Virtual Events: The Ultimate Guide [2025]

Las conferencias, ferias comerciales, salones profesionales y seminarios están muy extendidos en la mayoría de las empresas y grandes organizaciones. Estos actos forman parte de campañas de mayor envergadura para atraer a un público más amplio, seducir a quienes buscan empleo o lanzar nuevos productos. A medida que la gente vuelve a los eventos presenciales e híbridos, ¿qué lugar ocupan los eventos virtuales? ¿Siguen teniendo futuro en el sector de los eventos? Sí. Los eventos virtuales serán un aspecto importante de la estrategia global de eventos de cualquier organización en el futuro, ya que ofrecen muchas ventajas. Permiten contratar talentos en todo el mundo, poner en contacto a profesionales sin complicaciones y llegar a un público más amplio, además de ser inclusivos, rentables y cómodos.

Capítulo 1: ¿Qué es un acontecimiento virtual?

Los eventos virtuales son una alternativa digital a los eventos presenciales a los que pueden asistir personas de todo el mundo. Un evento virtual tiene lugar en directo a través de vídeo en plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Facebook Live. Las personas pueden reunirse, intercambiar ideas y hacer negocios con personas de todo el mundo a través de un evento virtual. Pueden ser desde pequeñas reuniones privadas en línea hasta grandes eventos con decenas o incluso cientos de miles de personas. 

Aunque muchos eventos virtuales intentan replicar la organización de una conferencia o reunión en persona, cada vez son más los eventos virtuales que desarrollan su propia estructura. Ahora se pueden diseñar interactivas personalizadas y stands de ferias para ayudar a la gente a hacer negocios. También puede reclutar candidatos y organizar juegos y actividades interactivas, como fotomatones, utilizando plataformas de eventos virtuales. Gracias a las integraciones, podrá tener verdaderas oportunidades de establecer contactos cara a cara a pesar de ser virtuales, haciendo uso del propio vFairs Conexión espacial de vFairs.

¿Cómo funciona un acto virtual?

Organizar con éxito un evento virtual requiere tecnología especializada. Aunque es posible utilizar herramientas propias, ello implicaría una planificación y una gestión considerables. Los eventos virtuales dependen de varias herramientas, pero las ventajas de recurrir a empresas de planificación de eventos virtuales superan con creces el valor de cada una de ellas. Puedes organizar eventos virtuales utilizando herramientas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts o incluso plataformas de redes sociales. El punto clave es que los organizadores no están limitados por la ubicación, lo que ofrece numerosas oportunidades de conexión con el público. 

Nowadays, online event platforms are common, offering unique features like interactive exhibit booths and networking options. They also enable integration with multiple platforms for a seamless virtual event experience.

vFairs, for instance, is a top virtual event platform with customizable and user-friendly features to enhance attendee experiences.

Hybrid Events vs. Virtual Events

Los eventos híbridos y virtuales comparten un objetivo común: reunir a la gente. Sin embargo, elegir entre eventos híbridos y virtuales puede ser un dilema para muchos planificadores de eventos. Los eventos virtuales permiten a los asistentes participar exclusivamente a través de una plataforma en línea, mientras que las plataformas de eventos híbridos pueden combinar lo mejor de ambos mundos.

Some attendees may tune in virtually via a live stream, while others attend in person. Companies can also effectively incorporate their in-person events using virtual events platforms like vFairs to expand their overall reach. On a spectrum, hybrid events are located in the middle of in-person and virtual events.

Eventos virtuales frente a eventos presenciales

Virtual events are the opposite of in-person events as they are exclusively online with no one-on-one physical human interactions. In-person events have a live and physically present audience and a venue and may demand more from event organizers in terms of cost and logistics. All event attendees, including hosts and speakers, need to be present at the venue at the time of the event.

Reuniones virtuales frente a eventos virtuales

Virtual meetings are real-time interactions and collaborations that happen online using an audio, video, or chat tool like Zoom, Skype, Google Meet, etc. Virtual events usually offer much more than virtual meetings to engage attendees. They can have an event lobby, keynote speakers, roundtables, networking rooms, a social media wall, or gamification, such as a scavenger hunt etc. 

While most virtual events involve virtual meetings in one way or another, it isn’t necessary for all virtual meetings to be part of an event. Virtual meetings could be individual interactions, such as a collaborative workplace meeting, a town hall, or an online class, and are mostly internal. However, virtual events are usually designed for specific attendees and are curated for a target audience outside of your organization.

¿Por qué son importantes los eventos virtuales?

Los eventos virtuales pueden ser una excelente forma de aumentar los ingresos y hacer un seguimiento de los datos clave sobre su público. También ayudan a los organizadores a ampliar su audiencia y promover la inclusión. Los eventos virtuales pueden distribuir el contenido, las oportunidades de establecer contactos y los beneficios del evento a lo largo de varios días o interacciones, proporcionando a los asistentes más valor. Además, los organizadores pueden mantener los eventos virtuales en línea incluso después de su finalización, lo que permite a los participantes acceder a los contenidos a la carta y garantiza un impacto y un compromiso más duraderos.

¿Cuál es el futuro de los eventos virtuales?

The future of virtual events promises to be dynamic and transformative, offering a blend of technological innovation, personalization, and sustainability. As digital experiences continue to gain prominence, virtual events will remain a valuable tool for connecting people, sharing knowledge, and achieving diverse goals across industries.

Businesses all over the world can create deeply engaging and rewarding virtual events with careful planning and a well-structured, strategic approach — understanding how to create a virtual event is the first step to success.

Capítulo 2: Tipos de eventos virtuales

Conferencia virtual

Las conferencias virtuales reúnen a profesionales de todo el mundo en torno a un tema de aprendizaje y debate. Incluyen sesiones, breakouts y keynotes, con la flexibilidad de tener múltiples sesiones y herramientas de participación comunitaria. Los asistentes pueden ver las ponencias en directo y personalizar su agenda con contenidos a la carta.

También tiene la opción de pregrabar o retransmitir en directo el contenido. Muchas empresas optan por pregrabar las ponencias para que el evento se desarrolle sin contratiempos, sin dejar de ofrecer sesiones de preguntas y respuestas en directo con los ponentes, lo que ha demostrado ser muy eficaz.

Feria virtual

Cualquier experto en marketing le dirá que las ferias comerciales son excelentes para impulsar las ventas, generar clientes potenciales y reforzar la imagen de marca al tiempo que se llega a un público más amplio. Las ferias suelen ser eventos muy exclusivos. Muchas marcas y empresas del sector se reúnen para hablar de sus últimos productos o simplemente para conectar con su público. 

Los mismos principios se aplican a ferias virtuales. Puede invitar a empresas y expertos del sector, montar stands de exposición, organizar sesiones magistrales, exponer productos y servicios e interactuar con su público a través de una plataforma virtual. La ventaja es que sus asistentes pueden ser desde un público más local hasta compradores o clientes potenciales de todo el mundo.

Feria virtual de empleo

Las ferias de empleo virtuales permiten a los candidatos reunirse con reclutadores y otros empleados para contratar para puestos vacantes en su empresa. Aprenderá más sobre el proceso de contratación y establecerá contactos con empresas interesadas en contratarle. Cuando asista a una feria de empleo virtual en lugar de a un evento presencial, no tendrá que hacer cola para hablar con los reclutadores. Al inscribirse en una feria profesional virtual, se inscribe en horarios específicos, lo que le asegura un lugar para hablar con las empresas que le interesan.

Feria virtual de empleo

A feria de empleo virtual es un evento en línea que ayuda a múltiples empleadores a contratar candidatos de cualquier parte del mundo. Reclutadores y demandantes de empleo se reúnen en un entorno virtual para intercambiar información sobre ofertas de empleo a través de redes virtuales, stands interactivos y sesiones informativas. Estos eventos son utilizados con mayor frecuencia por escuelas que buscan colocar a estudiantes en carreras profesionales y asociaciones que buscan apoyar a sus miembros. Muchas empresas de tecnología para eventos de contratación ofrecen plataformas virtuales de alojamiento de webinars y chats, como vFairs, que puede utilizar para organizar una feria de empleo específica.

Formación virtual

La formación facilitada por el empleador es ahora más que habitual en entornos virtuales, ya que las organizaciones realizan negocios virtualmente y los empleados trabajan a distancia. La formación virtual reproduce esencialmente los fundamentos de la formación presencial en una plataforma virtual. Se trata de una clase de formación muy atractiva, dirigida por un instructor, con objetivos de formación claramente definidos y participantes que se reúnen en un entorno de aula basado en la web.

Virtual Graduation

A graduación virtual es aquella en la que los estudiantes y sus familias de todo el mundo pueden entrar en un entorno 3D de fácil manejo que sigue el modelo de su centro de estudios. Las páginas de inicio y registro personalizadas pueden entusiasmar a los estudiantes y sus familias. También puede aumentar la autenticidad con funciones como avatares animados de graduados, disponibles en plataformas como vFairs.

Exposición virtual

A exposición virtual es un evento en línea que se organiza en una plataforma de exposición virtual integral basada en la web. Permite a los expositores mostrar su oferta, conocer a posibles clientes y consolidar su presencia en el mercado. Personas de todo el mundo pueden asistir a exposiciones virtuales, por lo que usted puede maximizar la visibilidad de sus expositores llevándolos a un escenario global.

Eventos virtuales con vFairs

Existen varios tipos de eventos virtuales. Veamos algunos de los mejores eventos organizados en la plataforma vFairs: 

1. Feria virtual de empleo del CTIC 

CTICEl ICTC, un centro nacional canadiense de conocimientos especializados, tenía como objetivo poner en contacto a profesionales con formación internacional (IEP) con empresarios del sector de las TIC de Canadá. Para lograrlo, se asociaron con vFairs para organizar una feria virtual de carreras profesionales. vFairs ofreció apoyo completo al ICTC desde la planificación hasta la ejecución, garantizando el éxito del evento.

Las vFairs permitieron celebrar seminarios web para que el CTIC ofreciera sesiones informativas sobre diversos temas. Los expositores, incluidos empleadores y PYME, dispusieron de stands virtuales personalizados para mostrar sus organizaciones, ofertas de empleo y entablar contacto con los asistentes en tiempo real. La exitosa feria profesional contó con más de 180 asistentes, más de 1.100 visitas a los stands y más de 50 seminarios web. Este evento facilitó la creación de redes, la búsqueda de empleo y el intercambio de conocimientos, promoviendo el crecimiento de la industria canadiense de las TIC y las oportunidades de empleo para los profesionales del sector.

2. Feria comercial virtual de Harbor Wholesale

Harbor Wholesale feria virtual con vFairs se tradujo en un aumento de las ventas del 35% en comparación con sus ferias anteriores. Uno de los factores clave de este extraordinario éxito fue que el equipo de Harbor Wholesale se dio cuenta de que vFairs ofrecía todos los elementos esenciales de una feria presencial, pero en formato virtual. Los asistentes podían sumergirse en un entorno que se asemejaba mucho a un evento físico, lo que mejoraba su experiencia global.

Entre estas características se incluían un vestíbulo animado con avatares, un emocionante pabellón de exposiciones con stands personalizables, un auditorio realista con sesiones de ponentes y mucho más. El éxito del evento demostró que la inversión de Harbor Wholesale en ferias virtuales con vFairs no sólo fue una decisión estratégica acertada, sino también un testimonio del poder de la tecnología innovadora a la hora de remodelar la forma en que las empresas conectan con su público y obtienen resultados. 

3. Jornada de Puertas Abiertas Virtual de la Universidad de Dundee

En Universidad de Dundee ofreció un total de 67 presentaciones de sus programas y facultades durante la jornada de puertas abiertas. De ellas, 60 tuvieron lugar en tiempo real el mismo día del evento. Se pudo acceder a estas presentaciones en directo a través de enlaces, y los asistentes también pudieron ver más tarde las versiones grabadas utilizando la plataforma vFairs. Además, cada facultad dispuso de un stand de exposición virtual para mostrar sus programas, cursos y la experiencia de los estudiantes durante la jornada de puertas abiertas virtual de la Universidad de Dundee. Esto permitió a los estudiantes explorar los distintos programas y recabar información de diversas maneras.

El análisis posterior al evento fue otro aspecto valioso del evento virtual. El equipo pudo hacer un seguimiento rápido y sencillo de la asistencia y participación en el seminario web, lo que proporcionó información valiosa.

Capítulo 3: Ventajas de los actos virtuales

Los eventos virtuales tienen numerosas ventajas, la más importante de las cuales es que eliminan la logística y las limitaciones asociadas a los eventos presenciales. Personas de todo el mundo pueden asistir, participar y entablar relaciones. Los clientes siempre buscan oportunidades para establecer contactos y divertirse con sus colegas. Con una estrategia de eventos virtuales puede ofrecer todas estas experiencias al tiempo que reduce los costes, el tiempo de inactividad y la pérdida de productividad. Puede ampliar su público objetivo, hacer que sus eventos sean accesibles a más personas y dar forma así al futuro de los eventos virtuales. A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas de los eventos virtuales: 

1. Mayor número de asistentes

En comparación con los eventos presenciales, los virtuales tienen un mayor potencial de asistencia. Es probable que participe más gente porque pueden unirse desde cualquier lugar, y usted puede llegar a nuevas audiencias de todo el mundo. No es necesario desplazarse y los materiales están disponibles a la carta.

2. Reducción significativa de los gastos

Empresas de todo el mundo ahorran mucho dinero gracias a las estrategias de eventos virtuales. Las estadísticas indican que el coste se reduce al menos un 75%. Personal, lugar de celebración, montaje, hoteles, comidas y gastos de viaje son sólo algunas de las áreas en las que una empresa puede ahorrar dinero. En realidad, el coste de la plataforma de reuniones virtuales es el único factor a tener en cuenta.

3. Eventos ecológicos

En la mayoría de los eventos presenciales, los asistentes y expositores tienen que desplazarse a un único lugar, lo que contribuye significativamente a la huella de carbono del evento, sobre todo cuando la gente viene de todas partes. Sin embargo, los eventos virtuales reducen drásticamente los desplazamientos de larga distancia y a menudo solo requieren un pequeño equipo de producción virtual.

Los eventos virtuales emiten menos del 1% del dióxido de carbono generado por los eventos en vivo. Esta reducción de las emisiones de carbono se debe a la disminución de los viajes, la reducción de los residuos, el catering, el uso del suelo y el consumo de agua. vFairs ha puesto en marcha la iniciativa Verde y Global para ayudar a las organizaciones a organizar eventos respetuosos con el medio ambiente y mitigar los efectos nocivos del cambio climático.

4. Patrocinadores encantados

En los eventos virtuales, sus socios tienen más oportunidades de relacionarse con los asistentes y promocionar su marca. Los expositores y patrocinadores pueden conectar con los asistentes en línea, mostrar sus servicios a través de comunidades virtuales y eliminar la preocupación de los stands físicos vacíos. De este modo se reducen los desplazamientos y se consiguen interacciones más significativas y eficaces.

5. Redes eficaces

El anfitrión del acto y los asistentes pueden ahora trabajar en red y relacionarse desde la comodidad de sus hogares con un evento virtual. En poco tiempo, cualquiera puede conectar con otras personas de todo el mundo. En comparación con los eventos presenciales, la creación de redes se limita a las fronteras geográficas, mientras que los eventos virtuales permiten interactuar con personas de todo el mundo.

Las reuniones virtuales pueden ayudarle a establecer nuevos contactos, lo que puede generar más oportunidades de negocio y contactos. También pueden ayudarle a adelantarse a la competencia y a mantenerse al día de las tendencias del sector.

6. Resultados mensurables

A las empresas les resulta mucho más fácil medir los resultados ahora que casi todo tiene lugar en línea. Durante la celebración de un evento virtual, puede recopilar información sobre sus asistentes, como cuándo se conectaron, desde dónde lo hicieron, qué vieron, el número de personas que asistieron, su método de pago, etc.

7. Ahorra mucho tiempo

Virtual events take some time to prepare before going live, but they aren’t as time-consuming as physical events. Even if you’re hosting an event online, you’ll still need to schedule time for marketing, registration, and promotion. Employees who normally attend live virtual events can shift their time and focus on driving sales instead while the live event is ongoing, as it can help your organization save time.

Chapter 4: Elements of Virtual Event Platforms

While it’s possible to organize a virtual event without a dedicated platform, it can be challenging. Event platforms, like vFairs, provide valuable features for creating interactive and engaging virtual events.

Continue reading to discover what vFairs and similar platforms can offer and how to make virtual events more engaging.

¿Qué es una Solución de eventos virtuales?

Una solución de eventos virtuales permite a los usuarios organizar fácilmente conferencias virtuales, reuniones, seminarios, exposiciones comerciales en línea, actividades deportivas virtuales y mucho más. Tienen características que van más allá de las que se ven en el típico software de videoconferencia. Estas plataformas facilitan las experiencias digitales a través de funciones integradas de webcasting, colaboración con software de webinars, o ambas. 

Reacciones emoji, sesiones de preguntas y respuestas con gamificación, sondeos, encuestas, salas de chat, stands de exposición y otros componentes interactivos están disponibles en las plataformas de eventos virtuales. vFairs es una solución líder de eventos virtuales que incorpora contenidos interactivos como preguntas y respuestas, encuestas en directo, chat de grupo y creación de redes 1:1 para ayudar a recrear experiencias de eventos en persona. También ofrece una aplicación móvil para eventos para mejorar las experiencias virtuales, permitiendo a los asistentes acceder a la información del evento desde cualquier dispositivo.

Características principales de la solución de eventos virtuales

Most event platforms offer a wide range of networking, engagement, and lead generation tools depending on the type of your virtual event. The tools can add a lot of value to the event for attendees, exhibitors, and event organizers. Here are some of the key features of virtual platforms that you are most likely to see:

1. Virtual Environment

A la hora de organizar su evento, es fundamental asegurarse de que el entorno virtual sea lo suficientemente cautivador como para atraer a un público numeroso. Conseguirlo implica proporcionar un entorno interactivo que incorpore los diseños adecuados para cautivar la atención de su público.

Además, un entorno virtual simplifica el proceso para que los asistentes participen y extraigan el máximo valor del evento. Esto, a su vez, mejora la participación y aumenta el número de inscripciones. Las funciones del entorno virtual están diseñadas para que sean fáciles de usar, lo que las hace accesibles incluso para quienes no dominan la tecnología. Estas funciones incluyen:

• Gráficos animados en 3D
• Configuración personalizada del lugar de celebración
• Salas virtuales inmersivas
• Cabinas virtuales de marca
• Animated avatars
• Un servicio de información y ayuda en directo

2. Vuestos de exposición virtuales

El objetivo de un stand virtual es entablar una conversación significativa con los asistentes. Puede elegir entre una gran variedad de diseños de stands interactivos, combinaciones de colores, gráficos exclusivos y enlaces a páginas web. El diseño del stand virtual puede ser en 3D o basado en páginas.

3. Webinarios

Los eventos virtuales consisten en seminarios educativos interactivos en línea. Suelen contar con un anfitrión y uno o varios ponentes que debaten un tema específico. Los seminarios virtuales utilizan herramientas como presentaciones de PowerPoint, pizarras y encuestas para atraer e instruir a la audiencia.

4. Transmisión en directo

Las retransmisiones en directo son esenciales cuando se trata de eventos virtuales. Claro que puede pregrabarlo todo y luego publicarlo en un sitio web de eventos virtuales o en un canal de YouTube. Sin embargo, ese enfoque no crea el mismo tipo de conexiones personales que un evento en directo. Las sesiones de retransmisión son un componente crucial de la organización de un evento virtual.

5. Contenidos a la carta

Una de las características más destacadas de los eventos virtuales es su contenido a la carta. Aunque los eventos físicos también lo ofrecen en cierta medida, capturar cada momento puede ser todo un reto. Aquí es donde brillan los eventos virtuales. Se puede acceder cómodamente a discursos, presentaciones, demostraciones, exhibiciones de productos y mucho más, tanto durante como después del evento.

6. Accesibilidad

Al igual que en los eventos presenciales, es esencial dar prioridad a la inclusión y la accesibilidad en sus eventos virtuales. La participación en eventos virtuales puede resultar complicada para personas con discapacidad visual o auditiva.

Además, al ampliar sus eventos al ámbito internacional, puede encontrarse con asistentes cuya lengua materna no sea el inglés. Para atender a todos los participantes, es crucial integrar una amplia gama de funciones de accesibilidad. Estas incluyen elementos como contraste de color, lectores de pantalla, tamaño de texto ajustable, traducciones de vídeo, traducciones de seminarios web en tiempo real y subtítulos en directo.

7. Gamificación

Event gamification enhances event participation by using game principles such as goals, points, badges, and certificates as participants accomplish challenges. Popular gamification features include leaderboards, virtual scavenger hunts, and live trivia.

8. Chat individual

Conectar con personas de todo el mundo es ahora muy sencillo gracias a las conversaciones cara a cara. Los asistentes pueden localizar fácilmente a personas que comparten su formación o intereses y entablar conversaciones con ellas.

9. Conexión en red

Networking features on a virtual event solution must be simple to navigate and use. Many platforms that use AI-based matchmaking algorithms will help your audience connect with people who share similar interests. vFairs offers this as their Smart Matchmaking feature and other impressive and immersive networking experiences, such as Spatial Connect.

10. Personalización

Una plataforma virtual de gestión de eventos eficaz ofrece opciones de personalización que se ajustan a sus preferencias. En el mundo actual, la imagen y la presentación de una marca son tan importantes como sus productos, si no más. Por eso es tan valioso contar con una solución de marca blanca. Una gran plataforma de gestión de eventos virtuales le permite mostrar su marca, permitiendo la personalización de la marca en la página de inicio, el vestíbulo del evento, el auditorio, las cabinas de exposición, etc.

11. Herramientas de marketing para eventos 

El creciente sector de la tecnología para eventos ha introducido diversas marketing de eventos que los organizadores pueden aprovechar en su beneficio. Entre estas herramientas, la creación de una página de aterrizaje eficaz es crucial para crear expectación e impulsar la acción, como la venta de entradas y las inscripciones. Como comercializador de eventos, su responsabilidad es evocar una sensación de emoción en los asistentes potenciales y luego convertirla en acción. Una página de página de aterrizaje con el mensaje adecuado y un CTA claro puede aumentar significativamente el número de inscripciones. Con vFairs, puede producir campañas de marketing en cuestión de minutos con el asistente AI de ChatGPT.

Email Marketing

Puede mejorar las inscripciones a los eventos simplemente siguiendo unas sencillas pautas de email marketing para la promoción de eventos. Es importante conseguir que se inscriba el mayor número posible de personas a medida que se acerca la fecha del evento. Para ello es necesario enviar correos electrónicos recordatorios con un sentido de urgencia y una CTA destacada que les anime a inscribirse.

Integración en redes sociales

Los asistentes a eventos esperan actualizaciones a través de las redes sociales y confían en que las empresas comuniquen información crucial a través de sus plataformas. Los invitados potenciales también pueden comunicarse en tiempo real a través de las redes sociales, lo que les permite hacer preguntas, dar su opinión y entablar una conversación. 

12. Integraciones

Plataformas como vFairs permiten muchas integraciones que permiten tanto al anfitrión como al participante acceder a diversos servicios. Algunos de los socios de integración más destacados son:

• ChatGPT
• HubSpot
• Integraciones de eventos de Salesforce
• Interprefy
• KUDO 
• Marketo
• PayPal 
• Raya
• Restream
• Slido
• SyncWords
• Wordly
• Vimeo 
• Walls.io
• Zapier
• Zoom

vFairs cuenta con una amplia gama de integraciones que permiten tanto a los anfitriones como a los asistentes acceder a diversas funciones. Hemos trabajado con los mayores proveedores de servicios del mercado, ya sea para funciones de accesibilidad o de análisis de datos. 

13. Analítica

Los eventos virtuales proporcionan información detallada que va más allá de la asistencia de invitados. Los datos de los eventos virtuales cubren la participación en el evento, la creación de redes y el compromiso con sus gráficos minuciosos y observadores. Se puede acceder en gran medida a los análisis de datos a través del panel de control de la plataforma de eventos virtuales y exportarlos de forma sencilla. Estos análisis permiten realizar un seguimiento en tiempo real de la actividad de los invitados y ayudan a los organizadores con los informes posteriores al evento. informes posteriores al evento.

Funciones personalizadas para eventos virtuales

Le complacerá descubrir que hay disponibles diversas funciones especializadas para ofrecer una experiencia más completa y personalizada a sus asistentes. Estas funciones son especialmente eficaces para eventos especiales que van más allá de las típicas conferencias virtuales. Algunos ejemplos de estas funciones especializadas son

1. Tablón de anuncios

Cuando se organiza una feria virtual de empleo, es aconsejable incorporar una bolsa de trabajo al evento. La inclusión de una bolsa de trabajo permite a los expositores identificar eficazmente a los candidatos adecuados para sus puestos vacantes. Esta bolsa sirve como lista exhaustiva de las vacantes disponibles, simplificando el proceso para que los solicitantes de empleo descubran los puestos que se ajustan a sus habilidades y preferencias. En consecuencia, agiliza el proceso de contratación para los empresarios.

Al integrar una bolsa de empleo, tanto las empresas como los posibles empleados pueden conectarse sin grandes esfuerzos. Toda la información necesaria estará fácilmente accesible, lo que facilitará su interacción y las conversaciones sobre posibles oportunidades de empleo.

2. Sala de carteles

Para los sectores con un fuerte énfasis en la investigación, resulta beneficioso incorporar una sala de pósters a su evento. De este modo, los equipos pueden exponer sus pósteres junto con las presentaciones que los acompañan e interactuar con el público mediante sesiones interactivas de preguntas y respuestas. Mientras que las presentaciones pueden estar pregrabadas, los ponentes tienen la oportunidad de responder a las preguntas de los asistentes en tiempo real.

Esta sala de pósters constituye un valioso recurso para los profesionales del sector que deseen presentar datos, resultados de investigaciones, gráficos y contenidos relacionados. Estará situado como una sección diferenciada dentro de su evento, fácilmente accesible a su público a través del vestíbulo dinámico o de la barra de navegación superior.

3. Carrito de la compra

Si desea agilizar la tramitación de pedidos de productos durante su evento, la solución es sencilla. Incorpora un carrito de la compra fácil de usar y equipado con diversos métodos de pago y opciones de envío.

Los asistentes pueden añadir cómodamente productos a su cesta y, cuando estén listos, serán redirigidos sin problemas al sitio web de comercio electrónico del anfitrión para completar su compra. Esto no solo mejora la experiencia global del evento, sino que también contribuye a aumentar los ingresos generados durante el mismo.

4. Acceso exclusivo

¿Le interesa crear un ambiente de exclusividad en su evento? Este enfoque es especialmente eficaz cuando su evento dispone de distintos niveles de entradas. Puede ofrecer seminarios web exclusivos, debates y salones privados a los asistentes de las categorías superiores, ofreciéndoles espacios dedicados a diversas presentaciones y actividades.

Implementar este tipo de acceso limitado añade emoción a su evento y motiva a los asistentes a optar por opciones de entradas de mayor nivel. Si desea generar ingresos con su evento, esta estrategia representa una excelente oportunidad.

Capítulo 5: Planificación y organización de eventos virtuales

Executing a virtual event requires you to be extremely clear about your goals and objectives, and carefully choose what aspects to include to hit those goals. Here’s how to organize a virtual event:

1. Establecer metas y objetivos claros

Ahorro de tiempo y flexibilidad

Dado que los eventos virtuales requieren un personal más reducido, ofrecen una organización más rápida, e incluso puede posponerlos de forma razonablemente sencilla si es necesario.

Mejorar la participación de los asistentes

Aumentar su participación en eventos virtuales conduce a interacciones y asociaciones más significativas entre sus invitados, patrocinadores, expositores y partes interesadas.

Integrar varias plataformas

It is critical to pick a virtual event management solution that includes all of the capabilities and features that your business requires to conduct an appealing, smooth event. Platforms like vFairs help you plan, promote, analyze, and execute all of your virtual, hybrid, and in-person events.

Aumentar la visibilidad

Virtual company events allow you to speak directly while not physically present. This enables a large number of individuals to join a conference, training session, etc. They also enhance the interaction between the company and its customers when there are geographical barriers and no physical interaction.

Reducir la huella de carbono

Los eventos virtuales requieren menos viajes y logística, así como menos folletos, panfletos y otros documentos impresos, lo que puede suponer una menor huella de carbono. 

Mantener el equilibrio financiero

Los eventos virtuales permiten pagos en línea y acceso restringido sólo para sus miembros. Esto significa obtener el ROI habitual de los eventos virtuales a partir de las cuotas de inscripción, los patrocinios, etc. Los objetivos de organizar un evento virtual en línea también incluyen los siguientes:

• Dar a la gente la oportunidad de aprender y conocerse.
• Reunirse para resolver problemas sobre un tema determinado (cumbre virtual)
• Encontrar clientes potenciales o ayudar a los patrocinadores o expositores a encontrar clientes potenciales o realizar ventas (feria o exposición virtual)
• Compartir hechos o información nueva (exposición o conferencia virtual)
• Contratar a nuevas personas o ponerlas en contacto con puestos de trabajo vacantes (feria virtual de empleo)
• Anunciar el inicio de las ventas y el lanzamiento de un producto o servicio (lanzamiento virtual del producto).

2. Decidir el tema y el formato 

Una vez que haya decidido organizar una conferencia virtual, el siguiente paso crucial en la planificación de un evento virtual consiste en elegir la fecha, el formato y el tema. Con vFairs, tendrá acceso a una serie de funciones personalizables para diseñar su evento a la perfección. Puede personalizar elementos como el escenario virtual, las salas de exposición, el creador de eventos y los seminarios web, que son partes vitales de su evento. Además, puede incorporar actividades atractivas, como búsquedas del tesoro, para cautivar a su público.

3. Prepare a los asistentes a su evento virtual

Los errores o la falta de conocimiento de los usuarios pueden ser problemas habituales a la hora de organizar un acto virtual. A la hora de planificar, los organizadores también deben tener en cuenta a los asistentes no expertos en tecnología, a los que los eventos virtuales pueden resultarles nuevos y desalentadores. La mayoría de las plataformas de eventos en línea pueden ofrecer vídeos superpuestos personalizados. Se puede integrar un vídeo en cada página que sirva de guía para todos los asistentes. También es una buena práctica publicar agendas y guías de eventos virtuales en línea en la página de aterrizaje antes de que empiece el evento.

4. Invitar a ponentes, patrocinadores y socios comunitarios

Un acto virtual es tan bueno como el contenido que se comparte a través de él. Ni siquiera el mejor software y la mejor experiencia de asistencia pueden compensar un material pobre y unos ponentes aburridos. Aunque muchos presentadores tendrán material valioso que ofrecer, un orador profesional será capaz de captar la atención del público y transmitir su información de forma fácil de entender y fascinante. Antes de empezar a buscar al orador perfecto, tendrás que averiguar algunas cosas.

• El objetivo de su acto: ¿qué quiere que la gente se lleve de él?
• La fecha y hora del acto, así como la hora a la que le gustaría que hablara el orador.
• La duración de la presentación del orador y los elementos que puede utilizar.
• Su presupuesto para uno o varios ponentes. También puede hacer una convocatoria en la que las personas que deseen presentar una ponencia puedan solicitarlo. Esto significa que los posibles ponentes podrían tener que pagarte por la oportunidad.
• ¿Qué tipo de ponente busca: un ponente principal o un ponente para una sesión de trabajo?
• ¿Piensa contar con la ayuda de los ponentes para publicitar su acto?

5. Presupuestos

Crear un presupuesto virtual para un evento consiste en identificar todos los componentes de los costes. Utilizar una hoja de cálculo simplifica este proceso. La hoja de presupuesto debe constar de tres secciones principales:

• Resumen: Esta sección ofrece una instantánea de su presupuesto total, los fondos asignados, el presupuesto restante y clasifica sus gastos.
• Detalles: Aquí se enumera cada partida de gasto, se categoriza, se especifica el presupuesto previsto y se registra el gasto real.
• Seguimiento de gastos: Esta página es para que su equipo documente cuánto dinero se gastó en cada artículo y para que lleve un registro de los recibos.

A continuación encontrará un ejemplo de hoja de presupuesto que puede ayudarle a gestionar eficazmente las finanzas de su evento virtual:

6. Elegir la plataforma adecuada

Durante la planificación de un evento virtual, lo mejor es leer testimonios honestos de usuarios auténticos en sitios como G2 para obtener ideas sobre qué software de eventos virtuales es el adecuado para usted. Echa un vistazo a otros eventos virtuales populares para ver qué herramientas y software utilizan. 

En G2, vFairs es la plataforma de eventos virtuales más popular, con una valoración de 4,7/5 de más de 1.100 clientes.

7. Marca y mensajes

Ahora, más que nunca, es vital seguir unas directrices esenciales de branding a la hora de elaborar mensajes de marca para eventos virtuales. Estos son algunos consejos para eventos virtuales en relación con la marca y los mensajes:

• Sea auténtico: Asegúrate de que el mensaje de tu marca transmite confianza y experiencia para que parezca auténtico.
• Apueste por la singularidad: Destaque lo que diferencia a su marca de la competencia. Deje claro por qué los asistentes deberían interesarse por su marca.
• Cree impacto: Conozca a fondo a su público. Elabore mensajes de marca que resuenen atendiendo a sus necesidades y preferencias.
• Mantenga la coherencia: Mantenga la uniformidad del mensaje de su marca en todos los canales de comunicación. La coherencia fomenta la familiaridad, la autenticidad y la confianza en tu marca.

Capítulo 5: Participación en actos virtuales

Los eventos virtuales pueden generar casi un tercio de los ingresos que los eventos físicos o presenciales. Los eventos virtuales, a pesar de que algunos los consideran una "evolución forzada" para el sector de los eventos masivos, ofrecen una clara propuesta de valor cuando se ejecutan bien. Aunque es más difícil captar a su público en línea que reunirse con ellos cara a cara. Sin embargo, con vFairs, puede interactuar con a su público de varias formas. ¡Vamos a ello!

Social Media Engagement

Las redes sociales son una poderosa herramienta para atraer a su público. Puede empezar enviando un tuit, que se mostrará en directo en las redes sociales durante el acto. Esto le permitirá controlar los hashtags del evento, recopilar contenidos generados por los usuarios y permitir que los asistentes conecten entre sí. Además, plataformas como vFairs ofrecen funciones como los muros de Twitter y la integración con wall.io, que le permite crear un muro social para la participación continua de la audiencia durante y después de su evento virtual.

Búsqueda de pareja virtual

Con vFairs, sus participantes ya no tendrán que desplazarse manualmente durante horas por los perfiles de otras personas. En función de sus habilidades, pasiones o campos de especialización, pueden ser emparejados. Los usuarios pueden rellenar los numerosos campos del formulario de inscripción o su perfil de usuario durante el evento para emparejarlos mejor con personas afines.

Preguntas y respuestas

Puede añadir un emocionante elemento de competición a su evento mediante trivias y concursos. Puede plantear preguntas a los asistentes sobre temas que les interesen. Es una idea fantástica para temas relacionados con la industria. Funciona bien como rompehielos para reunir a personas con ideas afines, y también ayuda a la participación en seminarios virtuales.

Scavenger Hunts

Añadir una actividad a su evento virtual es una forma estupenda de mantener a sus participantes comprometidos e interesados en su evento. Las búsquedas del tesoro, por ejemplo, mantendrán a los participantes en vilo y a su acto en ebullición. También es una forma fantástica de reunir a los participantes para establecer contactos, colaborar e inspirar la creación de equipos.

Leaderboards

Una forma muy eficaz de aumentar la motivación de los participantes en los eventos es utilizar una tabla de clasificación para destacar a los asistentes más activos y comprometidos. Esto no solo fomenta la implicación de los asistentes, sino que también mejora la participación en el chat, dando vida a tu evento y evitando un chat aburrido e inactivo.

Preguntas y respuestas 

Para captar la atención de los asistentes a su evento, puede incorporar una sesión de preguntas y respuestas, especialmente durante conferencias o mesas redondas. Tradicionalmente, tras la intervención de los ponentes, se animaba al público a hacer preguntas en persona. Sin embargo, con la creciente demanda de eventos virtuales y su mayor accesibilidad, organizar sesiones de preguntas y respuestas en directo o en línea se ha convertido en una opción viable.

Breakout Rooms

Las salas de descanso son sesiones separadas del acto principal. Permiten a los participantes reunirse en grupos más pequeños y están totalmente separadas de la sesión principal en cuanto a audio y vídeo. El uso de una sala de descanso no sólo ayudará a los participantes a relacionarse entre sí, sino que también les ayudará a retener el contenido y la información del evento. Las salas de descanso son personales y es más probable que los asistentes participen en los debates cuando los grupos se dividen en grupos más pequeños.

Sondeos y encuestas

El uso de encuestas y sondeos en directo puede potenciar enormemente la participación durante los eventos virtuales. Proporcionan una plataforma para que participantes, ponentes y anfitriones interactúen a su propio ritmo, manteniéndolos diferenciados pero conectados. Las encuestas y sondeos en directo cautivan a los participantes y les animan a seguir participando.

En el mundo del marketing de eventos virtuales, especialmente en B2B, muchos profesionales utilizan encuestas para mejorar la participación de la audiencia. Estas encuestas en línea son una forma sencilla de interactuar con los asistentes durante los eventos y recopilar valiosos comentarios para reforzar su marca.

Contenido interactivo

Utilizar contenidos interactivos es una forma estupenda de mantener el interés de los asistentes a su evento virtual. Encontrará diferentes stands y salas de expositores donde los asistentes podrán conectarse e interactuar virtualmente. Además, podrán coger fácilmente recursos de la bolsa de regalos y enviarlos a su correo electrónico para consultarlos en el futuro.

Actividad en directo

Durante un evento virtual, tiene la opción de retransmitir en directo en varias plataformas de redes sociales, lo que permite a los asistentes interactuar entre sí. Se trata de un método fantástico para atraer a la audiencia, ya que permite la interacción a través de diferentes plataformas.

Virtual Photo Booth

Otra forma excelente de atraer a tus invitados es instalar un fotomatón virtual. Puede crear plantillas de fotos con su marca y ofrecer filtros para atraer mejor a su público. Los asistentes podrán guardar y compartir fotos en el fotomatón virtual, creando así un recuerdo único de su evento.

Concursos

Una fantástica idea de participación en un evento virtual es organizar un concurso. Para organizar un concurso con éxito, considere los detalles y decida un premio o recompensa. Puede ser tan sencillo como animar a los asistentes a compartir fotos o imágenes de su experiencia en el evento virtual como contenido generado por el usuario. También puede hacerles participar con preguntas, encuestas divertidas u otras actividades interactivas relacionadas con estas opciones.

Capítulo 7: Marketing de eventos virtuales

Promocionar su evento virtual requiere el mismo esfuerzo, si no más, que un evento físico en la vida real. Sin embargo, el marketing pueden diferir. Lo ideal es asegurarse de que su programación en línea y en vídeo se dirige al público adecuado y no se pierde entre la multitud. Estos son algunos consejos fantásticos para eventos virtuales que le permitirán alcanzar sus objetivos de participación de los asistentes.

Promote on Your Site

Utilizar su sitio web para promocionar su próximo evento virtual es una buena forma de despertar el interés de la gente. Le recomendamos que incluya un área destacada en la página de inicio de su sitio web que dirija a los visitantes a la página de aterrizaje de su evento virtual.

Algunas de las opciones más avanzadas son los anuncios intersticiales, los banners publicitarios y los paneles de mensajes que se colocan en la parte inferior o superior de la página. Sin embargo, lo más importante es que el texto que incluya en su anuncio tenga un efecto significativo. Elabore un titular convincente que transmita lo que ganan los participantes y cree una urgencia que les impulse a actuar de inmediato.

Interact on Social Media

Es fundamental promocionarse en redes sociales. Utilice tanto la promoción orgánica como la de pago, así como el remarketing. El enfoque más obvio para utilizar LinkedIn y Facebook en su beneficio es publicar constantemente actualizaciones para su base de seguidores sobre su próximo evento virtual.

El remarketing en LinkedIn, Facebook e Instagram utiliza tecnologías web para rastrear a quienes visitaron la página de su evento pero no se registraron. Trabajan para mostrar publicidad a estas mismas personas utilizando etiquetas de perspicacia en el sitio web de su evento virtual o en la página de destino.

Opt for Paid Media

Si tiene prisa por aumentar el número de personas que se inscriben en su evento virtual, pagar por tráfico adicional es una medida crucial para atraer a su público objetivo en línea. La creación de un marketing a medida dirigido al público, la ubicación geográfica y los datos demográficos correctos puede ayudar a aumentar la publicidad y la exposición del evento.

Leverage Email Marketing

Puede utilizar estrategias de marketing por correo electrónico para aumentar las inscripciones a un acto, mantener informados a los participantes antes del acto y captar la atención de los asistentes antes de su acto virtual. En todas las fases del evento, el correo electrónico es la mejor forma de ponerse en contacto con los invitados. Utilice una tecnología de marketing por correo electrónico que pueda enviar mensajes personalizados y con su marca, realizar un seguimiento de las tasas de apertura y los análisis de clics, y automatizar cuándo y a quién se envían los mensajes en función de los datos de los asistentes. A la hora de enviar correos electrónicos previos al evento, sea lo más generoso posible. No se limite a enviar un recordatorio y dé por sentado que será suficiente, ya que es fácil pasar por alto los mensajes de correo electrónico. Antes de su evento, es una buena idea enviar al menos cuatro correos electrónicos recordatorios:

• Una semana antes del acontecimiento
• Un día antes del acontecimiento
• El día del acontecimiento
• Al comienzo del acto

Utilize Content Marketing

El contenido desempeña un papel crucial en el éxito de cualquier evento. El marketing de contenidos consiste en crear y compartir contenidos valiosos y relevantes para atraer e implicar a su público objetivo. Tanto si promocionas una conferencia virtual como el lanzamiento de un producto o un seminario en directo, una estrategia de marketing de contenidos bien ejecutada puede crear expectación, impulsar las inscripciones y mejorar la experiencia general de los asistentes.

Desde entradas de blog y actualizaciones de redes sociales hasta vídeos, seminarios web y campañas de correo electrónico, el marketing de contenidos permite a los organizadores de eventos contar una historia convincente, proporcionar información valiosa y establecer una fuerte conexión con su público, garantizando en última instancia que el mensaje del evento llegue y resuene en las personas adecuadas.

Corra la voz a través de ponentes y patrocinadores 

Colabore con los patrocinadores para mejorar los esfuerzos de marketing de su evento virtual. Anímeles a promocionar el evento virtual en sus sitios web, redes sociales y otras plataformas digitales. Con su permiso, puede incluso enviar correos electrónicos a sus listas de suscriptores o crear artículos como invitado en sus sitios web.

También es beneficioso incorporar a su estrategia de eventos a unos oradores invitados únicos. Estos embajadores y portavoces suelen ser las principales atracciones de los eventos virtuales y atraen a un público deseoso de escucharles, participar y aprender de ellos. Involúcrelos en debates y conversaciones relacionados con su evento virtual para generar interés y entusiasmo de forma natural.

How to Turn Your Live Event into a Virtual Event at the Last Minute

Sometimes, unexpected circumstances like travel restrictions, weather issues, or last-minute changes force event organizers to quickly switch from an in-person gathering to a fully virtual experience. 

At vFairs, we understand the pressure of producing a seamless virtual event on short notice. 

Here is a practical guide on how to create a virtual event rapidly without compromising on quality or engagement.

1. Adapt Your Event to a Virtual Format

Last-minute changes may require some compromises.

You might have to let go of some activities that would have more impact in person. Some presenters may not be comfortable doing a live webinar. You would need to pivot to semi-live and pre-recorded options. You may have to change the duration of some sessions to factor in screen fatigue.

Think about your event from a virtual event lens. This will help you decide the format and flow as you plan how to produce a virtual event effectively. 

2. Choose the Right Platform

Selecting a reliable platform like vFairs is crucial for a quick transition. Our all-in-one event platform offers easy setup, customizable virtual venues, interactive exhibit booths, live streaming, and engagement tools, all designed to get your event online fast while providing a rich attendee experience.

3. Adapt Your Agenda for Virtual Delivery

Review your original schedule and streamline sessions to fit a virtual format. Consider breaking longer sessions into shorter, focused segments to avoid virtual fatigue. Incorporate interactive elements such as live Q&A, polls, and networking rooms to keep participants engaged. Use examples of virtual events hosted on vFairs to inspire creative session formats that work well in a virtual setting.

4. Communicate Clearly and Early with Attendees

Transparency is key. Send communications to your registered attendees explaining the change, how to access the virtual event, and what to expect. Provide simple guides or tutorial videos on how to navigate the platform to reduce technical challenges on event day.

5. Leverage On-Demand Content

Virtual events have the advantage of lasting beyond the live sessions. Record your live streams and make them available on-demand to extend the reach and impact of your event. This flexibility allows attendees in different time zones to participate fully.

6. Test Everything Thoroughly

Before going live, conduct technical rehearsals with your speakers and hosts to ensure smooth streaming and transitions. vFairs provides dedicated support to help you troubleshoot and optimize your virtual event production.

Capítulo 8: Estrategias avanzadas de eventos virtuales

Con la creciente competencia en el campo de los eventos virtuales, necesitará un plan de marketing de eventos virtuales sobresaliente para mejorar las conversiones, generar interés y aumentar la asistencia a su próximo evento virtual.

Estrategia 1: Promocione su acto

A diferencia de los actos tradicionales, que requieren de 6 a 12 meses de planificación, los actos virtuales pueden realizarse en 1 ó 3 meses. La organización de un evento virtual le da más tiempo para centrarse en la promoción de su evento, ya que no tiene que conseguir un lugar físico con antelación. A continuación le indicamos cómo promocionar su evento en general: 

Antes del acto:

• Averigüe quién es su público objetivo.
• Cree páginas de destino.
• Envíe campañas de correo directo.
• Cree concursos y publicaciones en las redes sociales.
• Crea una página web para el acto.
• Lance sus campañas de marketing por correo electrónico.
• Envíe recordatorios por correo electrónico.

Durante el acto:

• Siga enviando correos electrónicos recordatorios.
• Actualice en tiempo real las redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn).
• Comparte material descargable.
• Utilice chat en directo o chatbots para responder a las consultas.
• Organizar actividades y experiencias de marca.

Estrategia 2: Dar pistas

No desveles todos tus secretos de entrada. Ofrezca a sus espectadores cliffhangers para mantenerlos expectantes. Mantenga a su público expectante y con ganas de volver a su sitio web o a la página del evento para obtener más información.

Estrategia 3: Crear una sede virtual personalizada

Numerosas conferencias y eventos virtuales han recreado sus conocidos lugares físicos. Además, los particulares pueden crear sus propios festivales virtuales, con diversas áreas temáticas que explorar. Un ejemplo excelente es NOLO Land, un acontecimiento virtual interactivo mundial celebrado en vFairs, centrado en las bebidas sin alcohol y de bajo contenido alcohólico, organizado por IFF para sus clientes. Lo que lo diferenció fue la presencia de múltiples espacios virtuales en un mismo evento, cada uno de ellos con un aspecto y un ambiente únicos. Al pasar de un lugar a otro también cambiaba la música de fondo y las interacciones entre avatares, lo que la convertía en una experiencia dinámica y envolvente.

Estrategia 4: mantenerse al día de las tendencias tecnológicas

En un panorama tan cambiante como el actual, es esencial estar atento a las tendencias tecnológicas en constante evolución que siguen configurando el sector. Estas tendencias no solo ofrecen formas innovadoras de atraer y conectar con el público, sino que también tienen el potencial de transformar toda la experiencia del evento.

Reconocimiento facial

La tecnología de reconocimiento facial ha ganado una inmensa popularidad. Funciona escaneando la cara de una persona y capturando su foto durante el registro o la entrada en un evento. La gente suele utilizar el reconocimiento facial en sus dispositivos móviles y en el lugar de trabajo. Esta tecnología simplifica enormemente tareas mundanas como desbloquear el teléfono, acceder a aplicaciones o inscribirse en un evento.

Gamification

El uso de juegos en eventos es una gran tendencia. Los eventos gamificados consiguen que participe mucha más gente, lo que los convierte en una forma estupenda de mejorar la experiencia de los asistentes. Si quieres que más gente se descargue tu aplicación móvil para eventos, háblales de los juegos a los que pueden jugar dentro de ella. Verás cómo el número de descargas se dispara.

NFTs

NFT son las siglas de "Non-Fungible Token" (Ficha no fungible). En general, puede tratarse de dibujos, canciones u otras obras originales. Los NFT se pueden utilizar mejor en eventos virtuales, pero la mayoría de los organizadores de eventos todavía se están acostumbrando a la idea. Dado que los NFT pueden ayudarle a abrirse paso entre el ruido y establecerse como líder del mercado, además de generar ingresos con su evento virtual, es una situación en la que todos salen ganando. Por ejemplo, puede utilizar las NFT para vender versiones digitales de productos de marca. Esto puede hacerse con carteles digitales, recuerdos del evento o incluso clips del propio evento. También puedes vender avatares personalizados, obras de arte e incluso artículos del propio evento.

Estrategia 5: Recabar patrocinios para eventos virtuales

Muchos organizadores de eventos pueden ignorar la importancia de los medios patrocinados durante los eventos virtuales. No sólo hace que su evento parezca más legítimo, sino que también puede ayudarle a organizar una parte de lo que cuesta todo el evento. Las plataformas de eventos como vFairs pueden ayudarle a dar el espacio promocional adecuado a todos sus patrocinadores. 

Al ponerse en contacto con posibles patrocinadores, puede presentar atractivos paquetes de patrocinio de eventos virtuales similares a los que se ofrecen en los eventos físicos. Los patrocinadores platino, oro y plata pueden asegurarse espacios diferenciados en el vestíbulo y la sala de exposiciones virtuales, y obtener menciones destacadas en boletines promocionales y en la página de inicio del evento. Estas oportunidades de patrocinio de eventos virtuales garantizan que los patrocinadores reciban la visibilidad y el reconocimiento que buscan. He aquí un magnífico presentación de patrocinio que puede utilizar.

Estrategia 6: Asociaciones para la promoción de contenidos

Asociaciones de contenidos con personas influyentes en las redes socialesy sus ponentes principales pueden ayudarle a promocionar su acto entre el público adecuado. Pueden publicar un vídeo promocional invitando a sus seguidores a asistir al acto, ya que ellos también estarán allí. La mayoría de los asistentes interesados en lo que diga su ponente principal probablemente también les sigan en Internet. De este modo, estará llegando a la audiencia adecuada haciendo correr la voz. Los expertos y expositores relevantes de su evento también pueden promocionar su evento virtual desde los canales oficiales de sus empresas.

Estrategia 7: Sondeos y encuestas posteriores al acto

Quedarse incluso una vez finalizado el acto puede ser una forma eficaz de ofrecer información relevante, interactuar con los asistentes y responder a sus preguntas. También puede ayudarle a recibir comentarios inmediatos y a crear una red de contactos. Los organizadores de eventos también pueden pedir opiniones una vez finalizado el evento virtual mediante sondeos o encuestas en línea. Hacer un seguimiento de los asistentes formulando las preguntas adecuadas puede ayudar a los organizadores a recabar información y aprender. Es una gran estrategia para descubrir las áreas de mejora y ampliar las verticales de éxito.

Key Virtual Events Best Practices

1. Understand the different types of virtual events, such as webinars, conferences, and networking sessions, to choose the best format for your company’s goals.
   
2. Develop a comprehensive virtual event strategy that includes clear objectives, engaging content, and interactive features to boost attendee participation.
   
3. Tailor virtual events for companies by selecting the right technology platform and promoting the event effectively to reach the intended audience.
   
4. Focus on attendee engagement during the event with live Q&A, polls, and networking opportunities to create a memorable experience.
   
5. Use data and feedback after the event to measure success and refine your virtual event strategy for future sessions.
6. Ensure seamless technical execution by testing all equipment and platforms beforehand to avoid disruptions during the event.
7. Incorporate branding consistently throughout the virtual event to strengthen company identity and messaging.
8. Provide clear instructions and support for attendees to help them navigate the event platform easily.
9. Schedule breaks and varied session formats to maintain audience attention and prevent fatigue during longer virtual events.
10. Leverage social media and email campaigns before, during, and after the event to increase reach and sustain engagement.

Lo más importante

Aunque reconocemos que los eventos virtuales pueden no tener el mismo impacto que las reuniones presenciales, hay situaciones en las que pasar a la modalidad virtual se convierte en una necesidad, a menudo con poca antelación. Con una planificación adecuada y el uso de la plataforma de eventos virtuales adecuada, esta transición puede ser una forma segura de ofrecer experiencias atractivas e informativas a sus asistentes, reflejando los esfuerzos que dedica a sus eventos presenciales.

Preguntas frecuentes