Cómo utilizar una herramienta de inscripción virtual

¿Qué es lo único que hay que hacer bien antes de un evento? Por supuesto, la planificación y la organización requieren mucho tiempo y esfuerzo, pero ¿qué más es importante? Su objetivo inicial para que cualquier acto tenga éxito es conseguir un elevado número de inscripciones. Este número le ayudará a calibrar la respuesta a su evento, y ajustar su organización en consecuencia, si es necesario. Una herramienta de inscripción virtual puede ayudarle mucho en este sentido. 

¿Cómo se recogen las inscripciones para un acto? 

La forma habitual de recoger inscripciones en esta época es compartir tu evento en Internet, si quieres abrirlo al público. De lo contrario, si tienes un aforo limitado, envías invitaciones a un público selectivo y utilizas las RSVP como registro. Sin embargo, éste es un método simplista y mucha gente se inscribe, pero no se presenta. Esto se debe a que hacer clic en "Sí" en una invitación a través de las redes sociales es mucho más fácil que rellenar los datos.  

En su lugar, debería utilizar una herramienta virtual de inscripción a eventos, con un formulario algo más detallado para que sólo reciba visitantes comprometidos que se tomen en serio su evento. Este formulario también le ayudará a obtener una información impresionante sobre los intereses y datos demográficos de la audiencia para futuros fines de marketing e invitación a eventos. La mayoría de las plataformas de alojamiento de eventos virtuales le ofrecen una herramienta de registro integrada, para que pueda disfrutar de una experiencia completa de principio a fin.  

¿Qué es el software de registro?

Un software de inscripción ayuda básicamente a los organizadores de eventos a agilizar y automatizar sus procesos. Facilita enormemente la inscripción y el cobro de los pagos. Esto es especialmente útil para la venta de entradas y para determinar la asistencia a su evento, ya sea físico, virtual o híbrido.

En pocas palabras, una herramienta de registro de eventos virtuales le permite crear un portal de registro para los miembros de su audiencia. Le permitirá saber cuántos visitantes puede esperar y a quién debe enviar los códigos del evento. Además, suele incluir información más detallada, como la edad, el sexo, la ubicación y los intereses, por lo que tendrá la ventaja añadida de una valiosa recopilación de datos.

¿Qué utilidad tiene una herramienta de inscripción virtual?

Las herramientas virtuales de inscripción a eventos no sólo sirven para inscribir a los asistentes, sino también para muchas otras cosas:

• Elimine el papeleo
• Aumentar la eficacia
• Reducir los costes de registro
• Aumentar la participación en eventos
• Proporcionar datos de marketing
• Ahorrar tiempo
• Ofrecer informes detallados

Todas estas ventajas hacen que un software de registro de eventos sea imprescindible para su evento virtual. Después de todo, ¿quién quiere dedicar todo el tiempo y los recursos que supone enviar físicamente invitaciones por correo a los posibles asistentes? Lo más probable es que ni siquiera obtenga muchas respuestas si opta por el método físico, y además tendrá que gastar mucho dinero. 

Estas herramientas le facilitan la vida y le ahorran mucho tiempo. También son increíblemente fáciles de usar y se adaptan perfectamente a la era cada vez más digital. Hoy en día, casi nadie utiliza el correo postal, por lo que el registro en línea es su mejor opción. Además, es muy eficaz y automatiza el procedimiento. No tendrá que forzar sus recursos ni contratar personal adicional para gestionar las inscripciones de su evento. En su lugar, el software se encargará de todo, desde la inscripción inicial hasta el formulario detallado y los datos de pago necesarios. 

¿Cuánto cuesta el software de registro?

Existen varias herramientas de registro de eventos. Todas ellas tienen diferentes métodos de fijación de precios y ofrecen una variedad de niveles. Sus gastos dependerán de las características desee añadir a su página de inscripción. Algunas herramientas de inscripción ofrecen simplemente un portal en el que los asistentes pueden inscribirse, mientras que otras pueden ofrecer paquetes completos que incluyen todas las funciones.

Además, el coste también depende de lo detalladas que quiera que sean sus páginas de aterrizaje de registro. ¿Quiere un portal sencillo o una página de destino dinámica con el formulario de inscripción? Por supuesto, esto último le costará más. Por lo tanto, cuando trabaje con una herramienta de gestión de eventos virtuales como vFairsasegúrese de confirmar todos estos costes con sus representantes de contacto.

¿Cómo integro un formulario de inscripción virtual en mi evento?

La buena noticia es que no tendrás que aprender un montón de habilidades técnicas para crear una página de aterrizaje de registro decente si utilizas una herramienta de registro de eventos virtual. Hará todo el trabajo por ti, así que no tendrás que preocuparte de integrarla manualmente con tu evento. 

Cuando te registras en una plataforma de eventos virtuales, sólo tienes que comunicarles las especificaciones que prefieres para tus formularios de inscripción. Ellos te informarán del coste e integrarán el formulario en tu evento, para que utilices un gran conjunto de datos recogidos a través de esta fuente. 

¿Qué datos puedo obtener de una herramienta de inscripción a eventos virtuales?

Hay una serie de parámetros de audiencia que puede obtener de su herramienta de inscripción a eventos virtuales. Estas métricas le permiten analizar el éxito de su evento, y también le proporcionan un valioso banco de datos para fines de marketing en el futuro. Algunas de ellas son:

• Edad
• Género
• Intereses
• Ubicación
• Trabajo
• Ingresos
• Asistencia a actos
• Ratio de inscripción/presencia

Todas estas métricas pueden ayudarle a evaluar exactamente el éxito de su evento. Además, puedes incluso monetizar estos datos de la forma adecuada para compartirlos con tus patrocinadores y otras empresas, para obtener mayores beneficios económicos. Incluso si no lo haces, puedes utilizar esta información para planificar tus futuras campañas de marketing. Muchas plataformas de eventos virtuales le permiten integrar sus inscripciones con su sistema de gestión de clientes potenciales, de modo que pueda cruzar ambas listas. 

Por lo tanto, una herramienta de registro virtual de eventos es imprescindible si desea gestionar el proceso de registro sin problemas. Además, si utiliza un software de este tipo, obtendrá la ventaja de una amplia retroalimentación de datos y asistencia técnica.