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Eine virtuelle Konferenz bietet Veranstaltern und Marketingfachleuten eine Plattform, um weltweit Kontakte zu knüpfen und Wissen auszutauschen und gleichzeitig Geld zu sparen. Der Komfort einer Konferenzteilnahme von zu Hause aus ist unübertroffen.
77,2 % der Veranstaltungsorganisatoren sind der Meinung, dass virtuelle Konferenzen wegen der Einfachheit der Teilnahme beliebt sind. Keine Reisezeit, keine teuren Tickets und kein Jetlag.
Das ist es, was uns die Online-Technologie gebracht hat. Wenn Sie ein Veranstaltungsunternehmen sind oder eine Organisation , die eine virtuelle Konferenz plant, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie.
Eine Konferenz ist im Allgemeinen eine Zusammenkunft von Gleichgesinnten. Sie diskutieren über ein Thema oder eine Angelegenheit von gemeinsamem Interesse. Sie bringt eine große Gruppe von Personen zusammen, die gemeinsame Nischeninteressen oder Fachkenntnisse haben, um zu diskutieren, Netzwerke zu bilden, zu lernen und die nächsten Schritte zu planen. Eine Konferenz umfasst in der Regel formelle Redner, Podiumsdiskussionen, Fragen und Antworten sowie Präsentationen zu einem bestimmten Thema.
Virtuelle Veranstaltungen haben die gleichen Ziele und Schwerpunkte, der einzige Unterschied besteht darin, dass sie über eine virtuelle Konferenzplattform abgehalten werden. Sie können Keynote-Sitzungen, Breakout-Sitzungen und vieles mehr umfassen, um mit dem Publikum zu interagieren und sich einzubringen - alles virtuell.
Auch wenn es virtuelle Konferenzen schon seit geraumer Zeit gibt, kann man bei der Planung und Durchführung noch einiges verbessern. Wenn sie richtig durchgeführt werden, können virtuelle Konferenzen sogar leistungsfähiger sein als eine herkömmliche persönliche Konferenz.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten können.
Was wollen Sie erreichen, wenn Sie eine virtuelle Konferenz veranstalten? Welche Geschäftsziele werden Sie mit Ihrer Konferenz erreichen? Wer ist Ihr Zielpublikum? Welche Redner würden zum Thema Ihrer Konferenz passen? Anhand welcher Kriterien wollen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen? Dient die Konferenz hauptsächlich dem Ideenaustausch? Netzwerken? Was sonst?
Die Beantwortung dieser Fragen kann Ihnen und Ihrem Team helfen, sich ein klares Bild von Ihren Zielen zu machen. Sie leiten sie dazu an, die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen, um die Ziellinie zu erreichen. Sobald Ihre Ziele definiert sind, können Sie die verschiedenen Funktionen der virtuellen Plattform besser nutzen.
Die Wahl der Konferenz-Hosting-Plattformen hängt in hohem Maße von der Art der Tools und Annehmlichkeiten ab, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Im Grunde genommen besteht das Ziel jeder virtuellen Konferenz darin, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten und sich zu vernetzen. Die Vernetzung ist es, aus der das Publikum den meisten Nutzen zieht.
Achten Sie darauf, dass Sie die beste Plattform für virtuelle Konferenzen wählen, die mehrere Tools zur Einbindung der Teilnehmer bietet, z. B. Gamification und Live-Chat. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erworbene technische Ausrüstung einen reibungslosen Betrieb unterstützt und dass bei Bedarf ein proaktives technisches Supportteam während der Veranstaltung immer in Bereitschaft ist.
Sobald Sie Ihre Ziele für die Veranstaltung festgelegt haben, können Sie bestimmen, welche Art von Funktionen Sie nutzen möchten. Bietet Ihre Konferenz auch Schulungen an? Sie können Zertifizierungen für Teilnehmer vergeben, die ein von Ihnen eingerichtetes Schulungsmodul absolvieren.
Sie können sogar eine virtuelle Fotokabine einrichten, in der Ihre Teilnehmer Fotos machen können, die dann auf der Fotowand veröffentlicht werden können.
Möchten Sie die Teilnehmer über soziale Medien einbinden und Ihre Veranstaltung über Hashtags bewerben? Dafür können Sie die Social Media Wall nutzen. Bei vFairs hilft Ihnen Ihr engagierter Projektmanager bei der Identifizierung aller Funktionen, die Ihr Veranstaltungsziel unterstützen werden.
Im Folgenden finden Sie einige schnelle Tipps für virtuelle Konferenzen, die Sie einbauen können, um Ihre Online-Konferenz ansprechend zu gestalten:
Sie benötigen Aussteller und Sponsoren, um den ROI Ihrer Veranstaltung als Einnahmequelle zu steigern oder sie als Redner zu Ihrer Konferenz einzuladen. Ihre Sponsoren werden Werbeflächen auf Ihrer Veranstaltung belegen und Sichtbarkeit erlangen. Es ist also wichtig, sie an Bord zu holen und die Verträge zu unterzeichnen.
Mit einem intuitiven Backend-Portal können sie ihren Stand und ihre Daten verwalten, ohne dass Sie und Ihr Team sich darum kümmern müssen.
Der eigentliche Fang für Ihr Publikum sind die Redner. Stellen Sie sicher, dass Sie Redner organisieren, mit denen sich Ihr Publikum identifizieren kann. Suchen Sie sich Referenten, die Experten in der Branche sind, um glaubwürdig zu sein. Sie brauchen auch einen guten Moderator. Er ist auch dafür verantwortlich, die Webinare durch Umfragen, Fragen und Antworten usw. interaktiv zu gestalten.
Um Ihre Teilnahmeziele zu erreichen, müssen Sie für mehr Anmeldungen sorgen. An diesem Punkt spielen Ihre Werbemaßnahmen eine entscheidende Rolle für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung. Einige der offensichtlichen Kanäle zur Werbung für Ihre Veranstaltung sind:
Führen Sie vor dem Tag der Veranstaltung und sobald Sie alles vorbereitet haben, einen Probelauf der gesamten Veranstaltung mit Ihrer virtuellen Konferenzplattform durch. Vergewissern Sie sich, dass alles reibungslos funktioniert, und kümmern Sie sich um eventuelle Pannen der virtuellen Konferenztechnologie im letzten Moment.
Virtuelle Konferenzen sind ein wirksames Mittel zur Vernetzung und Kommunikation mit Gruppen und Einzelpersonen, die einer bestimmten Nische angehören. Sie tragen gleichzeitig zur Lead-Generierung und zum Geschäftswachstum bei, genau wie jede andere physische Konferenz.
Der Unterschied besteht darin, dass Sie jetzt eindeutige Ergebnisse erzielen, messbare KPIs für virtuelle Veranstaltungen festlegen und Ihren ROI rechtfertigen können.
Wir haben eine Reihe wichtiger Kennzahlen für virtuelle Konferenzen zusammengestellt, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Online-Veranstaltung ermitteln können:
Profi-Tipp: Messen mit einem AI Reporting Chatbot vFairs bietet Funktionen wie einen KI-Berichts-Chatbot der Ihnen dabei helfen kann, alle Veranstaltungsinformationen mit schnellen Eingabeaufforderungen zu erhalten. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihr Berichtsformular auszuwählen, eine Frage zu diesem Bericht zu stellen und auf Senden zu klicken. Der Chatbot liefert Ihnen bestimmte Daten über Ihre Veranstaltung, die Sie auch herunterladen können.
Der Mangel an physischer Interaktion muss die Vorteile einer Online-Konferenz nicht unbedingt zunichte machen. Eine virtuelle Konferenz zu veranstalten, bedeutet nicht, dass Sie auf einen der Hauptvorteile verzichten müssen. Oftmals kann sie den Wert ihrer physischen Gegenstücke sogar übertreffen.
Bei einer virtuellen Konferenz entfällt die Notwendigkeit, an einen physischen Ort zu reisen, um an der Veranstaltung teilzunehmen. Gleichzeitig werden Jetlag und anderer reisebedingter Stress vermieden. Die Anreise zum gewählten Veranstaltungsort kann manchmal schwierig sein. Daher entscheiden sich einige Teilnehmer, gar nicht erst zu erscheinen. Eine virtuelle Veranstaltung kann dies ändern, da es viel einfacher ist, online auf die Veranstaltung zuzugreifen.
Einer der beliebtesten Vorteile einer virtuellen Konferenz ist der Zugang von jedem Gerät aus. Die Teilnehmer können sich von jedem Browser oder einer mobilen Veranstaltungs-App aus anmelden. Mit einer virtuellen Veranstaltung dieser Art können Sie ein breiteres Publikum erreichen. Außerdem können die Teilnehmer vor der Veranstaltung ihre eigene Agenda für die virtuelle Konferenz erstellen. So haben sie die Möglichkeit, ihren Tag flexibel nach den relevanten Sitzungen zu planen.
Mit einer virtuellen Konferenz können Sie einige wichtige Kosten einsparen und die Rentabilität Ihrer Veranstaltung verbessern. Sie erhalten den Komfort der Online-Veranstaltung, geringere Kosten und mehr Einnahmequellen.
Außerdem können Sie sich von den Kosten für Veranstaltungsort, Unterkunft, Parkplätze und Catering verabschieden. Darüber hinaus können Sie auch Redner einladen, virtuell zu einem Bruchteil der Kosten zu präsentieren. Da sie nicht anreisen und untergebracht werden müssen, sparen Sie diese Kosten, und die Redner berechnen Ihnen vielleicht sogar weniger, weil sie weniger Zeit aufwenden müssen.
Physische Konferenzen bieten bessere Möglichkeiten zur Vernetzung und ermöglichen einen natürlichen Gesprächsverlauf. Und nichts geht über ein persönliches Gespräch. Doch wie oft haben Sie schon den richtigen Ansprechpartner aufgespürt und "natürlich" getroffen? Wie viel Ihrer Zeit wird mit der Suche nach dem richtigen "Netzwerk" verschwendet?
Virtuelle Konferenzen machen das Networking leicht. Mit Text-, Video- und Audio-Chat können die Teilnehmer auf effektive Weise dauerhafte Beziehungen knüpfen. Neue Funktionen, wie z. B. Matchmaking-Tools, sparen jetzt Zeit und bringen Sie auf der Grundlage Ihrer Profile zusammen.
Virtuelle Rundtischgespräche ermöglichen es den Teilnehmern, bestimmte Themen effizient in kleinen Gruppen zu diskutieren. Es gibt Networking-Lounges, in denen sich die Teilnehmer bewegen und die Vorteile der Spatial-Connect-Funktion nutzen können, um sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen.
Wir haben oben bereits über die Veranstaltungskennzahlen gesprochen, die Sie messen sollten, um den Erfolg Ihrer virtuellen Konferenz zu messen.
Umschalten auf eine virtuelle Konferenz kann dazu führen, dass diese Daten genauer und hilfreicher sind, da Online-Event-Plattformen Live- und Post-Event-Daten für Sie messen können. Veranstalter können Daten mit Echtzeitberichten und mehreren Dashboards verfolgen und datengesteuerte Änderungen an der Veranstaltung vornehmen. Dies kann auch bei der Planung und Organisation zukünftiger bahnbrechender Veranstaltungen helfen.
Der Luftverkehr trägt mit etwa 2 % zu den weltweiten Kohlenstoffemissionen bei. Die Anreise zu einer Konferenz kann die Kohlenstoffemissionen erhöhen, und virtuelle Veranstaltungen sind eine Möglichkeit, dies zu verhindern. Der für die Stromversorgung eines Veranstaltungsortes benötigte Strom trägt ebenfalls zu den Treibhausgasemissionen bei. Abfälle, die durch Druckerzeugnisse, Catering und Fahrten mit dem Auto entstehen, erhöhen ebenfalls den Kohlenstoff-Fußabdruck der Veranstaltung. Dies hat enorme Auswirkungen auf die Umwelt. Aufzeichnungen einer virtuellen Konferenz und andere Dokumente können bei Bedarf über Jahre hinweg genutzt werden.
Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen ist nicht mehr nur ein Schlagwort, und die Veranstaltungsbranche erforscht immer mehr Möglichkeiten, ihren ökologischen Fußabdruck mit innovativen neuen Methoden zu verringern.
Auf Live-Webinare bei virtuellen Konferenzen folgen in der Regel interaktive Fragerunden. In diesen Sitzungen bitten die Organisatoren um Vorschläge und Empfehlungen direkt aus dem Publikum.
Auf diese Weise können Sie die Profile und Anliegen Ihrer Zielgruppe besser verstehen. Die Unternehmen können dieses Feedback in die Verbesserung ihrer Prozesse einfließen lassen.
Teilnehmer, die sich aus der ganzen Welt anmelden, können in das CRM des Unternehmens, in Mailinglisten und in andere Software für die künftige Lead-Generierung aufgenommen werden.
vFairs bietet Funktionen wie Teilnehmersuche und -filter und Kontaktbörse, mit denen die Teilnehmer bereits während der virtuellen Veranstaltung Leads generieren können.
Virtuelle Konferenzen bringen die wichtigsten Trends und Erkenntnisse direkt zu Ihnen nach Hause. Nutzen Sie die Vorteile von Webinaren, Live-Chats und vielem mehr. Mit nur wenigen Klicks können Sie jetzt Ihr Wissen erweitern. Während Sie an einem koffeinhaltigen Getränk Ihrer Wahl nippen.
Virtuelle Konferenzen sind offen für alle Arten von Menschen in allen Teilen der Welt, vorausgesetzt, sie können eine Internetverbindung herstellen. Das macht das Publikum vielfältiger und Ihr Unternehmen globaler.
Darüber hinaus können Sie verschiedene barrierefreie Funktionen einbauen, die ein breiteres Publikum ansprechen. Dazu gehören Audio- und visuelle Unterstützung, geschlossene Untertitel, Farbanpassungen und mehrsprachige Funktionen.
Ihre virtuelle Veranstaltung kann auch nach dem Ende der Live-Termine auf Abruf verfügbar sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Personen in anderen Zeitzonen zu einfacheren Zeiten auf die Veranstaltung zugreifen können, selbst wenn sie die Live-Präsentationen verpassen.
Sie können alle gemeinsam genutzten Ressourcen, Webinare, Präsentationen und anderes Material auf Abruf zur Verfügung stellen. Dies garantiert die größte globale Reichweite und Beteiligung.
Vielleicht möchten Sie eine Konferenzplattform nutzen, die Ihren Bedürfnissen entspricht und die Sie individuell anpassen können. Wenn Sie z. B. ein Reisebüro sind, können Sie einen Veranstaltungsort schaffen, der ganz im Zeichen des Urlaubs steht. Wenn Sie ein Unternehmen sind, können Sie das Layout Ihres Hauptsitzes in Ihrem virtuellen Veranstaltungsort nachbilden. Darüber hinaus können Sie die Funktionen, die Sie zu Ihrer Konferenz hinzufügen möchten, entsprechend Ihren Veranstaltungszielen auswählen.
Plattformen wie vFairs helfen Ihnen, ein völlig individuelles Erlebnis zu schaffen. Mit all den Funktionen, die am besten zu Ihrer virtuellen Konferenz passen. Bei einer virtuellen Jobmesse haben Sie zum Beispiel Zugang zu Funktionen wie einer Jobbörse und Lebenslaufportalen. Für die Veranstaltung von Webinaren können Sie die Integrationen nutzen, mit denen Sie am besten vertraut sind, ob Zoom, MS Teams oder andere.
Eine Networking-Lounge, eine Keynote-Sitzung oder ein gesponsertes Treffen kann den Teilnehmern auch die Möglichkeit bieten, sich durch verschiedene Beteiligungsformate in den Veranstaltungsdialog einzubringen.
Plattformen wie vFairs, die intuitiv und einfach zu bedienen sind, sind wichtig für die Durchführung virtueller Konferenzen. Wenn Sie Zeit sparen möchten, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen genutzte Website eine Automatisierung für die Einrichtung der Veranstaltung, das Marketing und die Analyse nach der Veranstaltung bietet. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie virtuelle Veranstaltungen in kurzer Zeit organisieren möchten. Sie können den Vertriebsmitarbeitern von virtuellen Veranstaltungsplattformen, die Sie in Betracht ziehen, die folgenden Fragen stellen, um sich über die Automatisierung zu erkundigen:
Eine virtuelle Konferenz ist unvollständig, wenn die Organisatoren und Teilnehmer nicht live miteinander kommunizieren können. Sie sollten nach Websites suchen, die eine Vielzahl von Diashows und Präsentationen von verschiedenen Rednern unterstützen. Die Plattform sollte über Live-Webinar-Hosting- und Streaming-Funktionen verfügen, damit Sie Ihr Live-Video über mehrere Plattformen verbreiten können. Dabei kann es sich um einen Restream-Link, eine Zoom-Übertragung oder sogar um Live-Feeds in sozialen Medien handeln.
Wenn Sie Zeit sparen wollen, sind aufgezeichnete Inhalte ebenfalls eine gute Option. Sie können auch sicherstellen, dass die aufgezeichneten Vorlesungen über die Registrierung jederzeit zugänglich sind.
Es ist wichtig, die Vernetzung auf einer virtuellen Konferenz zu erleichtern, und das können Sie mit einer Plattform erreichen, die robuste Vernetzungsfunktionen bietet. Suchen Sie nach Konferenz-Hosting-Plattformen, die nahtlos Live-Chat-Funktionen integrieren. Dieses Echtzeit-Kommunikationstool erleichtert die sofortige Interaktion zwischen Teilnehmern, Rednern und Organisatoren.
Die virtuellen Networking-Lounges mit räumlichen Networking-Optionen ermöglichen es den Teilnehmern, sich in einem Raum zu bewegen und mit den Menschen in der Umgebung in Kontakt zu treten. Funktionen wie das intelligente Matchmaking von vFairs haben sich ebenfalls als hilfreich erwiesen, um Menschen mit ähnlichem Hintergrund und ähnlichen Interessen für die Zusammenarbeit und das Engagement zusammenzubringen.
Themenbezogene Rundtischgespräche bieten den Teilnehmern außerdem die Möglichkeit, sich zu gemeinsamen Problemlösungen und Diskussionen zusammenzufinden. Die Teilnehmer können auch 1:1-Meetings mit Ausstellern und anderen Teilnehmern über das Meeting Scheduler Tool vereinbaren.
Ein entscheidender Teil einer erfolgreichen virtuellen Konferenz ist die Werbung für die Veranstaltung. Sie möchten vielleicht, dass Ihr Vortrag oder Ihre Online-Auktion so viele Menschen wie möglich erreicht. Planen Sie die Veranstaltung mit Hilfe Ihres Teams und nutzen Sie Tools zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) wie Tags, Titel und Schlüsselwörter.
Sie können Facebook, Twitter und Instagram nutzen, um für Ihren Workshop oder Vortrag zu werben. Die Teilnehmer können Zitate und Screenshots teilen oder auf Ihren Online-Auftritt reagieren. Versuchen Sie zu diesem Zweck, eine Plattform zu finden, die sich in die sozialen Medien integrieren lässt oder die Werbung für Ihre Veranstaltung in den sozialen Medien unterstützt.
Mit dem KI-gesteuerten vFairs Webinar Summary and Chapterization Tool können Veranstalter und Organisatoren schnell Marketinginhalte erstellen. Es erstellt Blogs, Zusammenfassungen, Webinar-Kapitel, Social-Media-Posts und Newsletter zur Wiederverwendung Ihrer Konferenzinhalte. Sie können mit dem vFairs AI-Tool sogar E-Mail-Kampagnen erstellen, die Sie an Ihre Liste weiterleiten.
Sponsoren können Ihre digitalen Veranstaltungen finanzieren und sie dadurch glaubwürdiger machen. Sie können auch Ihre Arbeit fördern, so dass Sie sie als Mitarbeiter betrachten sollten.
Auch die Einbindung Ihres Publikums ist wichtig. Sponsoren können Ihnen helfen, ein Werbegeschenk oder eine virtuelle After-Party zu organisieren. Sie können z. B. einen Prominenten einbinden, der Ihre virtuelle Sitzung aufwertet. Denken Sie daran, eine interaktive Plattform zu wählen, die Sponsoring und Markendeals zulässt. Sie können Sponsoring-Pakete für Ihre Veranstaltungen erstellen und ihnen einen eigenen Bereich in Ihrer mobilen Event-App zuweisen.
Mit der Software für die Verwaltung von Zusammenfassungen können Sie Beiträge sammeln und einfach und doppelt verblindete Peer-Reviews ermöglichen. Für wissenschaftliche virtuelle Konferenzen kann diese Funktion sehr hilfreich sein.
Es ermöglicht die Verwaltung von Reviews mit automatischen E-Mails an die Reviewer mit einem Login-Link. Sobald die Gutachter die Abstracts annehmen oder ablehnen, erhalten die Autoren ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung. Alle ausgewählten Beiträge werden auf Ihrer virtuellen Konferenz in einer Posterhalle, als Live-Präsentationen oder als Ressourcen-Dokumente veröffentlicht. Sie können also den gesamten Prozess von der Sammlung der Abstract-Einreichungen bis zur Präsentation der genehmigten Forschungsergebnisse auf Ihrer Veranstaltung über eine einzige Plattform abwickeln.
In der virtuellen Posterhalle können Sie Forschungsposter ausstellen und sie mit zuvor aufgezeichneten Posterpräsentationen verknüpfen. Die Teilnehmer können die PDF-Version dieser Poster herunterladen und erhalten auch gedruckte Handouts.
Bei virtuellen Veranstaltungen machen wir uns auch Gedanken über Probleme mit der Internetverbindung. Schwierigkeiten bei der Anmeldung und andere Probleme, die die Online-Konferenz stören können. Daher sollte die Fehlerbehebung eine Priorität sein, wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung organisieren.
vFairs bietet Videokonferenz-Services mit adäquatem 24/7-Kundensupport. Dazu gehört auch ein Info-Desk auf der virtuellen Veranstaltung für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer.
Eine der Eigenschaften, die eine virtuelle Konferenz von einer physischen Konferenz unterscheidet, ist die Berichterstattung. Eine virtuelle Konferenz ermöglicht es den Organisatoren, wertvolle Informationen über die Teilnehmer zu gewinnen, z. B. wie sie mit den verschiedenen Funktionen der Online-Konferenz interagiert haben.
Bevor Sie eine Plattform für eine virtuelle Konferenz auswählen, vergessen Sie nicht, sich nach der Berichterstattung zu erkundigen. Nicht jede Plattform gibt Daten weiter, was bedeutet, dass Sie darüber sprechen müssen, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.
Der vFairs Reporting Chatbot bietet Antworten auf alle Reporting-Fragen. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Bot in einfacher Sprache zu fragen, zum Beispiel nach der Anzahl der Teilnehmer an einem bestimmten Webinar, und er wird Ihnen eine Zahl nennen. Auf diese Weise müssen Sie nicht in die Berichte schauen, sondern fragen einfach den KI-gesteuerten Bot.
Anhand dieser Veranstaltungseinblicke können Sie nachvollziehen, welche Webinare und Funktionen am beliebtesten und engagiertesten waren, und diese Daten für zukünftige Online-Konferenzen nutzen.
Um das Nutzererlebnis zu verstehen, können Sie Umfragen für Ihr Publikum einrichten. Auf diese Weise können Sie herausfinden, was Ihre Zuschauer gerne öfter sehen möchten oder was ihnen nicht gefällt. Sie können zum Beispiel Ihr Meeting auf der Grundlage einer Umfrage zum Datum oder zu einem bestimmten Thema planen. Sie können auch Umfragen für Ihre Sponsoren zu jedem Thema erstellen, zu dem sie Einblicke von den Zuschauern erhalten möchten.
Konferenzen dienen dazu, gleichgesinnte Personengruppen zusammenzubringen, um ihr Wissen über ein ähnliches Thema auszutauschen oder über Branchentrends zu sprechen. Was dies möglich und erfolgreich macht, sind die Instrumente, die eingesetzt werden, um das Engagement zu fördern und einen Mehrwert aus den Gesprächen und Interaktionen auf der Veranstaltung zu ziehen.
Ihr Anbieter von virtuellen Veranstaltungen muss daher das Ziel Ihrer virtuellen Konferenz im Auge behalten. So kann er Sie mit allen notwendigen Instrumenten ausstatten, die für eine herausragende Veranstaltung erforderlich sind.
Bevor Sie loslegen, sollten Sie sich einige Fragen stellen.
Fordern Sie eine ausführliche Demo der Plattform an, um einen Eindruck davon zu erhalten, wie Ihre virtuelle Konferenz aussehen wird. Die Demo hilft Ihnen auch, Aspekte wie die Funktionalität der Plattform, die Benutzerfreundlichkeit, die Navigation, die visuelle Qualität und die integrierten Funktionen zu testen, die für die Erreichung Ihrer Veranstaltungsziele von zentraler Bedeutung sind.
Es ist wichtig, dass Sie sich ein Bild von Ihrer zukünftigen Online-Konferenz machen. Eine individuelle Demo ist der erste Schritt zur Visualisierung und Planung einer virtuellen Konferenz.
Pro-Tipp: Wenn Sie eine Option mit wenig Kontakt suchen, bieten viele Plattformen wie vFairs eine selbstgeführte Tour an. So können Sie die Plattform selbst erleben und beurteilen, ob sie Ihren Bedürfnissen entspricht, bevor Sie mit einem Unternehmensvertreter telefonieren.
Sie sollten sich für einen Lösungsanbieter entscheiden, der mit einer Vielzahl von Spitzenorganisationen zusammengearbeitet hat. Er hat ein breites Spektrum an virtuellen Konferenzen durchgeführt und kann Ihnen die für Ihre Veranstaltung am besten geeignete Lösung anbieten. Achten Sie auf Erfolgsgeschichten von Kunden, um festzustellen, ob sie die Zahlen haben, um sich zu beweisen.
vFairs hat die Erfahrung, Veranstaltungen für Organisationen, Unternehmen und Universitäten aller Größenordnungen zu organisieren. Es ist die am besten bewertete virtuelle Veranstaltungsplattform auf G2 und Capterra. Wir wissen genau, wie wir unsere Kunden leiten und innovativ sein können, um ihre angestrebten KPIs zu erreichen.
Erkundigen Sie sich nach der durchschnittlichen Zeit, die der Anbieter für die Einrichtung benötigt. Von Anfang bis Ende. Dies hilft Ihnen bei der Ausarbeitung Ihrer gesamten Marketingstrategie vor der Veranstaltung. Außerdem hat Ihr Team dann genügend Zeit, sich auf das Live-Event vorzubereiten. Die ideale Zeit für einen hochkarätigen Anbieter sollte nicht mehr als 4-6 Wochen betragen, um Ihre virtuelle Konferenz einzurichten.
Die virtuelle Konferenzplattform von vFairs bietet einen 24/7-Kundensupport mit einem engagierten Projektmanager, der Sie bei der Einrichtung der Veranstaltung unterstützt. Wenn Sie ein wenig technisch versiert sind, bietet vFairs auch kostenlose Schulungen an, damit die Kunden ihre eigenen Veranstaltungen mit Leichtigkeit einrichten können. Das intuitive Backend ermöglicht es jedem, Änderungen vorzunehmen und seine Veranstaltung einfach zu verwalten.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter virtueller Veranstaltungen nach dem Hosting-Unternehmen für virtuelle Konferenzen, mit dem er zusammenarbeitet, und nach den spezifischen Sicherheitsmerkmalen, die dieses Unternehmen anbietet. Dies ist notwendig, da Ihre Online-Konferenz vor Datenmissbrauch, Viren und Serverabstürzen bei Massenanmeldungen sicher sein sollte.
Da Ihre Besucher über intelligente Geräte auf Ihre Online-Konferenz zugreifen werden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ihnen ein nahtloses Erlebnis auf ihren Smartphones, Laptops und Tablets bieten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Anbieter ein Event-Hosting anbietet, das mit Android- und iOS-Plattformen kompatibel ist. Schließlich wollen Sie nicht, dass die Besucherakquise oder das Engagement aufgrund einer schlechten Technologiekompatibilität verloren geht.
Die Daten, die auf Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform gespeichert werden, sind oft höchst vertraulich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag das Recht des Anbieters, die Daten zu speichern und zu verarbeiten, klar festlegt und gleichzeitig das Eigentum an den Daten an Ihre Organisation abtritt.
Sie wollen sicher sein, dass der Lösungsanbieter keine Einheitslösung für Sie wählt. Er sollte Ihnen in allen Phasen vom Standdesign über das Veranstaltungslayout bis hin zum Marketing maßgeschneiderte Anweisungen geben. Am wichtigsten ist ein Team, das Sie von Anfang bis Ende unterstützt. So wird sichergestellt, dass Sie die Veranstaltung nicht in Gänze selbst verwalten müssen.
vFairs stellt allen seinen Kunden engagierte Projektmanager als zentrale Ansprechpartner zur Seite, damit alle Anliegen zeitnah bearbeitet und die Ziele erreicht werden können.
Sie müssen in der Lage sein, die Besucher anzuziehen, zu begeistern und zu engagieren, um die beabsichtigte Wirkung zu erzielen. Dies spielt eine große Rolle für den Erfolg Ihrer virtuellen Konferenz.
Je nach Art der virtuellen Konferenz sollten Sie mit Ihrem Team besprechen, ob Sie Text-, Sprach- oder Video-Chat-Funktionen wünschen. Vielleicht möchten Sie, dass Einzelpersonen über ein virtuelles Whiteboard an Webinaren teilnehmen können. Vielleicht benötigen Sie mehrsprachige Funktionen, um ein Publikum zu erreichen, das nicht die Muttersprache Ihrer Veranstaltung spricht.
Wählen Sie gezielt aus, wie Sie mit Ihren Besuchern in Kontakt treten, damit Ihre virtuelle Konferenz in Erinnerung bleibt.
Einer der wichtigsten Punkte einer virtuellen Konferenz im Vergleich zu ihren physischen Gegenstücken ist, dass sie zugänglich und integrativ ist. Sie lädt qualifizierte Personen ein, auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihrer Relevanz teilzunehmen, anstatt sie auf der Grundlage ihrer individuellen Bedürfnisse einzuschränken. Achten Sie auf Merkmale wie:
Wenn Sie die ganze Welt erreichen und den Menschen bequem von zu Hause aus einen Mehrwert bieten wollen, müssen Sie unbedingt eine vielfältige und gleichberechtigte Plattform anbieten.
Achten Sie bei Ihrem nächsten Anbieter von virtuellen Veranstaltungen auf Barrierefreiheit oder sprechen Sie mit unserem Vertreter, um mehr darüber zu erfahren, was eine virtuelle Veranstaltung alles beinhalten muss.
Der Anbieter Ihrer Wahl sollte auch Berichte zur Verfügung stellen, die die Auswirkungen Ihrer Initiative auf Ihr Publikum messen. Diese Berichte sollten Ihnen helfen, Ihre KPIs im Voraus zu bestimmen, z. B. einzelne Besucher oder Besuche pro Stand.
Die Messung des Erfolgs ist für die Bestimmung des ROI von entscheidender Bedeutung. Besprechen Sie mit den Anbietern, wie sie Ihnen helfen können, Besucher, Downloads, Videowiedergaben, Chats, Konversionen usw. zu überwachen, bevor Sie sich für sie entscheiden.
Erstellen Sie ausführliche Berichte und nutzen Sie die Analysen, um zukünftige Ereignisse zu gestalten.
Um ein erfolgreiches Event auf die Beine zu stellen, egal ob virtuell oder persönlich, müssen Sie eine starke Content-Strategie entwickeln. Dazu gehören das Design, die Erstellung und die Verwaltung von ansprechenden Inhalten auf Ihrer Landing Page, auf Social-Media-Plattformen, in E-Newslettern und überall dort, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält.
Eine starke Inhaltsstrategie ist entscheidend, um zu inspirieren, zu informieren und das Bewusstsein für Ihre Veranstaltung und Ihre Marke zu schärfen.
Wer ist Ihr Zielpublikum? Wonach sucht sie? Was sind die Ziele Ihres Unternehmens, und benötigen Sie ein Treffen, eine Online-Konferenz oder einen Gipfel, um diese zu erreichen?
Optimieren Sie Ihre Ziele und die Bedürfnisse Ihrer Nutzer, um sie mit Ihren Bemühungen um Inhalte in Einklang zu bringen. Einfach ausgedrückt: Alles, was Sie im Zusammenhang mit dem Inhalt tun, sollte mit diesen vorgegebenen Bedingungen übereinstimmen.
Der Anbieter der Veranstaltung muss die virtuelle Konferenz-Homepage einrichten und nach Design-Inspirationen suchen (Ihr Anbieter sollte Ideen und Vorlagen zur Verfügung stellen können). Brainstorming von Inhalten für:
Sie können Inhalte für eine individuelle Landing Page mit dem vFairs AI Marketing Assistenten erstellen, der klare und ansprechende Texte mit allen von Ihnen angegebenen Details in wenigen Minuten generiert.
Sie haben die Möglichkeit, alle Aspekte Ihres virtuellen Veranstaltungsortes individuell zu gestalten. Im Folgenden finden Sie einige beliebte Möglichkeiten, wie Sie mit vFairs Ihre virtuelle Konferenz ganz nach Ihren Wünschen gestalten können:
Die Erstellung eines virtuellen Konferenzplans, der den Terminkalendern Ihrer Teilnehmer und Redner gerecht wird, ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Konferenz.
Ihre Landing Page sollte idealerweise einen übersichtlichen virtuellen Konferenzplan mit Ihren Webinaren, den Diskussionsthemen und den auftretenden Rednern enthalten - für diejenigen, die zu den Zeiten einsteigen möchten, die sie interessieren.
Profi-Tipp: Sie können die Teilnehmer sogar dazu bringen, ihre eigene virtuelle Konferenzagenda an dem/den Live-Tag(en) anzupassen, damit sie keine wichtigen Sitzungen verpassen.
Nachdem Sie nun ein visuell beeindruckendes, augenöffnendes und atemberaubendes Erlebnis für Ihre Teilnehmer geschaffen haben, ist es an der Zeit, ihnen einen gewissen Mehrwert zu bieten.
Die virtuelle Plattform unterstützt Formate wie Dokumente, Videos, Präsentationen, Bildergalerien, live oder vorab aufgezeichnete Webinare und vieles mehr. Dies gibt den Ausstellern eine breite Palette von Optionen, um ihr Publikum anzusprechen und zu bedienen.
Nutzen Sie Social-Media-Plattformen, Ihre Unternehmenswebsite, unabhängige Landing Pages (z. B. Microsites) und alle anderen Medien, um Ihre Veranstaltung zu vermarkten. Erregen Sie die Aufmerksamkeit der Besucher und versorgen Sie sie mit den notwendigen Informationen, damit sie verstehen, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht, und sie schließlich dazu bringen, sich dafür anzumelden. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Inhalt mit einem direkten CTA ergänzen und verlinken.
Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Veranstaltung bewerben können? Sehen Sie sich unser Playbook an, wie Sie Teilnehmer für Ihre virtuelle Veranstaltung gewinnen.
Dank der zahlreichen verfügbaren Ressourcen kann eine virtuelle Konferenz eine große Wirkung erzielen. Heißen Sie unkonventionelle Ideen für virtuelle Konferenzen willkommen und nutzen Sie sie als Chance.
Nehmen Sie die virtuelle Landschaft ohne Zögern an. Nutzen Sie innovative Veranstaltungstechnologien, erstellen Sie ansprechende Inhalte mit künstlicher Intelligenz und nutzen Sie interaktive Funktionen für die Ausrichtung virtueller Konferenzen. Stellen Sie sicher, dass Sie von der Planung bis zur Durchführung die Bedeutung von Inklusivität, Nachhaltigkeit und datengestützter Entscheidungsfindung verstehen.
Eine virtuelle Konferenz oder Online-Konferenz ist eine Veranstaltung, bei der Teilnehmer von verschiedenen Orten aus zusammenkommen, um über digitale Plattformen an Präsentationen, Diskussionen und Netzwerkaktivitäten teilzunehmen.
Um eine virtuelle Konferenz zu veranstalten, können Sie verschiedene Konferenz-Hosting-Plattformen nutzen. Diese Plattformen bieten die Technologie für virtuelle Konferenzen und die Werkzeuge, die für die Organisation, Verwaltung und Durchführung virtueller Konferenzen erforderlich sind. Hier erfahren Sie, wie Sie eine virtuelle Konferenz organisieren.
Die Ausrichtung einer virtuellen Konferenz bietet eine globale Reichweite, Kosteneffizienz und Zugänglichkeit. Durch den Einsatz innovativer Technologien bieten virtuelle Konferenzen interaktive Sitzungen, tragen zur ökologischen Nachhaltigkeit bei und liefern zuverlässige Datenanalysen.
Zur erfolgreichen Planung einer virtuellen Konferenz gehören die Festlegung der Ziele, die Auswahl einer geeigneten virtuellen Konferenzplattform, die Erstellung einer überzeugenden Tagesordnung und die Umsetzung von Strategien zur Einbindung der Teilnehmer. Überlegen Sie sich Ideen für virtuelle Konferenzen, um das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern.
Binden Sie die Teilnehmer mit Ideen zur Einbindung in virtuelle Konferenzen ein, z. B. mit spielerischen Herausforderungen, virtuellen Ausstellungsräumen, personalisierten Tagesordnungen und Ressourcen für die Zeit nach der Veranstaltung. Überlegen Sie sich innovative Möglichkeiten zur Förderung von Verbindungen in der virtuellen Umgebung.
Zur effektiven Durchführung einer Online-Konferenz gehört es, einen gut geplanten Zeitplan für die virtuelle Online-Konferenz zu befolgen, die Technologie der virtuellen Konferenz für einen reibungslosen Ablauf zu nutzen und während der gesamten Veranstaltung aktiv mit den Teilnehmern zu kommunizieren. Es ist wichtig, das Programm der virtuellen Konferenz vor der Veranstaltung mit den Teilnehmern zu teilen.
Das Management virtueller Konferenzen umfasst die Koordinierung der Technologie für virtuelle Konferenzen, die Planung von Sitzungen für die Agenda der virtuellen Konferenz, die Bearbeitung von Anmeldungen und die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.
Huda Zaman
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