A salon de l'emploi virtuel universitaire est un excellent moyen d'offrir à vos étudiants une expérience immersive qui les aide dans leur processus de recherche d'emploi. Si vous souhaitez organiser un tel événement, vous devez suivre quelques règles pour en tirer le meilleur parti. Vous devez faire de votre salon de l'emploi virtuel une expérience positive pour vos étudiants et les employeurs partenaires. . Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir pour organiser un salon réussi.
Qu'est-ce qu'un salon de l'emploi virtuel universitaire ?
Un salon de l'emploi est un événement au cours duquel un certain nombre d'entreprises se rendent sur le site d'une université pour rechercher des employés potentiels. En général, elles installent des stands dans un lieu physique, informent les étudiants des postes à pourvoir et présélectionnent les candidats qualifiés. De nombreuses universités proposent également des conférences et des tables rondes. Celles-ci peuvent porter sur le processus de recherche d'emploi ou permettre aux employeurs d'approfondir leur concept de marque, leur culture de travail et les postes à pourvoir.
Son équivalent virtuel utilise une plateforme de salon de l'emploi virtuel pour réunir les étudiants et les employeurs sur une plateforme en ligne. Ce type d'événement vous permet d'inviter davantage d'entreprises de toute la région et facilite la participation de vos étudiants. Il reprend toutes les caractéristiques susmentionnées et les présente sous forme numérique pour plus de commodité. Il s'agit donc d'une option viable qui présente une longue liste d'avantages.
Avantages des salons de l'emploi virtuels
L'organisation d'un salon de l'emploi virtuel dans une université présente de nombreux avantages par rapport à un événement physique conventionnel. Ces avantages s'étendent à toutes les personnes impliquées, c'est pourquoi vous devriez certainement envisager le format virtuel ou hybride pour vos prochains salons de l'emploi. Voici quelques-uns des principaux avantages que vous pouvez en retirer.
Accessibilité
Le premier grand avantage d'un salon de l'emploi virtuel est qu'il est extrêmement accessible. Les entreprises n'ont pas besoin de planifier un trimestre à l'avance pour installer un stand dans votre université et allouer des ressources à cet effet. En outre, les étudiants n'auront pas à se rendre physiquement sur place. Cela permet également d'ouvrir l'événement à vos étudiants et anciens étudiants basés dans le monde entier.
Réduction des coûts
Vous serez heureux d'apprendre que vous pouvez économiser des dizaines de milliers de dollars en optant pour un salon de l'emploi virtuel plutôt que physique. En effet, vous n'avez pas à vous soucier de l'aménagement du lieu, de la construction des stands et de l'organisation des rafraîchissements. En outre, vous n'aurez pas à vous soucier des coûts logistiques, tels que la venue d'orateurs, l'approvisionnement en papier, le recrutement de personnel, la sécurité et l'accueil des invités. Tous ces coûts s'accumulent jour après jour lors d'événements physiques.
Au lieu de cela, vous pouvez allouer ces ressources à des fins plus productives, par exemple en contactant des entreprises de premier plan pour l'événement. En effet, les foires virtuelles sont disponibles à tout moment, avec des coûts de montage minimes si l'événement se prolonge. Vous pouvez donc réaliser des économies considérables si vous optez pour le modèle en ligne.
Variété
Si vous n'organisez que des événements physiques, vous risquez de vous retrouver avec quelques entreprises locales lors de vos salons de l'emploi, à moins que vous ne soyez une grande institution. En revanche, un événement virtuel vous offre une plus grande marge de manœuvre en ce qui concerne les entreprises et les invités que vous pouvez convier. Vous n'êtes pas lié par des contraintes géographiques et logistiques, et vous pouvez donc viser haut.
En outre, vous disposerez d'une plus grande variété de secteurs d'activité que vos étudiants pourront explorer. Et au sein de ces secteurs, ils disposeront de diverses options pour répondre à leurs besoins. Plus il y a de variété, plus il y a de cas de réussite, c'est pourquoi le virtuel est la voie à suivre.
Communication
Lorsque vous organisez un salon de l'emploi classique, vous ne pouvez pas encourager une communication aussi ouverte que vous le souhaiteriez. En effet, les exposants travaillent sur leurs propres stands et les visiteurs se bousculent et n'ont pas le temps d'explorer les possibilités de carrière qui s'offrent à eux. Les files d'attente sont généralement très longues lors des manifestations physiques et les étudiants n'ont pas assez de temps pour faire bonne impression auprès d'un recruteur ou d'un représentant d'entreprise. En outre, les salons physiques sont source d'inégalité pour les étudiants timides, qui risquent d'être dépassés par les événements
Avec les salons virtuels, vous pouvez ouvrir de multiples canaux de communication, tant pour les visiteurs que pour les entreprises exposantes, ce qui augmentera l'engagement et les conversations autour de votre événement et contribuera à votre portée. Cela augmentera l'engagement et les conversations autour de votre événement, contribuant ainsi à votre portée. vFairs dispose de fonctions de chat en ligne à cette fin, avec un ensemble varié de fonctions pour répondre à un ensemble varié de besoins. En outre, l'aspect en ligne est également utile pour les étudiants timides et leur donne la confiance nécessaire pour rassembler les informations dont ils ont besoin.
Traçabilité
Ce qui manque vraiment aux événements physiques, c'est un moyen fiable d'évaluer la participation et l'engagement. Avec les salons de l'emploi virtuels, vous pouvez facilement suivre tous les indicateurs pertinents depuis le back-end. Ces indicateurs couvrent le nombre de visiteurs, la qualité de l'interaction, les pistes générées et bien d'autres facteurs. Elles vous donneront donc une image complète de la manière dont votre événement s'est déroulé et des points qui posent problème.
Vous pouvez donc utiliser ces indicateurs pour mieux planifier votre prochain salon virtuel de l'emploi et obtenir encore plus de succès qu'auparavant. Ces statistiques sont extrêmement simples, vous n'aurez donc pas besoin d'avoir des connaissances techniques pour les traduire.
Comment organiser un salon de l'emploi virtuel dans une université
Lorsque vous organisez un salon de l'emploi virtuel dans une université, vous devez vous assurer que vous disposez d'un plan approprié et que vous le mettez en œuvre de manière efficace. Vous devez donc suivre quelques étapes simples pour vous assurer que tout se passe bien.
Élaborer un plan détaillé
Tout d'abord, élaborez un plan clair et concis, allant des objectifs initiaux aux résultats finaux. Ce plan comprend la date et l'heure du salon, votre budget, votre liste provisoire d'invités et l'ordre du jour de votre salon virtuel de l'emploi.
Rédigez ce plan et partagez-le avec les parties prenantes concernées. Vous pouvez également utiliser ce plan comme modèle de présentation pour les sponsors et les entreprises que vous souhaitez inviter.
Choisissez votre plateforme d'hébergement
Un salon de l'emploi virtuel ne se résume pas à l'organisation de quelques appels vidéo. Il s'agit d'un processus complexe qui comporte de nombreux aspects. Si vous souhaitez un événement de grande qualité, vous devez faire appel aux meilleurs spécialistes.
vFairs est une excellente option, car il s'occupe de tout, de l'organisation de votre événement à la fourniture d'informations complètes pendant et après le salon.
Vous devez donc absolument utiliser une plateforme d'hébergement d'événements virtuels pour vous décharger de tous les tracas, afin de pouvoir vous concentrer sur les autres éléments de l'événement, tels que l'attraction d'entreprises et la garantie que vos étudiants obtiennent les placements professionnels qu'ils méritent.
Inviter les organisations
Vous pouvez maintenant passer à l'étape suivante. Dressez une liste des entreprises que vous souhaitez inviter. Il peut s'agir d'organisations qui :
- ont déjà participé à vos salons de l'emploi
- sont en rapport avec vos départements universitaires
- vos élèves s'intéressent à
Créez des dossiers d'invitation en bonne et due forme, avec des détails sur l'installation des stands et des instructions sur la manière de gérer l'aspect numérique de l'événement, et envoyez-les.
Essayez d'obtenir une liste d'entreprises aussi diversifiée que possible, afin de multiplier les possibilités d'embauche. Vous pouvez adresser l'invitation au président de l'entreprise ou au directeur des ressources humaines. N'oubliez pas de suivre les réponses dans une feuille de calcul.
Envoyer des invitations
Vous devez ensuite envoyer les invitations et les notifications à vos étudiants. Communiquez clairement le programme et indiquez-leur ce qu'ils doivent apporter à l'événement. N'oubliez pas de leur demander de préparer leur CV et les autres documents dont les entreprises ont besoin pour le processus d'embauche.
En outre, rappelez-leur de bien s'habiller, afin qu'ils ne soient pas pris au dépourvu en cas d'entretien vidéo. C'est également une bonne idée de partager la liste des entreprises, afin qu'ils puissent faire des recherches préalables au salon et planifier les entreprises à visiter avant de se rendre à l'événement.
Rassembler les rapports
Vous recevrez un certain nombre de données excellentes pendant votre événement. Il s'agit notamment des statistiques de fréquentation, des statistiques d'engagement et du succès général de l'événement. Dans le cas des salons de l'emploi virtuels, ces statistiques incluent également les recrutements réussis au fil du temps.
C'est pourquoi vous devez utiliser un outil pour recueillir ces informations et les traduire de la manière la plus complète possible. Ces rapports vous aideront à planifier les événements futurs et à améliorer les perspectives d'avenir de vos élèves.
Voici donc comment vous pouvez préparer votre salon de l'emploi virtuel. Ces conseils d'organisation vous aideront à mieux vous organiser le jour même de l'événement et à le gérer correctement.
10 caractéristiques incontournables des plateformes de salons de l'emploi virtuels
Le salon virtuel de l'emploi de votre université doit comporter un certain nombre d'éléments. Ces caractéristiques couvrent la plupart des aspects d'un salon de l'emploi et comprennent également des activités récréatives rafraîchissantes pour vos étudiants.
Voici une liste de fonctionnalités qui peuvent apporter beaucoup à vos événements.
1. Lobby dynamique
Le hall d'entrée virtuel est une porte d'entrée pour votre événement. Les étudiants interagiront mieux avec un hall d'entrée dynamique, où ils peuvent s'engager avec divers éléments et voir de l'action.
2. Une salle d'exposition immersive
Les visiteurs aiment vivre l'expérience d'un événement physique sur une plateforme virtuelle. Un hall d'exposition immersif leur permet d'interagir avec les stands de manière à ce qu'ils aient l'impression de participer à un événement physique, avec des sacs à surprises et des rencontres en face à face.
3. L'auditorium
C'est là que se déroulent la plupart des webinaires, des discussions et des exposés. Tout comme dans un véritable auditorium, les conférences en direct sont soumises à des horaires précis. Toutefois, dans les auditoriums virtuels, vous pouvez revoir ces sessions à votre convenance.
4. Service d'assistance
Le service d'assistance vous fournira toutes les informations nécessaires sur l'événement et ses différentes étapes. Ses représentants vous indiqueront où vous rendre, vous renseigneront sur l'ordre du jour et vous guideront en conséquence.
5. Fonctionnalités de chat et de mise en réseau
Aidez votre public à imiter l'interaction entre les événements en proposant des fonctions de chat et de mise en réseau. Cela leur permettra d'entamer des conversations formelles et informelles et de discuter de diverses options de carrière.
6. Planificateur de réunions
Lorsque les entreprises souhaitent organiser des réunions ou des entretiens avec les étudiants, elles peuvent utiliser le planificateur de réunions. Celui-ci s'intègre automatiquement dans leurs calendriers et permet aux étudiants de bloquer les dates d'entretien si une entreprise les a présélectionnés lors de l'événement.
7. Conseil de l'emploi
À l'instar d'un mur de médias sociaux, un tableau d'affichage des offres d'emploi dans le hall d'entrée est un outil très utile. Il permet aux étudiants de savoir quelles entreprises offrent quels types d'emplois et de planifier leurs visites au stand en conséquence.
8. La gamification
L'ajout d'éléments tels que des tableaux de classement et des chasses au trésor permet de maintenir l'intérêt des étudiants pour l'événement. Pour la plupart d'entre eux, il s'agit d'un premier pas dans la vie professionnelle, il faut donc les y initier d'une manière qui leur plaise.
9. Sac à souvenirs
Les étudiants peuvent ajouter toutes les ressources et tous les supports marketing qui les intéressent à leur sac à surprises. Ces ressources peuvent ensuite être téléchargées ou envoyées par courrier électronique.
10. Soutien à la clientèle
Vous devez trouver une plateforme qui offre une assistance clientèle cohérente. Si vous rencontrez des problèmes techniques en tant qu'hôte, vous voulez une réponse rapide afin que votre événement puisse reprendre normalement.
Conseils pour trouver les meilleures plateformes de salons de l'emploi virtuels
Lorsque vous planifiez une foire virtuelle, vous devez trouver la bonne plateforme. Après tout, vous ne voulez pas vous retrouver confronté à des problèmes techniques de base le jour de l'événement si vous faites le mauvais choix.
Au contraire, une fois que vous aurez fait le bon choix, votre expérience se déroulera en douceur, sans le moindre accroc. Voici comment vous pouvez réduire vos choix et sélectionner la plateforme idéale pour vos besoins.
Faites vos recherches
Tout d'abord, ne prenez pas la première chose que vous voyez. Faites plutôt des recherches en ligne et voyez quels types de services chaque plateforme offre. Certaines d'entre elles ne proposent qu'un hébergement de base, tandis que d'autres offrent une gamme complète de services, depuis les pages de renvoi pour l'inscription jusqu'à l'analyse des performances après l'événement.
C'est pourquoi vous devriez faire le tour du marché. Cela vous permettra de comparer les prix et d'être en mesure de choisir ce qui vous convient le mieux. L'internet est votre meilleur atout à cet égard, mais méfiez-vous des offres douteuses qui prétendent offrir des chiffres incroyables à bas prix. Après tout, si quelque chose semble trop beau pour être vrai, c'est généralement le cas.
Tenez compte de votre budget
C'est probablement l'une de vos principales préoccupations. Pensez au budget que vous avez prévu lors de l'organisation de votre événement. Voyez quel type de plate-forme et de services votre budget vous permet d'obtenir. Si vous pouvez vous contenter d'un événement dépouillé, vous pouvez obtenir pratiquement n'importe quelle option.
Cependant, si vous disposez d'un bon budget, vous avez beaucoup plus d'options, tant en ce qui concerne le choix de la plate-forme que le nombre et le type de fonctionnalités que vous choisissez. C'est pourquoi votre budget doit être un principe directeur dans vos choix.
Vérifier les caractéristiques
Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez possède les caractéristiques mentionnées précédemment. Certaines plateformes peuvent avoir toutes ces caractéristiques, tandis que d'autres peuvent n'en avoir que quelques-unes. Si vous souhaitez inclure toute la liste dans votre salon de l'emploi, vous devez opter pour la première option.
Sinon, vous finirez par travailler avec plus d'une plate-forme, ce qui peut s'avérer assez coûteux et peu pratique. Après tout, chaque plateforme aura ses propres complexités, et vous aurez donc plusieurs balles en l'air. C'est pourquoi vous devez toujours vous renseigner sur les caractéristiques d'une plateforme d'hébergement d'événements avant de décider de l'utiliser pour votre salon de l'emploi universitaire.
Examiner les avis
Consultez des sites web tels que G2 et Capterra pour voir comment les utilisateurs ont évalué les plateformes que vous avez présélectionnées. Ces sites vous permettent également de comparer les expériences, les évaluations et les caractéristiques des utilisateurs, ce qui est très utile. Veillez à trouver des évaluations relatives aux salons de l'emploi virtuels, afin de voir comment la plateforme s'est comportée.
Ces avis vous donneront une vision claire et impartiale de l'approche de la plateforme en matière d'organisation d'événements et de son aptitude à assurer le succès de ces derniers. Il s'agit donc d'une étape à ne pas manquer. En outre, une fois l'événement terminé, laissez votre propre avis sur ces sites web afin que d'autres puissent bénéficier de votre expérience.
Déterminer le niveau d'assistance à la clientèle
Si une plateforme vous permet simplement d'utiliser sa technologie et n'offre rien d'autre, évitez-la. Sinon, vous risquez d'être confronté à des problèmes le jour de l'événement, sans savoir comment les résoudre.
Une bonne plateforme d'hébergement d'événements virtuels vous offrira une assistance clientèle permanente avant et pendant l'événement. En outre, elle résoudra tous les problèmes techniques en priorité. Par conséquent, optez pour une plateforme qui vous offre une assistance technique et une assistance à la clientèle constantes. Cela vous permettra d'offrir à vos visiteurs et à vos exposants une expérience agréable.
Exemples de salons de l'emploi virtuels dans les universités
Voici quelques exemples de salons de l'emploi virtuels réalisés avec succès par vFairs. Tous ces événements ont très bien fonctionné et ont prouvé la capacité de la plateforme à gérer des événements à grande échelle avec de multiples éléments.
1. Le salon de l'emploi interactif Unilever Connect : Salon interactif des carrières
https://www.vfairs.com/unilever-turkey-redefines-recruitment-with-interactive-virtual-career-fair/
2. Journée virtuelle d'Atos en entreprise 2021
https://www.vfairs.com/atos-vfairs-virtual-in-house-day/
Salon de l'emploi virtuel : conseils aux employeurs
Maintenant que nous avons abordé les lignes directrices relatives aux salons de l'emploi virtuels pour les hôtes, voici quelques conseils pour les employeurs. Si vous êtes un recruteur et que vous avez décidé de participer à l'un de ces événements virtuels, voici quelques conseils à suivre.
Devenir sponsor d'un événement
Si vous devenez sponsor d'un événement, vous bénéficierez non seulement d'avantages spécifiques à l'événement, mais aussi d'un vaste programme de marketing. En fonction de votre formule de parrainage, le nom de votre entreprise apparaîtra dans le hall d'entrée de l'événement et sur les supports marketing, ce qui vous offrira une grande visibilité.
Accueillir un webinaire
Vous pouvez organiser votre propre webinaire dans l'auditorium de l'événement. Travaillez avec les hôtes pour organiser cela, et présentez votre entreprise, ainsi que les valeurs et la culture que vous incarnez. Cela aidera les étudiants à savoir s'ils sont faits pour votre organisation ou non.
Prendre des notes
Vous devez veiller à prendre des notes afin de garder une trace de vos interactions avec les étudiants. Utilisez des tages et prenez des notes dans les chats afin de pouvoir les comparer avec les personnes concernées dans votre organisation et de contacter des candidats potentiels.
Installer des stands attrayants
Si votre stand est aménagé de manière attrayante et qu'il brille par sa qualité, vous attirerez davantage de visiteurs potentiels. Vous devez donc inclure des vidéos, des présentations simples, des dépliants graphiques et des brochures détaillées. Mettez également l'accent sur la conception du stand et rendez-le aussi interactif que possible.
Des représentants bien informés
Ne vous contentez pas de demander au nouveau stagiaire de rester en ligne lors d'un salon de l'emploi universitaire. En effet, les étudiants auront une liste de questions complexes sur votre entreprise et ses offres d'emploi. Vous avez besoin de représentants qualifiés et bien informés pour asseoir la réputation de votre entreprise en tant qu'employeur de premier plan.
Clarifiez vos exigences
Affichez clairement votre liste d'offres d'emploi sur votre stand. Vous pouvez même inclure un formulaire d'inscription que les étudiants intéressés peuvent remplir. Cela permettra de ne diriger vers vous que les candidats pertinents et de gagner beaucoup de temps.
Vous devez préciser vos exigences et vos descriptions de poste avant que les choses n'aillent plus loin avec les visiteurs de votre stand. Bien entendu, si vous participez à un événement universitaire, vous ne pouvez pas vous attendre à trouver des candidats ayant 5 ans d'expérience ou autre.
Au contraire, vous devez avoir des attentes réalistes et afficher clairement vos critères d'éligibilité. Sinon, vous ferez perdre du temps à tout le monde, y compris à vous.
Organiser des réunions avec des candidats potentiels
Vous ne voulez pas que votre expérience de l'événement soit submergée par des rencontres constantes avec des candidats potentiels. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser la recherche de profil et les filtres de CV pour présélectionner les candidats. Une fois la présélection effectuée, utilisez le planificateur de réunions pour inviter les candidats intéressants à un entretien.
Lors d'événements organisés par vFairs, vos espaces de discussion disposeront d'un calendrier intégré, que vous pourrez utiliser à cette fin.
Voilà, c'est fait. Tout ce que vous devez savoir pour organiser avec succès un salon de l'emploi en ligne pour vos étudiants. Les meilleurs événements nécessitent beaucoup de recherche et de planification. Nous espérons que nos conseils et nos exemples vous seront utiles pour organiser votre prochain salon en ligne.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les événements en ligne que vous pouvez organiser en tant qu'université, consultez notre Guide complet des événements virtuels pour les universités.
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