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Renacimiento
TI
Evento virtual
Michael Conway Director en Renaissance
Cada año, Renaissance organiza una serie de giras por toda Irlanda. Sin embargo, en 2020, debido al brote de covirus, varias empresas sufrieron un golpe repentino e imprevisto.
Renaissance organizó su primer ciberevento virtual el 12 de mayo de 2020. El equipo de vFairs elaboró una estrategia para trasladar su roadshow anual a una plataforma en línea con el fin de que Renaissance alcanzara sus objetivos empresariales en medio de una pandemia.
Renaissance pudo causar una buena impresión en el mercado al permitir a los expositores conocer a los asistentes, interactuar con ellos y presentarles sus productos y servicios, algo que de otro modo podrían haberse perdido.
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Renaissance, una de las empresas que respondieron con rapidez, investigó el mercado para encontrar alternativas a su roadshow anual. Se dieron cuenta de que los eventos virtuales, como conferencias virtuales y exposiciones eran el camino a seguir si querían mantenerse en la cima.
Por tanto, el principal objetivo de que organizaran un acto virtual era:
vFairs designó un gestor de proyectos específico para el equipo de Renaissance con el fin de identificar sus retos y problemas, guiándoles a lo largo de todo el proceso que antes desconocían.
El acto contó con la presencia de proveedores clave de la cartera de Renaissance y se centró en soluciones de seguridad rentables para el mercado de las PYME, tal y como se habría hecho en un acto presencial.
Gracias a las siguientes funciones clave, Renaissance pudo organizar un evento virtual espectacular:
En cuanto un visitante entraba en su página, Renaissance, con la ayuda de elementos visuales de marca, causaba una impresión impactante que transmitía la mayor parte de la información sobre la empresa y el evento.
Además, la agenda del evento se mostraba en la página de aterrizaje, incluso antes de que empezara. Esto permitió a los visitantes de lugares remotos saber con antelación lo que les esperaba y elegir las sesiones pertinentes en función de sus intereses y horarios personales.
El evento virtual resultó ser una bendición disfrazada para Renaissance. Eliminaron las aglomeraciones excesivas y las molestias de estar de pie y esperar en largas e interminables colas, como en los espacios físicos. En su lugar, Renaissance, en su pabellón virtual, permitió a los expositores mostrar sus stands en una vista aérea, lo que facilitó la navegación y hizo más accesibles los stands virtuales.
Cada stand ofrecía la posibilidad de hablar con un representante, lo que maximizaba la participación en el evento. Los visitantes podían chatear por SMS, audio o vídeo con varias empresas en tiempo real, lo que ayudaba al anfitrión a conservar todas las interacciones que habrían tenido lugar en un entorno físico.
vFairs instaló un salón virtual para mejorar la experiencia de los visitantes. Aquí es donde Renaissance tuvo la oportunidad de utilizar su evento virtual para mostrar perfiles de medios sociales y enlaces externos relacionados con el evento. De este modo, el anfitrión pudo redirigir a su público objetivo a otras plataformas digitales, reforzando su presencia digital.
El éxito de cada evento depende de su nivel de participación y del valor que haya aportado a su público. Renaissance lo consiguió en ambos casos. Imitando el entorno de un auditorio físico, organizaron una serie de seminarios web en directo, así como presentaciones con el fin de educar al público en masa. A estos seminarios web siguieron sesiones de preguntas y respuestas para crear un canal de comunicación bidireccional.
Otra ventaja de la experiencia virtual fue que todas las sesiones se incluyeron en lo que se conoce como "cámara acorazada de vídeos" y todos los recursos estaban a disposición de quien se perdiera una sesión o quisiera descargarlos. Los asistentes podían añadir cualquiera de estos vídeos o recursos a su "bolsa de botín" para verlos más tarde.
La plataforma de eventos virtuales ofrecía a los usuarios un servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, en el que un equipo de representantes les orientaba sobre todas y cada una de sus dudas en el mostrador de información. Esta asistencia no se limitaba a los usuarios, sino que también estaba disponible para los socios, los expositores y el propio anfitrión.
Como todo el evento se celebró en línea, se eliminó no sólo la contaminación causada por los desplazamientos, sino también los residuos producidos por la impresión de interminables folletos y otro material de marketing. Al estar todos estos recursos presentes en línea, Renaissance pudo contribuir al bienestar del ecosistema reflejándose como una empresa responsable con el medio ambiente en el sector.
En términos de estadísticas e informes, The Renaissance Cyber Series superó todas las cifras que se habían logrado hasta entonces organizando cualquier otro tipo de evento. Y no solo eso, los vendedores y socios que exponían sus stands en el evento virtual también quedaron absolutamente encantados con los datos que pudieron recopilar, lo que les permitió obtener el valor adecuado para el futuro.
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Amna Akhtar
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