Le deuxième salon virtuel annuel des avantages sociaux d'Hillrom maximise l'engagement des employés

Bien avant que COVID-19 ne perturbe le fonctionnement normal des entreprises, Hillrom avait déjà une longueur d'avance. Elle engageait déjà ses employés par le biais de vFairs afin de leur fournir des informations précieuses sur les régimes d'avantages sociaux et de les mettre en contact avec des partenaires en matière d'avantages sociaux par le biais d'un salon virtuel des avantages sociaux.

Au début de l'année 2021, Hillrom a organisé son deuxième salon virtuel des avantages sociaux avec vFairs. 

Chris Mahoney, gestionnaire du plan d'avantages sociaux des employés, s'est dit satisfait de l'utilisation de vFairs. 

"Nous connaissions très bien le processus, et c'était formidable de s'appuyer sur ce que nous avions appris la première fois que nous l'avons utilisé, et de le rendre plus grandiose".

À propos du client

Hillrom est une entreprise de matériel médical. Elle est présente dans le monde entier et emploie 10 000 personnes. 5 000 d'entre eux sont répartis aux États-Unis. L'innovation de Hillrom a ouvert la voie à d'autres avancées pour aider à fournir de meilleurs soins aux patients. L'entreprise se consacre à relier les équipes soignantes aujourd'hui pour qu'elles soient plus perspicaces demain. L'entreprise compte actuellement neuf sites aux États-Unis et il est toujours difficile d'intéresser les employés aux régimes d'avantages sociaux.

Le défi

La foire virtuelle aux avantages de Hillrom s'est concentrée sur les objectifs suivants : 

• Informer et communiquer avec les employés pour maximiser les avantages. 
• Faire participer les employés aux vFairs et aux différents sites des partenaires sociaux.

Toutefois, des difficultés sont apparues en cours de route. Les gens souscrivaient aux avantages, mais ne comprenaient pas complètement le fonctionnement du programme d'avantages. Hillrom souhaitait vraiment éduquer les employés et communiquer avec eux au sujet de ces partenaires et plans d'avantages. 

Pourquoi vFairs ?

Lorsque Hillrom a envisagé d'organiser un salon virtuel des avantages sociaux avant le début de COVID-19, il a étudié différentes options et entreprises proposant des plates-formes virtuelles. À l'époque, il n'y avait pas beaucoup d'entreprises qui organisaient des événements virtuels. vFairsest l'une des entreprises avec lesquelles Hillrom a fait une démonstration, parmi d'autres. Cependant, vFairs était de loin la plus conviviale. C'est ainsi que Hillrom a choisi vFairs.

La solution

Hillrom a été très satisfait de la participation à l'événement. Examinons les facteurs qui ont contribué au succès de cette deuxième année d'accueil par vFairs. 

Faciliter l'accès des exposants et des participants à la plateforme virtuelle

Vingt-deux partenaires différents avaient installé leur stand. Ceux-ci proposaient divers avantages en matière de soins dentaires, d'assurance pour animaux de compagnie, de fertilité, de solutions d'épargne, et bien d'autres encore. En outre, il y avait un stand pour l'équipe des avantages sociaux des RH de Hillrom. Les participants comprenaient des employés de toute l'organisation. 

L'équipe de Hillrom a grandement facilité la tâche des partenaires en matière d'avantages. Elle a clairement défini les attentes de Hillrom. Ils ont défini des paramètres pour les stands, afin d'assurer une plus grande fréquentation. Par exemple, les stands devaient comporter deux vidéos afin que les employés puissent les visionner et non seulement gagner des points de bien-être, mais aussi s'informer. En outre, il fallait trois dépliants décrivant les avantages de leur service. 

Lors d'une présentation, Hillrom a fourni des instructions et des attentes spécifiques sur les avantages que les partenaires pourraient avoir dans leur stand. Chris a fini par recevoir des commentaires positifs pour avoir largement facilité la tâche des exposants lors de l'installation de leur stand. 

Pour attirer les participants, Hillrom a mené une campagne vigoureuse sur ses plateformes internes. Le message a été transmis par le biais de communications internes, de courriers à domicile, de courriels et de communications sur la page d'accueil interne.  

Augmenter l'engagement avec le Leaderboard

Hillrom a exploité au maximum le tableau de classement lors de la foire virtuelle aux avantages sociaux de 2021, organisée à l'occasion de l'inscription ouverte. En 2020, ils ont lié l'événement et ses activités à leur programme de bien-être. Cette année, afin d'inciter les gens à se rendre sur leur site et de suivre leurs déplacements sur la plateforme virtuelle, ils ont encouragé les actions. Les participants ont gagné des points de bien-être pour leur participation. Par exemple, en visitant différents stands, en écoutant le webinaire du programme d'ouverture, etc. Ces points se sont transformés en dollars pour les comptes d'épargne santé. 

Même en répondant au quiz "Benefits Knowledge Check" et à l'enquête sur les avantages, les participants ont obtenu des points précieux à ajouter à leur programme de bien-être.

Formation des employés et retour d'information par le biais de quiz et d'enquêtes

Ils ont inclus deux enquêtes dans la plate-forme virtuelle. La première enquête était un test de connaissances. Il s'agissait de s'assurer que les participants comprenaient réellement les avantages. Hillrom pensait que les employés souscriraient aux avantages, mais qu'ils n'en auraient pas une connaissance complète. Si les participants souhaitaient ajouter des points à leur programme de bien-être, le quiz était obligatoire. Il s'agissait d'un quiz difficile et les participants pouvaient le faire plusieurs fois, mais ils ne gagnaient des points qu'une seule fois. 

La seconde était une enquête sur les avantages. Il s'agissait de comprendre les caractéristiques démographiques des participants et la manière dont ils aimeraient être contactés à l'avenir. La collecte de ces données aide Hillrom à élaborer ses futurs plans de communication interne. 

Présentations dans l'auditorium virtuel

Hillrom a organisé une session d'inscription ouverte en direct. Les autres présentations étaient à la fois en direct et préenregistrées. Les présentations en direct ont été immédiatement téléchargées. Les participants peuvent les visionner plus tard, quand cela leur convient. Parfois, les participants souhaitent passer en revue les prestations avec leurs conjoints et cette option était donc disponible pour eux.

Partage d'informations par le biais de stands virtuels

Le hall d'exposition présentait les 22 partenaires en matière d'avantages sociaux et l'équipe RH de Hillroms. Les participants pouvaient facilement faire défiler le hall ou sélectionner l'exposant de leur choix dans le menu. Les avatars des stands étaient ethniquement diversifiés et habillés de manière élégante. vFairs permet aux exposants de sélectionner eux-mêmes leurs avatars et d'envoyer un message fort de diversité et d'inclusion avec leurs avatars virtuels.

Ces stands contenaient une tonne d'informations pertinentes. Des manuels d'utilisation, des solutions et même des liens vers des comptes de médias sociaux. En outre, chaque stand contenait des vidéos et des documents qui ajoutaient de la valeur à l'expérience des participants. La conception du hall d'exposition a été choisie parmi les modèles existants de vFairs. Hillrom a été satisfait des choix qui étaient disponibles. 

Ressources pour les participants

Chris Mahoney a souligné que l'objectif était de permettre aux participants d'explorer les options et les plans de prestations à leur convenance. Pour ce faire, la plateforme virtuelle comportait des onglets "porte-documents" et "ressources" qui présentaient des documents que les participants pouvaient sauvegarder et télécharger pour s'y référer ultérieurement. 

Le résultat

Le salon vFairs a répondu aux attentes de Hillrom. Chris Mahoney poursuit en racontant sa merveilleuse expérience avec vFairs en disant

"Nous recommandons [vFairs] à d'autres clients. C'est notre niveau de satisfaction. Nous avons exploré quatre autres options lorsque nous avons envisagé un salon virtuel des avantages sociaux, mais rien sur le marché ne se rapproche de ce que vFairs a à offrir".

Auparavant, Chris devait se rendre dans neuf lieux différents et faire quatre présentations en direct dans chacun d'entre eux. Il n'y avait donc pas beaucoup d'espace pour interagir avec les gens. En revanche, avec le salon vFairs, il a pu toucher davantage de personnes, car sa plateforme était ouverte 24 heures sur 24 pendant 30 jours. 

Ils ont estimé que l'inscription ouverte de 2021 était un succès. Ils ont mesuré ce succès en fonction du nombre de personnes qui revenaient vers eux. L'élément le plus vendeur de la foire de cette année a été le lien entre les activités et les points de bien-être. Cela a encouragé les gens à parcourir plus de terrain virtuel et les a même incités à se rendre aux stands. Les deux enquêtes, quant à elles, ont permis de s'assurer que les gens comprenaient les plans et ne se contentaient pas d'y adhérer.