Wie man Messen der Veranstaltungsbranche online veranstaltet

Stellen Sie sich eine Welt der Messen vor, in der Sie problemlos qualifizierte Leads von überall auf der Welt generieren können. Obwohl sie sich auf unterschiedliche Zielgruppen an unterschiedlichen Orten konzentrieren, müssen Messen ähnlichen Rhythmen folgen. Im Jahr 2021 werden die Unternehmen beschließen, das ursprüngliche Konzept für Messen aufzugeben. Selbst für Anbieter in der Veranstaltungsbranche sind virtuelle Messen jetzt die neue Norm.

Doch selbst für erfahrene Unternehmen sind virtuelle Messen eine große Herausforderung. Das liegt daran, dass die Umstellung neue Überlegungen erfordert und eine neue - sprich: virtuelle - Dynamik in Ihren Veranstaltungsplan bringt. 

Eine der besten Möglichkeiten, über virtuelle Messen nachzudenken, ist einfach. Man muss sich etwas Neues einfallen lassen, ohne restriktiv zu sein. Mit dem richtigen Ansatz kann jeder den realen Wert einer physischen Messe in einer virtuellen Messe wiedergeben. Um den Prozess zu vereinfachen, haben wir einige trendige und erprobte Möglichkeiten für die Umsetzung zusammengestellt.

Was sind Online-Messen für die Veranstaltungsbranche?

Vielleicht haben Sie Ihren Kunden geholfen, ihre eigenen virtuellen Veranstaltungen durchzuführen, aber haben Sie auch die Vorteile virtueller Veranstaltungen für Ihr Unternehmen bedacht? Virtuelle Messen bieten der Veranstaltungsbranche eine völlig neue Möglichkeit, Produkte und Planungsdienstleistungen zu verkaufen. In dem Maße, in dem Ihre Kunden beginnen, ihre Veranstaltungen online zu verlegen, kann sich auch Ihr Kundenstamm für globale Unternehmen öffnen. Mit einer dynamischen 3D-Umgebung und einer Vielzahl von Tools, mit denen Sie Ihr weltweites Publikum ansprechen können, helfen Ihnen virtuelle Messen, neue Kunden zu gewinnen und Leads zu sammeln.

Sie fragen sich, was eine virtuelle Messe wirklich außergewöhnlichmacht ? Warum sind sie die erste Wahl für die führenden Unternehmen von heute? Die Wahrheit ist, dass die Kosten sehr niedrig sind, jeder ein Maximum hat und die Ergebnisse gemessen werden können.

Wie man Messen der Veranstaltungsbranche online veranstaltet

Nachstehend finden Sie eine Checkliste, die Sie vor der Veranstaltung von Online-Messen für die Veranstaltungsbranche beachten sollten.

Pre-Event

Wählen Sie den Schwerpunkt Ihrer Messe

Ähnlich wie bei einer typischen physischen Messe beginnt die Planung einer virtuellen Messe mit einem Gespräch über die Strategie. Sie müssen die virtuelle Veranstaltung aus einer übergeordneten Perspektive betrachten. Überlegen Sie, welche Bereiche für Ihr Zielpublikum von Interesse sind. Überlegen Sie dann, wie diese Bereiche mit Ihren Unternehmenszielen zusammenhängen.

Nehmen wir das Beispiel einer Vereinigung von Veranstaltungsplanern, zu deren Mitgliedern Veranstaltungsplaner, Anbieter von Geschenken, AV-Lösungen und andere gehören. Viele dieser Mitglieder haben zwar bereits virtuelle Veranstaltungen für ihre Kunden unterstützt, hatten aber bisher keine Gelegenheit, ihre Produkte und Dienstleistungen über die gleichen Kanäle zu verkaufen. Virtuelle Messen sind die ideale Plattform, um einen Kundenstamm zu erschließen und neuen Kontakten zu zeigen, wie sie sowohl persönliche als auch Online- und sogar Hybrid-Veranstaltungen unterstützen können.

Sie könnten den Schwerpunkt auf einer hohen Ebene halten, indem Sie alle Mitglieder und ihre Kontaktpersonen einladen, um zu sehen, welche Möglichkeiten ihnen für Veranstaltungen zur Verfügung stehen. Oder Sie können sich auf einen bestimmten Bereich konzentrieren, z. B. auf Einkäufer und Anbieter, die an der Durchführung von Hybridkonferenzen innerhalb des nächsten Jahres interessiert sind. In jedem Fall muss die Veranstaltung ein gewisses Maß an Fokus und Umfang haben.

Wenn Sie erst einmal den allgemeinen Schwerpunkt Ihrer virtuellen Messe festgelegt haben, ist es ein Leichtes, inhaltliche Ideen zur Unterstützung dieses Konzepts zu entwerfen. Außerdem hilft es bei der Kontaktaufnahme mit internen Parteien und Partnern, die Sie in die virtuelle Veranstaltung einbeziehen möchten.

Finden Sie einen Anbieter für virtuelle Veranstaltungen, dem Sie vertrauen

Vielleicht haben Sie als Planer bereits mit virtuellen Veranstaltungsanbietern zusammengearbeitet, vielleicht kennen Sie sich aber auch nicht aus und müssen sich erst einmal umsehen. Zu Ihrer Erleichterung haben wir einige Schlüsselmerkmale hervorgehoben, nach denen Planer fragen sollten, wenn sie sich für ihren Anbieter entscheiden. Wie immersiv ist Ihre Plattform? Welchen Grad an Kundenbetreuung und technischem Support bieten Sie? Welche Funktionen und Tools stehen zur Verfügung, die mir und meinen Anbietern helfen, ihre Ziele zu erreichen? Welche Art von Feedback und Kennzahlen können wir von dieser Plattform erwarten?

Legen Sie klare Rollen und Zuständigkeiten in Ihrem Team fest

Virtuelle Veranstaltungen mögen den Anschein erwecken, dass sie vor allem eine technische Einrichtung erfordern, aber in Wahrheit sind Werbung, Inhaltsentwicklung und Anbietermanagement immer noch äußerst wichtige Aspekte. Dies ist genau wie bei einer physischen Veranstaltung, bei der Sie in der Regel Unterstützung durch verschiedene Teammitglieder benötigen

Während der Veranstaltung

Schaffen Sie eine kohärente Benutzererfahrung

Typische Messen sind ausschließlich darauf ausgerichtet, den Besuchern eine schrittweise Orientierung zu bieten. Sie können Tagespläne mit Schildern im gesamten Veranstaltungsbereich bereitstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Besucher zu den entsprechenden Räumen leiten. Sorgen Sie außerdem dafür, dass das Personal während der gesamten Veranstaltung anwesend ist. Das Personal wird Fragen beantworten und weitere Hinweise geben, wenn die Teilnehmer dies benötigen. 

Virtuelle Fachmessen erfordern in der Planungsphase die Berücksichtigung der gleichen Konzepte. Wenn die Besucher auf Ihrer virtuellen Webseite oder Landing Page landen, sollten sie in der Lage sein, bestimmte Ressourcen zu finden und darauf zuzugreifen. Manchmal geht es darum, sich auf eine Breakout-Session einzustimmen, manchmal darum, eine Produktvorführung anzusehen. In beiden Fällen schafft eine Kombination aus klaren und prägnanten Botschaften und eindeutigen CTAs, die über die gesamte Website verteilt sind, dieses intuitive Gefühl. Die Bereitstellung von Ressourcen, wie z. B. Videos zur Begehung der Veranstaltung und Helpdesks, erleichtert den Teilnehmern die Arbeit und sorgt für ein nahtloses Erlebnis.

Eine Website oder Landing Page ist das Aushängeschild für das Branding. Sie funktioniert ähnlich wie der Ablauf einer virtuellen Messe. Von den angezeigten Bildern bis zur Art der Nachrichtenübermittlung muss die Messe mit den Kernwerten Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie sollte in der Lage sein, eine natürliche Verbindung zu Ihrer Markenidentität herzustellen.

Gelegenheiten zum Engagement bieten

Unabhängig von der Art der Messe, die Sie veranstalten, ist es wichtig, dass die Gespräche in Gang gehalten werden. Es liegt in der Natur der Sache, dass sich die Teilnehmer nach einem Dialog sehnen. Als Gastgeber einer Veranstaltung ist es wichtig, Möglichkeiten dafür zu schaffen. Dank des brillanten Fortschritts in der Technologie. können Sie bei Online-Messen leicht die gleichen Möglichkeiten zur Einbindung der Teilnehmer schaffen, die auch bei physischen Veranstaltungen funktionieren. 

Denken Sie über diesen Punkt im Zusammenhang mit einem virtuellen Stand nach. Sie können nicht nur digitale Broschüren und andere Marketingmaterialien anbieten, sondern auch die Besucher der Veranstaltung einladen, mit den Mitarbeitern zu sprechen. Dies kann über eine Live-Chat-Funktion an Ihrem Stand geschehen. Produktbestellformulare sind ebenfalls eine gute Möglichkeit für Anbieter, den Absatz direkt auf der Veranstaltung zu steigern.

Um das Gleiche für Ihre Partner zu tun, können Sie die gleichen Funktionen nutzen, die auch Ihren Ausstellerstand aufwerten. Die Partner werden den Wert der Veranstaltung eher erkennen, wenn sie mehr Möglichkeiten haben, direkt mit potenziellen Kunden zu interagieren. Sie werden ihre eigenen Stände einrichten wollen, um sinnvolle Gespräche zu führen. 

Post-Event

Folgemaßnahmen ergreifen

Während einer virtuellen Messe mit den Teilnehmern ins Gespräch zu kommen, ist eine Sache. Die andere ist, dass das Gespräch dort niemals enden sollte. Der beste Zeitpunkt, um auf diesem Interesse aufzubauen und Interessenten in potenzielle Kunden zu verwandeln, ist dann, wenn Ihre Produkte und Dienstleistungen nach der Veranstaltung in aller Munde sind. 

Sie können damit beginnen, alle Messebesucher in eine Follow-up-E-Mail-Kampagne einzuschreiben. Diese Reihe von E-Mails wird Ihnen helfen, Ressourcen zu fördern, die mit dem Schwerpunkt der Messe übereinstimmen. Sie können Top-Funnel-Blogbeiträge und Bottom-Funnel-Fallstudien verwenden. Das ultimative Ziel sollte es sein, Interessenten auf den richtigen Weg zu bringen und sie zu Ihren Kunden zu machen.

Messen Sie den Erfolg mit Metriken für virtuelle Veranstaltungen

Um zu wissen, wie Ihre Veranstaltung gelaufen ist, ist es wichtig, einige Schlüsselmetriken zu berücksichtigen. Im vFairs-Backend können Sie Metriken wie User Journey, Teilnehmerstatistiken und Engagement-Metriken (Standbesucher, Dokumenten-Downloads usw.) analysieren. Je umfassender die Endergebnisse sind, die Sie analysieren können, desto besser können Sie sich in der Zukunft verbessern.

Außerdem können Sie innerhalb der Veranstaltung auf Umfragen zum Veranstaltungsfeedback verweisen, um weiteres qualitatives Feedback zu erhalten, das mit den Daten Ihrer Veranstaltung verknüpft werden kann.

Schlussfolgerung

Messen sind im Jahr 2021 für viele Unternehmen ein wichtiger Umsatzbringer. Virtuelle Messen helfen nicht nur den Kunden, erfolgreich zu sein, sondern auch Ihnen, Geschäftsergebnisse zu sehen und neue Verkäufe zu tätigen. Auf diese Weise können Sie den Zauber traditioneller Messen virtuell nachempfinden und weiterhin neue Kunden gewinnen.

Messen sind eine großartige Möglichkeit, für Ihre Marke zu werben und Ihr Angebot einem breiten Publikum vorzustellen. Messen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Gewinne in die Höhe zu treiben. Gleichzeitig ist nichts davon wirklich profitabel, wenn es auf Kosten unzähliger Ressourcen geht, oder? Deshalb definieren virtuelle Messen jetzt den Weg der Gewinnmaximierung neu und schonen dabei die Umwelt. Raten Sie mal! Wenn Ihr Unternehmen über die Grenzen hinaus wächst, eröffnen sich noch mehr Möglichkeiten. Erfahren Sie mehr darüber, wie es ist, mit vFairs zusammenzuarbeiten, wenn Sie die beste virtuelle Messe veranstalten wollen.