Alles, was Sie über Software zur Veranstaltungsplanung wissen müssen

Seit 2019 hat sich die Welt drastisch verändert. Es scheint, als bestehe der einzige Weg zum Überleben darin, sich anzupassen und stets am Puls der aktuellen Ereignisse zu bleiben. Infolgedessen haben sich viele Branchen in den virtuellen Raum verlagert. Das Veranstaltungsmanagement folgte diesem Trend schnell. Und so entdeckten Veranstalter die Veranstaltungsplanungssoftware. 

Was ist eine Veranstaltungsplanungssoftware?

Eine Veranstaltungsplanungssoftware bringt Ihre Veranstaltung ins Internet und vereinfacht den Planungsprozess. Sie unterstützt Sie bei der Planung, Durchführung und Verwaltung von professionellen Konferenzen, Vertriebs- und Fachmessen sowie kleineren Veranstaltungen innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus können Sie Check-ins und Teilnehmerzahlen überwachen und nachverfolgen sowie bei Bedarf Zahlungen und Gebühren entgegennehmen.  

So führen Sie virtuelle Veranstaltungen mit einer Veranstaltungsplanungssoftware durch

Jeder Veranstaltungsmanager muss über spezifische interne Tools ausgestattet sein, um den Verwaltungsprozess professioneller zu gestalten. Eines dieser Werkzeuge ist, wie Sie bereits wissen, eine Veranstaltungsmanagement- oder Veranstaltungsplanungssoftware, die den gesamten Prozess abdeckt und dafür sorgt, dass die Kunden zufrieden sind.

Auf jeden Fall möchten wir nicht, dass Sie glauben, Software könne menschliche Arbeitskraft ersetzen. Nur durch die Kombination dieser beiden leistungsstarken Bereiche lässt sich phänomenaler Erfolg erzielen! Stellen Sie sich nur einmal einen professionellen Veranstaltungsmanager vor, der mit Hightech-Software arbeitet: Was für eine perfekte Mischung aus zwei kompetenten Elementen! 

Im Allgemeinen dient Veranstaltungsplanungssoftware dazu, die Veranstaltungsplanung für Veranstaltungsmanager zu optimieren. Wenn Sie beispielsweise eine Werbekampagne für eine mobile App durchführen möchten, könnten Sie die Software nutzen, um alles zu planen, was Sie für die Veranstaltung benötigen. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über alles – vom Marketing über die Referenten bis hin zum Veranstaltungsprogramm. Außerdem können Sie auf Veranstaltungsberichte zugreifen, die Leistung der Veranstaltung analysieren und zukünftige Veranstaltungen auf der Grundlage tatsächlicher Daten verbessern. Schauen wir uns einmal an, wie Veranstaltungsplanungssoftware all dies bewerkstelligt.

1. Teilnehmer und Sitzungen registrieren

Wie die Praxis zeigt, gilt die Anmeldung als der wichtigste Teil des gesamten Veranstaltungsmanagementprozesses. Warum? Weil sie das Engagement und die Absichten Ihrer Teilnehmer verdeutlicht. Genauer gesagt: Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung entscheiden sich die Teilnehmer dafür, ihre Zeit und ihre finanziellen Mittel für etwas aufzuwenden, das Sie organisiert haben. 

Aber wie macht man das?

• Entscheiden Sie sich für eine Landingpage mit einem kurzen Anmeldeformular (nicht mehr als vier Felder), damit Ihre potenziellen Kunden nicht überfordert werden.
• Sorgen Sie für einen reibungslosen Anmeldeprozess mit einer benutzerfreundlichen Veranstaltungsmanagement-Plattform, die alle aktuellen Webdesign-Trends berücksichtigt, klare Handlungsaufforderungen enthält und keinen Raum für Unentschlossenheit lässt.
• Fügen Sie alle grundlegenden Informationen hinzu, die die Teilnehmer vor und nach der Anmeldung benötigen. Dazu gehören beispielsweise Rückerstattungs- und sonstige Richtlinien, Lagepläne sowie weitere nützliche Ressourcen, die sie im Verlauf der Veranstaltung benötigen werden.
• Nutzen Sie QR-Codes, um den Registrierungsprozess zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit deutlich zu steigern.

2. Nachrichten und Ankündigungen automatisieren und vereinfachen

Der Informationsaustausch war schon immer ein zentraler Bestandteil unseres Lebens und wird es auch immer bleiben. Er ist einfach überall präsent: angefangen bei einer SMS an einen Freund bis hin zum Versenden einer E-Mail an einen Kunden, der Vereinbarung eines Termins mit dem Hersteller oder dem Versuch, einen Platz für eine Veranstaltung zu reservieren. 

Kommunikation ist umso wichtiger, wenn es um Geschäfte, Veranstaltungen und Veranstaltungsmanagement geht. Ohne ein geeignetes Kommunikationssystem sind die gesamte Veranstaltung und alle Bemühungen schlichtweg umsonst. 

Um dies zu vermeiden, nutzen die meisten Veranstaltungsmanager eine Verwaltungssoftware, um das Benachrichtigungssystem zu automatisieren und alle notwendigen Informationen direkt an die Teilnehmer zu versenden. Und um ehrlich zu sein: Die Automatisierung dieses Aspekts der Veranstaltungsplanung ist ein echter Lebensretter, da die Welt der Veranstaltungen dynamisch ist und sich ständig verändert. Man müsste die Teilnehmer an die bevorstehende Veranstaltung erinnern, sie bitten, ihre Teilnahme zu bestätigen, sie über eventuelle Verzögerungen informieren und um Feedback bitten.

Eine Veranstaltungsplanungssoftware erledigt all das. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mail-Sequenzen zu automatisieren, Erinnerungen zu versenden und vieles mehr. Sie können alle Nachrichten und E-Mails nachverfolgen, die an die Kunden gesendet wurden, und nachvollziehen, wie viele davon geöffnet oder angeklickt wurden und so weiter. Außerdem bietet sie Ihnen umfassende Berichte, mit denen Sie den Erfolg messen können. In der Zwischenzeit können Sie mit einer einfachen SPF-Eintrag-Abfrage sorgt für den Schutz der E-Mail-Daten und der Authentifizierung sowohl für Absender als auch für Empfänger. Das bedeutet, dass Sie über genügend Daten verfügen, um Ihre Zielgruppe und deren Gewohnheiten zu verstehen. 

3. Erstellen Sie Ihr Veranstaltungsprogramm

Eine Tagesordnung ist für beide Seiten – für Sie und Ihre Kunden – von entscheidender Bedeutung. Zum einen erhält Ihr Kunde so endlich einen Überblick über das Gesamtbild und versteht, in welche Richtung die Veranstaltung verlaufen wird. Darüber hinaus wirkt sich eine gut strukturierte Tagesordnung direkt auf die Produktivität der gesamten Veranstaltung aus, da alle Beteiligten – darunter Gastgeber, Teilnehmer und Ehrengäste – wissen, was als Nächstes ansteht. 

Andererseits profitieren Sie auch von einem sorgfältig geplanten Ablauf. Sie haben während der gesamten Veranstaltung mehr Kontrolle, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schiefgeht, äußerst gering ist. Ihr Publikum interessiert sich beispielsweise für Podcasts. Dann können Sie es mit Marken-Podcasts deines Teams unterhalten und diese Idee in dein Veranstaltungsprogramm aufnehmen.

Sie haben wahrscheinlich schon einmal diese schmalen, rechteckigen Zettel gesehen, auf denen alle Informationen und der Zeitplan der von Ihnen organisierten Veranstaltung stehen. Ja, die werden sogar heute noch verwendet – im Zeitalter der Technik! Allerdings hat man angesichts von Papiermüll, ökologischen Bedenken und vielen anderen Faktoren bereits einen Ersatz dafür gefunden. Es ist also gar nicht mehr überraschend, dass Dinge wie die Erstellung einer Tagesordnung mittlerweile von Software übernommen werden. 

Der größte Vorteil papierloser Veranstaltungsagenden liegt in ihrer Flexibilität. Sie lassen sich leicht erstellen und bearbeiten. Außerdem sind sie von jedem Gerät aus leicht zugänglich. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Teilnehmer Präsentationen in ihren privaten oder beruflichen Kalender eintragen können, um Terminüberschneidungen zu vermeiden und die Präsentation nicht zu verpassen.  

Die von der Software erstellten Veranstaltungsprogramme sind zudem wesentlich dynamischer. Sie können verschiedene Ressourcen, Biografien der Referenten und andere nützliche Informationen einbinden, die die Teilnehmer gerne sehen würden. Darüber hinaus können Sie sogar Links einbetten, weitere Informationen einbinden und individuell angepasste Programme veröffentlichen.

4. Sparen Sie Geld mit Ihrer Veranstaltungsplanungssoftware

Veranstaltungsplanungssoftware ist ein echter Lebensretter, besonders wenn man mit einem knappen Budget arbeiten muss. Man sagt: „Bei der Budgetplanung gibt es nur eine Regel: Überschreiten Sie das Budget nicht.“ Schauen wir uns einmal an, wie uns Technologie dabei helfen kann.

Der offensichtlichste Vorteil ist der Wegfall der Kosten für eine physische Veranstaltung wie Veranstaltungsort, Unterkunft, Verpflegung und so weiter. Sie müssen keine Reisekosten für Ihre Referenten bezahlen. Sie müssen nicht einmal für die Sicherheitsmaßnahmen bei der Anmietung eines Veranstaltungssaals aufkommen. Der Veranstaltungsort selbst ist virtuell.

Mit einer Veranstaltungsplanungssoftware müssen Sie kein Geld mehr für den Druck von Zeitplänen und Veranstaltungsprogrammen ausgeben. Außerdem müssen Sie nicht alles neu drucken, nur weil einer der Referenten nicht kommen konnte oder das Abschlusskonzert plötzlich abgesagt wurde. Jeder von Ihnen erstellte Inhalt lässt sich schnell bearbeiten und erneut veröffentlichen.

5. Analysieren Sie Ihre virtuelle Veranstaltung

Veranstaltungsmanager suchen händeringend nach Veranstaltungsdaten, um ihre Veranstaltungen zu optimieren. Der Prozess der Datenanalyse umfasst wichtige Aspekte wie das Sammeln der erforderlichen Informationen nicht nur von den Teilnehmern, sondern auch von Sponsoren und der Zielgruppe über soziale Medien, den Veranstaltungsort, E-Mails und so weiter. Dies sind die Informationen, die Sie benötigen, um die Besucherzahlen zu steigern und unvergessliche Veranstaltungen zu organisieren. 

Mit einer Veranstaltungsplanungssoftware wird der Zugriff auf diese Daten ganz einfach. Jede Aktion – von der Anmeldung bis zur Teilnahme an einer Veranstaltung – wird auf der Plattform erfasst. Sie können diese Daten in Echtzeit oder nach Abschluss Ihrer Veranstaltung abrufen. Und Sie müssen sich keine Gedanken über Berechnungen oder mögliche Fehler machen, da die Berichte automatisch erstellt werden.

6. Die Wahl der richtigen Veranstaltungsplanungssoftware 

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung hängt davon ab, wie gut sie Ihren Teilnehmern gefallen hat. Das bedeutet, dass entscheidende Aspekte wie Werbung, Einbindung der Teilnehmer und Networking richtig umgesetzt werden müssen. All dies wird durch die richtige Software ermöglicht.

Werfen wir einen Blick auf die Funktionen, die eine gute Software ausmachen.

1. Funktionen zur Anmeldung: Eine der Hauptaufgaben von Veranstaltungsmanagementsystemen besteht darin, Veranstaltungen mithilfe spezieller Ticket- und Anmeldeseiten zu vermarkten. Hier bietet sich Ihnen die einmalige Gelegenheit, Zugang zu Millionen aktiver Veranstaltungsteilnehmer zu erhalten und auf Echtzeit-Verkaufsdaten zuzugreifen. 
2. Mehr Besucher: Eine Veranstaltungswebsite und eine Landingpage spielen eine entscheidende Rolle dabei, die Aufmerksamkeit potenzieller Besucher zu gewinnen. Beliebte, auf diesen Bereich spezialisierte Unternehmen stellen Veranstaltern die wichtigsten Tools zur Verfügung, um einwandfreie Websites für die Veranstaltungsanmeldung und Landingpages zu erstellen.
3. Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein übersichtliches und optisch ansprechendes UI-Design sorgt für ein nahtloses Besuchererlebnis. Dies wiederum unterstützt Sie bei der Abwicklung wichtiger Prozesse wie Registrierung, Marketing und Integration.
4. E-Mail-Marketing: Mit Funktionen zur Automatisierung des E-Mail-Marketings können Sie mit Ihrer potenziellen Zielgruppe kommunizieren, indem Sie ihr wirkungsvolle E-Mail-Kampagnen zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung zusenden. Um das Beste daraus zu machen, nutzen Sie SaaS-Vorlagen für Nurture-E-Mails und einprägsame Betreffzeilen für Ihre Veranstaltungs-E-Mails.
5. Netzwerken: Achten Sie darauf, dass die Software Chat-, Video- und Audiofunktionen sowie Interaktionsmöglichkeiten und Spiele bietet, um Ihre Teilnehmer bei Laune zu halten.

Schließlich ist es wichtig, dass Sie sich Kundenbewertungen durchlesen, Video-Erfahrungsberichte von Kunden ansehen und sich ein Bild davon machen, welche Erfahrungen andere Veranstaltungsmanager mit dem Dienst gemacht haben. Erst dann sollten Sie eine Entscheidung treffen und den Dienst wählen, der für Sie am besten geeignet ist.

7. Den Planungsprozess automatisieren

In den meisten Fällen ermöglichen Eventmanagement-Softwareprogramme eine gewisse Automatisierung bestimmter Funktionen. Diese Softwarelösungen bieten eine breite Palette an Tools und Diensten, die Sie bei der erfolgreichen Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen unterstützen. Wenn Sie also genug von manueller Arbeit haben und nach einer zuverlässigen Lösung suchen, ist eine gute Eventmanagement-Software genau das Richtige für Sie. 

Zwar wird von Veranstaltungsmanagern ein gewisser manueller Aufwand erwartet, doch lassen sich einige Aufgaben automatisieren. Angefangen beim Anmeldeprozess bis hin zur Erstellung von Berichten – diese Software weiß definitiv, wie sie Veranstaltungsmanagern helfen kann! 

Der beste Weg, dieses Problem zu lösen, ist also der Einsatz einer Eventmanagement-Software, die Ihnen dabei hilft, zuverlässige und datengestützte Entscheidungen auf der Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Informationen zu treffen. Die Software lässt nichts unberücksichtigt, da alle von Ihnen eingegebenen Kriterien (wie Beruf, Hobbys und Interessen) gründlich analysiert und verarbeitet werden. 

Die Automatisierung ist bereits zu einem unverzichtbaren Bestandteil jedes Unternehmens geworden, das Sie kennen oder mit dem Sie in Berührung kommen. Selbst die beliebtesten E-Commerce-Plattformen wie Shopify nutzen Tools wie automatisierte E-Mails zur Bestellbestätigung, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Geschäftsabläufe zu optimieren.

Zusätzliche Tipps für die Planung einer tollen virtuellen Veranstaltung

Jetzt wissen Sie, warum sich viele Manager für Planungssoftware entscheiden und wie sich diese auf den gesamten Ablauf von Veranstaltungen auswirkt. Auf jeden Fall haben wir auch noch ein paar zusätzliche Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen in Zukunft dabei helfen werden, die besten Veranstaltungen zu organisieren, die man sich nur vorstellen kann! 

Tipp 1: Veranstaltungen im Team planen 

Wie bereits erwähnt, erfordert die Tätigkeit eines Eventmanagers Netzwerke, Kontakte und die Zusammenarbeit mit externen Unternehmen. Als Verantwortlicher für den Erfolg der Veranstaltung müssen Sie wissen, welches Unternehmen oder welcher Dienstleister auf die jeweilige Branche spezialisiert ist und was genau diese anbieten. 

Daher ist es sinnvoll, im Team zu arbeiten und die erwarteten Ergebnisse in kürzerer Zeit zu erzielen. Da sich die meisten Unternehmen der Bedeutung eines gut organisierten und verantwortungsbewussten Teams bewusst sind, setzen sie sogar Aufgabenmanagement-Software , um den Arbeitsablauf einfach zu erfassen, zu organisieren und bestmöglich zu visualisieren. 

Tipp 2: Erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Auch wenn sich virtuelle Veranstaltungen deutlich von Präsenzveranstaltungen unterscheiden, erfordern beide eine gewisse Budgetzuweisung, um erfolgreich zu sein. Bei Präsenzveranstaltungen fließt das Budget in die Veranstaltungslocation, Verpflegung, Flyer und Ähnliches. Bei virtuellen Veranstaltungen hingegen wird das Budget meist für Software ausgegeben. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie bei der Erstellung eines Budgets für eine virtuelle Veranstaltung beachten sollten: 

• Kosten für Logo und Markenbildung – Wenn Ihre Veranstaltung im Rahmen Ihres Unternehmens organisiert wird, lassen sich diese Kosten möglicherweise minimieren, da Sie kein separates Branding benötigen. Sie benötigen jedoch ein Designteam, das sich um die visuelle Gestaltung Ihrer Veranstaltung kümmert.
• Marketingkosten – Falls Ihre Veranstaltung öffentlich ist, müssen Sie sie bewerben, um ein größeres Publikum zu erreichen. Zu den Marketingkosten können die Erstellung einer Website oder einer Landingpage für Ihre Veranstaltung, die Beauftragung eines Social-Media-Experten sowie die Schaltung bezahlter Anzeigen gehören. Ermitteln Sie die wichtigsten Plattformen, auf denen sich Ihre potenziellen Teilnehmer aufhalten könnten, und passen Sie Ihre Ausgaben entsprechend an.
• Produktionskosten – Findet Ihre Veranstaltung über Zoom statt, bei der die Referenten vor ihren Webcams sitzen, oder planen Sie eine aufwendige Produktion, bei der die Referenten auf der Bühne stehen und ein professionelles Team die Übertragung übernimmt? Dies zu wissen, ist sowohl für die Budgetplanung als auch für den Organisationsprozess von entscheidender Bedeutung. 
• Streaming-Software – Zwar gibt es Tools wie Facebook Live und Google Meet, doch sorgen diese kaum für ein angenehmes Seherlebnis. Außerdem sind sie oft zeitlich begrenzt. Nehmen Sie sich Zeit, um darüber nachzudenken, wie Ihre Veranstaltung übertragen werden soll, und recherchieren Sie entsprechend nach geeigneten Tools.
• Anzahl der Teilnehmer – Auch wenn dies bei virtuellen Veranstaltungen weniger wichtig ist als bei Präsenzveranstaltungen, kann es dennoch ein Problem darstellen, wenn die von Ihnen verwendete(n) Softwarelösung(en) pro Teilnehmer abgerechnet wird/werden. 
• Notfallreserve – Ganz gleich, wie sorgfältig Sie Ihre Veranstaltung planen, es kann immer zu einem Notfall kommen. Planen Sie daher bei der Erstellung Ihres Budgets vorsichtshalber eine Rücklage für Notfälle ein. Ein guter Ausgangspunkt sind 10–15 % Ihres Gesamtbudgets.
• Datensicherheit – Einer der entscheidenden Faktoren, den viele Veranstalter virtueller Events oft übersehen, ist die Datensicherheit. Sowohl während der Organisation der Veranstaltung als auch wenn sich die Teilnehmer anmelden und ihre persönlichen Daten angeben, fallen riesige Datenmengen an. Da Hackerangriffe, Identitätsdiebstahl und Datenlecks im Internet häufiger vorkommen, als uns oft bewusst ist, ist es von entscheidender Bedeutung, zusätzliche Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen. 

Tipp 3: Versuchen Sie nicht, gegen die Uhr anzutreten!

Wir verstehen schon, dass Sie den Organisationsprozess noch vor Ablauf der Frist abschließen möchten. Allerdings ist das im Hinblick auf Produktivität und Effizienz keine gute Idee. Eile hat noch niemandem geholfen, vor allem nicht denen, die für etwas Großes und hoffentlich Unvergessliches verantwortlich sind. 

Tipp 4: Nutzen Sie soziale Medien intensiver 

Seien wir ehrlich: Soziale Medien sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass auch Sie online präsent sind – auf Instagram, Facebook, Twitter und LinkedIn. Finden Sie heraus, zu welchen Zeiten es am effektivsten ist, Instagram-Beiträge zu planen und die Veranstaltungsteilnehmer mithilfe von Social-Media-Plattformen noch stärker einzubinden. 

Über die oben genannten Netzwerkdienste erfahren Veranstaltungsbegeisterte von einer bevorstehenden Veranstaltung, informieren sich über die angebotenen Vorträge und den Zeitplan, lernen die Referenten kennen und treffen schließlich vor der Anmeldung eine Entscheidung. Beginnen Sie also damit, Social-Media-Beiträge zu planen, seien Sie aktiv und bewerben Sie Ihre Veranstaltung auf allen Apps und Websites, die für Ihre Veranstaltung relevant sind.  

Tipp 5: Nutzen Sie Automatisierung

Abgesehen von den Automatisierungsfunktionen der Software ist es auch ratsam, Automatisierung in Ihre täglichen Geschäftsabläufe zu integrieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise bereits einen fulminanten Start hingelegt hat und Sie nun täglich Aufträge erhalten, empfiehlt es sich, einen eigenen WhatsApp-Chatbot einzurichten – ein nützliches Tool, das Veranstaltungsmanager dabei unterstützt, neue Kunden zu gewinnen. 

Auf jeden Fall sollten Sie keine Scheu haben, etwas Neues auszuprobieren. Manchmal können neue Dinge Sie angenehm überraschen! Und außerdem: Wenn Sie Kundenbewertungen lesen, den Markt recherchieren, die Ergebnisse vergleichen und alle Vor- und Nachteile abwägen, werden Sie feststellen, dass Eventmanagement- oder Planungssoftware völlig unbedenklich und darüber hinaus äußerst nützlich ist! 

Fazit

Kurz gesagt: Der Einsatz einer Veranstaltungsmanagement-Software wird Ihnen nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch Kosten senken und Ihnen dabei helfen, eine unvergessliche Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Trotz anfänglicher Skepsis gegenüber der Software sind viele Veranstaltungsplaner bei der ersten Nutzung angenehm überrascht – warum sollten Sie nicht auch zu ihnen gehören? 

Letztendlich „braucht man ein Ereignis, an das man sich ein Leben lang erinnert“ – also legen Sie los und gestalten Sie es! Sobald Sie diese Software nutzen, werden Sie Freiheit spüren: Mit ihrer Hilfe können Sie ganz ungezwungen etwas schaffen, auf das Sie stolz sein können – etwas Positives, Dynamisches und Atemberaubendes! Zögern Sie also nicht und warten Sie nicht darauf, dass etwas passiert – nehmen Sie die Dinge selbst in die Hand und beginnen Sie mit der Arbeit.