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¿Quiere organizar una feria virtual de la vivienda para sus estudiantes de nuevo ingreso este otoño? ¡Buena elección! Con la llegada de la tecnología de organización de eventos virtuales, ahora es más fácil y sencillo organizar una feria del alojamiento en línea y ayudar a sus estudiantes de todo el mundo a encontrar alojamiento antes de que lleguen a su nueva ciudad de residencia.
Hemos elaborado esta guía para ayudarle a organizar la mejor feria virtual del alojamiento para sus estudiantes. Aquí trataremos lo siguiente:
Empecemos.
Una feria virtual del alojamiento ofrece a los estudiantes actuales y futuros la oportunidad de ponerse en contacto con los proveedores de alojamiento, hacer preguntas sobre los alojamientos disponibles y obtener más información sobre la vida dentro y fuera del campus en un entorno en línea.
Los servicios de alojamiento para estudiantes presentan varias opciones de alojamiento para que los estudiantes elijan, como apartamentos, habitaciones, etc. En los stands también se ofrecen presentaciones y visitas virtuales de proveedores específicos de alojamiento. Además, las ferias virtuales del alojamiento incluyen sesiones para estudiantes de diferentes representantes universitarios sobre consejos para encontrar alojamiento, asesoramiento jurídico para estudiantes recién llegados, lo que se debe y no se debe hacer al alquilar, instalaciones en el campus, etc.
Las ferias de vivienda en línea son una excelente manera de que los estudiantes inicien la búsqueda de casa para el semestre y obtengan respuesta a todas sus preguntas. Además, los servicios jurídicos para estudiantes pueden ayudarles a conocer sus derechos durante la estancia.
Hay varias razones por las que debería organizar una feria virtual de la vida estudiantil para sus estudiantes actuales y potenciales. Veamos las 5 razones principales:
La facilidad de acceso es quizá una de las ventajas más importantes de organizar ferias de vivienda virtuales. En persona, los eventos suelen estar restringidos o limitados por la ubicación geográfica, pero no ocurre lo mismo con los eventos en línea. Puedes poner en contacto fácilmente a estudiantes y proveedores de alojamiento de diferentes lugares.
Además, los estudiantes pueden asistir desde cualquier lugar, ya sea desde su cafetería favorita o desde la comodidad de su casa. Además, puede dar cabida a tantos estudiantes y expositores como desee, ya que no hay limitaciones de espacio cuando el anfitrión es virtual.
Las ferias virtuales cuestan mucho menos que las físicas. Esto se debe a que no hay costes de local, catering ni personal. Si invita a ponentes para que impartan valiosas sesiones a los estudiantes, puede trabajar con un presupuesto más reducido, ya que no hay gastos de viaje, transporte y alojamiento.
Todo lo que tienes que hacer es pagar una pequeña cuota para configurar y personalizar tu plataforma virtual y listo.
Organizar eventos presenciales puede llevar días, semanas y, a veces, incluso meses de planificación. Hay que reservar el lugar de celebración con meses de antelación. Y no hablemos ya de las actividades de marketing para atraer asistentes a las inscripciones. Todo esto no solo parece abrumador, sino que realmente lo es.
Por otro lado, los eventos virtuales no requieren tanto tiempo. Podrá organizar con éxito una feria de la vivienda incluso con poca antelación. De hecho, las plataformas de organización de eventos virtuales siempre ofrecen un gestor de proyectos dedicado para asegurarse de que todo va sobre ruedas. Además, algunas buenas plataformas vienen con herramientas de marketing incorporadas para ocuparse de la publicidad previa al evento. Todo esto y mucho más.
Cuando organizas un evento físico, te habrás dado cuenta de que muchos propietarios ni siquiera tienen la oportunidad de conocer a todos los candidatos de tú a tú. Del mismo modo, las largas colas en los stands hacen imposible que los estudiantes interactúen con los proveedores y muchos de ellos se van a casa con las manos vacías.
A través de las ferias virtuales de la vivienda, los estudiantes tienen la oportunidad de reunirse individualmente con los proveedores de alojamiento mediante chats en tiempo real y reuniones individuales. También pueden recopilar toda la información posible sobre las opciones disponibles. Por otra parte, los estudiantes pueden navegar sin problemas por el evento para visitar sus puestos preferidos.
Si organiza una feria virtual, podrá seguir fácilmente el rendimiento de la inversión y los resultados de su evento. Puede recopilar fácilmente información valiosa, como cuántos estudiantes han visitado los stands, han creado sus perfiles, han iniciado un chat con un proveedor de alojamiento o han visto un vídeo, entre otras cosas. A partir de esta información, puedes mejorar tu estrategia y tus planes. En cambio, durante los eventos presenciales, incluso recoger las opiniones de un solo estudiante puede convertirse en un quebradero de cabeza.
Preparar una feria virtual de la vivienda requiere mucho trabajo. Veamos cómo organizar una feria virtual con éxito:
El primer paso es siempre el más importante, porque si no tienes claros los objetivos de tu evento, ¡estás en un lío! Si tu universidad organiza una feria de alojamiento en línea para estudiantes, tu objetivo principal es poner en contacto a los estudiantes con el mayor número posible de proveedores de alojamiento en un solo lugar, para que puedan acotar su búsqueda de alojamiento.
También querrá ofrecer a sus estudiantes la oportunidad de charlar con los proveedores y el personal de servicios estudiantiles, obtener visitas virtuales de los espacios disponibles, hacer preguntas y obtener más información sobre la vida dentro y fuera del campus.
Ahora es el momento de que elijas tu plataforma de alojamiento de eventos. Debes tener en cuenta las características que necesitas para albergar una feria llamativa. Hablaremos de ello más adelante. Aparte de las características, puedes evaluar tus opciones en función de los años de experiencia del proveedor, el coste, el soporte y la interfaz de usuario.
No olvide consultar los estudios de casos prácticos y los casos de éxito de clientes de cada plataforma que esté considerando. Esto le ayudará a entender la plataforma y a saber si es la adecuada. Las buenas soluciones para eventos virtuales te ofrecerán una demostración en directo para responder a todas tus preguntas.
A continuación, concéntrese en establecer la logística de su feria virtual del alojamiento. Aquí decidirá el programa completo de su evento, incluidas la fecha y la hora. También tendrá que decidir cuántos expositores asistirán y cuántos seminarios web se celebrarán. Además, asegúrate de tener el programa completo en la página de inicio del evento, ya que facilitará a los estudiantes la navegación por la feria y la conexión con los proveedores de alojamiento que les interesen sin ninguna confusión.
Después de planificar el programa, lo siguiente en la lista de comprobación debería ser crear una campaña publicitaria previa al evento para atraer a los asistentes. Porque aunque lo tenga todo planeado, lanzar el evento sin asistentes no tiene sentido. Ahora debe estar pensando: "¿cómo puedo conseguir que la gente se apunte?" No es para tanto. Todo lo que necesita es un plan de marketing bien pensado.
Dado que la feria está dirigida a los estudiantes de nuevo ingreso y a los ya existentes, aprovecha el marketing por correo electrónico y el sitio web de tu universidad para correr la voz. Puedes informar a todo el mundo sobre la feria a través de boletines informativos y publicando anuncios en los tablones de anuncios de la universidad y en los foros de estudiantes. Además, puedes compartir las capturas de pantalla de la plataforma del evento y una lista de las empresas que participan para despertar el entusiasmo.
Ahora tiene que hacer una lista de todos los posibles ponentes a los que debería invitar para impartir sesiones, como asesores jurídicos, asesores inmobiliarios, personal del campus, etc. Para apoyar su búsqueda, puede utilizar herramientas prácticas para encontrar ponentes en su sector o recurrir a los contactos que ya tiene para ahorrar tiempo y esfuerzo: ¡todo depende de usted!
La plataforma de ferias virtuales de la vivienda que elija no sólo debe permitirle crear experiencias increíbles para los asistentes, sino que también debe permitirles participar a través de visitas virtuales, charlas 1:1 con los proveedores de viviendas y mucho más.
Asegúrate de que tu plataforma de organización de eventos cuenta con las siguientes características para que tu feria de alojamiento para estudiantes sea un éxito:
El branding de eventos es una de las formas más importantes de entusiasmar e interesar a los estudiantes para que asistan a su evento.
Debe buscar una plataforma que no sólo le permita mostrar su universidad o colegio, sino también los proveedores de alojamiento a través de amplias opciones de marca. Deberías poder añadir logotipos, imágenes relevantes, colores de marca, vídeos y todo tipo de elementos para resaltar tu identidad.
La plataforma debe ofrecer una experiencia "real" a los asistentes mediante funciones de entorno virtual, algo más cercano a los eventos físicos. Por eso, disponer de interfaces 3D cambia las reglas del juego.
Todos sabemos lo difícil que puede ser para los asuntos estudiantiles universitarios captar la atención de los estudiantes durante el evento virtual, y no hablemos de la fatiga de los seminarios web. Pero los diseños interactivos en 3D, como auditorios, vestíbulos virtuales, cabinas y avatares, te permiten dar vida a tu evento virtual y te ayudan a mantener a tu audiencia pegada a la pantalla.
Necesita cabinas individuales personalizadas y totalmente adaptables para sus expositores o proveedores de alojamiento. Porque las cabinas deben permitirles ofrecer visitas virtuales de los espacios disponibles, cargar planos de planta y otros documentos. Los stands virtuales facilitarán que los estudiantes encuentren la información que necesitan en tiempo real.
Funciones como chat/chat en grupo y reuniones 1:1 son una excelente forma de que los asistentes y expositores se conecten y entablen relaciones a lo largo de la exposición virtual de la vivienda.
Sus estudiantes deberían poder entablar conversación con opciones de chat de vídeo y audio. Un planificador de reuniones es otra buena forma de permitir a los estudiantes reservar citas con los servicios de alojamiento para estudiantes, los agentes inmobiliarios o los propietarios en los stands de exposición para hacer preguntas directas sobre la vida en el campus o el alojamiento fuera del campus.
Los ponentes, como los asesores jurídicos y el personal de la universidad, deberían poder realizar sesiones en directo, semivídeo o pregrabadas para familiarizar a los futuros estudiantes con las instalaciones del campus, los espacios disponibles, etc. Además, al final de los seminarios web, los estudiantes deberían poder hacer preguntas a través de una sesión de preguntas y respuestas en directo.
Su plataforma de alojamiento de eventos también debe permitirle medir el rendimiento de su feria virtual de la vivienda mediante informes de eventos como la participación en la feria, el compromiso de los estudiantes y el ROI. Además, el análisis de datos ayuda a filtrar la información significativa del evento, lo que le permite mejorar la participación de los asistentes para crear un contenido más personalizado.
Además, le ayuda a comprender mejor a su público y sus comportamientos, y a hacer que sus futuros eventos virtuales sean más impactantes.
Encontrar la mejor plataforma de ferias virtuales de alojamiento puede ser todo un reto para el personal de los servicios de alojamiento para estudiantes universitarios y de escuelas superiores. Hay tantas opciones disponibles en el mercado. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a elegir la mejor plataforma virtual de ferias de vivienda para estudiantes:
La plataforma virtual de organización de eventos tiene muy buena pinta, pero ¿ofrece todas las prestaciones necesarias para que su evento sea un éxito? Aquí es donde hay que ser muy inteligente a la hora de tomar una decisión. Haga una lista de todas las funciones que le interesan y las que debe tener y, a continuación, elija una plataforma. Al fin y al cabo, las funciones de la plataforma deben ayudarte a conseguir tus objetivos.
Algunas plataformas de eventos virtuales son gratuitas con funciones básicas y otras son soluciones premium. Por eso es fundamental establecer un presupuesto y hacer una lista de las funciones imprescindibles antes de lanzarse directamente. Esto no sólo le ahorrará tiempo al limitar su búsqueda, sino que también le ayudará a encontrar la solución adecuada.
Las mejores plataformas de opiniones, como G2 y Capterra, ofrecen opiniones imparciales de clientes sobre productos, incluyendo valoraciones e informes sobre la satisfacción de los usuarios. Por lo tanto, siempre es una buena idea consultarlas para comparar plataformas. Elige la plataforma que tenga las calificaciones más altas y las reseñas positivas de clientes de otras universidades e institutos.
No hay nada malo en ponerse en contacto con universidades o facultades que hayan organizado eventos similares antes que tú. Siempre puedes preguntarles por la plataforma que han utilizado y su experiencia, y si te recomendarían la misma plataforma o no.
¿Ha realizado una búsqueda exhaustiva y se ha limitado a un par de plataformas que le interesan, pero le sigue resultando difícil tomar una decisión definitiva? El mejor paso adelante es reservar una sesión de demostración individual con el experto del producto. Las demostraciones de producto son muy eficaces porque te permiten entender cómo funciona realmente la solución. Además, puede comprobar visualmente la relación calidad-precio que le ofrece la plataforma.
vFairs sorprende a sus clientes con funciones y herramientas de primera categoría, necesarias para organizar ferias virtuales de alojamiento para universidades e institutos.
vFairs ayudó a LSH a organizar su feria virtual de la vivienda en marzo de 2021. LSH es propiedad y está gestionado por la Universidad de Liverpool y otras universidades de la zona. La feria virtual de la vivienda de LSH brindó a los estudiantes la oportunidad de conocer a una selección de arrendadores acreditados por LSH y explorar sus opciones de alojamiento para el curso académico 2021/22.
Del mismo modoPenn Off-Campus Services se asoció con V-fairs para organizar una feria virtual de la vivienda. Off-Campus Services (OCS), es un departamento de la División de Servicios de Negocios de Penn que proporciona recursos y herramientas para ayudar y apoyar a los estudiantes en la búsqueda de vivienda. Les proporcionan información para ayudarles a encontrar un hogar fuera del campus menos estresante.
A través del evento, los estudiantes tuvieron la oportunidad de chatear en directo tanto con los departamentos de Penn como con los propietarios locales, desde cualquier lugar y dispositivo, sin necesidad de descargar ningún tipo de software. También visitaron virtualmente tantos stands como eligieron sin tener que desplazarse a ningún lugar.
¿Quiere organizar una feria que se convierta en la comidilla de la ciudad durante semanas, si no meses? Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a organizar la feria virtual del alojamiento más valiosa para tus estudiantes:
Más información Cómo promocionar su Feria Virtual de la Vivienda
¿Ha decidido exponer en una feria virtual? Aquí tiene algunos consejos para sacar el máximo partido a su stand virtual:
Una feria virtual del alojamiento es una forma eficaz de poner en contacto a los estudiantes entrantes con los proveedores de alojamiento para garantizar a sus estudiantes un alojamiento seguro dentro y fuera del campus. La feria virtual elimina las limitaciones y las barreras. Esencialmente, estarás acercando tu evento al alumnado repartido por diferentes lugares y dándoles la oportunidad de asegurarse un alojamiento antes de pisar el campus. No olvide seguir nuestros consejos a la hora de organizar su evento virtual.
Si desea consultar más eventos que puede organizar como universidad, consulte nuestra Guía completa de eventos virtuales para universidades.
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Sadia Mehmood
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