5 razones para organizar conferencias virtuales

Las conferencias son esenciales para el éxito de una empresa, pero organizarlas no es tarea fácil. Las conferencias tradicionales requieren una inversión de tiempo, dinero y energía para tener éxito. Y aun así, los resultados son difíciles de medir. Ahora que el mundo acepta cada vez más las tendencias tecnológicas, las conferencias virtuales también han empezado a popularizarse.

Las conferencias virtuales ayudan a entablar relaciones que trascienden las fronteras y a ponerse en contacto con posibles clientes en el espacio virtual. Eliminan la molestia de organizar un evento físico con un alcance limitado y permiten a los organizadores dirigirse a un público más amplio. 

Hay varias razones para organizar conferencias virtuales, pero las más importantes se mencionan a continuación.

1. Aumentar el alcance del acto
2. Reducir costes y aumentar la rentabilidad
3. Reducir la huella de carbono 
4. Medir el éxito con información
5. Evite problemas logísticos

¿Se pregunta cómo ocurre? Siga leyendo.

1. Aumentar el alcance del acontecimiento

En una conferencia física, se permite un número limitado de asistentes. Además, las personas que se encuentran en un lugar geográfico determinado tienen la oportunidad de asistir a la conferencia, ya que viajar a otra ciudad o país para asistir a una conferencia es costoso y no todo el mundo puede hacerlo. 

Una conferencia virtual libera a los organizadores de estas preocupaciones. Cualquiera puede asistir a una conferencia virtual desde cualquier lugar. Todo lo que se necesita es una buena conexión a Internet y un smartphone/tableta/ordenador. Por lo tanto, un grupo diverso de asistentes puede formar parte de una conferencia virtual, independientemente de su ubicación geográfica.

Además, según el proveedor de servicios, el número de asistentes que pueden entretenerse en una conferencia virtual es varias veces superior al de una conferencia física. Las conferencias en línea son inclusivas y permiten a las personas con necesidades especiales participar en ellas sin ningún problema. Así, las conferencias virtuales tienen un mayor alcance.

2. Reducir costes y aumentar la rentabilidad

Una conferencia virtual significa que no tiene que reservar un lugar para el evento, organizar el transporte, reservar alojamiento para los invitados y asistentes, gastar en decoración y centrarse en la mano de obra. Todas estas cosas son necesarias para las conferencias físicas, lo que las hace costosas.

Las conferencias en línea eliminan estos gastos y permiten a los organizadores generar más valor con menos. Al aprovechar la tecnología, eliminan todos los costes asociados a los eventos físicos y permiten a los organizadores llevar a cabo con éxito conferencias en línea.

3. Reducir la huella de carbono 

El cambio climático es real. Los eventos físicos contribuyen al calentamiento global, que a su vez conduce al cambio climático. Los viajes de ida y vuelta al lugar del evento, el uso de plástico y papel para la decoración, y el vertido de los residuos en vertederos al final del evento contribuyen al calentamiento global.

Por otra parte, los actos virtuales son respetuosos con el medio ambiente. No es necesario desplazarse y se ahorra mucho papel. En lugar de utilizar folletos y panfletos en papel, las conferencias virtuales utilizan material electrónico que los asistentes pueden ver y descargar sin ningún impacto negativo en el medio ambiente.

4. Medir el éxito con información

Piense por un momento en un acontecimiento físico. ¿Cómo medirías su éxito? ¿Le cuesta procesarlo? Así es. Medir el éxito de un evento físico no es tarea fácil. Hay que recopilar datos manualmente con una enorme probabilidad de cometer un error en la recopilación de datos.

Con las conferencias virtuales, no tiene que preocuparse por eso. Como todo sucede en línea y en una plataforma digital, averiguar el número de personas que asistieron a la conferencia, el número de personas que asistieron a una sesión específica durante la conferencia y los ponentes que siguieron siendo los más populares es súper fácil. 

Todo se registra en tiempo real, lo que proporciona información cuantificable a los organizadores. Esta información puede utilizarse para saber qué ha funcionado bien y qué hay que dejar de hacer en futuras conferencias para mejorar la experiencia de los asistentes en los próximos eventos.

5. Evitar problemas logísticos

Los eventos físicos conllevan numerosos problemas logísticos. La preparación del lugar y la disposición de los equipos son algunos de ellos. Desvían la atención de los organizadores del evento en sí y los ocupan en asuntos que no existen en una conferencia virtual.

Las plataformas de organización de eventos virtuales como vFairs se encargan de la logística y dejan que los organizadores se centren en el evento en sí. Con un servicio integral de organización y gestión de conferencias virtuales, estas plataformas alivian la carga de los organizadores de eventos. 

Conclusión

Las conferencias virtuales ofrecen numerosas ventajas a los organizadores, de las que se ofrece una visión en este artículo. Si está planeando organizar una conferencia, póngase en contacto con vFairs y descubra cómo una conferencia virtual puede ayudarle a alcanzar los objetivos de su evento.