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Hemos organizado miles de eventos para nuestros clientes y sabemos lo difícil que puede resultar planificar un evento. Desde el principio, un organizador de eventos tiene que hacer malabarismos con un millón de tareas, llevar muchos sombreros y mantenerse organizado. En cada paso de la planificación de un evento, el objetivo más importante es mantener el rumbo para alcanzar todos los objetivos que se fijaron en un principio.
Tanto si organiza un acto virtual, presencial o híbrido, esta guía será el punto de partida perfecto. Hemos elaborado esta guía para ayudarle a planificar su evento desde el primer día hasta el final.
La planificación de eventos pone de relieve todas las tareas o actividades que debe realizar un organizador de eventos antes de estar preparado para celebrar un acontecimiento épico. Se refiere a todo el proceso de organizar un acto y gestionar todos sus aspectos. Esto incluye fijar una fecha, un orden del día, buscar ponentes, promocionar el acto entre un público más amplio y mucho más.
La planificación de eventos puede ser una tarea ingente si no se sabe por dónde empezar. Para que los pasos de la planificación de eventos sean más sencillos, hay que invertir en las herramientas adecuadas y trabajar con el equipo adecuado. Independientemente de que organice una feria de empleo, una exposición comercial o una conferencia, tendrá que trazar un plan de eventos y, a continuación, estructurar sus esfuerzos de planificación de eventos en consecuencia.
La gestión de eventos y la planificación de eventos, aunque están estrechamente relacionadas, implican aspectos distintos de la organización de un evento. La planificación de eventos se centra principalmente en el diseño y la logística previos al acto. Esto incluye tareas como la selección de temas, la elección de lugares, la organización del catering y la coordinación del entretenimiento. Se trata de preparar el escenario para el acto, organizando meticulosamente cada detalle para garantizar que el concepto del evento cobre vida.
Gestión de eventosse ocupa de la ejecución y el funcionamiento del acto en sí. Implica supervisar el buen desarrollo del acto, resolver cualquier problema que surja durante el mismo y garantizar que todos los elementos del plan se ejecuten con eficacia. Mientras que la planificación consiste en crear el proyecto, la gestión consiste en darle vida y gestionar la dinámica del acontecimiento en tiempo real.
Principales diferencias entre la planificación de eventos y la gestión de eventos:
Planificación de eventos:
Gestión de eventos:
Si se está iniciando en la gestión y planificación de eventos, lo primero que debe hacer es elaborar un plan de eventos. En un plan de eventos se definen todos los detalles antes de empezar a trabajar sobre el terreno.
La planificación de un evento puede constar de varios pasos diferentes, y elaborar un plan detallado puede ayudarle a navegar con mayor facilidad. Empieza por hacer una lista de todas las cosas que crees que tienes que hacer. Incluso las tareas más insignificantes deben figurar en la lista. A continuación, elabore un cuadro con las tres etapas de la planificación de su evento:
Ahora le resultará más fácil empezar a situar su enorme lista de tareas en la fase adecuada del proceso de planificación de su evento. Este plan de eventos básico puede desglosar todas las tareas para que puedas centrarte en una tarea o en una fase cada vez y seguir haciéndolo todo de forma organizada.
Un plan de eventos debe ser lo suficientemente detallado como para que no se pase nada por alto. Pero también tiene que ser fácil y rápido de seguir para todos los implicados. Si no está seguro de lo que debe o no debe formar parte de su plan, aquí tiene una lista básica con la que puede empezar:
Los organizadores de eventos necesitan unas cuantas habilidades esenciales para poder llevar a cabo un evento con éxito. Tanto si organiza un seminario, una conferencia o una feria comercial, debe seguir las 5 C de la gestión de eventos: concepto, coordinación, control, culminación y cierre.
Estas cinco C son los elementos clave que componen la receta para planificar un evento sin contratiempos y conseguir un acontecimiento épico. Si los tienes claros, tendrás muchas posibilidades de organizar un evento memorable y de éxito.
Concepto
El primer paso, y el más importante, para planificar con éxito un evento es desarrollar el concepto o tema que lo sustenta. Esto significa desarrollar un objetivo antes de dar el siguiente paso. Piensa por qué quieres organizar este evento y qué puedes conseguir con él.
Coordinación
En el segundo paso comienza la planificación del evento sobre el terreno. Coordinación significa gestionar la logística y construir el proyecto desde cero. Este paso puede incluir todos los aspectos físicos, como la selección y organización del lugar, el itinerario, el entretenimiento, las sesiones de ponentes, etc.
Controlar
El tercer paso consiste en comprender y controlar todos los diferentes aspectos del evento a vista de pájaro. Por lo tanto, este paso es algo que los organizadores de eventos harán a lo largo de todo el proceso de planificación del evento. Puede incluir aspectos como la gestión del personal y sus responsabilidades, el control del presupuesto, la asignación de recursos, la gestión del tiempo, etc.
Culminación
La culminación es todo lo que tienes que hacer el día del evento. El día del evento puede ser abrumador, y si no tienes un plan puede ser un caos total. Este es el día para el que su equipo ha estado trabajando tan duro y hay mucho en juego. En este paso de la planificación del evento, la comunicación es la clave, ya que implica ocuparse de toda la logística y establecer planes de contingencia en caso de que algo salga mal.
Cerrar
Las etapas finales del evento suelen ser actividades posteriores al mismo. En la fase de clausura, los organizadores pueden liquidar los pagos pendientes a los proveedores, recopilar datos sobre el evento y solicitar la opinión de los asistentes. En esta etapa se cierra el negocio y se calcula el éxito de todo el proceso de planificación del evento. Es el momento ideal para cultivar las conexiones que se han establecido para mejorar el negocio o mantener a los asistentes lo suficientemente comprometidos para futuros eventos. En las fases de cierre, puede ponerse en contacto con los contactos, reutilizar el contenido del evento y distribuirlo a través de otros medios, mantener el interés de los asistentes mediante la creación de comunidades en las redes sociales, etc.
Elaborar un plan paso a paso al principio de la planificación de su evento puede ayudarle a organizarlo todo desde el principio. Una lista de control del evento puede ayudarte a centrarte en un paso a la vez para que no te pierdas intentando terminar las tareas más extensas.
Siga leyendo para descubrir todos los pasos que debe añadir al plan de su evento y hacerse con un fantástico planificador de eventos que le facilite las cosas.
Al principio, reducir los pasos de la planificación de un evento a sólo diez parece imposible. Sin embargo, todo lo que tiene que hacer es pensar en el panorama general y en lo que es absolutamente necesario hacer. A continuación, puedes desglosar estos pasos en tareas individuales.
Esta guía puede ayudarle a delimitar los diez pasos más básicos del proceso de planificación de su evento. Empecemos:
Definir el alcance de su evento puede ser uno de los primeros retos principales a los que enfrentarse durante la planificación del mismo. Si los objetivos de su evento no son lo suficientemente claros, tampoco podrá planificar algo grandioso para alcanzarlos. Así que, ante todo, decida qué quiere conseguir con su evento y trabaje para lograrlo.
Casi todos los actos tienen un objetivo principal y se diseñan de forma que apoyen ese objetivo. Algunos ejemplos comunes de objetivos de eventos pueden ser:
El siguiente paso en la planificación de un evento, una vez fijado el objetivo, es establecer un presupuesto. Si no sabe cuánto dinero se va a gastar en cada paso del proceso de planificación del evento, lo más probable es que gaste cantidades excesivas. Elaborar un presupuesto es importante para establecer un límite para usted y su personal, de modo que pueda sacar el máximo partido al dinero gastado.
Algunas de las cosas que hay que hacer a la hora de establecer el presupuesto de un evento son:
El alcance y el tamaño de su evento dependen en gran medida de su presupuesto. Presupuestar un evento le permite crear un plan maestro para sacar el máximo partido de sus recursos. Por ejemplo, puede ser más fácil decidir el modelo de entrega de su evento, el gasto en marketing, el número de personas que puede invitar o contratar, etc.
Una vez que tenga un objetivo para el evento principal y haya fijado también un presupuesto, habrá cierto grado de claridad en lo que quiere conseguir. Por lo tanto, ahora es el mejor momento para elegir cómo quiere organizar este evento. Hay tres tipos principales de actos entre los que elegir:
Los actos virtuales son completamente en línea y se han utilizado como una forma accesible y cómoda de organizar actos para organizaciones de todo el mundo. Los eventos en línea son mucho menos costosos que los tradicionales eventos presenciales. Además, también reducen la huella de carbono, crean un acceso global y reducen muchos problemas logísticos.
Los eventos presenciales son la forma tradicional de organizar eventos en los que los asistentes tienen que desplazarse a un lugar físico para participar. Estos eventos cuestan más dinero, pero ofrecen una experiencia mucho más personal y atractiva. Además, la última tecnología para eventos presenciales puede ofrecer a los asistentes experiencias más ágiles, como procesos rápidos de registro e impresión de credenciales, y la posibilidad de establecer contactos y participar in situ.
Los eventos híbridos son lo mejor de ambos mundos. Combinan eventos presenciales y virtuales y ofrecen una experiencia única. Algunas partes del acto pueden celebrarse en línea y otras en persona. De este modo, los asistentes de todo el mundo pueden seguir teniendo acceso a las sesiones y los contenidos del evento, al tiempo que se abren oportunidades de establecer contactos también para los asistentes presenciales.
Ahora ya puedes empezar a crear el equipo de tus sueños para los siguientes pasos de la planificación del evento. El comité organizador puede tener un montón de miembros diferentes, personal técnico, comercializadores e incluso voluntarios. Todo el equipo tiene que colaborar para que el evento sea un éxito.
Si su equipo no congenia bien, el proceso de planificación de eventos puede resultarle igualmente más difícil. Por eso, asegúrese de elegir a los mejores, a los que sientan pasión por los eventos. Las personas con más recursos trabajarán contigo para crear el evento de tus sueños.
Una vez que tenga un equipo, también tendrá que definir sus funciones y responsabilidades. Esto es crucial para que nadie pise a nadie y todo vaya sobre ruedas. Además, esta es también tu oportunidad de delegar el trabajo de forma eficiente para que nadie tenga exceso de trabajo.
Tanto si organiza un evento presencial, híbrido o virtual, necesitará una lista de diferentes proveedores para las distintas actividades del evento. En el caso de un evento virtual, tendrás que encontrar un software de registro y venta de entradas, un software de gestión de eventos y una plataforma de alojamiento. Es posible que también tenga que encontrar herramientas de marketing e investigar a todos estos proveedores.
Los eventos presenciales e híbridos son los que más esfuerzo requieren en esta fase de la planificación, ya que la naturaleza física del evento exige más servicios en los días de directo. Por ejemplo, necesitarás un servicio de catering, una empresa de seguridad, proveedores de audio y vídeo, etc.
El proceso de selección de proveedores para cualquier evento es crucial para asegurarse de que elige a los adecuados. Aquí tienes algunos consejos importantes que debes tener en cuenta:
Uno de los pasos más importantes de la planificación de un acto es encontrar ponentes y patrocinadores para el mismo.
Los patrocinios son una de las mejores formas de generar ingresos en cualquier evento. Puedes ofrecer obsequios a los patrocinadores, organizar una sesión en directo con ellos o incluso ofrecerles espacio para colocar logotipos y marcas. Esta guía de planificación de eventos profundizará en cómo encontrar patrocinadores y cómo monetizar tu evento más adelante.
Los ponentes pueden ser uno de los aspectos más destacados del acto. Los asistentes suelen acudir a los actos para escuchar a un orador experto o a un famoso. Por eso, encontrar a los ponentes adecuados para tu evento puede ser crucial para añadir más valor a tu evento, aumentar la asistencia e incrementar la participación.
Ahora es el momento de empezar a planificar las actividades de su evento y elaborar el programa. Desde el primer día del evento hasta el último, sus asistentes esperan obtener valor por su tiempo. Por tanto, asegúrese de tener algo reservado para su público y no les haga perder el tiempo.
Una agenda puede ser útil para crear un buen flujo para su evento y añadir una mezcla de actividades de aprendizaje, atractivas y divertidas. A continuación te explicamos cómo crear una agenda para tu próximo evento:
CONSEJO: Dedique un tiempo a revisar la agenda por última vez para ajustar cualquier cambio de última hora al evento. Debe compartir el orden del día con todos los patrocinadores, expositores, ponentes o cualquier otra parte interesada en su evento con suficiente antelación para que cualquier discrepancia pueda resolverse a tiempo.
Imagine que ha diseñado uno de los eventos más increíbles, con un montón de sesiones de ponentes y contenidos informativos. Pero no consigue inscripciones. No tiene por qué preocuparse, porque un plan de marketing de eventos bien elaborado puede solucionarlo.
El marketing de eventos es una tarea ingente en sí misma, pero sin él su evento no recibirá la atención que merece. Existen varias formas de promocionar su eventoy estos son algunos de los medios que puede utilizar:
Todos sus esfuerzos se reducen a los días del evento en directo. Este es el momento más crucial del proceso de planificación del evento, y un paso en falso puede arruinar todo por lo que ha trabajado tan duro durante meses.
Por tanto, la planificación logística y la creación de planes de contingencia para los días principales del evento son absolutamente cruciales. Hay que estar preparado para lo peor y contar también con un plan B y C. No se puede esperar que todo vaya como la seda, pero si se está preparado no habrá sorpresas.
Los eventos presenciales e híbridos cuentan con un lugar físico e implican que los asistentes lleguen desde distintas zonas a un mismo destino. Por eso, la logística y la planificación del evento son lo más importante.
Planifique la llegada de sus ponentes y asistentes. Esto incluye organizar el transporte, el alojamiento y las plazas de aparcamiento.
También tienes que colaborar con los vendedores y proveedores para asegurarte de que están en el lugar de celebración a tiempo, y asegurarte de que el catering está listo.
Compruebe todos los equipos audiovisuales para que no haya sorpresas durante las sesiones en directo. Cumplir el programa del evento también debe ser una prioridad, porque la gestión del tiempo es una parte importante del éxito de un evento.
Debe elaborar un plano de la planta para que todos los expositores sepan dónde deben ir, sobre todo si el recinto es bastante grande.
Los eventos virtuales pueden no ser tan desalentadores como las jornadas presenciales. Sin embargo, todavía hay algunas cosas importantes que debe hacer para agilizar el evento.
Dado que los eventos virtuales se organizan a través de una plataforma en línea, la mayoría de las comprobaciones logísticas que tendrá que hacer serán pruebas técnicas. Así que recorre toda la plataforma una vez y asegúrate de que todos los enlaces funcionan, realiza sesiones de prueba para los webinars con tus ponentes invitados y elimina cualquier posible fallo.
Para facilitar aún más la experiencia de expositores y asistentes, puede organizar sesiones de formación con ellos por adelantado. Esto puede ser útil para que se familiaricen con el entorno virtual, sobre todo si no son expertos en tecnología.
La planificación de un evento termina principalmente una vez que éste ha finalizado; sin embargo, ése no es el último paso para los coordinadores de eventos que quieren aprovecharlo al máximo. Este es el mejor momento para informar a todo el equipo recopilando y analizando los datos del evento.
La mayoría de los proveedores de eventos híbridos y virtuales ofrecen un panel de análisis exhaustivo del evento. Puede incluir datos sobre el evento, como el número de usuarios que han iniciado sesión, las visitas al stand, las visualizaciones del seminario web, los clics en enlaces, etc. Además, también puede recopilar más datos realizando encuestas entre el público después del evento.
Todos estos datos, si se analizan correctamente, pueden ofrecer a los organizadores de eventos información fantástica y práctica. Siempre es una buena práctica tener en cuenta los comentarios del público para mejorar aún más su experiencia en el evento.
Elaborar un plan de eventos es el primer paso fundamental para organizar un evento épico. Incluso si sabe todo lo que necesita saber, la creación de un plan real para la planificación de eventos puede llevar tiempo y esfuerzo. Incluso entonces, puede que se te escape algo crucial que podría haber hecho que tu evento fuera aún mejor.
Utilice nuestra plantilla de planificador de eventos para empezar a planificar y ejecutar su evento.
La organización del evento es una de las partes más cruciales de la planificación del mismo. Aquí es donde las cosas empiezan a tomar forma, ya se trate de un evento presencial, híbrido o virtual. Configurar el sitio web del evento, determinar el lugar de celebración, encontrar a los proveedores adecuados y crear una presencia en las redes sociales pueden ser los primeros pasos que debes dar en este punto.
Más adelante hablaremos de los procesos de organización de eventos virtuales, híbridos y presenciales. Sin embargo, aquí hay algunas cosas que usted necesita hacer, no importa cuál sea su modelo de entrega de eventos es.
La organización y creación de un evento debe comenzar con la creación de una página web del evento a la que los asistentes puedan acudir para obtener las últimas actualizaciones, información sobre el evento u otros detalles. También puedes crear una página para mostrar la agenda del evento y recoger inscripciones.
El sitio web del evento debe centrarse en crear la imagen adecuada de su evento para sus asistentes y debe coincidir con el ambiente de su evento. Por lo tanto, asegúrate de elegir la plantilla adecuada, utilizar los logotipos y colores de tu marca y personalizar el sitio web para crear un diseño llamativo.
Lo siguiente que tienes que hacer es empezar a crear una página del evento. Puedes utilizar LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram u otras redes sociales para promocionar tu evento. Los canales de las redes sociales pueden ser una forma estupenda de promocionar el evento y de crear conexiones significativas con el público.
La creación de estos canales en las redes sociales también puede sentar las bases para construir una comunidad en torno a su evento. Puede integrar herramientas como el vFairs LinkedIn community builder e impulsar la participación de los asistentes. Además, también puede publicar anuncios de pago a través de estas redes sociales una vez que se encuentre en las fases de marketing de su plan de eventos.
A continuación, tendrá que crear un sistema de venta de entradas para su evento. Tanto si la entrada es gratuita como si tiene un precio, un sistema de sistema de venta de entradas y registro puede permitirle configurar una página de registro, niveles de precios de entradas, imprimir entradas o registrar a los asistentes a un evento.
Una de las primeras cosas que tendrá que hacer es crear un formulario de registro. Un formulario de inscripción eficaz le ayudará a obtener la información correcta de los asistentes y, a continuación, utilizar los datos para crear una experiencia de evento impresionante para ellos. Los formularios de inscripción para la venta de entradas físicas también pueden incluir fotos o preferencias de comidas.
Ahora, hablemos de la organización de su evento virtual porque hay ciertas cosas que tendrá que hacer de forma diferente. En primer lugar, debe elegir una plataforma de eventos virtuales para albergar su evento (más información sobre esto más adelante en esta guía). A continuación, puede empezar a configurar su evento para los asistentes.
Dado que el evento es completamente en línea, debe pensar en el recorrido completo que realizarán sus asistentes una vez que se inscriban. Esto incluye iniciar sesión, entrar en el entorno virtual, ver los seminarios web, visitar los stands virtuales, etc.
La planificación y ejecución de un evento virtual puede ser una experiencia práctica para muchos organizadores de eventos y este planificador de eventos virtuales puede ayudarle a capear el temporal y diseñar un evento épico.
Puede elegir una serie de características para su evento virtual con el fin de añadir valor para los asistentes, ponentes y expositores. Puede añadir un vestíbulo externo o interno, un auditorio para las sesiones, funciones de red como chat, redes espaciales, mesas redondas, salas de exposición virtuales, etc.
Elegir qué funciones virtuales depende del tipo de evento y de sus objetivos. Por ejemplo, una feria comercial virtual debe contar con una sala de exposiciones y, tal vez, algunas funciones de comercio electrónico; una conferencia virtual debe tener una experiencia de seminario web inmersiva, etc. Algunas de las principales características a tener en cuenta son:
Pasemos ahora a lo que hay que hacer para organizar un acto presencial. En este caso, las reglas son completamente diferentes, porque nada ocurre en línea, excepto el proceso de inscripción. Todos los asistentes se reunirán en un lugar físico, visitarán stands físicos y asistirán a presentaciones en directo. Por lo tanto, el proceso de planificación y gestión del evento también es diferente.
Tendrá que buscar proveedores de catering y decoración, elegir un lugar de celebración, pensar en el aparcamiento y el alojamiento, instalar un sistema audiovisual y muchas cosas más.
Los eventos presenciales ya no son lo mismo que antes de la pandemia y los últimos avances tecnológicos han cambiado para siempre la forma de organizarlos. La venta de entradas, las tecnologías de impresión de credenciales, las aplicaciones móviles para eventos y los equipos de registro han cambiado las reglas del juego para los coordinadores de eventos. La planificación de eventos en persona incluye ahora la recopilación de la tecnología adecuada para ayudarle a alcanzar todos sus objetivos.
Estas son algunas de las pilas de tecnología para eventos más importantes que debería considerar añadir a su próximo evento presencial:
Los eventos presenciales se celebran en un lugar físico y la mayoría de los asistentes tendrán que registrarse físicamente el día del evento. Esto puede significar largas colas o un ejército de personal para ayudarles a cruzar las puertas y registrarles en sus sesiones.
Sin embargo, los organizadores de eventos pueden simplificar todo eso mediante equipos de facturación. Todo el proceso se realiza sin problemas, con un simple escaneado. Además, los organizadores de eventos pueden captar y recuperar clientes potenciales in situ y obtener más datos sobre el comportamiento y la participación de los asistentes.
Los asistentes que se hayan inscrito en un acto in situ pueden escanear un código QR exclusivo para imprimir sus acreditaciones in situ en el momento del acto. El escaneado es rápido y la tarjeta se imprime al instante para reducir las colas en el mostrador de inscripción. Los eventos presenciales pueden ser un engorro de gestionar, pero equipos de impresión y escaneado de tarjetas pueden ayudar a reducir la carga del equipo de recepción.
Puede hacer que su evento presencial sea más fácil de navegar y mucho más interactivo para los asistentes incluyendo una aplicación móvil para eventos. La aplicación móvil puede ayudar a los asistentes a consultar la agenda del día y mantener un calendario personal.
Pueden ver dónde está situado cada stand a través de un plano interactivo, utilizar el escáner de códigos QR para imprimir tarjetas de identificación y compartir sus tarjetas de contacto sin problemas a través de la aplicación.
La aplicación móvil para eventos también puede ser un medio fantástico para que los organizadores mantengan el interés de los asistentes. Pueden enviar notificaciones push para dar información importante o actualizaciones a los asistentes, incluir herramientas de gamificación como una búsqueda del tesoro QR y permitir a los usuarios chatear entre sí a través de la aplicación.
Hay que asegurarse de que ambos asistentes tengan un acceso similar a los contenidos del evento, como sesiones en directo, cabinas, etc. Una instalación audiovisual y un software de streaming fiables son, por tanto, los elementos más importantes para organizar un evento híbrido. Es posible que tengas que hablar con varios proveedores antes de tomar la decisión final, ya que hay mucho en juego. La fiabilidad y el precio son igualmente importantes.
Uno de los mayores retos de organizar un evento híbrido es asegurarse de que los asistentes virtuales y presenciales tengan la oportunidad de conectar entre sí y sentirse parte del mismo evento. Por ello, es importante añadir algunas funciones de networking que sirvan de puente entre ambos tipos de asistentes. Puede añadir salas para establecer contactos o permitir que los asistentes presenciales y virtuales chateen entre sí a través de una aplicación móvil, etc.
Cuando organice un evento híbrido o virtual, debería considerar la posibilidad de añadir funciones de accesibilidad web para que tu evento sea más inclusivo para todos los públicos. Puede haber muchos asistentes a los que se les haya diagnosticado discapacidad visual o auditiva, TDAH u otras dolencias. No querrás dejar de hacer que el evento sea accesible también para todos estos miembros del público.
Las funciones de accesibilidad son mejoras adicionales que puedes introducir en tu plataforma de eventos para que los asistentes con discapacidades o dolencias puedan seguir participando plenamente.
Algunas de las características que puede incluir para la accesibilidad web avanzada son:
He aquí una completa guía para organizar eventos accesibles que puede ayudarle a elegir las características adecuadas para añadir a su evento virtual o híbrido.
La planificación y gestión de eventos es mucho más fácil con una plataforma de gestión de eventos y herramientas que le ayuden en el camino. La mayoría de las tareas de su lista de planificación de eventos serán fácilmente realizables si elige una plataforma de gestión de eventos integral.
Estas plataformas pueden ayudarle desde el primer día del proceso de planificación del evento hasta el cierre del mismo. Algunas incluyen incluso funciones de informe posterior para recapitular lo que ha ido bien o lo que podría mejorarse.
Las plataformas de gestión de eventos deben ser capaces de ayudar a los organizadores a gestionar todos los aspectos de su evento. Esto incluye la planificación del evento, la organización, el marketing, la monetización y la recogida de comentarios tras el evento. Sin embargo, hay muchas opciones diferentes, y elegir una plataforma de gestión de eventos que se adapte a tus necesidades puede ser el punto de diferencia entre un evento épico y otro fallido.
Antes de elegir una plataforma de gestión de eventos, debe tener en cuenta una serie de aspectos. La plataforma debe ser capaz de satisfacer todos sus requisitos y ayudarle a alcanzar los objetivos de su evento. Si no estás seguro de los criterios que debes tener en cuenta, aquí tienes algunas consideraciones importantes:
Cuando tenga en mente los objetivos de su evento, deberá juzgar si la plataforma que ha preseleccionado tiene todas esas capacidades de planificación de eventos. No debe elegir una plataforma que carezca de algunas de las funciones más importantes para organizar un evento con éxito. De lo contrario, es posible que tenga que cambiar entre varias herramientas de planificación de eventos diferentes para lograr el mismo resultado.
Algunas de las características imprescindibles de una plataforma de gestión de eventos son:
La mayoría de los eventos necesitarán una plataforma de gestión de eventos personalizable que les ayude a conseguir lo que desean. Los organizadores de eventos no quieren quedarse atascados con una plataforma que no sea capaz de transformarse según sus necesidades. Puede haber una gran diferencia entre personalización y configuración, y la mayoría de las plataformas del mercado sólo ofrecen capacidades de personalización limitadas.
Debe estar preparado para que no todos los asistentes o miembros de su personal sean expertos en tecnología. Por lo tanto, es pertinente elegir una herramienta de gestión y planificación de eventos que sea cómoda y fácil de usar para todos. No querrás acabar dedicando la mitad de tu tiempo a realizar sesiones de formación o demostraciones.
Para que su evento sea de fácil acceso y cómodo para todo el mundo, debería considerar la posibilidad de elegir una plataforma adaptada a dispositivos móviles. Esto podría significar añadir una potente aplicación móvil a la experiencia de su evento o simplemente asegurarse de que las sesiones u otras funciones también sean accesibles a través de un navegador móvil.
La plataforma de gestión de eventos que elijas debe poder integrarse con otras herramientas y software populares que ya utilices como organizador de eventos. Algunas integraciones integraciones podrían incluir CRMs como Hubspot, software ATS como BambooHR, o herramientas de marketing por correo electrónico como MailChimp, etc. Las integraciones pueden facilitar el proceso de planificación y puedes transferir directamente los datos del software de planificación de eventos a estas herramientas.
Ni que decir tiene que la planificación de su evento siempre debe tener en cuenta el presupuesto con el que cuenta. Por lo tanto, en lugar de gastar más dinero en características que ni siquiera necesita, siempre debe considerar la opción que sirve el mejor valor para su dinero. La mayoría de las plataformas de planificación de eventos pueden personalizar un plan para usted que se adapte a sus objetivos y también a su presupuesto.
Elija una plataforma de organización de eventos que dé prioridad a los clientes y se asegure de satisfacer todas sus necesidades. A menudo se ignora el servicio de atención al cliente, pero puede ser el mayor punto de diferencia para usted. Cuando elijas una plataforma, lee las opiniones de los clientes en sitios web imparciales y de terceros como G2 y Capterra para tomar una decisión informada.
Los organizadores de eventos a menudo subestiman la importancia de los análisis de eventos y los datos de los asistentes. Puede obtener muchas respuestas si se centra en lo que les gustó o no a sus asistentes. El comportamiento de la audiencia durante el evento y los comentarios posteriores pueden ofrecer información cuantitativa y práctica para mejorar aún más el evento. Por lo tanto, una plataforma de gestión de eventos que ofrezca informes y análisis debería ser una prioridad clave a la hora de hacer el debriefing una vez finalizado el evento.
Ningún software o herramienta está completo sin integraciones adicionales impulsadas por IA. La IA puede ayudar a los organizadores de eventos en la mayoría de los pasos de la planificación de eventos y debería ser algo que usted esté buscando. Por ejemplo, vFairs ofrece un potente Asistente de Marketing de IA que puede ayudarle a redactar textos para campañas de marketing, redes sociales, comunicados de prensa y páginas de destino en cuestión de minutos.
La mayoría de los eventos tienen un ROI o un objetivo de ingresos que quieren alcanzar y los patrocinios pueden ser una gran manera de hacerlo. Su plataforma de gestión y alojamiento de eventos debe ser capaz de ofrecer amplias oportunidades de patrocinio para que puedas monetizar algunos aspectos de tu evento. Esto podría ser la posibilidad de crear una marca personalizada para los stands o vestíbulos, alojar contenido patrocinado, proporcionar bienes raíces de marketing a sus patrocinadores, etc.
Su evento puede tener 100 o 10.000 asistentes, y la plataforma que elija debe ser capaz de gestionar ambas situaciones sin problemas. Puedes organizar eventos de distintos tamaños y la plataforma de planificación y gestión de eventos debe ser capaz de adaptarse a ti sin sacrificar la calidad.
Puede agilizar la planificación de eventos eligiendo una plataforma de gestión de eventos que ofrezca funciones todo en uno. Esto reduce la necesidad de utilizar diferentes herramientas de planificación de eventos o de gestionar conversaciones con varios proveedores simultáneamente. Es su mejor apuesta, ya que puede ahorrar tiempo y molestias y agilizar todos sus flujos de trabajo. Una plataforma de gestión de eventos todo en uno puede ayudarle a dirigir a todas las partes interesadas a una sola plataforma y minimizar el caos de la planificación de eventos.
Podemos ayudarle a acotar su búsqueda nombrando las principales plataformas de gestión de eventos del mercado junto con sus pros y sus contras. Te informamos de que no se trata de una lista exhaustiva y de que debes examinar tus opciones en función de tus necesidades específicas.
Asegúrese primero de comprender plenamente lo que busca en una solución de planificación de eventos y seleccione sólo las plataformas que cumplan sus objetivos. Lee siempre todas las opiniones de G2 y Capterra sobre las soluciones de gestión de eventos que estés considerando.
Hay mucha información y puede encontrar fácilmente la solución adecuada para su empresa y su evento. Puede pedir referencias a colegas del sector. Pero lo más importante es que, una vez que haya preseleccionado algunas opciones, reserve una demostración para aclarar qué ofrece la solución.
Consejo: Incluso si tiene una idea clara de cuáles son sus objetivos de eventos y lo que está buscando en una plataforma de planificación de eventos, todavía puede haber un montón de opciones para elegir. Lea nuestra guía sobre las mejores plataformas de organización de eventos para sopesar los pros y los contras y elegir la mejor opción para ti.
Un marketing de eventos eficaz es crucial si quiere dar a conocer su evento. Puede que haya creado la mejor lista para facilitar la planificación del evento, pero si no da en el clavo con todos sus esfuerzos de marketing, todo podría resultar en vano. La plataforma de gestión de eventos que elija también podría ayudarle a crear campañas de marketing que atraigan a más asistentes.
Hay muchas cosas que puede hacer al planificar un evento para impulsar sus esfuerzos de marketing y crear expectación en torno a él. Estos son algunos pasos importantes que debes dar cuando estás empezando.
Una de las primeras cosas que debe hacer es crear una página de aterrizaje para su evento. Aquí es donde los asistentes obtendrán información sobre el evento, verán el programa y se inscribirán. Debe asegurarse de que la página de aterrizaje hable en nombre de su evento con un diseño y una sensación brillantes, ya que puede ser la primera impresión para la mayoría de los asistentes potenciales.
Si la página de aterrizaje no les explica cómo será el evento, lo más probable es que la tasa de rebote sea alta y las inscripciones bajas. Para crear una página de destino de alta conversiónes necesario centrarse tanto en los elementos visuales como en el texto de la página. Dedique tiempo a investigar y crear una página que anime a los visitantes a registrarse.
Ahora es el momento de empezar a construir tu armadura de marketing. Esto incluye todo, desde el contenido de la página de destino, las publicaciones en las redes sociales, los vídeos del evento, los comunicados de prensa, etc. Para muchos organizadores de eventos, crear material de marketing era una odisea que requería mucho tiempo. Sin embargo, ahora puedes utilizar herramientas de marketing basadas en IA para crear contenidos en cuestión de minutos.
Todo el material de marketing que cree necesitará los canales de distribución adecuados o no servirá de nada. Los canales de distribución ideales para sus esfuerzos de marketing pueden ser:
Los patrocinios son una de las mejores formas de aumentar el ROI de los eventos, pero estas asociaciones también pueden utilizarse para conseguir que más personas vean su contenido. El poder del marketing de su evento a través de sus patrocinadores y expositores está aún por explotar. Puede pedirles que compartan todo su contenido con su público para conseguir una mayor exposición y participación en el evento.
Además, las actividades patrocinadas en su evento, como una sesión en directo o un evento de networking, también pueden atraer más tráfico. La regla es sencilla: cuanta más gente hable de su evento, más posibilidades habrá de que aumente la asistencia.
Así que asegúrese de pedir a sus patrocinadores y expositores que hablen de su evento y compartan toda la información que puedan con su público personal. Esto puede amplificar su alcance y crear una mayor resonancia.
Los influencers en las redes sociales pueden tener un gran impacto en la asistencia a su evento. El marketing de influencers puede ser una de las oportunidades más acertadas o perdidas para muchos organizadores de eventos y, por lo tanto, no es su primera opción como medio de comunicación. Sin embargo, la clave está en encontrar a los influencers adecuados para su evento.
Por ejemplo, si su conferencia trata sobre salud y bienestar, debería buscar a personas influyentes únicamente en ese nicho. Tendrán la audiencia adecuada a la que dirigirse y podrán hacer que tu evento llegue a ojos realmente interesados en consumir ese tipo de contenidos.
El marketing de eventos es una tarea ingente en sí misma y, si eres nuevo en esto, probablemente no sepas por dónde empezar. Para obtener información detallada, puede leer nuestra guía de marketing de eventos y obtener toda la información que necesita para crear el plan de marketing ideal para su evento.
Planificar un evento también significa plantearse cómo se va a ganar dinero con él. Los eventos pueden ser gratuitos o de pago, pero la venta de entradas no es la única forma de monetizar tu evento. Hay muchas otras formas de ganar dinero como organizador de eventos, y esta guía de planificación de eventos te ayudará a poner en marcha algunas de ellas.
Los patrocinios de eventos pueden aumentar los ingresos de cualquier acto y encontrar los adecuados debería formar parte del proceso de planificación del mismo. Los organizadores de eventos pueden crear paquetes de patrocinio y ofrecer descuentos y servicios especiales a las organizaciones que ocupen estos espacios de patrocinio.
Cada nivel puede tener un nivel diferente de ventajas añadidas y opciones de precios. Así, cuanto más aporte un patrocinador, más ojos podrá poner en su marca.
Si no está seguro de qué añadir a sus ofertas de patrocinio, aquí tiene algunas ideas que puede utilizar.
En un evento virtual, los diseños de vestíbulos totalmente personalizables pueden garantizar que los patrocinadores dispongan de suficiente espacio en el lugar de celebración. Lo mismo se puede hacer con las sedes físicas, colocando stands, pancartas, carteles, etc.
El material impreso, como las acreditaciones de los asistentes, puede llevar logotipos de los patrocinadores.
También puede ofrecer actividades patrocinadas dentro del evento. Por ejemplo, una yincana o un seminario web.
Los patrocinadores pueden instalar gratuitamente un stand con su marca en su evento para conectar con los asistentes y generar contactos.
También pueden conseguir un determinado número de entradas gratuitas para el acto.
Puede considerar la posibilidad de ofrecer a los patrocinadores servicios o descuentos de su organización que puedan aprovechar una vez finalizado el acto.
Las exposiciones pueden funcionar en prácticamente cualquier tipo de evento, esté o no previsto. Añadir un pabellón de exposiciones virtual a su evento no supone ningún problema, ya que las plataformas de eventos online como vFairs son totalmente personalizables y admiten tantos pabellones como desee. Este requisito también debe tenerse en cuenta durante la planificación del evento, ya que no es posible añadir otro pabellón en el último momento. Sin embargo, si organiza un evento híbrido o presencial, es posible que tenga que elegir un lugar que disponga de espacio adicional para una exposición.
Puede ser una inversión para mejorar el retorno de la inversión de su evento, ya que cada expositor tiene que pagar por un espacio en su evento. Cuanta más expectación genere, más expositores harán cola ante sus puertas para tener la oportunidad de mostrar sus productos y servicios. Puede utilizar las cifras de asistentes y los niveles cuantificables de participación anterior para crear un nivel de FOMO para los expositores de su evento.
El espacio de exposición es sólo la tarifa principal. Cuanto mayor sea el espacio, más se puede cobrar por él. Además, cualquier personalización adicional también es motivo de más cargos por cada stand de expositor. En los recintos físicos, también se pueden alquilar mesas y sillas adicionales a los expositores.
Pedir a los asistentes que paguen por las entradas puede ser la forma más obvia de ganar dinero en un evento. Sin embargo, si está organizando un acto que quiere hacer más accesible para todos, las cosas pueden ponerse difíciles. Aquí es donde entran en juego los precios diferenciados.
Puede seguir teniendo un pase gratuito o con un coste nominal que la mayoría de los asistentes utilizarán para entrar en su evento. Sin embargo, los precios escalonados le permiten cobrar más a los clientes potenciales que estén dispuestos a pagar una prima por servicios añadidos. Las entradas más caras pueden incluir un asiento mejor, una caja de comida, refrescos, plaza de aparcamiento, contenido adicional, alojamiento, etc.
Aparte de los planes escalonados de venta de entradas, algunos eventos también venden un pase de acceso completo. Esto puede incluir un tratamiento VIP aún mayor que sólo unos pocos asistentes pueden conseguir. Durante el proceso de planificación del evento, piense en las características que desea que sean exclusivas para los poseedores de pases de acceso total. Esto puede ser una gran idea para los eventos que tienen un tirón de celebridades. Piense en ello como si fuera un pase para los bastidores de un concierto. Puedes vender un pase de acceso completo para atraer a los asistentes y hacerles pagar más por la oportunidad de conocer a esos famosos.
Los anunciantes siempre buscan más espacio para publicar sus anuncios. Tanto si organizas un evento presencial como si lo haces totalmente en línea, puedes ofrecer espacio publicitario a empresas y agencias de publicidad. Si los asistentes son su público objetivo, todos salen ganando. Durante la planificación del evento, es necesario crear espacios publicitarios en lugares con gran afluencia de público.
Puede ponerse en contacto con agencias de publicidad y planificar el alquiler de espacios publicitarios. Sin embargo, también hay que ser moderado con los anuncios, ya que pueden arruinar por completo la experiencia del evento para los asistentes. Así pues, el espacio publicitario está bajo tu control y puede ser tan pequeño como un stand o un folleto, o tan grande como una valla publicitaria. Durante la planificación del evento, asegúrate de idear formas creativas de colocar los anuncios para que no acaben mirándoles a la cara a los asistentes.
Planificar un evento puede ser un hueso duro de roer, aunque se creen mil listas de comprobación. Hay que estar organizado casi todo el tiempo y los seres humanos estamos abocados a cometer errores. Así que, en lugar de preocuparse por todas las tareas que hay que realizar, hay que desarrollar un plan y ceñirse a él. También puedes hacer frente a cambios de última hora si tienes planes de contingencia y planes B a los que recurrir.
Su hoja de trabajo para la planificación de eventos debe incluirlo todo, desde el primer día hasta el final. Una de las cosas más difíciles a la hora de planificar un evento exclusivamente para el público en línea es que no se llega a ver un impacto físico. Esto puede hacer que sea más difícil visualizar la perspectiva del asistente y que a veces pierdas el foco. Por eso, una plantilla de lista de comprobación de eventos y una hoja de planificación de eventos adecuada pueden ayudarle a mantener el rumbo y asegurarse de que diseña un evento que será memorable para todos los asistentes.
Los eventos virtuales y las actividades en línea pueden ser un éxito o un fracaso si los organizadores no han tenido plenamente en cuenta la experiencia de los asistentes. Debe centrarse en crear experiencias que los asistentes recuerden y con las que se impliquen plenamente. Durante la planificación del evento, hable con su equipo y proponga ideas para atraer a los asistentes. Esto puede incluir más oportunidades de establecer contactos, concursos y otras funciones de gamificación para que todos participen plenamente.
La planificación y gestión de eventos fue un auténtico caos durante la pandemia y fue una de las principales razones por las que los eventos virtuales se han convertido en algo tan grande como lo son ahora. Aunque la pandemia ya pasó, parece que la gente sigue interesada en asistir a eventos en línea.
Los organizadores de eventos también deben dejar atrás los males de la pandemia y pensar en los eventos virtuales como una opción y no como la única posible. Hay muchas características que se pueden añadir en un evento virtual que trascienden la pandemia y los organizadores pueden ayudar a los asistentes a verlas y utilizarlas en su beneficio.
Puede resultar difícil conectar con su público a través de la plataforma virtual, sin embargo, esa puede ser la clave para planificar un evento de éxito. Puede vigilar los seminarios web más vistos o los stands más visitados para asegurarse de qué es lo que más interesa a sus asistentes. Además, debería añadir medios de recopilación de opiniones, como valoraciones de los seminarios web, encuestas de opinión, etc.
Usted espera que ocurra lo mejor posible gracias a los rigurosos esfuerzos de planificación del evento, pero también debe asegurarse de estar preparado para lo peor. Esto es cierto para todo tipo de eventos, pero la gestión de un problema en un evento presencial puede ser la más complicada. Por lo tanto, es importante tener siempre un plan B y pensar en todas las soluciones posibles desde las primeras fases de la planificación del evento. Pensar sobre la marcha e improvisar son importantes para transformar un completo desastre en un pequeño contratiempo.
La búsqueda del lugar de celebración es uno de los aspectos más importantes de la planificación de un evento presencial. Debe tomarse su tiempo para elegir el lugar adecuado y considerar todos los aspectos posibles. La ubicación, el espacio necesario, el número de salas y plazas de aparcamiento y el precio son algunos de los factores más importantes a la hora de elegir un lugar.
El mundo ha cambiado su forma de organizar eventos y la tecnología para eventos presenciales es lo que ha propiciado esa revolución. Si está planificando un evento, debería estudiar todas las nuevas tecnologías innovadoras que puede incorporar. Cosas como una sencilla aplicación de escaneado de credenciales en el mostrador de facturación o una aplicación móvil para eventos pueden mejorar enormemente la experiencia de los asistentes. Además, apoyarse en la tecnología también puede reducir parte de la carga de trabajo de su personal y agilizar la planificación del evento.
Uno de los mayores retos a la hora de planificar y celebrar eventos con asistentes presenciales y en línea es salvar la distancia que los separa. Hay que asegurarse de que ambos públicos se sientan parte del mismo evento y tengan experiencias similares.
Debe añadir funciones de creación de redes en las que ambos públicos puedan participar y conectar entre sí. La gamificación abierta a los asistentes presenciales y en línea también puede crear una experiencia más armonizada.
Los eventos híbridos pueden ser difíciles de compaginar, ya que hay que centrarse tanto en los aspectos en línea como en los presenciales de la planificación del evento. Por lo tanto, es importante integrar la pila tecnológica que ya está utilizando en su plataforma de gestión de eventos. Esto puede incluir ATS, CRM o herramientas de marketing para que cada paso del proceso de planificación y gestión de eventos se desarrolle sin problemas.
La mayoría de los organizadores de eventos dan por sentado que su trabajo de organización termina cuando el evento ha finalizado. Pero esto puede ser un grave error.
Los análisis y las sesiones informativas posteriores al acto son un gran error si no se realizan inmediatamente después del acto. La información y la experiencia aún estarán frescas y podrá extraer conclusiones mucho mejores de ellas. Aquí tienes algunos consejos para ponerte al día con las actividades posteriores al evento y planificarlas en consecuencia.
Recoger las opiniones de los asistentes cuando el evento está en marcha puede ayudarle a hacer algunas correcciones rápidas sobre la marcha. Sin embargo, la recogida de opiniones tras el evento puede ser una parte mucho más importante de la planificación y gestión del mismo. Esto puede darle una visión mucho más detallada de cómo fue la experiencia para cada asistente y lo que les gustó o disgustó del evento.
Por lo tanto, asegúrese de que las encuestas y los sondeos posteriores al evento formen parte de su lista de control de planificación de eventos. Si no lo has planificado con antelación, es fácil que se te pasen por alto.
Los análisis de eventos en directo ofrecen mucha información práctica y pueden utilizarse en las reuniones de equipo posteriores al evento. Esto puede sentar las bases para usted y su equipo a la hora de planificar un próximo evento. Cuanto más analices estos datos, más profundos serán los conocimientos que obtengas de los asistentes.
Así, cuando esté en el proceso de planificación de los próximos eventos, dispondrá de toda esta información que podrá utilizar para organizarlos. Nadie puede entender a su público mejor que usted, y la única manera de conseguirlo es a través de un enfoque basado en datos. Elige lo que quieres incluir y excluir para mejorar la experiencia de tu próximo evento.
Si la planificación y organización de eventos es algo que hace a menudo, es importante crear una comunidad en torno a ellos. Esto puede incluir a posibles nuevos asistentes, interesados actuales, ponentes, patrocinadores o profesionales de eventos. Si alguien abandona su evento sin seguir sus cuentas en las redes sociales o sin entablar relación con uno de los organizadores, es posible que haya perdido un cliente potencial.
Por lo tanto, asegúrese de desarrollar una conexión más profunda y personal con cada uno de sus asistentes y acójalos en una comunidad más grande para conectar. ¡Retenga a sus asistentes! Puede pedirles que se unan a un grupo de Facebook, que le dejen sus tarjetas de visita o simplemente que sigan la página de su evento para recibir futuras actualizaciones.
No eres el único que se esfuerza por planificar un evento y ejecutarlo a la perfección. La planificación de un evento es un gran reto y hay que estar organizado en todo momento, en cada paso del camino. Hemos respondido a algunas de las dudas más acuciantes sobre cómo planificar un evento y cómo aprovechar la tecnología para eventos. Aquí tienes un breve resumen de todo lo que hemos hablado:
Si tiene curiosidad por ver cómo funciona una solución de gestión de eventos, reserve una demostración con nosotros.
La planificación y gestión de eventos es el proceso completo de gestión, comercialización y ejecución de un evento virtual, presencial o híbrido.
La planificación de eventos consta de los siguientes pasos: 1. 1. Crear un objetivo para el acto. 2. 2. Formar un equipo. 3. 3. Elabore el programa adecuado para su evento. 4. 4. Consiga patrocinadores, ponentes y expositores para su acto. 5. 5. Empiece a organizar el acto seleccionando el lugar y la fecha. 6. 6. Promocione el acto en las redes sociales y otros medios. 7. Gestione toda la logística del evento el día del mismo. 8. Informe con análisis posteriores al evento.
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No, vFairs no ofrece una prueba gratuita, sin embargo, puede reservar una demostración con nosotros para obtener una visión detallada de lo que vFairs puede hacer para apoyar sus necesidades de planificación de eventos.
Syeda Hamna Hassan
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