaire ne tombe en panne.
On ne saurait trop insister sur l'importance de cette mine d'or cachée de prospects. Les moyens les plus populaires et les plus efficaces consistent à proposer un enregistrement ou un webinaire "à la demande" et à demander un retour d'information à l'aide de formulaires d'enquête.
L'époque où les exposants devaient se rendre sur le lieu de l'événement pour se faire une idée des dimensions du stand et s'exposer à des problèmes tels que des erreurs d'impression est révolue. Les événements virtuels ont éliminé ces inconvénients et facilité la préparation et la gestion des stands en ligne. Si l'objectif est le même, la mise en place d'un stand virtuel est beaucoup plus facile que celle d'un stand physique.
Un stand virtuel est un espace où les exposants peuvent rencontrer et accueillir les participants, parler de leur marque et obtenir des contacts. Il affiche généralement le logo de la marque, des vidéos de produits/services et des documents numériques. Grâce à ces éléments, les exposants peuvent entrer en contact avec les participants dans un environnement visuellement attrayant et établir des relations durables par le biais d'un chat audio/vidéo/texte.
Sans plus attendre, partageons les meilleures pratiques de préparation et de gestion d'un stand virtuel pour un événement virtuel inédit.
Qu'attendez-vous de votre participation à l'événement en tant qu'exposant ou organisateur ? Comment comptez-vous y parvenir grâce à votre stand virtuel ? Quels sont les besoins de votre public ? Il est essentiel de réfléchir à vos objectifs avec votre équipe avant de mettre en place des plans.
La catégorisation des stands simplifie le processus de recherche et permet d'éviter que les visiteurs ne passent à côté de ce qu'ils recherchent. Vous pouvez les classer par département, par produit/service ou même par zone géographique pour un événement plus global.
L'expérience utilisateur des participants est liée à la facilité avec laquelle ils trouvent ce qu'ils cherchent et à la façon dont la plateforme se prête à l'exploration. Pour atteindre ces deux objectifs, vous devez, en tant qu'organisateur d'événements, veiller à ce que votre hall d'exposition soit parfaitement aménagé. Trop d'événements au contenu remarquable échouent simplement parce que la structure du hall était mal conçue.
Tout d'abord, combien de stands devriez-vous avoir ? Bien que cela dépende entièrement de la nature de votre événement, un événement d'une durée de 6 heures comportant jusqu'à 100 stands offre suffisamment de choix aux participants sans les fatiguer. Il n'y a de sens à dépasser ce seuil que si vous organisez une grande exposition en ligne, un salon de l'emploi ou un sommet de l'éducation.
0-20 cabines
Essayez de présenter votre salle d'exposition en une seule vue. Par exemple, vFairs propose quelques modèles avec une vue d'ensemble qui englobe tous les stands en une seule fois. Cela permet aux participants de voir leurs options en un seul endroit et de prendre rapidement une décision.
20 - 50 stands
Optez pour une vue qui permet un défilement facile. vFairs propose des vues de stands à défilement horizontal qui sont idéales pour un tel nombre de stands.
50 - 100 stands
Les halls d'exposition des salons vFairs peuvent être conçus sur plusieurs étages, aussi divisez votre hall en 2 ou 3 étages différents pour créer un sentiment d'organisation.
Plus de 100 stands
Pour un événement d'une telle ampleur, il est recommandé de prévoir plusieurs salles d'exposition, de classer les stands par catégories et de les placer dans plusieurs salles d'exposition avec des étiquettes descriptives. Créez des liens vers ces salles à partir de votre hall principal pour faciliter la découverte.
Gardez à l'esprit que certains sponsors souhaitent bénéficier d'une plus grande visibilité, comme dans le cas d'un événement physique. Dans ce cas, vous pouvez prendre les mesures suivantes :
(i) construire des panneaux d'affichage sponsorisés dans votre hall d'exposition
(ii) les stands des sponsors à l'avant
Contrairement aux événements physiques, vous ne pouvez pas vous déplacer dans l'enceinte de l'événement en distribuant des brochures pour tenter d'attirer les participants à votre stand lors d'un événement virtuel. Votre stand doit être visuellement attrayant pour se démarquer et attirer l'attention.
Le meilleur moyen d'y parvenir est de présenter des images et des vidéos convaincantes sur votre stand. Utilisez les couleurs de votre marque, des images de haute qualité et un contenu susceptible d'avoir un impact important. Tenez compte des dimensions du stand et de l'espace d'exposition. Veillez également à ce que la conception des documents numériques s'aligne sur le thème de votre stand.
Lorsque vous élaborez le contenu de votre stand, gardez à l'esprit votre public cible et le type de contenu qu'il jugera utile. Le message de votre contenu doit être clair, concis et conforme aux objectifs définis pour la présence de votre organisation à l'événement en ligne. Il est conseillé de commencer le développement du contenu le plus tôt possible afin de produire un travail sans erreur qui puisse être converti.
Préparez à l'avance des vidéos d'introduction et des documents informatifs pour éviter les complications au moment de l'événement. Vous pouvez également partager du contenu concernant la position de votre entreprise sur des questions importantes afin d'apparaître comme un leader d'opinion et d'engager une conversation avec le public. Téléchargez des fichiers et des liens sur votre stand avant l'événement.
La gestion d'un stand numérique est différente de celle d'un stand physique. Les exposants doivent savoir comment utiliser la plateforme, installer le stand, faire les ajustements nécessaires et rester en contact avec les participants. Il est donc important de former l'équipe chargée de tenir le stand le jour de l'événement.
L'équipe doit être à l'écoute des participants. Si un participant souhaite discuter, il doit toujours y avoir quelqu'un de disponible. Préparez un emploi du temps pour l'équipe et attribuez des créneaux horaires pour éviter les retards.
En outre, assurez-vous que l'équipe connaît parfaitement les produits/services de l'entreprise. Tout comme pour les événements physiques, l'équipe qui gère le stand doit être en mesure de présenter les produits/services de la meilleure façon possible aux participants.
Un événement virtuel garantit la collecte de données précieuses qui peuvent être utilisées pour rester en contact avec les participants même après l'événement. Les exposants ont ainsi une nouvelle chance de convertir les participants en clients potentiels et de conclure des affaires.
Il est donc essentiel d'assurer le suivi des participants après l'événement. Les représentants des stands peuvent élaborer un message à l'intention des participants sur la base des conversations qu'ils ont eues pendant l'événement. Les exposants ont ainsi la possibilité d'adapter leur message aux besoins des participants et de développer des relations durables.
La technologie moderne permettant aux clients d'accéder facilement à l'information, la demande d'assistance en direct, de résolution plus rapide et d'engagement de la marque a augmenté. Dans le cadre d'un événement virtuel, les salons de discussion sont largement utilisés pour convertir les visiteurs en prospects, contrôler les taux de désabonnement et améliorer rapidement les taux de réponse.
Voyons maintenant quelques bonnes pratiques pour les salons de discussion qui vous aideront à offrir une expérience exceptionnelle.
La meilleure façon de segmenter votre espace de discussion est d'incorporer deux types de discussions en direct : les discussions publiques et les discussions privées.
Un chat public (ou de groupe) ressemble davantage à un forum ouvert où les visiteurs peuvent poser des questions et aider d'autres personnes dans le besoin. Les messages envoyés dans le cadre d'une discussion publique sont visibles par tous et tout le monde peut y accéder facilement.
En revanche, un chat privé fonctionne pour des conversations individuelles, dans lesquelles un visiteur survole généralement le nom d'un utilisateur en ligne et voit le bouton qui dit "chat now".
Les visiteurs sont susceptibles d'agir à l'instinct. Il est important de vous mettre à la place de votre public pour comprendre ce qu'il veut. La fonction de dialogue en ligne est généralement placée en bas à droite de la page de l'événement. Toutefois, l'emplacement varie également en fonction du format visuel de votre page. Veillez simplement à ce que la fonction de dialogue en ligne ne soit pas trop gênante et qu'elle n'ennuie pas vos visiteurs.
L'intégration d'éléments visuels et auditifs peut accélérer l'échelle de l'engagement à un autre niveau. Compte tenu de la demande croissante d'outils interactifs, qui incite les entreprises à passer d'événements physiques à des événements virtuels, il est également essentiel d'en faire le meilleur usage possible. Pourquoi il est important d'utiliser les options audio et vidéo :
Recueillir les commentaires des clients implique que vous, en tant qu'organisateur, vous souciez de leur opinion. Vous les impliquez dans le processus de prise de décision, ce qui leur donne l'impression de faire partie intégrante de l'entreprise - d'où l'association à la marque. Dans le cadre d'un événement virtuel, vos exposants peuvent intégrer une enquête de notation (1-5) à la fin de chaque session de chat. Ils peuvent en tirer les avantages suivants :
Assurez-vous que vos représentants peuvent accéder aux profils de votre public afin d'avoir des conversations pertinentes. De plus, ajoutez des tags et des commentaires aux profils pour rendre le processus plus transparent.
Votre objectif étant d'entretenir des relations, l'histoire ne doit pas s'arrêter à la fin de l'événement. Afin de poursuivre vos processus, assurez-vous que votre fournisseur d'événements vous permet d'extraire les journaux de conversation.
Votre fournisseur d'événements doit générer des rapports qui présentent des données essentielles en termes de tendances de chat, de nombre de chats, etc. C'est essentiel pour suivre et analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Comment puis-je m'assurer que mes intervenants savent comment présenter un exposé lors d'une conférence virtuelle ?
Vous pouvez demander à votre fournisseur d'événements virtuels de proposer une formation à vos orateurs. Vous pouvez également demander une salle verte virtuelle qui permette une formation 15 minutes avant l'événement.
Combien de types de billets sont recommandés pour les sponsors ?
Le nombre recommandé est de trois. Au-delà, le choix offert à l'utilisateur est trop vaste. Votre objectif doit être de rendre les paquets clairs et simples.
Comment un fournisseur doit-il différencier l'expérience pour les différents utilisateurs ?
Vous pouvez classer vos utilisateurs en fonction de leurs caractéristiques de base et de leurs caractéristiques premium. Vous pouvez alors offrir à vos utilisateurs premium plus de contenu qu'aux utilisateurs de base.
Quel est le meilleur jour et la meilleure heure pour organiser un événement virtuel ? Quelle doit être la durée de l'événement ?
Déterminez votre zone géographique principale. Alors que certains organisateurs de salons virtuels choisissent d'organiser des événements pendant le week-end pour répondre aux besoins des personnes qui travaillent, les organisateurs de salons universitaires peuvent choisir d'organiser leur événement pendant les jours de la semaine pour attirer un public plus large,
En fin de compte, l'objectif est de choisir un jour, une heure et une durée qui vous permettent d'attirer les personnes de vos lieux cibles dans leurs fuseaux horaires respectifs.
De combien de représentants ai-je besoin pour un seul stand virtuel ?
Tout d'abord, vous devez vous faire une idée du nombre de participants attendus à votre événement. Par exemple, s'il y a plus de 1 000 participants, il est recommandé d'avoir 3 à 4 représentants qui s'occupent d'eux. En revanche, pour 500 participants, vous pouvez choisir de n'avoir qu'un seul représentant.
Toutefois, il s'agit là d'une question entièrement subjective, car l'idée est d'avoir une couverture d'un bout à l'autre afin d'obtenir de meilleures performances. Cela peut être possible même si vous répartissez vos représentants dans des équipes différentes.
Comment organiser un événement virtuel ?
Tant que vous savez quel est l'objectif de votre événement, il vous suffit de prendre contact avec vFairs et de commencer !
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Chez vfairs.com, nous nous efforçons de créer une plateforme événementielle en ligne de premier ordre qui aidera les organisateurs d'événements à établir des liens mémorables avec leur public cible. Nous sommes obsédés par l'idée d'éliminer les tracas normalement associés aux événements physiques, ce qui permet aux organisateurs et aux exposants de se concentrer sur ce qui est le plus important : l'engagement avec le public. Contactez un expert pour en savoir plus sur vFairs.
Huda Zaman
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