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"¡Nuestro evento virtual nos pareció fantástico! Consideramos varios proveedores pero finalmente optamos por vFairs por un par de razones. Fueron muy flexibles y escucharon exactamente lo que queríamos conseguir, ya que nuestro evento era un evento virtual estándar. vFairs nos permitió optimizar un evento virtual excepcional para crear una experiencia única".
Honor Grainger Responsable de Atención al Cliente en Technology Networks
Technology Networks quería celebrar su primer evento virtual para facilitar a sus ponentes y asistentes la posibilidad de disfrutar del evento desde la comodidad de su hogar. vFairs fue capaz de ofrecer un evento virtual personalizado que incluía una página de aterrizaje, vestíbulo, seminarios web, etc. vFairs fue capaz de ofrecer un evento excepcional con un compromiso brillante.
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Ceder el paso
El verdadero reto de este evento virtual era conectar, educar y entretener a su audiencia mundial. En su afán por informar a la comunidad científica sobre los temas más candentes en materia de descubrimiento y ensayo de fármacos, el equipo de Technology Networks quería organizar una sesión informativa sobre el ensayo del cannabis.
Para entretener al público de todo el mundo en el evento y ofrecer comodidad a los ponentes que lo presentaban, Technology Networks decidió llevar su evento a Internet. Sin embargo, encontrar una plataforma flexible resultó ser todo un reto. El equipo de Technology Networks quería un evento de aspecto único que pusiera de relieve su atractivo contenido a través de un espacio virtual de fácil navegación.
"Nuestro mayor reto era encontrar una plataforma que nos diera la flexibilidad necesaria para organizar nuestro evento virtual. Teníamos una idea de cómo debíamos organizar nuestro evento virtual, pero no estábamos seguros de cómo íbamos a hacerlo realidad."
- Honor Grainger, Directora de Atención al Cliente de Technology Networks.
El acto se dividió en cuatro secciones: La Sala de Webinars, la Sección de Literatura, la Sección de Networking y el Helpdesk para que la experiencia fuera enriquecedora y minimalista al mismo tiempo.
El evento contaba con una página de inicio personalizada y funcional que permitía a Technology Networks recopilar información detallada de los inscritos para un seguimiento posterior. Dado que se trataba de una sesión informativa, la página de aterrizaje mostraba el programa detallado del evento de un día de duración con los perfiles de los ponentes. El evento se hizo gratuito para los asistentes con el fin de maximizar el alcance del evento y permitir que el máximo número de personas se beneficiara de las sesiones del seminario web y de la exhaustiva bibliografía de investigación.
Al iniciar sesión, los delegados fueron conducidos a un vestíbulo nítido con un diseño plano para facilitar la navegación por las distintas partes del evento. Se añadió un extracto informativo para guiar a los visitantes por los widgets y pestañas del evento, y en la parte inferior de la pantalla del vestíbulo se mostró una lista con el logotipo de los patrocinadores del evento para dejar espacio a la marca.
Sobre el diseño, Honor dijo, "vFairs nos creó una página de vestíbulo personalizada utilizando un diseño plano que nuestro equipo había creado. Nos mantuvieron informados en todo momento, lo que significó que cualquier cambio que hubiera que hacer se solucionó rápidamente".
La bóveda del seminario web acogió charlas de prestigiosos investigadores y médicos sobre una serie de temas relacionados con las pruebas de cannabis. Las sesiones se centraron en el panorama actual de las pruebas de cannabis, la necesidad de mejores herramientas de análisis de drogas y las soluciones que podrían salvar la brecha entre ambos. Algunos de los temas tratados fueron
Las charlas en directo se extendieron a lo largo de todo el día y también estuvieron disponibles a la carta durante un mes tras la clausura del acto.
Dado que se trataba de un evento basado en el contenido, se dedicó toda una Sección de Literatura a exponer Infografías, Informes de Análisis de Datos, Libros Blancos, Vídeos y artículos sobre soluciones de ensayo.
Se incorporó un foro de chat de grupo en el que surgieron interacciones sobre una serie de temas como los mecanismos de ensayo de fármacos innovadores y las técnicas de purificación de cannabinoides, entre otros muchos. Este foro ayudó a mejorar la comunicación entre los delegados y otros participantes en el evento.
Además del foro común, había otras salas de debate, a saber, The Future Science Group, Illumina Group, Oncology Central y World Cancer Research Fund, para los delegados que quisieran participar en discusiones más específicas de cada campo.
Un gestor de eventos especializado se mantuvo en contacto permanente con Technology Networks para informarles del progreso y el rendimiento del evento. Esto ayudó a resolver rápidamente las dudas y mejoró la capacidad de respuesta durante el evento en directo.
Honor continúa explicando, "Nuestro gestor de cuentas especializado organiza regularmente llamadas para supervisar nuestros progresos; es estupendo tener la opción de charlar sobre nuestros avances desde ambos lados. Fueronmuy prácticos y nos ayudaron mucho a la hora de trabajar con nuestros ponentes".
Los resultados de Technology Networks en su primer evento virtual con la plataforma vFairs fueron muy alentadores, con una asistencia que superó las expectativas. Los comentarios de ponentes y delegados giraron en torno a la facilidad de uso de vFairs y la brillantez de los contenidos proporcionados por Technology Networks.
La enorme popularidad de la plataforma de seminarios web, unida a los enriquecedores debates que se hicieron posibles a través del foro de chat. El evento se organizó y ejecutó con un calendario muy apretado.
Según Honor, "El plazo con el que trabajábamos era muy ajustado, se las arreglaron para hacer todo esto de forma tan eficiente".
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Amna Akhtar
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