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¡El éxito de una jornada de puertas abiertas solo se mide por el número de asistentes que acuden! Cuantos más asistentes haya, mayores serán las posibilidades de que haya más solicitantes. Entonces, ¿cómo se puede atraer a los solicitantes a una jornada de puertas abiertas virtual?
Para maximizar el número de participantes, hay algunas prácticas recomendadas que conviene seguir. Si eres nuevo en el ámbito de las jornadas de puertas abiertas virtuales, tenemos algunos consejos y trucos preparados para ti. Courtney Rivard, del departamento de Eventos Especiales del Cambrian College, y Luke Seamone, director ejecutivo saliente del departamento de Admisiones del Appleby College, han compartido con vFairs una serie de excelentes ideas.
En primer lugar, según ambos ponentes, el objetivo es proporcionar toda la información posible a los futuros estudiantes. El propósito es ayudarles a tomar la decisión más informada posible a la hora de elegir su centro de educación superior, lo que implica ofrecer una información exhaustiva.
Por lo general, esto va dirigido a aquellas personas que se encuentran en la parte superior del embudo. Luke Seamone, cliente de vFairs y director ejecutivo saliente de admisiones del Appleby College, ha mencionado que han comenzado a utilizar vFairs para aplicar estrategias de conversión. Es decir, para que aquellos que ya han sido admitidos puedan participar en un formato diferente, con el fin de ayudarles a sentirse parte de la comunidad. El Appleby College también ha utilizado los eventos virtuales para la incorporación de los alumnos matriculados en los eventos de primavera.
Courtney Rivard, responsable de eventos especiales del Cambrian College, afirmó que, gracias a eventos virtuales como estos, han ampliado su alcance a futuros estudiantes de todo el mundo. Al no tener las limitaciones geográficas propias de un evento presencial, en la reciente jornada de puertas abiertas virtual celebrada en primavera contaron con la participación de 43 países en las sesiones de Zoom y de 65 países en total. En la sesión de Zoom, esto supuso un aumento del 70 % en un año y, en general, un aumento del 30 %.
Luke se hizo eco de la opinión de Courtney de que el 30 % del alumnado actual de Appleby’s procede del extranjero, por lo que desean dirigirse a ese público. Esto resulta mucho más fácil de llevar a cabo mediante jornadas de puertas abiertas virtuales.
El proceso de solicitud siempre resulta estresante para los estudiantes. Por eso, el evento debe ofrecer toda la información que los estudiantes puedan necesitar para tomar sus decisiones.
El objetivo es despertar el interés, por lo que es importante contar con la participación de los alumnos actuales, los antiguos alumnos y el personal docente. Ofrecerles la oportunidad de conectar con la comunidad abre la puerta a mantener conversaciones más profundas.
El boca a boca sigue teniendo una gran importancia en el marketing dirigido al público al que desean atraer y sigue desempeñando un papel fundamental. Ambos ponentes señalaron que es fundamental animar a la gente a compartir sus publicaciones en las redes sociales o a interactuar con antiguos alumnos para promocionar la universidad.
Que muchos estudiantes actuales hablen con los futuros alumnos es un gran acierto. Por ejemplo, cuando los estudiantes internacionales cuentan a sus amigos y familiares en su país sus experiencias, esto anima enormemente a otros estudiantes a participar en las jornadas de puertas abiertas.
Sin embargo, para comunicarse recurren al correo electrónico y redirigen a su sitio web, donde publican los horarios diarios y las instrucciones para inscribirse. La promoción también depende del mercado, por lo que se centran en su base de datos de solicitudes existente, donde ya existe un interés previo. Se puede anunciar en su sitio web y en la página principal, así como en algunos medios impresos, y realizar publicidad en organizaciones locales,
Courtney explicó que recurren a estudiantes que actúan como embajadores en las redes sociales, los cuales se encargan de crear contenido cruzado y de destacar a invitados. Publican contenido sobre las jornadas de puertas abiertas virtuales e incluso se hacen cargo de las cuentas en las redes sociales. Han observado que las conversaciones con otros estudiantes resultan de gran ayuda. En cuanto a su público objetivo, han constatado que Facebook y TikTok son las plataformas más populares. LinkedIn, por su parte, se dirige a un público totalmente distinto, como por ejemplo los padres.
Sin embargo, Luke señaló que existen diferencias regionales en cuanto al éxito de las redes sociales. Con sus contenidos en redes sociales, se dirigen más a los estudiantes que a los padres. Recurren más a Instagram que a LinkedIn.
El posicionamiento en buscadores (SEO) y el marketing dirigido, las campañas de radio y los anuncios de televisión, así como la comunicación internacional, son los canales que utilizan para comunicarse con otras regiones.
Courtney comentó que las impresiones pagadas de algunos de sus anuncios alcanzaron aproximadamente el millón y que, por lo general, generan conversiones. Incluso dijo que Spotify ofrece un gran alcance.
Cuando se le preguntó si los SMS y los mensajes de texto seguían funcionando, Courtney afirmó que, hace unos años, sí que habían puesto en marcha un canal de mensajes de texto. Han enviado unos 30 000 mensajes, y solo 8 personas se han dado de baja. No hay muchos datos sobre los mensajes de texto, pero han observado una buena respuesta. La gente realmente responde, incluso meses después, y sigue haciendo preguntas. Todo el mundo está pegado al móvil y así es como la gente quiere comunicarse.
Tanto Courtney como Luke coincidieron en que anuncian el evento con dos o tres meses de antelación, ya que, si lo hacen demasiado pronto, los asistentes se olvidarán. Antes del evento, envían correos electrónicos y recordatorios. Las inscripciones suelen abrirse con un mes de antelación para evitar que haya desajustes.
Luke dijo que suelen empezar con anuncios preliminares y que, en el plazo de un mes, pasan a la fase de inscripción. A continuación, se envían tres correos electrónicos de recordatorio a todos los inscritos: una semana antes, un día antes y la misma mañana del evento. Según Luke, enviar demasiados recordatorios podría resultar agobiante.
Courtney también mencionó que han observado que enviar un correo electrónico recordatorio de la inscripción dos horas antes del evento supone un aumento significativo en el número de participantes.
Para que el evento sea memorable, es importante promocionar las actividades lúdicas y los premios en las redes sociales en los días previos al evento. Según Courtney, esto genera expectación.
Los ponentes expusieron diversas estrategias en materia de formación. Afirmaron que su único objetivo era que el profesorado y el alumnado comprendieran cómo funciona la plataforma, qué actividades se pueden realizar a lo largo del día y, sencillamente, ofrecerles una gran cantidad de recursos. Imparten formación previa para que todos puedan manejar la plataforma y les dan acceso anticipado. Incluso simulan conversaciones con los participantes.
Afirmaron que, gracias a vFairs, contaban con numerosas guías de chat, información sobre qué esperar y qué servicios estaban disponibles.
Ambos ponentes comentaron que suelen organizar actividades en directo, en las que los participantes pueden acercarse y hablar con todos. Si hay sesiones en directo, las graban. Según ellos, los eventos en directo son lo más destacado de la mayoría de las jornadas de puertas abiertas.
Luke dijo que suelen celebrar una jornada de puertas abiertas de tres días en el Appleby College. Esta incluye una mesa redonda con alumnos para presentar el centro y explicar lo que se puede esperar de él.
Según Courtney, las actividades de gamificación fomentan realmente la participación, y uno de los asistentes llegó a ganar 300 000 puntos. Suelen regalar tarjetas regalo de Amazon, tarjetas regalo de comercios locales e incluso becas. Según ella, estos premios suelen generar mucho entusiasmo y son fantásticos para fomentar la participación en las redes sociales. Los asistentes publican fotos con sus premios y comparten su experiencia.
Para profundizar en este tema, vFairs organizó el 21 de abril de 2022 la sexta edición de nuestra serie de webcasts «Epic Events», titulada «Consejos para atraer a los mejores candidatos con jornadas de puertas abiertas virtuales». A Wasif Arshad, experto en ventas de vFairs, se unieron los ponentes Luke Seamone, director ejecutivo saliente de Admisiones del Appleby College, y Courtney Rivard, responsable de Eventos Especiales del Cambrian College.
Nos dieron muchas ideas interesantes sobre la mejor manera de atraer a los interesados a sus eventos.
Si quieres verlo por ti mismo, puedes verlo todo aquí.
Romanna
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