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Planen Sie ein virtuelles Event, das alle umhauen wird? Ein Event, das für Aufsehen sorgt und Ihnen dabei hilft, auf einer einzigen Plattform mit Interessenten aus der ganzen Welt in Kontakt zu treten. Möchten Sie eine globale Wirkung erzielen und gleichzeitig Ihre Markenidentität zur Geltung bringen?
Nun, wir haben gerade einen exklusiven Leitfaden für Veranstaltungsorganisatoren gebraut, um diesen Traum zu verwirklichen.
Ganz gleich, ob Sie auf Ihrer nächsten virtuellen Konferenz Menschen zu interessanten Themen zusammenbringen, mit Hilfe einer virtuellen Karrieremesse Spitzenkräfte rekrutieren, auf Ihrer virtuellen Messe ein einzigartiges Produkt-/Dienstleistungsangebot präsentieren oder bei Ihrem nächsten virtuellen Tag der offenen Tür Schüler/Eltern auf der ganzen Welt ansprechen möchten, um ihnen Informationen über die Zulassung zukommen zu lassen - das Playbook für Veranstalter enthält eine Reihe hilfreicher Tipps, die Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung unterstützen und ein hochwertiges Erlebnis für Ihre Teilnehmer, Sponsoren und Ihr Publikum schaffen.
In diesem Handbuch erfahren Organisatoren, wie sie:
Virtuelle Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, ein Publikum weltweit zu vernetzen, indem man Chat-Tools, Live-Webinare und digitale Inhalte nutzt, die in der Regel über eine visuell reichhaltige Schnittstelle bereitgestellt werden.
Virtuelle Veranstaltungen helfen Ihnen also, Ihre Reichweite zu maximieren und ein größeres und messbares Engagement zu erreichen. Sie haben im Laufe der Jahre bewiesen, dass sie einer Reihe von Organisationen aus verschiedenen Branchen helfen, dieses Ziel zu erreichen. Mit den außergewöhnlichen Vorteilen und den kaum vorhandenen Nachteilen sind virtuelle Veranstaltungen für Organisatoren in vielerlei Hinsicht von Vorteil.
Ganz gleich, ob Ihr Zielpublikum über den ganzen Globus verteilt ist oder ob Sie nur ein begrenztes Budget zur Verfügung haben - eine virtuelle Veranstaltung bringt die ganze Welt auf einer einzigen Plattform zusammen, ohne zusätzliche Kosten für den Veranstaltungsort und seine Kapazität,
Bei einer virtuellen Veranstaltung können Sie auch die Inhalte, an denen Sie gearbeitet haben, wieder aufleben lassen, anders als bei einer physischen Veranstaltung. Daher ist dies nicht nur eine Möglichkeit, eine einzigartige Benutzererfahrung zu bieten, sondern auch eine außergewöhnliche Veranstaltererfahrung.
Das Beste daran: Virtuelle Veranstaltungen bieten Ihnen quantifizierbare Kennzahlen und Berichte, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen können. Jede Aktion hat also jetzt einen Grund dahinter.
Und schließlich, aber das ist das Wichtigste, können Sie sich für einen umweltfreundlichen Ansatz entscheiden, indem Sie virtuelle Veranstaltungen veranstalten. Es ist nicht überraschend, dass Sie aufgrund des Online-Charakters Ihrer Veranstaltung während und nach der Veranstaltung keinen Abfall produzieren.
Bevor Sie als Organisator einer Veranstaltung beginnen, müssen Sie ein klares Bild von den Zielen haben, die Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Ob es sich um eine virtuelle Konferenz, eine virtuelle Karrieremesse, eine virtuelle Messe oder eine andere Veranstaltung handelt, Sie sollten zunächst klare Ziele definieren, damit Ihr Team die jeweilige Veranstaltung organisieren und gestalten kann.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr virtueller Veranstaltungsanbieter alle notwendigen Anforderungen erfüllt, um die Ziele und Visionen Ihrer Marke zu verwirklichen. Ein paar Standardfragen, die Sie sich stellen sollten, sind:
Im Idealfall dauert es etwa 12 Wochen, bis eine Veranstaltung steht und läuft. Es ist jedoch sehr empfehlenswert, Ihre Veranstaltung lange im Voraus zu buchen, damit Sie sie perfekt vorbereiten können und genügend Zeit haben, sie an Ihr Publikum zu vermarkten.
Angefangen bei der Landing Page, auf der sich die Besucher einen ersten Eindruck verschaffen und entscheiden, ob sie fortfahren oder nicht, muss das Design das Publikum fesseln, um die Zahl der Anmeldungen zu maximieren. Innerhalb der Veranstaltung ist es ebenso wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Umgebung das gesamte Live-Erlebnis einer persönlichen Veranstaltung widerspiegelt
Sie haben Ihr Publikum in den sozialen Medien nicht ohne Grund aufgebaut, nicht wahr? Es ist an der Zeit, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, YouTube und alle anderen Plattformen zu nutzen, auf denen Sie Ihr potenzielles Publikum sehen, um Ihre Veranstaltung zu vermarkten und die Zahl der Anmeldungen zu erhöhen.
Der Erfolg einer Veranstaltung hängt in hohem Maße von den Interaktionsraten ab. Nutzen Sie Live-Chat-Tools für Einzel- und Gruppendiskussionen sowie Umfragen und Abstimmungen, um sicherzustellen, dass die Besucher reibungslos mit den Ausstellern interagieren können.
Live-Webinare sind eines der effektivsten (und beliebtesten) Instrumente, um die Massen anzusprechen. Laden Sie Branchenexperten ein, um Zuschauer für Ihre virtuelle Veranstaltung zu gewinnen.
Kleiner Tipp: Um die Teilnahme an Ihrem Webinar zu maximieren, sollten Sie den Teilnehmern lange vor der Veranstaltung einen Zeitplan zur Verfügung stellen und ein paar Stunden vor dem Webinar eine Erinnerungs-E-Mail versenden.
Inhalte spielen eine wesentliche Rolle, unabhängig von der Art der Veranstaltung, die durchgeführt wird. Ob in Form von Dokumenten, Präsentationen oder Videos, Ihre Inhalte sind die Stimme Ihrer Marke.
Schnitzeljagden und Ranglisten erhöhen nicht nur die Verweildauer Ihres Publikums auf Ihrer Veranstaltung, sondern tragen auch dazu bei, einen bleibenden Eindruck von Ihrem Unternehmen zu hinterlassen, was letztendlich die Qualität der Leads verbessert.
Ermöglichen Sie es den Ausstellern, ihre Marken zu präsentieren und ihre einzigartige Persönlichkeit durch eine Vielzahl von Standdesigns darzustellen.
Geben Sie Ihren Sponsoren einen eigenen Bereich, in dem sie sich präsentieren können, genau wie bei einer physischen Veranstaltung. Als Organisator können Sie eine Reihe von Optionen nutzen, um ihre Markenlogos, Inhalte oder Sitzungen in einer virtuellen Umgebung zu präsentieren, mit der gleichen Wirkung wie bei einer persönlichen Messe.
Eines der wichtigsten Merkmale, die eine virtuelle Veranstaltung im Vergleich zu einer physischen Veranstaltung auszeichnen, sind die Berichtsfunktionen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Anmeldungen erfassen, die Sie in Ihr CRM oder in Mailinglisten zur Lead-Generierung aufnehmen können. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von Einblicken in Engagement und Inhalte Ihren ROI messen und Ihre KPIs optimieren.
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Während persönliche Konferenzen früher eine großartige Möglichkeit waren, Gleichgesinnte und Branchenkollegen zusammenzubringen, um ein gemeinsames Fachgebiet zu teilen, haben sich virtuelle Konferenzen (oder Online-Konferenzen) für viele Veranstaltungsorganisatoren als lohnende Neuerung erwiesen.
Mithilfe bewährter Best Practices und benutzerfreundlicher Technologien können Sie als Veranstalter diese "einmalige Gelegenheit" in eine "einmalige Gelegenheit" verwandeln.
Ganz gleich, ob Sie ein größeres Publikum erreichen und mehr Leads generieren oder einfach nur Ihre Gewinne mit Hilfe einer virtuellen Konferenz vervielfachen möchten, stellen Sie sicher, dass Ihr gesamtes Team auf ein bestimmtes Ziel mit erreichbaren ROIs ausgerichtet ist.
Wenn Sie Ihre Veranstaltung in einen starken Kontext stellen und klare und einfache Botschaften verwenden, können Sie ein Maximum an "relevanten" Zielgruppen erreichen. Die Menschen sollten über den Wert und das Wissen informiert werden, das sie mit Hilfe Ihrer virtuellen Konferenz erwerben werden.
Bei einer Konferenz geht es vor allem um Engagement und Interaktion zwischen den beteiligten Personen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Plattform Text-, Audio- und Video-Chat-Tools bietet, um die Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern, Rednern und Ausstellern zu fördern.
Obwohl virtuelle Konferenzen derzeit in aller Munde sind, ist ihre Funktionsweise für viele noch recht fremd. Die Erstellung informativer Videos für Ihre Mitarbeiter, Sponsoren, Aussteller und das Publikum kann ihnen helfen, Ihre virtuelle Konferenz kennenzulernen und ihnen zeigen, wie sie sich auf der Plattform zurechtfinden.
Nutzen Sie Social-Media-Plattformen, Ihre Unternehmenswebsite, PR und E-Mails, um Ihre Zielgruppe zu erreichen und die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu erhöhen.
Profi-Tipp: Widmen Sie Ihrer virtuellen Konferenz einen eigenen Hashtag, damit Sie Beiträge und andere Aktivitäten rund um die Veranstaltung verfolgen können.
Die Teilnehmer können in ihrem gestörten Tagesablauf leicht mit der einen oder anderen Sache beschäftigt werden. Planen Sie vor der Veranstaltung häufige Erinnerungen mit dem Datum, der Uhrzeit und dem Link zu Ihrer virtuellen Konferenz, damit die Teilnehmer die Sitzungen, für die sie sich angemeldet haben, und vieles mehr nicht verpassen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Publikum nicht verlieren, das nicht einen ganzen Tag lang eingeschaltet bleiben möchte, nur um vor der für es wichtigsten Sitzung auszusteigen. Wenn Sie die Agenda auf Ihrer Landing Page platzieren, können Sie den Teilnehmern einen Mehrwert bieten, indem Sie sie aufklären und ansprechen.
Menschen aus der ganzen Welt werden an Ihrer Veranstaltung teilnehmen und verschiedene Netzwerke nutzen. Stellen Sie sicher, dass Sie für den Fall einer schlechten Verbindung Audiooptionen anbieten, damit sie trotzdem an Webinaren und anderen Sitzungen teilnehmen können.
Nicht jeder Redner auf Ihrer virtuellen Konferenz ist in der Lage, das Publikum zu fesseln und zu begeistern, auch wenn er über alles Wissen der Welt verfügt. Die Zuweisung eines Moderators kann helfen, Gespräche zu leiten, Umfragen zu ermöglichen und sicherzustellen, dass das Publikum während der verschiedenen Sitzungen bei der Stange bleibt.
Da jeder, der an Ihrer virtuellen Konferenz teilnimmt, dies bequem von zu Hause aus tut, ist es sehr einfach, das Interesse zu verlieren oder abgelenkt zu werden, wenn nur in eine Richtung kommuniziert wird. Präsentationen können langweilig und zeitaufwändig werden. Um Interaktion und anhaltendes Interesse zu gewährleisten:
Feedback ist wichtig, um in Zukunft Verbesserungen vornehmen zu können. Auf der anderen Seite ist der Aufbau einer Datenbank mit Ihren Leads ebenso wichtig. Ihre virtuelle Konferenz bietet Ihnen die Möglichkeit, all diese Informationen zu sammeln, um sie später in Ihr CRM oder eine andere Speichersoftware einzugeben.
Sie haben viel Energie in die Durchführung verschiedener Sitzungen gesteckt und sollten diese nicht einfach in Luft auflösen, sobald die Konferenz vorbei ist. Schätzen Sie die Bemühungen Ihres Teams und zeichnen Sie Ihre Sitzungen auf, um sie Ihrer Inhaltsbibliothek für künftige Marketingzwecke und zum Nachschlagen hinzuzufügen.
Führen Sie vor dem großen Tag einen kurzen Testlauf durch, um eine reibungslose und nahtlose Konferenz zu gewährleisten. Vergewissern Sie sich, dass die Website fehlerfrei und für alle erwarteten Besucher absolut benutzerfreundlich ist.
Sie wollen nicht jedes Mal in Panik verfallen, wenn ein kleiner Fehler in der Technik auftritt. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Veranstaltungsanbieter Ihnen ein engagiertes Support-Team zur Verfügung stellt, das für eine eventuelle Fehlersuche und Problemlösung während der Veranstaltung zur Verfügung steht.
In der Vor-Corona-Ära waren Messen stets eine der beliebtesten und profitabelsten Veranstaltungen, die von Veranstaltern durchgeführt wurden. Sie waren in aller Munde, lange bevor sie überhaupt stattfanden.
Doch was früher in aller Munde war, ist heute in Form von virtuellen Messen in aller Munde. Die größere globale Reichweite ist zwar eine große Chance für die Veranstalter, die sie nutzen können, aber sie ist auch ein Zeichen für ein zunehmend wettbewerbsorientiertes virtuelles Umfeld.
Aus diesem Grund hängt Ihre Rentabilität als Organisator virtueller Veranstaltungen stark von der Taktik ab, für die Sie sich entscheiden, wenn Sie eine durchschlagende virtuelle Messe auf die Beine stellen. Tun wir also, was nötig ist, damit Sie sich abheben!
Wie sieht Erfolg für Sie aus? Einfacher ausgedrückt: Als Erstes sollten Sie sich klare Ziele setzen. Egal, ob es sich um Markenbekanntheit, die Umwandlung von Leads oder etwas anderes handelt: Definieren Sie Ihre Zielgruppe sowie den ROI der Veranstaltung, damit Ihr Team auf ein bestimmtes Ziel hinarbeiten kann.
Fachmessen können mit einer Vielzahl von Branchen in Verbindung gebracht werden. Um relevante Zielgruppen, Aussteller und Sponsoren zu gewinnen, ist es daher wichtig, die Kategorie oder das Segment zu definieren, auf das Sie abzielen.
Der Name Ihrer Veranstaltung spielt dabei eine große Rolle. Darüber hinaus muss Ihre Landing Page alle Informationen enthalten, die dem Publikum zeigen, was es von der Veranstaltung zu erwarten hat.
Fragen Sie sich 3 Dinge, bevor Sie Inhalte erstellen:
Am wichtigsten ist, dass Ihre Inhalte einen Anreiz für eine bestimmte positive Reaktion darstellen. Vergewissern Sie sich, dass jeder Beitrag mit einer klaren Handlungsaufforderung verknüpft ist, die Sie ihnen zukommen lassen.
Es ist die Einfachheit und Bequemlichkeit Ihrer virtuellen Messe, die die Menschen zu ihr hinzieht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung mobilfreundlich ist, da die meisten Ihrer Besucher die Veranstaltung zweifellos vom Sofa aus oder von unterwegs mit ihren mobilen Geräten besuchen werden. Die Veranstaltung sollte daher für sie ein nahtloses Erlebnis sein.
Ihre Veranstaltung mag alles und noch viel mehr bieten, aber sie wird nirgendwo hinführen, solange Sie als Organisator nicht für sie werben. Bringen Sie Ihre Veranstaltung zu Ihrem Publikum und maximieren Sie die Anmeldungen. SEO, Social Media Marketing, PR-Kampagnen, gesponserte Inhalte, Bannerwerbung, E-Mails und SMS usw. können als Kanäle dienen, um das Publikum zu Ihrer herausragenden virtuellen Messe zu bringen.
Diejenigen, die sich die Zeit nehmen möchten, jeden einzelnen virtuellen Messestand zu erkunden, können an den jeweiligen Ständen Angebote machen. Aber für die anderen sollten Sie diesen Prozess beschleunigen.
Fügen Sie eine Registerkarte "Produkte" in die Hauptnavigationsleiste ein und bieten Sie den Teilnehmern Suchoptionen mit Filtern, um zu den Kategorien zu gelangen, an denen sie interessiert sind. Dieser Ansatz wird also dazu beitragen, die Konversionsrate zu erhöhen.
Dies ist eine weitere Taktik zur Einbindung. Um die Teilnahme an Webinaren zu erhöhen, erinnern Push-Benachrichtigungen die Teilnehmer normalerweise daran, an den Live-Webinar-Sitzungen teilzunehmen.
Um die Besucherzahlen zu erhöhen, können die Aussteller die Teilnehmer mit Hilfe von Ankündigungen vor Ort über besondere Rabatte oder Angebote informieren.
Virtuelle Messen sind nicht auf die Standard-Chatoptionen beschränkt. Es gibt sogar noch mehr Möglichkeiten, um das Engagement zu steigern, und zwar genau genommen das gezielte Engagement.
Sprechen Sie mit Ihrem virtuellen Veranstaltungsanbieter darüber, dass er es Besuchern nicht nur ermöglicht, einen Chat-Slot mit den Ausstellern zu buchen, sondern auch, dass die Aussteller die Anmeldungen durchsuchen und relevante Interessenten zum Chat einladen können. Dies verschafft den Ausstellern Ihrer Veranstaltung einen zusätzlichen Vorteil, um das Konversionsspiel zu gewinnen.
Sie haben Menschen zu Ihrer Veranstaltung gelockt. Die Tatsache, dass sie bei Ihrer Veranstaltung anwesend sind, bedeutet, dass Sie bereits auf halbem Wege sind, sie zu konvertieren. Sie brauchen nur noch einen kleinen Anstoß zum richtigen Zeitpunkt, um sich zu qualifizieren.
Verringern Sie die Zeit zwischen der Entscheidungsfindung und dem Kauf, indem Sie einen Online-Shop innerhalb Ihrer virtuellen Messe anbieten.
Viele verpassen eine große Chance, wenn sie ihre Veranstaltung beenden und sich nicht an das Publikum wenden.
Nachfassaktionen sind nicht nur ein Zeichen des guten Willens des Veranstalters, sondern erhöhen auch die Chance, gezielt Interessenten zu konvertieren, die Ihre Virtuelle Messe besucht haben.
Einer der wichtigsten Vorteile von virtuellen Messen ist die Möglichkeit, den ROI des Veranstalters zu messen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter von virtuellen Veranstaltungen detaillierte Berichte und Analysen erstellt, die Ihnen nicht nur bei der aktuellen virtuellen Veranstaltung helfen, sondern auch als Benchmark für frühere und kommende Veranstaltungen dienen.
Sobald Ihre virtuelle Veranstaltung fertiggestellt ist, sollten Sie unbedingt einen vollständigen Testlauf durchführen, um sicherzustellen, dass am Veranstaltungstag keine technischen Schwierigkeiten auftreten.
Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen sind, das eine virtuelle Karrieremesse veranstaltet, um unabhängig von seinem Standort Top-Talente einzustellen, oder ob Sie eine Universität sind, die eine Rekrutierung auf dem Campus durchführen möchte, um die Erfahrung zwischen Bewerbern und Arbeitgebern zu verbessern - die gute Nachricht ist, dass Sie hier an der richtigen Stelle sind.
Hier finden Sie eine Liste von Tipps und bewährten Verfahren, die Ihnen als Organisator helfen werden, Ihre nächste virtuelle Karrieremesse zu dominieren
So wie die Bewerber die Arbeitgeber beeindrucken müssen, um einen guten Job zu bekommen, müssen auch die Arbeitgeber gute Bewerber beeindrucken, um ihre Stellen zu besetzen, und deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitskultur, Ihre Markenidentität und die von Ihnen gebotenen Entwicklungsmöglichkeiten präsentieren, um Top-Talente zu überzeugen.
Versuchen Sie außerdem, sich erreichbar zu machen. Machen Sie es den Besuchern leicht, sich über Ihr Unternehmen zu informieren, indem Sie informative Broschüren, Einführungsvideos, Live-Fragen und Antworten, Webinare und andere Formate anbieten, die Ihre Arbeitgebermarke umfassend vermitteln.
Der Zweck einer virtuellen Karrieremesse oder einer virtuellen Jobmesse besteht darin, Arbeitsuchende und Arbeitgeber zusammenzubringen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig zu beurteilen. Nutzen Sie Audio-, Video- und textbasierte Chat-Funktionen, damit Talente problemlos mit Arbeitgebervertretern in Kontakt treten können und umgekehrt. Dies hilft vor allem beim Screening vor Ort.
Darüber hinaus können Sie eine Networking-Lounge einrichten, in der sich Arbeitsuchende in einem Chatroom austauschen und wertvolle Kontakte knüpfen können.
Webinare sind weltweit bewährte Instrumente, um die Massen anzusprechen. Richten Sie eine Reihe von Webinaren ein, sowohl mit Live- als auch mit On-Demand-Inhalten. Dies ermöglicht eine wechselseitige Kommunikation und Echtzeit-Feedback mit Hilfe von Umfragen und Quizfragen.
Pro-Tipp: Um sicherzustellen, dass Sie die gewünschte Berichterstattung erhalten, laden Sie Experten und Top-Branchenexperten ein, um hilfreiche Ratschläge zu geben und die Teilnahme an der Veranstaltung zu maximieren.
Entscheiden Sie sich für eine umweltfreundlichere Einstellungsstrategie und gehen Sie papierlos vor. Erlauben Sie andererseits den Bewerbern, Ressourcen herunterzuladen und auf sie zuzugreifen, entweder in Echtzeit oder zu einem späteren Zeitpunkt.
Was eine virtuelle Karrieremesse von einer traditionellen Karrieremesse unterscheidet, ist die Tatsache, dass man sich die Mühe sparen kann, Tausende von Lebensläufen durchzusehen, um den richtigen Bewerber zu finden.
Machen Sie Einstellungsverfahren intelligenter, indem Sie sicherstellen, dass Bewerbungen exportierbar und durchsuchbar sind.
Um die virtuelle Karrieremesse besonders intuitiv und aussagekräftig zu gestalten, sollte sie idealerweise in Übereinstimmung mit den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) eingerichtet werden, die Folgendes bieten:
Die Werbemaßnahmen tragen am meisten zum Erfolg Ihrer Veranstaltung bei. Nutzen Sie digitale Kanäle wie soziale Medien, die Karriereseite Ihrer Website, Pressemitteilungen, E-Mails usw., um Ihr Zielpublikum anzusprechen und die Teilnahme an der Veranstaltung zu maximieren.
Obwohl es zu einfach klingt, um es zu erwähnen, wird diese Praxis oft übersehen. Das Versenden von "Dankeschön"-E-Mails und Umfragen zum Feedback nach der Veranstaltung kann einen enorm positiven Eindruck bei Ihrem Publikum hinterlassen, insbesondere bei den Jüngeren.
Sie sollten auch in Erwägung ziehen, Ihre virtuelle Karrieremesse noch einige Wochen nach Abschluss der Veranstaltung zugänglich zu machen. Auf diese Weise bleiben Ihre Inhalte immer aktuell und bringen auch Interessenten an, die nicht an der Live-Veranstaltung teilnehmen konnten.
Die Werbemaßnahmen tragen am meisten zum Erfolg Ihrer Veranstaltung bei. Nutzen Sie digitale Kanäle wie soziale Medien, die Karriereseite Ihrer Website und E-Mails, um Ihr Zielpublikum anzusprechen und die Teilnahme an der Veranstaltung zu maximieren.
Obwohl es zu einfach klingt, um es zu erwähnen, wird diese Praxis oft übersehen. Das Versenden von Dankes-E-Mails und Feedback-Umfragen nach der Veranstaltung kann einen enorm positiven Eindruck bei Ihrem Publikum hinterlassen, insbesondere bei den Jüngeren.
Zwar sind Webinare derzeit zweifellos der Superstar der Lead-Generierung, doch ist der Markt gesättigt und die Konkurrenz groß, wenn es darum geht, ein solches Seminar zu veranstalten und das Engagement zu maximieren.
Hier fragen Sie sich: Was wird mein Publikum dazu bringen, alles stehen und liegen zu lassen und sich auf mein Webinar einzuschalten? Was ist das, was ich anbiete, das sie umhauen wird?
Um Ihnen das Wie und Was zu erläutern, finden Sie hier eine Liste von Best Practices, die Webinarveranstaltern geholfen haben, ihren ROI zu steigern und das Engagement während ihres Webinars zu maximieren.
Wenn Sie mit Ihrem Webinar einen Volltreffer landen wollen, müssen Sie zuallererst Zielpersonen für Ihr Publikum entwickeln:
Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein ganzes Webinar zu veranstalten, dann sollten Sie es auch richtig machen. Es hat wirklich keinen Sinn, in den offenen Raum zu feuern und zu erwarten, dass man Ergebnisse erzielt.
Es gibt so viel, worüber man reden kann, nicht wahr? Aber wenn Sie nur eine begrenzte Zeit und ein entferntes Publikum haben, sollten Sie spezifisch sein, sonst verlieren Sie wahrscheinlich schneller als die Lichtgeschwindigkeit die Aufmerksamkeit.
Deshalb ist es wichtig, ein Thema zu wählen, das Ihre Zielgruppe fesselt und sie bei der Stange hält.
Wenn es um Referenten geht, ist dies in den meisten Fällen das eigentliche Verkaufsargument für Ihr Webinar. Die Menschen wollen von Experten und Multiplikatoren hören und sich mit ihnen austauschen. Daher ist die Einladung der richtigen Referenten der Schlüssel zur Teilnahme und zum Erfolg Ihres Webinars.
Eine Sache, die Sie beachten müssen, ist, dass Wissen nicht gleichbedeutend mit Interaktivität ist. Es hat keinen Sinn, einen Redner zu haben, der staubtrocken ist - Wenn das der Fall ist, sollten Sie ihn also vor dem großen Tag schulen und vorbereiten.
Das Timing ist absolut entscheidend für hohe Webinar-Zahlen. Sie können ein makelloses Webinar veranstalten, aber wenn die meisten Ihrer Zielgruppen je nach Zeitzone um 3 Uhr morgens erscheinen müssen, werden sie sich dann überhaupt die Mühe machen?
Wenn Sie Ihr Webinar so planen, dass möglichst viele Teilnehmer erreicht werden, können Sie Folgendes tun:
Letzten Endes geht es darum, mit einer größeren Teilnehmerzahl bessere Ergebnisse zu erzielen.
Ihre Landing Page ist wichtig, um Anmeldungen zu fördern. Sie ist es, die Ihr Publikum vor der Sitzung anspricht und es zur Teilnahme bewegt. Daher sollte Ihre Landing Page Folgendes beinhalten:
Werbung ist alles! Bringen Sie Ihr Webinar mit einem klaren CTA zu Ihren Zuhörern und geben Sie ihnen einen Grund, sich zu registrieren. Sie können:
Ein erfolgreiches Webinar setzt sich aus einer guten Regie und einem noch besseren Skript zusammen. Sie haben nur eine begrenzte Zeit, um einen Eindruck zu hinterlassen und die gewünschte Wirkung zu erzielen. Ein Moderator kann Ihr Publikum schnell fesseln, Ihr Webinar in eine günstige Richtung lenken, dafür sorgen, dass die Redner sich nicht verzetteln, und auch sicherstellen, dass Ihr Publikum nicht das Interesse verliert.
Verwenden Sie verschiedene Formate von Inhalten, um die Dinge interessant zu halten und Ihr Publikum zu beschäftigen. Sie können z. B. Bilder, eine beeindruckende Folienpräsentation, Umfragen und Erhebungen, Fragerunden, Untersuchungen und Daten verwenden.
Ein Großteil des Publikums von heute ist über seine Mobilgeräte mit dem Rest der Welt verbunden. Die Erfahrung, die Sie den Menschen bieten, die sich mit ihren mobilen Geräten anmelden, muss daher nahtlos und fehlerfrei sein.
Platzieren Sie Ihre Webinare in verschiedenen Kategorien, um die Auffindbarkeit zu erleichtern. Dies gilt insbesondere für Veranstaltungen wie virtuelle Konferenzen, bei denen Webinare den Hauptteil Ihrer Veranstaltung ausmachen. Fügen Sie außerdem Suchoptionen hinzu, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Ihre Worte sind alles, was Sie haben, um Ihre Zuhörer zu beeindrucken und Leads zu qualifizieren. Es wird keine Schnitte und Bearbeitungen geben, daher ist es wichtig, dass Sie Ihr Webinar vor dem Tag der Veranstaltung üben.
Testen Sie Ihre Geräte und bereiten Sie sich auf mögliche Probleme vor. Stellen Sie sicher, dass Sie über Backups verfügen und technischen Support haben, damit Ihr Webinar nicht zusammenbricht.
Wir können die Bedeutung dieser versteckten Goldmine von Leads nicht genug betonen. Zu den beliebtesten und effektivsten Methoden gehören die Bereitstellung einer Aufzeichnung oder eines "On-Demand"-Webinars und das Einholen von Feedback mithilfe von Umfrageformularen.
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Aussteller zum Veranstaltungsort fliegen mussten, um sich ein Bild von den Standmaßen zu machen, und in denen ihnen Missgeschicke wie Druckfehler unterliefen. Virtuelle Veranstaltungen haben diese Unannehmlichkeiten beseitigt und die Online-Vorbereitung und -Verwaltung von Ständen erleichtert. Auch wenn das Ziel dasselbe ist, ist die Einrichtung eines virtuellen Standes viel einfacher als die eines physischen Standes.
Ein virtueller Stand ist ein Raum, in dem die Aussteller die Teilnehmer treffen und begrüßen, über ihre Marke sprechen und Kontakte knüpfen können. Er zeigt in der Regel das Logo der Marke, Produkt-/Dienstleistungsvideos und digitales Begleitmaterial. Mithilfe dieser Elemente können die Aussteller in einer optisch ansprechenden Umgebung effektiv mit den Teilnehmern in Kontakt treten und über Audio-/Video-/Text-Chat dauerhafte Verbindungen aufbauen.
Lassen Sie uns kurz die besten Praktiken für die Vorbereitung und Verwaltung eines virtuellen Messestandes für eine bahnbrechende virtuelle Veranstaltung erläutern.
Was wollen Sie mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung als Aussteller oder Organisator erreichen? Wie wollen Sie dies mit Ihrem virtuellen Stand erreichen? Was sind die Bedürfnisse Ihres Publikums? Es ist wichtig, dass Sie mit Ihrem Team ein Brainstorming über Ihre Ziele durchführen, bevor Sie Ihre Pläne in die Tat umsetzen.
Die Kategorisierung der Stände vereinfacht die Suche nach dem Gesuchten und verhindert, dass sie es verpassen. Sie können die Stände nach Abteilungen, Produkten/Dienstleistungen oder sogar nach geografischen Gesichtspunkten für eine globale Veranstaltung kategorisieren.
Die Benutzererfahrung der Teilnehmer hängt davon ab, wie leicht sie finden, was sie suchen, und wie gut sich die Plattform zur Erkundung eignet. Für diese beiden Ziele müssen Sie als Veranstalter sicherstellen, dass Ihre Ausstellungshalle perfekt gestaltet ist. Zu viele Veranstaltungen mit großartigen Inhalten scheitern einfach daran, dass die Hallenstruktur schlecht gestaltet ist.
Erstens: Wie viele Stände sollten Sie haben? Das hängt zwar ganz von der Art Ihrer Veranstaltung ab, aber eine 6-stündige Veranstaltung mit bis zu 100 Ständen bietet den Besuchern genügend Auswahl, ohne sie zu ermüden. Es ist nur dann sinnvoll, diese Grenze zu überschreiten, wenn Sie eine große Online-Messe, eine Jobmesse oder einen Bildungsgipfel veranstalten.
0-20 Stände
Versuchen Sie, Ihre Ausstellungshalle in einer einzigen Ansicht zu zeigen. vFairs hat zum Beispiel einige Vorlagen mit einer "Overhead"-Aufnahme, die alle Stände auf einen Schlag zeigt. Auf diese Weise können die Teilnehmer ihre Optionen an einem Ort sehen und schnell eine Entscheidung treffen.
20 - 50 Stände
Entscheiden Sie sich für eine Ansicht, die ein einfaches Scrollen ermöglicht. vFairs verfügt über horizontal scrollende Standansichten, die ideal für eine solche Standanzahl sind.
50 - 100 Stände
Das ist ein bisschen viel, um es auf einen Blick zu erfassen. vFairs-Ausstellungshallen können mit mehreren Etagen gestaltet werden, also teilen Sie Ihre Halle in 2-3 verschiedene Etagen auf, um ein Gefühl der Organisation zu schaffen.
100+ Stände
Bei einer Veranstaltung dieser Größe empfiehlt es sich, mehrere Ausstellungshallen einzurichten, Ihre Stände zu kategorisieren und sie in mehreren Ausstellungshallen mit beschreibenden Etiketten zu platzieren. Verknüpfen Sie diese Hallen von der Hauptlobby aus, um eine einfache Entdeckung zu gewährleisten.
Denken Sie daran, dass bestimmte Sponsoren mehr Sichtbarkeit wünschen, genau wie bei einer physischen Veranstaltung. In diesem Fall können Sie Folgendes tun:
(i) gesponserte Werbetafeln in Ihrer Ausstellungshalle aufstellen
(ii) Sponsorenkabinen mit Frontladefunktion
Anders als bei physischen Veranstaltungen können Sie bei einer virtuellen Veranstaltung nicht durch das Veranstaltungsgelände gehen und Broschüren verteilen, um Teilnehmer an Ihren Stand zu locken. Ihr Stand muss visuell ansprechend sein, um aufzufallen und Aufmerksamkeit zu erregen.
Am besten gelingt dies durch ansprechende Bilder und Videos, die auf Ihrem Stand gezeigt werden. Verwenden Sie Ihre Markenfarben, qualitativ hochwertige Bilder und Inhalte, die eine große Wirkung erzielen können. Achten Sie auf die Abmessungen des Standes und der Ausstellungsfläche. Achten Sie auch darauf, dass das Design der digitalen Handouts mit dem Thema Ihres Standes übereinstimmt.
Denken Sie bei der Entwicklung von Inhalten für Ihren Stand an Ihre Zielgruppe und die Art von Inhalten, die sie als wertvoll erachtet. Die Botschaften Ihrer Inhalte sollten klar und prägnant sein und mit den Zielen übereinstimmen, die Sie für die Präsenz Ihrer Organisation auf der Online-Veranstaltung definiert haben. Es ist ratsam, so bald wie möglich mit der Entwicklung von Inhalten zu beginnen, um eine fehlerfreie und konvertierbare Arbeit zu ermöglichen.
Bereiten Sie im Vorfeld Einführungsvideos und informative Dokumente vor, um Komplikationen zum Zeitpunkt der Veranstaltung zu vermeiden. Sie können auch Inhalte über die Haltung Ihres Unternehmens zu wichtigen Themen teilen, um sich als Vordenker zu profilieren und ein Gespräch mit dem Publikum zu initiieren. Laden Sie vor der Veranstaltung Dateien und Links auf Ihren Stand hoch.
Die Betreuung eines digitalen Standes unterscheidet sich von der eines physischen Standes. Die Aussteller müssen wissen, wie sie die Plattform nutzen, den Stand einrichten, die notwendigen Anpassungen vornehmen und mit den Besuchern in Verbindung bleiben. Daher ist es wichtig, das Team zu schulen, das am Veranstaltungstag für die Besetzung des Standes verantwortlich ist.
Das Team sollte für die Teilnehmer ansprechbar sein. Wenn ein Teilnehmer ein Gespräch führen möchte, sollte immer jemand verfügbar sein. Erstellen Sie einen Zeitplan für das Team und teilen Sie Zeitfenster zu, um Verzögerungen zu vermeiden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass das Team die Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens in- und auswendig kennt. Genau wie bei physischen Veranstaltungen sollte das Team, das den Stand betreut, in der Lage sein, die Produkte/Dienstleistungen den Teilnehmern bestmöglich zu präsentieren.
Eine virtuelle Veranstaltung gewährleistet die Erfassung wertvoller Daten, die genutzt werden können, um auch nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. Dies ist eine weitere Chance für Aussteller, Teilnehmer in Leads umzuwandeln und Geschäfte abzuschließen.
Daher ist es wichtig, nach der Veranstaltung mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. Die Standvertreter können auf der Grundlage ihrer Gespräche während der Veranstaltung eine Botschaft für die Teilnehmer ausarbeiten. Dies bietet Ausstellern die Möglichkeit, ihre Botschaften auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abzustimmen und dauerhafte Beziehungen aufzubauen.
Mit der modernen Technologie, die den Kunden den Zugang zu Informationen erleichtert, ist die Nachfrage nach Live-Hilfe, schnellerer Problemlösung und Markenbindung gestiegen. Bei virtuellen Veranstaltungen werden Chatrooms häufig genutzt, um Besucher in potenzielle Kunden umzuwandeln, die Abwanderungsrate in Schach zu halten und die Antwortquote schnell zu verbessern.
Lassen Sie uns nun einige Best Practices für Chat-Räume erörtern, die Ihnen helfen werden, ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten.
Die beste Möglichkeit, Ihren Chat-Raum zu segmentieren, besteht darin, zwei Arten von Live-Chats einzubauen: öffentliche und private.
Ein öffentlicher (oder Gruppen-)Chat ist eher wie ein offenes Forum, in dem Besucher Fragen stellen und anderen in Not helfen können. Nachrichten, die in einem öffentlichen Chat gesendet werden, sind für alle sichtbar und jeder kann leicht darauf zugreifen.
Im Gegensatz dazu funktioniert ein privater Chat für individuelle Unterhaltungen, bei denen ein Besucher in der Regel mit dem Mauszeiger über den Namen eines Online-Nutzers fährt und die Schaltfläche "Jetzt chatten" sieht.
Die Besucher werden wahrscheinlich instinktiv handeln. Es ist wichtig, sich in die Lage der Besucher zu versetzen, um zu verstehen, was sie wollen. Die beliebteste Platzierung einer Chat-Funktion ist in der Regel unten rechts auf der Veranstaltungsseite. Die Positionierung variiert jedoch auch je nach dem visuellen Format Ihrer Seite. Achten Sie nur darauf, dass die Chatfunktion nicht zu aufdringlich ist und Ihre Besucher nicht stört.
Die Integration von visuellen und auditiven Elementen kann das Engagement auf eine neue Ebene heben. Angesichts der wachsenden Nachfrage nach interaktiven Tools, die dazu führen, dass Unternehmen von physischen auf virtuelle Veranstaltungen umsteigen, ist es auch wichtig, diese optimal zu nutzen. Warum es wichtig ist, Audio- und Videooptionen zu nutzen:
Das Einholen von Kundenfeedback zeigt, dass Ihnen als Organisator die Meinung der Kunden wichtig ist. Sie beziehen sie in den Entscheidungsfindungsprozess ein, wodurch sie sich als integraler Bestandteil des Unternehmens fühlen - was zu einer Markenassoziation führt. Bei einer virtuellen Veranstaltung können Ihre Aussteller am Ende eines jeden Chats eine Umfrage mit Punktebewertung (1-5) integrieren. Davon können sie in folgender Weise profitieren:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertreter auf die Profile Ihrer Zielgruppe zugreifen können, um sinnvolle Gespräche zu führen. Fügen Sie außerdem Tags und Kommentare zu den Profilen hinzu, um den Prozess transparenter zu machen.
Da Ihr Ziel die Pflege von Beziehungen ist, sollte die Geschichte nicht mit der Veranstaltung enden. Um Ihre Prozesse fortzusetzen, stellen Sie sicher, dass Ihr Event-Anbieter Ihnen erlaubt, Chat-Protokolle zu extrahieren.
Ihr Event-Anbieter muss Berichte erstellen, die wichtige Daten über Chat-Trends, die Anzahl der Chats usw. enthalten. Dies ist wichtig, damit Sie verfolgen und analysieren können, was funktioniert und was nicht.
Wie stelle ich sicher, dass meine Referenten wissen, wie sie auf einer virtuellen Konferenz präsentieren können?
Sie können Ihren virtuellen Veranstaltungsanbieter bitten, Schulungen für Ihre Redner anzubieten. Sie können auch um einen virtuellen Green Room bitten, der eine Schulung 15 Minuten vor der Veranstaltung ermöglicht.
Wie viele Ticketarten werden für Sponsoren empfohlen?
Die empfohlene Anzahl ist drei. Alles, was darüber hinausgeht, schafft zu viel Auswahl für den Nutzer. Ihr Ziel sollte es sein, die Pakete klar und einfach zu gestalten.
Wie sollte ein Anbieter das Erlebnis für verschiedene Nutzer differenzieren?
Sie können Ihre Nutzer nach Basis- und Premiumfunktionen kategorisieren. Sie können dann Ihren Premium-Nutzern mehr Inhalte anbieten als den Basis-Nutzern.
An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit ist es am besten, eine virtuelle Veranstaltung durchzuführen? Wie lange sollte diese Veranstaltung dauern?
Finden Sie heraus, was Ihr Hauptgebiet ist. Während einige Organisatoren virtueller Messen sich für Veranstaltungen am Wochenende entscheiden, um Berufstätige anzusprechen, entscheiden sich Veranstalter von Hochschulmessen möglicherweise für die Durchführung ihrer Veranstaltung an Wochentagen, um ein größeres Publikum anzusprechen,
Letztendlich geht es darum, einen Tag, eine Uhrzeit und eine Dauer zu wählen, die es Ihnen ermöglichen, Menschen aus Ihren Zielgebieten in ihren jeweiligen Zeitzonen anzusprechen.
Wie viele Wiederholungen brauche ich für einen einzelnen virtuellen Stand?
Erstens sollten Sie sich ein Bild davon machen, wie viele Teilnehmer bei Ihrer Veranstaltung erwartet werden. Bei mehr als 1000 Teilnehmern sollten Sie beispielsweise 3-4 Vertreter einsetzen, die sie betreuen. Bei 500 Teilnehmern hingegen können Sie sich für 1 Vertreter entscheiden.
Dies ist jedoch völlig subjektiv, da es darum geht, eine durchgängige Abdeckung zu haben, um bessere Leistungen zu erzielen. Dies kann sogar möglich sein, wenn Sie Ihre Vertreter in verschiedenen Schichten einsetzen.
Wie richte ich eine virtuelle Veranstaltung ein?
Wenn Sie wissen, was das Ziel Ihrer Veranstaltung ist, müssen Sie sich nur noch mit vFairs in Verbindung setzen und loslegen!
Erfahren Sie hier, wie vFairs es Veranstaltern ermöglicht, die Kontrolle über ihre Veranstaltung zu übernehmen.
Bei vfairs.com sind wir bestrebt, eine erstklassige Online-Veranstaltungsplattform aufzubauen, die Veranstaltern dabei hilft, unvergessliche Verbindungen mit ihrem Zielpublikum herzustellen. Wir sind davon besessen, den Ärger, der normalerweise mit physischen Veranstaltungen verbunden ist, zu beseitigen, so dass sich Organisatoren und Aussteller auf das Wichtigste konzentrieren können - die Interaktion mit dem Publikum. Nehmen Sie Kontakt mit einem Experten auf, um mehr über vFairs zu erfahren.
Huda Zaman
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