Cómo planificar con éxito una conferencia virtual

Las conferencias en línea se han hecho muy populares en los últimos tiempos. Estas conferencias se celebran en línea en un entorno interactivo y visualmente atractivo. Permiten a las organizaciones dirigirse a una audiencia mundial, reducir los costes de organización del evento y aumentar el retorno de la inversión. Aunque la tendencia a organizar conferencias virtuales se está acelerando, es esencial señalar que no son una moda pasajera. Según MarTechen 2021, el contenido de vídeo representará el 80% del tráfico mundial. Además, las conferencias virtuales pueden ayudar a a las empresas a ahorrar hasta un 75 de los costes anuales. Además, son respetuosas con el medio ambiente y su organización es sencilla. Planificar una conferencia virtual es fácil. A continuación le explicamos cómo organizar con éxito una conferencia en línea.

Definir el público destinatario

El primer paso en la planificación de una conferencia es elegir el público al que va dirigida. Si sabe quién le va a escuchar, podrá elaborar la estructura de la conferencia. Tiene que determinar qué es lo que más interesa a su público y qué solución quiere encontrar a través de su conferencia virtual.

Buscar altavoces

Si no tiene previsto ser conferenciante y desea atraer a terceros expertos, deberá iniciar la búsqueda inmediatamente después de determinar el público destinatario. El conferenciante debe centrarse en encontrar una solución al problema del público. Busque ponentes que se ajusten a las necesidades de su público objetivo. Hágales partícipes destacando las ventajas de una conferencia virtual. Explíqueles cuántos participantes se esperan y cómo esto puede afectar positivamente al éxito del ponente. Si el formato de la conferencia lo permite, puede permitir que los ponentes vendan o anuncien sus productos también a través de la plataforma de la conferencia.

Crear la estructura

Al igual que una conferencia física, una conferencia virtual requiere una estructura claramente definida. Una conferencia debe tener un orden del día que no sólo defina la estructura, sino que también ayude a atraer a más asistentes. Una estructura básica incluye un discurso de apertura, presentaciones, discursos de apertura, seminarios web y duración de todas las actividades.

Crear una página de destino

Una página de aterrizaje para el evento será muy útil para conseguir más asistentes, proporcionándoles el orden del día e información sobre los ponentes. Esto puede ayudar a conseguir que más personas se inscriban en el evento. La página de aterrizaje también puede proporcionar información sobre los patrocinadores del evento. Crear una página de inscripción para el evento en el sitio web puede confundir a los asistentes y desviar su atención a otras secciones del sitio web, lo que se traduce en un menor índice de inscripción al evento. Por lo tanto, debe crearse una página independiente para el evento.

Promocione su evento

Después de configurar una página de destino, es hora de empezar a promocionar el evento. Algunas formas de publicitar eficazmente tu evento son las siguientes.

• Aprovechar plataformas de medios sociales como Facebook, Instagram y Twitter 
• Envíe correos electrónicos masivos utilizando su lista de correo
• Trabajar en un comunicado de prensa para llegar a las masas
• Añade un banner, un pop-up o una barra de aperitivos en tu sitio web que hable del evento
• Pida a los ponentes y colaboradores del acto que lo difundan en su red de contactos

Prepare a sus empleados

No todo el mundo puede navegar por un evento virtual sin ayuda o asistir a un evento sin tener una pregunta al respecto. Para ayudar a que el evento sea un asunto informativo y sin complicaciones para los asistentes, debe preparar a su personal para responder a las preguntas durante el evento.  Los eventos virtuales cuentan con una opción de chat (audio/vídeo/texto) que permite a los asistentes interactuar con los organizadores del evento como deseen y resolver sus dudas. Elegir a personas de su equipo y formarlas para que utilicen eficazmente la plataforma en línea para responder a las consultas ayudará a mejorar la experiencia de la gente y le permitirá llevar a cabo una conferencia virtual con éxito. 

Analizar la Conferencia

Como ya se ha dicho, lo más probable es que quiera volver a utilizar este método. Pero para ello, tienes que analizar cómo fue tu conferencia para mejorar la siguiente. Guarde su transmisión y véala varias veces. Determina qué hay que arreglar y cómo puedes atraer a más participantes.

Conclusion

La conferencia virtual no sólo brinda la oportunidad de dar a conocer el proyecto o la empresa, sino que también allana el camino hacia una verdadera ventaja financiera en términos de ahorro de costes. Por lo tanto, ya habrá comprendido por qué su proyecto o empresa necesita una conferencia virtual. empresa necesita una conferencia virtual. Emprenda hoy mismo su primera conferencia virtual y compruebe por sí mismo las ventajas para su empresa. Más información sobre las ventajas de las conferencias virtuales.

Sobre el autor Gregory es un apasionado de la investigación de nuevas tecnologías. Trabaja con un sitio web de revisión de servicios de escritura llamado Calificación de escritores en línea. A Gregory le encantan las historias y los hechos e intenta mantenerse al día en ambos frentes.