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Laut Formstory brechen 27 % der Nutzer die Anmeldung zu Veranstaltungen ab, weil die Anmeldeformulare zu lang sind. Schlimmer noch: Komplexe Anmeldeformulare führen dazu, dass 67 % der Nutzer den Vorgang endgültig abbrechen und nicht mehr zurückkehren.
Zu wissen, wie man ein Anmeldeformular für Veranstaltungen erstellt, das übersichtlich, schnell und einfach auszufüllen ist, ist eine der wirksamsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Anmeldezahlen zu steigern.
In diesem Leitfaden erfahren Sie genau das: Welche Felder Sie einbauen sollten, welche optionalen Felder sich lohnen und wie Sie ein Online-Anmeldeformular für Veranstaltungen erstellen, das zu Conversions führt.
Fünf Felder sind auf jedem Anmeldeformular unverzichtbar, unabhängig von Art und Umfang der Veranstaltung:
Jede zusätzliche Frage sorgt für Reibungsverluste, und Reibungsverluste beeinträchtigen die Konversionsrate. Fügen Sie ein optionales Feld nur dann ein, wenn Sie die Informationen auch wirklich nutzen werden. Felder, die in Betracht kommen, sofern sie zu Ihrer Veranstaltung passen:
Manche Ereignistypen benötigen ebenfalls benutzerdefinierte Felder. Zum Beispiel:
Um ein Anmeldeformular zu erstellen, das sich wie eine natürliche Erweiterung Ihrer Veranstaltung anfühlt, ist das Branding der erste Schritt. Wenn Sie die Farben, Schriftarten und das Logo Ihres Formulars an das Branding Ihrer Veranstaltung anpassen, schaffen Sie bei den Teilnehmern sofortigen Wiedererkennungswert und Vertrauen.
Fügen Sie zunächst Ihr Logo und eventuelle Sponsorenlogos in die Kopfzeile des Formulars ein. Verwenden Sie kontrastreiche Farbkombinationen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten. Halten Sie den Hintergrund schlicht und dezent, damit die grafischen Elemente nicht mit den Formularfeldern selbst konkurrieren.
Ein Formular mit Markenidentität vermittelt vom ersten Klick an Professionalität und gibt den Ton für das weitere Erlebnis vor.
Ihr Anmeldeformular ist nur so nützlich wie die weitere Verwendung der Daten, nachdem sie übermittelt wurden.
Wenn Ihr Anmeldeformular direkt mit Ihrem CRM verbunden ist, werden alle neuen Anmeldungen automatisch in Ihre Teilnehmerdaten übernommen. Niemand muss eine Tabelle exportieren oder Daten zwischen verschiedenen Tools hin- und herkopieren. Sie erhalten einen zentralen Überblick darüber, wer sich angemeldet hat, für welche Veranstaltung und wie die Teilnehmer auf Ihre Veranstaltung aufmerksam geworden sind.
Erst diese einheitliche Datensammlung macht eine personalisierte Nachverfolgung, das Berichtswesen zur Pipeline und die Analyse nach der Veranstaltung überhaupt erst möglich.
Ohne diese Verknüpfung häufen sich die Probleme schnell. Es entstehen doppelte Datensätze, wenn sich derselbe Teilnehmer zweimal anmeldet. Folge-E-Mails gehen unter, weil das Marketing mit einer anderen Liste arbeitet als das Veranstaltungsteam. Und wenn die Geschäftsleitung fragt, wie viele Pipeline-Chancen aus der Veranstaltung hervorgegangen sind, hat niemand eine klare Antwort parat.
Bevor Sie also Ihr Formular erstellen, überprüfen Sie, ob die Registrierungssoftware sich nativ in die Tools, die Ihr Team bereits nutzt. Salesforce, HubSpot und Marketo sind die gängigsten CRM-Integrationen, auf die Sie achten sollten. Falls keine native Integration verfügbar ist, kann Zapier in den meisten Fällen die Lücke schließen.
Anstatt ein einziges Formular zu erstellen, das für alle Nutzer geeignet sein soll, sollten Sie separate Anmeldepfade für verschiedene Kategorien einrichten.
VIP-Teilnehmer können exklusive Veranstaltungsoptionen und Premium-Materialien einsehen. Aussteller können ihre Standpräferenzen auswählen und Lizenzen zur Lead-Erfassung direkt im Formular erwerben. Referenten können Präsentationszeitfenster auswählen oder Veranstaltungsdetails einreichen. Normale Teilnehmer sehen nur das, was für sie relevant ist.
So bleibt die Benutzererfahrung für jeden Teilnehmer übersichtlich und zielgerichtet, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Sie von jeder Gruppe die richtigen Informationen erfassen.
Stellen Sie sich vor, Sie verneinen die Frage nach einer Unterkunft, werden dann aber trotzdem gefragt, ob Sie lieber im Hotel Scherman oder im Hotel Chelsea übernachten möchten. Genau diese Art von Reibungsverlusten verhindert den Abschluss.
Dynamische Formulare mit bedingter Logik lösen dieses Problem, indem sie Felder je nach den vorherigen Antworten ein- oder ausblenden. Wenn ein Gast bei der Frage zur Teilnahme an einem Workshop „Ja“ auswählt, werden die Felder zur Workshop-Präferenz angezeigt. Wählt er „Nein“, werden diese Felder nicht angezeigt.
Erstellen Sie alle möglichen Nutzerpfade und testen Sie jedes Szenario vor dem Start. Mit vFairs können Sie dynamische Anmeldeformulare für Veranstaltungen mit bedingter Logik mithilfe eines einfachen Drag-and-Drop-Builders erstellen.
Warten Sie nicht bis zur Absendung, um Fehler aufzudecken. Nutzen Sie die Inline-Validierung, um Fehler sofort nach ihrem Auftreten zu kennzeichnen – etwa durch einen roten Rahmen, ein Warnsymbol oder eine kurze Meldung wie „Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein“. So bleiben Nutzer im Fluss und müssen nicht zurückblättern.
Wenn ein bestimmtes Format erforderlich ist, zeige direkt im Eingabefeld ein Beispiel an. Und was auch immer du tust: Lösche bei einem Fehler auf keinen Fall bereits eingegebene Daten. Das ist der schnellste Weg, jemanden endgültig zu verlieren.
Ein intuitiv gestaltetes Formular ist wichtiger, als man denkt. Die Struktur des Formulars sollte sich natürlich anfühlen. Das bedeutet, dass die Nutzer problemlos von einem Feld zum nächsten wechseln können, ohne raten zu müssen, welche Angaben erforderlich sind.
Dies kann bedeuten, dass man verwandte Informationen zusammenfasst, wichtigere Felder oben platziert und für jeden Abschnitt klare Überschriften verwendet.
Sie können KI-Tools wie Claude nutzen, um den logischen Ablauf Ihres Formulars zu erarbeiten. Alternativ können Sie sich auch an einem Muster-Anmeldeformular für die Veranstaltungsplanung orientieren, um zu verstehen, wie man Felder gruppiert und einen natürlichen Ablauf gestaltet.
Verwenden Sie bei der Platzierung Ihres Anmeldeformulars auf der Veranstaltungs-Landingpage keine vagen Handlungsaufforderungen. Wählen Sie stattdessen handlungsorientierte Formulierungen, die auch Besucher, die nur zufällig auf Ihrer Website landen, zum Handeln anregen. Zum Beispiel: „Sichern Sie sich Ihren Platz“ oder „Holen Sie sich Ihr Ticket“.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie die Aufmerksamkeit auf den Anmeldelink für die Veranstaltung lenken können. Verwenden Sie zum Beispiel auffällige Farben für den CTA-Button und platzieren Sie ihn dort, wo die Nutzer am ehesten eine Entscheidung treffen. Platzieren Sie beispielsweise einen „Jetzt anmelden“-CTA ganz oben auf der Seite, damit sich die Nutzer ganz einfach anmelden können, ohne scrollen zu müssen.
Platzieren Sie anschließend einen weiteren CTA-Button direkt nach dem Abschnitt zur Auswahl der Veranstaltung, wo die Nutzer aktiv entscheiden, an welcher Veranstaltung sie teilnehmen möchten. Fügen Sie schließlich unten, direkt vor dem Zahlungsbereich, einen dritten Button mit der Aufschrift „Anmeldung abschließen“ ein.
Wenn Sie ein internationales Publikum ansprechen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Anmeldeformular in mehreren Sprachen verfügbar ist. Ihre Veranstaltungswebsite sollte in der Lage sein, die Sprache der Webseite und des Anmeldeformulars entsprechend dem Standort der Teilnehmer anzupassen. Dies gewährleistet ein inklusives Nutzererlebnis.
Lange Texte können anstrengend sein. Vor allem, wenn man keine Ahnung hat, wann sie endlich zu Ende sind.
Es ist wichtig, die Leute über den aktuellen Stand auf dem Laufenden zu halten. So bleiben sie informiert und können abschätzen, wie lange es noch dauern wird. Hier sind zwei einfache Möglichkeiten, dies zu tun:
Das Ziel ist es, den Nutzer so lange bei der Stange zu halten, bis er auf die Schaltfläche „Absenden“ klickt.
Zeigen Sie den wiederkehrenden Besuchern, dass Sie sich an sie erinnern.
Mit vFairs können wiederkehrende Nutzer bei der Anmeldung Zeit und Mühe sparen, da die Felder automatisch mit den zuvor angegebenen Informationen vorausgefüllt werden. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil einer effizienten Einrichtung der Online-Anmeldung für eine Veranstaltung.
Wenn sich ein Teilnehmer beispielsweise bereits für frühere Veranstaltungen angemeldet hat, können sein Name, seine E-Mail-Adresse und seine bisherigen Präferenzen für die Sitzungen im neuen Anmeldeformular automatisch ausgefüllt werden. Dies reduziert die wiederholte Dateneingabe, verbessert die Benutzerfreundlichkeit insgesamt und beschleunigt den Anmeldeprozess.
Manche Veranstaltungen richten sich nicht nur an einmalige Teilnehmer, sondern sind Teil eines größeren Netzwerks, in dem die Teilnehmer Jahr für Jahr wiederkehren. Denken Sie dabei an Verbände, medizinische Fachgesellschaften, Bildungseinrichtungen oder Zertifizierungsprogramme.
In diesen Fällen dient das Anmeldeformular nicht nur der Erfassung von Daten für eine einzelne Veranstaltung, sondern auch als Kontaktpunkt für die Überprüfung, Verlängerung oder den Abschluss einer Mitgliedschaft.
Mit vFairs können Sie historische Mitgliederdaten importieren, Nutzer mit Ablaufdaten oder Verlängerungsberechtigungen kennzeichnen, automatische Erinnerungen auslösen und den Zugriff je nach Mitgliedsstatus steuern.
Nehmen wir zum Beispiel an, die Mitgliedschaft einer Person ist am 31. Dezember 2024 abgelaufen. Wenn diese Person im März 2025 versucht, sich zu registrieren, überprüft das Formular automatisch ihren Status und zeigt folgende Meldung an: „Ihre Mitgliedschaft ist abgelaufen. Bitte verlängern Sie diese, bevor Sie mit der Registrierung fortfahren.“
Sie können ihre Mitgliedschaft entweder direkt vor Ort über ein vorausgefülltes Formular verlängern oder sich für die Veranstaltung anmelden und die Verlängerung der Mitgliedschaft beim Bezahlvorgang hinzufügen. So bleiben Ihre Unterlagen übersichtlich, ein fairer Zugang zu den Preisen ist gewährleistet und alle Beteiligten profitieren von einem besseren Erlebnis.
Viele Veranstaltungsplaner greifen auf leicht zugängliche Ressourcen wie eine Google-Formular-Vorlage für die Veranstaltungsanmeldung zurück, die eine einfache Lösung für die Anmeldeanforderungen bietet. Diese Formulare haben jedoch einen großen Nachteil: Sie bieten keine integrierte Zahlungsabwicklung. Dies führt zu einem zusätzlichen Schritt im Kaufprozess, was dazu führen kann, dass Interessenten abspringen.
Andererseits leiten manche Formulare die Nutzer für die Zahlung auch auf Websites von Drittanbietern weiter. Diese Zersplitterung kann dazu führen, dass Registrierungen abgebrochen werden.
Um Ihren Kunden die Qual der Wahl zu ersparen, ist es wichtig, über eine integrierte Lösung zu verfügen, die unterwegs vielfältige Zahlungsmöglichkeiten bietet.
Hier sind einige Maßnahmen, mit denen Sie den Zahlungsvorgang im Formular vereinfachen können.
Heutzutage nutzt jeder digitale Geldbörsen. Im Jahr 2024 gibt es etwa 4,3 Milliarden Nutzer digitaler Geldbörsen. Und diese Zahl wird bis 2029 auf etwa 5,8 Milliarden ansteigen.
Daher ist es unerlässlich, Zahlungen über mobile Zahlungsdienste wie Apple Pay, Google Pay, Venmo usw. zu ermöglichen. Dies ermöglicht es den Nutzern, ihre Transaktionen auch unterwegs abzuschließen, sorgt für ein reibungsloseres Erlebnis und stellt sicher, dass jede Registrierung vollständig ist.
Mit vFairs können Sie über 30 Zahlungsgateways mit einem einzigen Schalter in Ihr Formular zu integrieren. Dank dieser großen Auswahl können Sie lokalisierte Zahlungsoptionen anbieten, um Teilnehmer weltweit anzusprechen und ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.
Die Anmeldung zu einer Veranstaltung ist eine Verpflichtung. Die Teilnehmer investieren Zeit, Geld und Gedanken, und sie möchten vorher Gewissheit haben. Soziale Beweise auf Ihrem Anmeldeformular geben ihnen diese Gewissheit.
Damit ist nicht gemeint, dass man ein Highlight-Video einbindet. Es geht vielmehr darum, die richtigen Hinweise direkt auf oder in der Nähe des Formulars selbst zu platzieren. Ein Satz wie „Schließen Sie sich den bereits 2.400 angemeldeten Fachleuten an“ bewirkt mehr als jede Veranstaltungsbeschreibung. Die Namen der Referenten und deren Porträtfotos in der Nähe des Formulars erinnern die Anmeldenden daran, wofür sie sich eigentlich anmelden. Ein kurzes Zitat eines früheren Teilnehmers räumt genau im richtigen Moment eventuelle Bedenken aus.
Ihr Anmeldeformular muss blitzschnell sein. Untersuchungen von WebFX zeigen, dass 40 % der Nutzer eine Website verlassen, wenn das Laden länger als 3 Sekunden dauert – und bei Zugriff über ein Mobiltelefon sieht es noch schlechter aus.
Damit Ihr Anmeldeformular schnell geladen wird, können Sie Folgendes tun:
Vergessen Sie nicht, die Ladegeschwindigkeit Ihrer Seite regelmäßig zu überprüfen. Tools wie Google PageSpeed können Ihnen dabei helfen. Sollte die Ladegeschwindigkeit zu langsam sein, sollten Sie die Engpässe identifizieren und diese so schnell wie möglich beheben.
Laut Statista sind mehr als 60 % des Internetverkehrs über Mobiltelefone. Ironischerweise gestalten die meisten Veranstaltungsplaner ihre Anmeldeformulare nicht mobilfreundlich. Denken Sie daran, wie oft Sie schon versucht haben, ein Formular auf dem Handy auszufüllen, und es einfach nicht funktioniert hat. Das wollen Sie Ihren Nutzern nicht antun.
Hier sind ein paar Dinge, die du vorrangig erledigen solltest.
Sobald du all diese Punkte erledigt hast, teste diese Funktionen auf verschiedenen gängigen Geräten. Der „Mobile-Friendly Test“ von Google oder BrowserStack können sehr hilfreich sein, um Kompatibilitätsprobleme zu erkennen und zu beheben.
Sie können es sich nicht leisten, eine Anmeldung zu verlieren, nur weil der Nutzer verwirrt war oder nicht verstanden hat, was er in ein bestimmtes Feld eintragen sollte. Um den Nutzern den Prozess zu erleichtern, ist es wichtig, auf Ihren Veranstaltungsanmeldeseiten einen Kundensupport rund um die Uhr anzubieten.
Dank generativer KI ist es heute ein Kinderspiel, einen voll funktionsfähigen Chatbot einzurichten, der den ganzen Tag über auf jede Anfrage antwortet. Sie können einen Chatbot auf Basis generativer KI integrieren und so Ihren Nutzern den Zugang zu Hilfe erleichtern.
Denken Sie daran, das Hilfe-Symbol sowohl auf Ihrer Veranstaltungs-Landingpage als auch im Anmeldeformular zu platzieren. Sie können außerdem verschiedene Felder mit den entsprechenden FAQs verknüpfen, damit die Besucher die Informationen automatisch finden können.
Die Teilnehmer geben in Ihrem Anmeldeformular vertrauliche persönliche Daten ein. Es kann durchaus Skepsis darüber bestehen, wie ihre Daten verwendet werden. Es ist Ihre Aufgabe, ihnen diesbezüglich Sicherheit zu geben.
Sie können bekannte Sicherheitssymbole (wie SSL-Zertifikate, Vorhängeschlösser oder „Verifiziert“-Badges) in der Nähe des Formulars anzeigen. Diese Symbole zeigen an, dass Ihre Website verschlüsselt und sicher ist.
Ansonstenein eindeutiges Kontrollkästchen einfügen, über das die Teilnehmer bestätigen können, dass sie mit Ihren Stornierungsbedingungen und der Verwendung ihrer Daten einverstanden sind.
Wenn Ihre Veranstaltung Teilnehmer aus der EU oder dem Vereinigten Königreich anzieht, ist die Einhaltung der DSGVO nicht optional. Das bedeutet: eine ausdrückliche Einwilligung zur Datenerhebung, eine in einfacher Sprache verfasste Erklärung darüber, wie die Daten gespeichert und verwendet werden, sowie eine einfache Möglichkeit für die Teilnehmer, die Löschung ihrer Daten zu beantragen. Verweisen Sie auf Ihre vollständige Datenschutzerklärung, anstatt diese im Formular selbst zusammenzufassen.
Ein barrierefreies Anmeldeformular ist nicht nur eine bewährte Vorgehensweise, sondern stellt auch sicher, dass kein Teilnehmer bereits vor Beginn Ihrer Veranstaltung ausgeschlossen wird. Dies ist wichtig für Unternehmensveranstaltungen, Veranstaltungen des öffentlichen Sektors und alle Veranstaltungen, die sich an ein breites oder vielfältiges Publikum richten.
Folgende Punkte sollten behandelt werden:
Das Anmeldeformular ist der Ausgangspunkt für Ihren gesamten Kommunikationsablauf im Vorfeld der Veranstaltung, und dieser Ablauf sollte bereits bei der Erstellung des Formulars festgelegt werden.
Konfigurieren Sie mindestens drei Dinge, bevor Ihr Formular online geht:
Wenn Sie dies frühzeitig einrichten, fällt kein Teilnehmer zwischen der Anmeldung und dem Veranstaltungstag durch das Raster, und Ihr Team muss nicht in letzter Minute noch Automatisierungen einrichten, nachdem das Formular bereits online ist.
Das Anmeldeformular für Ihre Veranstaltung ist der erste echte Kontakt, den ein Teilnehmer mit Ihrer Veranstaltung hat, und es gibt den Ton für alles an, was danach folgt.
Halten Sie es kurz, achten Sie auf die wesentlichen Punkte und sorgen Sie dafür, dass Zahlung und Einwilligung reibungslos abgewickelt werden. Alles andere – also Branding, bedingte Logik und CRM-Anbindungen – baut auf diesem Fundament auf.
Und beschränken Sie sich nicht nur auf das Formular selbst. Ihre Bestätigungs-E-Mail, die Kalenderbenachrichtigung und die Erinnerungsreihe sind Teil des Anmeldeprozesses. Richten Sie diese vor dem Start ein, nicht erst danach.
Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie vFairs den gesamten Prozess optimieren kann.
Wenn Sie ein einfaches Formular benötigen, empfehlen wir Ihnen die Google-Forms-Vorlage für die Veranstaltungsanmeldung. Wenn Sie jedoch ein White-Label-Formular mit Zahlungsoptionen und bedingter Logik benötigen, sollten Sie sich Tools wie vFairs ansehen.
Konzentrieren Sie sich darauf, die Anzahl der Felder im Formular zu reduzieren. Zeigen Sie außerdem den Fortschritt der Nutzer mithilfe von Balken an. Stellen Sie schließlich sicher, dass der Bezahlvorgang auf derselben Seite stattfindet und mehrere Zahlungsoptionen zur Verfügung stehen.
Die bedingte Logik blendet Felder je nach den Antworten des Benutzers ein oder aus. Dadurch bleibt das Formular für ein vielfältiges Publikum relevant, und die Ausfüllquote steigt, da überflüssige Fragen entfallen.
Wählen Sie eine Plattform wie vFairs oder eine eigene Website, um Ihr Anmeldeformular zu erstellen. Geben Sie wichtige Details wie Veranstaltungsdatum, Veranstaltungsort, Ticketarten und Preise an. Richten Sie sichere Zahlungsoptionen ein und bewerben Sie den Anmeldelink über soziale Medien, E-Mail und Ihre Website.
Sie können sichere Zahlungsgateways wie Stripe oder PayPal integrieren. vFairs bietet die Zahlungsabwicklung direkt im Anmeldeformular an, um ein reibungsloses Nutzererlebnis zu gewährleisten. Dadurch werden Abbrüche vermieden, die durch die Weiterleitung auf Websites von Drittanbietern entstehen.
Laut Statista stammen über 60 % des Internetverkehrs von Mobilgeräten. Ein großer Teil Ihrer Zielgruppe füllt Ihr Formular über das Handy aus. Daher ist es wichtig, ihnen ein reibungsloses Erlebnis zu bieten.
Romanna
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