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Si echa de menos el bullicio de una jornada de puertas abiertas en la universidad, con los futuros estudiantes arremolinados a su alrededor, no está solo. Desde la pandemia, las admisiones universitarias son ahora un proceso anodino, sin el elemento interactivo de antes. A jornada de puertas abiertas virtual es una forma ideal de reavivar este compromiso y atraer más solicitudes de admisión a su institución por parte de estudiantes de todo el mundo.
Una jornada de puertas abiertas virtual es un acto en línea que presenta su universidad a un público mundial.
Las jornadas de puertas abiertas virtuales son una alternativa eficaz y económica a las jornadas de puertas abiertas físicas, y además tienen un gran alcance. Solo tiene que llevar a su público al espacio virtual y conseguir que lleguen las solicitudes.
Antes, lo normal eran las jornadas de puertas abiertas universitarias en persona. La gente venía a tu universidad y visitaba el campus. Esto es bastante sencillo, pero requiere una amplia planificación por tu parte y gastos de viaje para los visitantes.
¿Por qué celebrar una jornada de puertas abiertas virtual en lugar de una física? Aunque las restricciones del cierre de Covid-19 han remitido, la gente sigue siendo bastante cauta. Esto significa que no todo el mundo querrá o podrá desplazarse a las jornadas de puertas abiertas de su universidad. Por eso, un acto virtual es la mejor opción. Aparte de esto, aquí tienes otras excelentes razones por las que deberías plantearte una jornada de puertas abiertas virtual o híbrida en lugar de una física.
Una jornada de puertas abiertas virtual puede ayudarle a llegar a un público global sin mucho esfuerzo. Futuros estudiantes de todo el mundo pueden darle una oportunidad a tu universidad, ya que podrán ver de qué va. Sólo tienen que entrar en tu evento y repasar lo que ofreces.
No puede mostrar todos sus programas en el poco tiempo que le da una jornada de puertas abiertas convencional. Pero puede incluir todos sus programas principales en un solo lugar si organiza una jornada de puertas abiertas en línea. Ofrezca a cada uno de sus programas un seminario web y un stand en la sala de exposiciones para presentarlos de forma atractiva.
Seguro que ha visto alguna vez las visitas guiadas a museos que se han puesto de moda. Básicamente, te pasean por el museo, con explicaciones grabadas o un guía en directo que te lleva a través de una representación real del museo. ¿Quién dice que no puedes hacer lo mismo con tu universidad? Si quieres mostrar tu campus y su estética, deberías organizar visitas virtuales. Al fin y al cabo, muchos estudiantes pueden estar indecisos entre dos universidades y un campus atractivo puede inclinar la balanza a su favor. Invite también a los padres, para que la balanza se incline a su favor.
Es posible que los futuros estudiantes y sus padres tengan muchas preguntas que hacerle. Es probable que muchas de estas preguntas queden fuera del ámbito de sus materiales de marketing habituales, por lo que tendrá que responderlas de forma exhaustiva. Por lo tanto, una jornada de puertas abiertas virtual le permitirá conectar con los estudiantes potenciales y hacer todo lo posible por atraerlos a su institución a través de funciones de red de chat y sesiones de preguntas y respuestas en directo.
La afluencia bruta a los actos físicos es un indicador del éxito del evento. éxito del eventolos eventos virtuales son mucho más precisos. Cuando organice una jornada de puertas abiertas virtual, podrá realizar un seguimiento de la asistencia al evento, la participación, la actividad de los estudiantes, las visitas al stand y las interacciones por chat, entre otras métricas. De este modo, podrá calcular el éxito de su evento y ver cuántos estudiantes ha conseguido realmente.
Ahora que ya conoce las ventajas de organizar una jornada de puertas abiertas virtual, puede pasar a organizar el acto en sí. Lo primero que tiene que hacer es fijar un presupuesto y unos objetivos claros. Sin embargo, asegúrese de crear este presupuesto y planificar de forma práctica. No aspire a objetivos elevados e inalcanzables, y cíñase a un plan sólido. Por lo tanto, he aquí algunos consejos que debe seguir cuando quiera organizar su jornada de puertas abiertas virtual.
Este es el primer paso sin el que no puede seguir adelante. Hay que crear un plan que incluya los objetivos del evento, el presupuesto y el método de ejecución. Asegúrese de incluir un calendario razonable en este planpara poder tomar las medidas oportunas.
En este plan, incluya el calendario, el alcance, el método de comercialización y los resultados esperados de forma clara y concisa. De este modo, usted y sus proveedores estarán de acuerdo y no habrá confusiones. Comparta este plan con todos los organizadores implicados, para que se atengan a él y obtengan los mejores resultados.
Ahora puede elegir la plataforma de alojamiento de jornadas de puertas abiertas virtuales que mejor se adapte a sus necesidades. Para preseleccionar al proveedor adecuado, fíjese en su presupuesto y en los servicios que ofrece. Si un proveedor sólo le ayuda con la tecnología, pero no le ofrece asistencia técnica, es posible que se encuentre en un mundo de dolor. Por lo tanto, elija una plataforma que ofrezca asistencia al cliente y tenga una sólida reputación en el mercado.
A continuación, determine a quién desea invitar a su jornada de puertas abiertas. Con un evento virtual, puede ampliar su alcance sin demasiado coste adicional, así que confeccione sus listas de invitados en consecuencia. Una vez hecho esto, envía invitaciones a tus posibles asistentes de todo el mundo. Incluya también a los institutos, para conseguir un público más amplio. Además, conseguirás captar el interés de estudiantes potenciales mientras toman sus decisiones universitarias. Tus listas de invitados también deben incluir a los padres, sobre todo si la mayoría de tus programas implican autofinanciación. Los padres desempeñan un papel importante en las decisiones sobre la universidad, por lo que es una buena idea dirigirse a ellos con campañas especializadas
Puedes enviarlos por correo electrónico o compartirlos en las redes sociales, o ambas cosas. Esto le ayudará a conseguir el mayor número de personas, especialmente si desea que su evento esté abierto al público. Asegúrate de incluir un formulario de inscripción y un enlace en esta invitación, para poder hacer un seguimiento preciso de la asistencia y el comportamiento del público. Las estadísticas muestran que el 76% de los profesionales del marketing creen que el marketing por correo electrónico es la mejor manera de impulsar el registro en eventos virtuales, así que céntrate en ese aspecto.
Sus esfuerzos de marketing pueden hacer triunfar o fracasar su jornada de puertas abiertas virtual. Por lo tanto, necesita una campaña sólida y utilizar diversas plataformas. Cubra todas las bases, ya sean correos electrónicos convencionales o publicaciones en redes sociales, y lleve un registro de cuántas personas se inscriben a través de estas fuentes. Este tipo de marketing es fundamental para que se corra la voz y hará que se inscriba más gente. Así que asegúrate de invertir tiempo y dinero en estos esfuerzos, para que puedas obtener los mejores resultados posibles.
Una vez concluida la jornada de puertas abiertas, eche un vistazo al comportamiento del público. Para ello, analiza los datos recopilados durante el evento. Racionalice sus futuros actos y elimine los aspectos que no hayan funcionado. Y no sólo eso, también puede utilizar estos datos para planificar sus campañas generales de marketing en el futuro. Utilice las herramientas adecuadas para analizar estos datos y cosechará los beneficios.
La elección de la plataforma de alojamiento de jornadas de puertas abiertas virtuales adecuada es un aspecto muy importante. Hay que elegirla con cuidado para que el evento sea un éxito. La mejor manera de elegir lo que funciona es ver qué características ofrece cada plataforma. Una plataforma puede tener una característica sobresaliente, pero muy pocas otras atractivas. También es posible que encuentres una solución que tenga una larga lista de funciones, pero no ese factor imprescindible que pediste. Por tanto, hay que pensar qué funciones son importantes para usted y qué plataforma las ofrece. Estas son algunas de las más importantes para que la experiencia de organizar un evento virtual resulte cómoda.
Un entorno estancado sólo conseguirá aburrir a sus futuros estudiantes. Necesitas atraerlos utilizando entornos dinámicos que les permitan tener una experiencia inmersiva. Si una plataforma sólo tiene fondos lisos y no personalizables, no es realmente la opción adecuada para usted. En su lugar, elija algo más dinámico e interactivo. Un entorno entorno virtual mantiene el interés del público y no permite que su atención se desvíe. Además, la gente tiende a absorber la información más fácilmente si la recibe de forma multisensorial, con la vista y el oído trabajando juntos.
Si su plataforma de eventos virtuales no cuenta con una herramienta de correo electrónico de marketing, entonces es posible que desee reconsiderarlo. Debe encontrar algo que tenga su propio flujo de trabajo de correo electrónico de marketing o que se integre con una plataforma que ofrezca estos servicios, como HubSpot. Estos correos electrónicos te permitirán llegar a tu audiencia con mensajes personalizados, haciendo que se inclinen más hacia ti. Además, tus listas de correo electrónico y de invitados pueden contribuir entre sí, ayudándote a poblar ambas sin dedicar demasiado esfuerzo individual a cada una. Debería elegir una plataforma de alojamiento de jornadas de puertas abiertas virtuales con capacidad para incorporar sus listas de correo electrónico de marketing.
Debe haber amplias oportunidades para que los asistentes interactúen entre sí. Así, su acto generará conversaciones en todo el sector y tendrá más actividad. Debe incluir funciones de chat y networking en sus jornadas de puertas abiertas universitarias. De este modo, los visitantes podrán comentar sus puntos de vista y ayudarse mutuamente a valorar su experiencia en el evento. Además, estas funciones no deben ser meras pruebas de relaciones públicas. En su lugar, debe trabajar con una plataforma de eventos virtuales intuitiva con funciones interactivas.
Asegúrese de que su herramienta de organización de eventos incluya un elemento de intercambio de recursos e información. Además, este intercambio no debe requerir una serie de pasos difíciles. Sus visitantes deben poder acceder fácilmente a todos los recursos e información que necesiten desde los stands correspondientes. Por eso, utilice algo como el maletín virtual para marcar la diferencia. Incluya los detalles del programa, la vida en el campus, los detalles del alojamiento y las especificaciones de las tasas para que tanto los futuros estudiantes como sus padres obtengan la información que necesitan.
Asegúrese de que, sea cual sea la plataforma que utilice, dispone de un conjunto de mecanismos de elaboración de informes fáciles de usar. Éstos le ayudarán a obtener todos los datos y análisis de su jornada de puertas abiertas virtual en tiempo real y después del evento. Además, funciones de informes le permitirán hacer un seguimiento de las inscripciones, la asistencia del público y el éxito de su evento.
Esta es la más importante. Aunque una empresa de tecnología te diera el software para crear su propia jornada de puertas abiertas virtual, no aprovecharías exactamente la oportunidad. Esto se debe a que este tipo de software es notoriamente difícil de usar, y tiene su propio conjunto de problemas. Si la plataforma de eventos virtuales de su elección cuenta con un servicio de atención al cliente fiable, sabrá que su evento será más ágil. vFairs ofrece este nivel de atención al cliente, desde el inicio de un evento hasta sus estadísticas posteriores.
Por lo tanto, todas estas funciones son fundamentales para una experiencia óptima de acogida virtual de puertas abiertas. Mejorarán la experiencia de los asistentes y le ayudarán a conseguir más solicitudes de admisión con el tiempo.
Ahora que ya sabe lo que hay que hacer para organizar una jornada de puertas abiertas virtual, tiene que buscar la plataforma adecuada. Aquí tienes algunos consejos para preseleccionar las mejores soluciones.
Eche un vistazo a las funciones que ofrece cada plataforma. Compruebe si la plataforma que desea tiene la combinación adecuada de funciones para sus necesidades. Algunas pueden ofrecer menos, mientras que otras pueden ofrecer mucho más de lo que necesitas.
Lo ideal es optar por una opción que te permita construir tus eventos, como vFairs. De esta forma, puedes conseguir lo que quieras sin tener que lidiar con elementos extra o tener que gastar más dinero por funciones que realmente no vas a utilizar.
Consulte la G2 de cada plataforma, Capterra y otros sitios web de reseñas para ver qué han dicho otros clientes. Suelen ser los mejores recursos a consultar si quieres echar un vistazo a las opiniones generales. Estos sitios de reseñas le ofrecen una visión clara y completa de cada plataforma, para que pueda hacerse una idea completa, con pros y contras incluidos.
Su presupuesto será una preocupación primordial para usted. Deberá delimitarlo con suficiente antelación y tomar las siguientes decisiones en consecuencia. Su presupuesto le ayudará mucho a decidir por qué plataforma decidirse.
Si una plataforma sólo te ofrece la tecnología para tu evento, pero luego te deja tirado, entonces no sirve de nada. Hay que asegurarse de obtener el apoyo técnico y de gestión necesario para que la plataforma funcione con eficacia. El 38% de los vendedores afirma tener problemas técnicos con los eventos virtuales. Por lo tanto, debe haber un equipo de asistencia que responda a cualquier pregunta y esté presente si algo va mal en el evento.
Una vez que haya elegido su plataforma de puertas abiertas en línea, puede trabajar en un par de ideas que atraigan a los futuros estudiantes y a sus padres. Estas ideas deben cubrir la vida estudiantil, los detalles de la ayuda financiera, los paquetes de tasas académicas y las opciones de alojamiento.
Las jornadas de puertas abiertas convencionales suelen incluir una visita guiada por el campus. Puede adaptarlo a la plataforma virtual con un recorrido en vídeo y una narración detallada. Si el presupuesto lo permite, se puede incluso realizar uno de esos recorridos 3D en directo que muchos museos tienen ahora para que la experiencia del usuario sea memorable.
La interacción entre estudiantes y profesores puede ayudarle a convencer a más personas para que se interesen por su universidad. Al fin y al cabo, un estudiante internacional puede mostrarse ambivalente respecto a tu instituto, pero una vez que hable con los profesores de su departamento de interés, eso puede cerrar el trato.
Asegúrese de organizar algunos encuentros para este fin. Por suerte, los stands de los expositores de vFairs son la herramienta perfecta para ello, y puedes dar a cada departamento su propio stand para tener más tracción.
Una forma estupenda de simular la experiencia estudiantil completa es hacer que los asistentes vean cómo se desarrolla una clase típica en su institución. Organiza seminarios web y clases de muestra en el auditorio del evento para ofrecer esa experiencia.
Estas clases de muestra son una forma estupenda de convertir a los futuros alumnos en estudiantes seriamente interesados, y también de convencer a sus padres sobre el mérito académico de tu instituto.
El boca a boca puede ayudar mucho a consolidar la reputación de tu institución en la comunidad. Pide a algunos de tus antiguos alumnos que envíen vídeos testimoniales y preséntalos en tu jornada de puertas abiertas virtual.
Estos testimonios servirán como prueba para los futuros estudiantes y padres de que su institución también puede ayudarles a tener éxito.
Así pues, todas estas ideas le serán muy útiles en su jornada de puertas abiertas virtual o híbrida. Añádelas a la lista en función de tus preferencias y necesidades, y tendrás el mejor evento que puedas pedir.
vFairs cuenta con una serie de ejemplos de jornadas de puertas abiertas que pueden servirle de inspiración. La respuesta a estos eventos fue bastante positiva, y muchos clientes afirmaron que estarían dispuestos a volver a organizar jornadas de puertas abiertas virtuales con vFairs. Eche un vistazo a su experiencia.
Si desea obtener más información sobre los eventos que puede organizar como universidad, consulte nuestra Guía completa de eventos virtuales para universidades.
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Shanzay Asim Haider
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