La réunion virtuelle de l'AAS séduit l'auditoire par la beauté de son design

La Société américaine d'astronomie est une organisation professionnelle composée des meilleurs astronomes d'Amérique du Nord. Fondée en 1899, elle a pour mission "d'améliorer et de partager la compréhension scientifique de l'univers par l'humanité".

Deux fois par an, l'AAS se réunit pour discuter des dernières avancées scientifiques, nouer des contacts avec d'autres membres et présenter des travaux de recherche dans leurs domaines respectifs. Dans le passé, ces réunions étaient organisées en personne. Toutefois, la pandémie de COVID-19 de 2020 a contraint l'équipe à déplacer l'événement en ligne. En juin 2020, la première réunion virtuelle de l'AAS a été organisée par vFairs. 

Faits marquants de l'événement

La première réunion virtuelle de l'AAS a été organisée par vFairs du 1er au 3 juin 2020. Le deuxième événement a eu lieu en janvier 2021. L'inscription était ouverte principalement aux membres de l'AAS, mais les non-membres, les étudiants et les affiliés du secteur privé et du gouvernement ont également pu y participer. Les organisateurs voulaient s'assurer que chaque groupe tire profit de l'événement, car leurs participants représentaient un mélange de publics.

Le défi

Pour les réunions en personne, l'équipe choisissait des lieux facilement accessibles depuis les côtes Est et Ouest. Elle recherchait des lieux dotés d'un équipement et d'un service de qualité pour répondre à tous ses besoins. La réunion virtuelle de l'AAS devait également être facilement accessible et conviviale, et disposer de suffisamment de fonctionnalités pour répondre à tous les besoins en matière d'événements virtuels.

Pourquoi vFairs ?

Alors qu'ils cherchaient le meilleur moyen d'organiser leurs réunions en ligne, un collègue a suggéré vFairs au reste de l'équipe. Ils avaient déjà assisté à un événement vFairs et avaient remarqué que la plateforme avait tout ce qu'ils recherchaient. 

Leurs réunions visaient à créer un espace où les gens pouvaient échanger des informations et des idées sur la science. Rita Braxton, Senior Meetings Manager à l'AAS, note que "tout tourne autour de la science". 

La solution

Salles d'exposition interactives, salles d'affichage et intégrations communautaires

Ils ont décidé d'organiser trois halls d'exposition distincts : un hall d'exposition général, un hall d'exposition pour les diplômés et un hall dédié à la National Science Foundation. En outre, ils ont mis en place un hall d'affichage où les étudiants et les chercheurs pouvaient présenter leurs recherches et discuter de leurs résultats avec les autres participants. Ils ont également intégré Slack à l'événement. Cela a permis aux participants et aux chercheurs de discuter plus facilement et de voir les conversations précédentes sur cette recherche.

Présentations immersives avec l'auditorium virtuel

En outre, l'auditorium virtuel a accueilli des présentations d'orateurs invités et d'étudiants. Les parrains ont également organisé des réunions publiques et des ateliers en direct dans cet espace virtuel. Les présentations n'ont été effectuées en direct que lors des événements en personne précédents. Il n'y avait aucun moyen d'accéder à la présentation une fois qu'elle était terminée. Avec les vFairs, les présentations des webinaires sont publiées 24 heures après leur conclusion. Cela signifie que les participants qui avaient manqué la présentation en direct pouvaient la revoir et la regarder à leur propre rythme.

Rita a fait remarquer qu'elle avait constaté une augmentation de la participation lors de sa première réunion en ligne. Elle a fait remarquer que les événements d'été étaient historiquement moins bien suivis que leurs homologues d'hiver, mais que cela a changé avec leur premier événement en ligne.

Sous les feux de la rampe : L'environnement virtuel  

L'un des aspects clés de l'événement virtuel qui l'a distingué est l'environnement virtuel immersif et interactif. L'interactivité et l'engagement étaient essentiels pour que l'événement soit un succès et, en général, ils ont estimé que la plateforme vFairs offrait ce type de fonctionnalité. 

"Nous voulions une salle d'exposition interactive, c'était très important pour nous", explique Rita. "Nous voulions qu'il ressemble le plus possible à une réunion en personne... pour leur donner une impression plus personnelle et leur faire comprendre que nous ne sommes pas en personne mais que nous pouvons tout de même profiter de cette expérience."

À l'avenir, l'équipe aimerait essayer d'attirer davantage d'activités vers les stands d'exposition interactifs dans les halls d'exposition. 

En outre, les fonctions de l'environnement, telles que le service d'assistance, ont été extrêmement précieuses pour Rita. C'est là qu'elle a passé le plus de temps à interagir avec les participants. Elle a recueilli des informations importantes sur leur expérience et sur la manière dont l'événement pourrait être amélioré à l'avenir.

Le résultat

Grâce à vFairs, AAS a pu créer un aspect et une ambiance entièrement personnalisés pour son événement virtuel. Cela a amélioré l'expérience de leurs participants, qui n'ont pas manqué l'événement en personne. De plus, ils ont pu augmenter la participation à l'événement et l'engagement en éliminant les obstacles évidents tels que le trajet, la situation géographique et les coûts de transport pour les participants. Le contenu de l'événement, comme les présentations, les affiches et les sessions en direct, était disponible même après la fin de l'événement, ce qui représentait une valeur ajoutée considérable pour les participants.    

Des plans sont déjà en cours pour le prochain événement virtuel de l'AAS avec vFairs. Rita et son équipe se réjouissent de travailler à nouveau avec l'équipe. Rita a noté que leur expérience avec l'équipe vFairs "a été très bonne ! Nous avons demandé à retravailler avec la même équipe pour notre prochaine réunion".