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¿Está planeando organizar un evento virtual que deje a todos boquiabiertos? Del tipo que hace mucho ruido y que le ayuda a conectar con clientes potenciales de todo el mundo en una única plataforma. ¿Desea causar un impacto global y mostrar al mismo tiempo la identidad de su marca?
Pues bien, acabamos de elaborar una guía exclusiva para que los organizadores de eventos alcancen este sueño.
Así pues, tanto si desea conectar a la gente en torno a temas de interés en su próxima Conferencia Virtual, como si desea contratar a los mejores talentos con la ayuda de una Feria de Empleo Virtual, mostrar una línea única de productos/servicios en su Feria Comercial Virtual, o atraer a estudiantes/padres de todo el mundo para compartir información sobre admisiones en su próxima Jornada de Puertas Abiertas Virtual, el libro de jugadas del organizador le revelará una serie de consejos útiles para navegar por la configuración de su evento y crear una experiencia de alto valor para sus participantes, patrocinadores y audiencia.
En este manual, los organizadores aprenderán a:
Los eventos virtuales son una excelente forma de conectar a audiencias de todo el mundo mediante herramientas de chat, seminarios web en directo y contenidos digitales que suelen servirse a través de una interfaz visualmente rica.
Como resultado, los eventos virtuales le ayudan a maximizar su alcance y lograr un compromiso mayor y cuantificable. A lo largo de los años, han demostrado que ayudan a numerosas organizaciones de diversos sectores a alcanzar este objetivo. Con sus excepcionales ventajas y sus casi nulos inconvenientes, los eventos virtuales siguen beneficiando a los organizadores en más de un sentido.
Tanto si su público objetivo está repartido por todo el planeta como si su presupuesto es estricto, un evento virtual reúne al mundo en una única plataforma, sin los costes adicionales del lugar de celebración y su capacidad,
Al organizar un evento virtual también puede revivir el contenido sobre el que ha trabajado, a diferencia de cualquier evento físico. Por lo tanto, no sólo es una forma de ofrecer una experiencia única al usuario, sino también una experiencia excepcional al organizador.
Lo mejor de todo es que los eventos virtuales le proporcionan métricas e informes cuantificables que le ayudan a medir el éxito de su evento. Por tanto, ahora cada acción tiene una razón detrás.
Por último, pero lo más importante, puede optar por un enfoque ecológico organizando eventos virtuales. No es de extrañar que, debido a la naturaleza en línea del evento, no se produzcan residuos durante ni después del mismo.
Antes de empezar, como organizador de eventos, debe tener una idea clara de los objetivos que pretende alcanzar con su evento. Ya se trate de una conferencia virtual, una feria profesional virtual, una feria comercial virtual o cualquier otro evento, primero debe definir unos objetivos claros para que su equipo pueda organizar y configurar su respectivo evento.
Asegúrese de que su proveedor de eventos virtuales cumple todos los requisitos necesarios para alcanzar los objetivos y la visión de su marca. Algunas de las preguntas estándar que debe plantearse son:
Idealmente, un evento tarda unas 12 semanas en ponerse en marcha. Sin embargo, es muy recomendable reservar el evento con mucha antelación para poder prepararlo a la perfección y tener tiempo suficiente para promocionarlo entre el público.
Empezando por la página de destino, donde los visitantes se forman su primera impresión y deciden si continuar o no, el diseño tiene que cautivar a la audiencia para maximizar las inscripciones. Dentro del evento, es igualmente importante asegurarse de que el entorno reproduce toda la experiencia en vivo de un evento presencial.
Por algo ha estado creando una audiencia en las redes sociales, ¿verdad? Es hora de utilizar Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, YouTube y cualquier otra plataforma en la que vea que su público potencial participa, para promocionar su evento y aumentar las inscripciones.
El éxito de cualquier evento depende en gran medida de sus índices de participación. Utilice herramientas de chat en directo para conversaciones individuales y en grupo, así como encuestas y sondeos, para garantizar que los visitantes puedan interactuar sin problemas con los expositores.
Los seminarios web en directo son una de las herramientas más eficaces (y populares) para dirigirse a las masas. Invite a expertos del sector para atraer público a su evento virtual.
Consejo rápido: Para maximizar la asistencia a su seminario web, facilite a la audiencia un horario mucho antes del evento y envíe recordatorios por correo electrónico unas horas antes del seminario web.
El contenido desempeña un papel esencial, independientemente del tipo de evento que se organice. Ya sea en forma de documentos, presentaciones o vídeos, su contenido será la voz de su marca.
Las búsquedas del tesoro y las tablas de clasificación no sólo aumentan el tiempo que el público pasa en el evento, sino que también ayudan a crear una impresión duradera de su organización, lo que a la larga mejora la calidad de los contactos.
Permita que los expositores muestren sus marcas y representen sus personalidades únicas utilizando una variedad de diseños de stands.
Ofrezca a sus patrocinadores un área dedicada para mostrarse, igual que en un evento físico. Tú, como organizador, puedes hacer uso de una serie de opciones para mostrar sus logotipos de marca, contenidos o sesiones en un entorno virtual, con el mismo impacto que el de una feria presencial.
Una de las características clave de un evento virtual en comparación con uno físico es su capacidad para generar informes. Asegúrese de captar inscripciones que puedan añadirse a su CRM o listas de correo para generar contactos. Además, los datos sobre participación y contenido pueden ayudarle a medir el rendimiento de la inversión y optimizar sus indicadores clave de rendimiento.
Haga clic aquí para leer más.
Mientras que las conferencias presenciales fueron en su día una excelente forma de reunir a personas con ideas afines y a compañeros del sector para compartir una disciplina común, las conferencias virtuales (o conferencias en línea) han demostrado ser un cambio gratificante para muchos organizadores de eventos.
Utilizando las mejores prácticas probadas y una tecnología fácil de usar, he aquí cómo usted, como organizador de eventos, puede convertir esta "oportunidad única en la vida" en "una oportunidad única en la vida".
Tanto si su objetivo es llegar a un público más amplio y generar más clientes potenciales, como si simplemente desea multiplicar los beneficios con la ayuda de una conferencia virtual, asegúrese de que todo su equipo está alineado en torno a un objetivo establecido con un rendimiento de la inversión alcanzable.
Añadir un contexto sólido a su evento y utilizar mensajes claros y sencillos puede ayudarle a llegar al máximo público "relevante". La gente debe estar informada sobre el valor y los conocimientos que adquirirán con la ayuda de su conferencia virtual.
Una conferencia se basa en el compromiso y la interacción entre los participantes. Asegúrate de que tu plataforma ofrece herramientas de chat de texto, audio y vídeo para fomentar la colaboración entre asistentes, ponentes y expositores.
Aunque las conferencias virtuales están en boca de todos, su funcionalidad sigue siendo bastante extraña para muchos. Crear vídeos informativos para su personal, patrocinadores, expositores y público puede ayudarles a conocer su conferencia virtual y mostrarles cómo navegar por la plataforma.
Utilice las plataformas de las redes sociales, el sitio web de su empresa, las relaciones públicas y los correos electrónicos para llegar a su público objetivo y aumentar la asistencia a su evento.
Consejo profesional: Dedica un hashtag especialmente a tu conferencia virtual para poder seguir las publicaciones y otras actividades que circulen en torno al evento.
Los inscritos pueden ocuparse fácilmente de una cosa u otra en medio de sus alteradas rutinas. Antes del evento, programe recordatorios frecuentes con la fecha, la hora y el enlace a su conferencia virtual para que los inscritos no se pierdan las sesiones a las que se han apuntado y mucho más.
Asegúrese de no perder a su público, que no desea permanecer sintonizado durante todo un día sólo para salir antes de la sesión que más le interesa. Colocar la agenda en su página de aterrizaje puede, por tanto, añadir más valor al educar y atraer a los asistentes.
Personas de todo el mundo asistirán a su evento con un conjunto de redes que podrían estar utilizando. En caso de conectividad deficiente, asegúrate de ofrecerles opciones de audio para que puedan seguir participando en los seminarios web y otras sesiones.
Es posible que todos los ponentes de su conferencia virtual no tengan la capacidad de mantener al público enganchado y entusiasmado, aunque estén equipados con todos los conocimientos del mundo. Asignar un moderador puede ayudar a guiar las conversaciones, permitir encuestas y garantizar que la audiencia siga enganchada a lo largo de las diferentes sesiones.
Dado que todo el mundo que accede a su conferencia virtual lo hace desde la comodidad de su casa, es realmente fácil perder el interés o distraerse en caso de comunicaciones unidireccionales. Las presentaciones pueden resultar aburridas y llevar mucho tiempo. Para garantizar la interacción y el interés continuo:
Los comentarios son esenciales para introducir mejoras en el futuro. Por otro lado, crear una base de datos con sus clientes potenciales es igualmente importante. Su conferencia virtual le brinda la oportunidad de recopilar toda esa información para añadirla posteriormente a su CRM o a cualquier software de almacenamiento.
Ha invertido mucha energía en la realización de varias sesiones y no debería dejar que se desvanezca en el aire una vez finalizada la conferencia. Valore los esfuerzos de su equipo y grabe las sesiones para añadirlas a su biblioteca de contenidos con fines de marketing y referencia en el futuro.
Haga una prueba rápida antes del gran día para garantizar una conferencia fluida y sin problemas. Asegúrate de que no haya ningún fallo y de que sea absolutamente fácil de usar para todos los visitantes previstos.
No querrá que cunda el pánico cada vez que se produzca un pequeño fallo en la tecnología. Asegúrate de que tu proveedor de eventos te ofrezca un equipo de asistencia dedicado que esté disponible para la posible resolución de problemas y consultas durante el evento.
En la era pre-corona, las ferias comerciales eran continuamente uno de los eventos más populares y rentables para los organizadores. Eran la comidilla de la ciudad mucho antes incluso de que tuvieran lugar.
Sin embargo, lo que antes era la comidilla de la ciudad, ahora se ha convertido en la comidilla del mundo en forma de ferias virtuales. Aunque el mayor alcance mundial es una gran oportunidad que los organizadores pueden aprovechar, también apunta a un entorno virtual cada vez más competitivo.
Por este motivo, su rentabilidad como organizador de eventos virtuales depende en gran medida de las tácticas por las que opte a la hora de montar una Feria Comercial Virtual espectacular. Así pues, ¡hagamos lo necesario para ayudarle a destacar!
¿Qué aspecto tiene el éxito para usted? En palabras más sencillas, lo primero que debe hacer es fijar metas y objetivos claros. Ya sea la notoriedad de la marca, la conversión de clientes potenciales o cualquier otra cosa, defina su público objetivo y el ROI del evento para que su equipo pueda trabajar en pos de una meta determinada.
Las ferias comerciales pueden asociarse a una amplia gama de sectores. Por lo tanto, para atraer al público, los expositores y los patrocinadores pertinentes, es esencial definir la categoría o el segmento al que se dirige.
El nombre de su evento desempeña un gran papel en este sentido. Además, su página de aterrizaje debe tener toda la información que permita al público saber qué esperar del evento.
Pregúntese 3 cosas antes de crear contenidos:
Y lo que es más importante, su contenido tiene que actuar como estímulo de una determinada respuesta favorable. Asegúrese de que hay una clara llamada a la acción vinculada a cada pieza que está lanzando en su camino.
Es la facilidad y comodidad de su feria virtual lo que atrae a la gente. Asegúrese de que su evento sea apto para móviles, ya que la mayor parte de su público accederá, sin duda, al evento tumbado en el sofá o sobre la marcha, utilizando sus dispositivos móviles. Por tanto, debe ser una experiencia fluida para ellos.
Puede que su evento lo tenga todo y más, pero no irá a ninguna parte hasta que usted, como organizador, lo promocione. Lleve su evento a su público y maximice las inscripciones. El SEO, el marketing en redes sociales, las campañas de relaciones públicas, los contenidos patrocinados, los anuncios en banners, los correos electrónicos y los SMS, etc., pueden actuar como canales para conducir al público a su extraordinaria feria virtual.
Para quienes deseen pasar un buen rato explorando todos y cada uno de los stands virtuales expuestos, puede ofrecer listados en sus respectivos stands. Pero para los demás, asegúrese de acelerar este proceso.
Añada una pestaña Productos en la barra de navegación principal y ofrezca a los asistentes opciones de búsqueda con filtros para llegar a las categorías que les interesan. Así, este enfoque contribuirá a aumentar las conversiones al final del día.
Esta es otra táctica de participación. Normalmente, para aumentar la asistencia a los webinars, las notificaciones push actúan como recordatorio para que los asistentes se unan a las sesiones de los webinars en directo.
Además, para aumentar las visitas al stand, los expositores pueden notificar a los asistentes descuentos u ofertas especiales mediante anuncios in situ.
Las ferias virtuales no se limitan a las opciones de chat estándar. De hecho, hay más formas de fomentar la participación y, precisamente, la participación selectiva.
Hable con su proveedor de eventos virtuales para que no sólo permita a los visitantes reservar un espacio para charlar con los expositores, sino que también permita a los expositores buscar entre las inscripciones e invitar a los clientes potenciales pertinentes a charlar. De este modo, los expositores de su evento tendrán una ventaja añadida para ganar la partida de la conversión.
Ha atraído a gente a su evento. El hecho de que estén presentes en su evento significa que ya está a medio camino de convertirlos. Todo lo que necesitan es un ligero empujón, en el momento adecuado, para cualificarse ahora.
Minimice el tiempo entre la toma de decisiones y su compra ofreciendo una tienda online dentro de su feria virtual.
Mucha gente desaprovecha una gran oportunidad al terminar su evento y no hacer un seguimiento del público.
Los seguimientos no sólo actúan como símbolo de buena voluntad por parte del organizador, sino que también aumentan las posibilidades de convertir a los clientes potenciales que han participado en la feria virtual.
Una de las principales ventajas de organizar ferias virtuales es su capacidad para medir el rendimiento de la inversión del organizador. Asegúrese de que su proveedor de eventos virtuales genera informes y análisis detallados que no solo le ayuden con el evento virtual en curso, sino que también sirvan de referencia para eventos anteriores y futuros.
Una vez que su evento virtual esté listo, es muy necesario que realice una prueba completa para asegurarse de que el evento no se enfrenta a ninguna dificultad técnica ese día.
Tanto si es una empresa que organiza una feria de empleo virtual para contratar a los mejores talentos, independientemente de su ubicación geográfica, como si es una universidad que desea llevar a cabo la contratación en el campus para mejorar la experiencia entre candidato y empleador, la buena noticia es que ha llegado al lugar adecuado.
He aquí una lista de consejos y buenas prácticas que le ayudarán, como organizador, a dominar su próxima feria profesional virtual
Del mismo modo que los candidatos necesitan impresionar a los empleadores para conseguir un buen puesto de trabajo, los empleadores necesitan impresionar a los mejores candidatos para cubrir sus puestos, por lo que es esencial que muestre su cultura de trabajo, su identidad de marca y las oportunidades de crecimiento que ofrece como razón para atraer a los mejores talentos.
Además, procure ser accesible. Facilite a los visitantes la búsqueda de información sobre su empresa ofreciéndoles folletos informativos, vídeos introductorios, sesiones de preguntas y respuestas en directo, seminarios web y otros formatos de recursos que transmitan ampliamente su marca de empleador.
El objetivo de una feria profesional virtual o una feria de empleo virtual es poner en contacto a demandantes de empleo y empresarios, permitiéndoles evaluarse mutuamente. Utilice las funciones de chat de audio, vídeo y texto para que las personas con talento puedan ponerse en contacto fácilmente con los representantes de las empresas y viceversa. Esto ayuda sobre todo en la selección in situ.
Además, puede crear una sala de networking para que los solicitantes de empleo se entremezclen y establezcan valiosas conexiones dentro de una sala de chat.
Los seminarios web son herramientas de eficacia probada en todo el mundo para atraer a las masas. Organice una serie de seminarios web con contenidos en directo y a la carta. Esto permite una comunicación bidireccional y comentarios en tiempo real mediante sondeos, encuestas y cuestionarios.
Consejo profesional: Para asegurarse de obtener la cobertura deseada, invite a expertos y a los mejores profesionales del sector para que compartan consejos útiles y maximicen la asistencia al evento.
Opte por una estrategia de contratación más ecológica y prescinda del papel. Por otro lado, permita a los candidatos descargar recursos y acceder a ellos en tiempo real o en otro momento.
Lo que diferencia a una Feria Virtual de Carreras Profesionales de una feria tradicional es la posibilidad de reducir la molestia de tener que revisar miles de currículos para encontrar el adecuado.
Haga que los procedimientos de contratación sean más inteligentes garantizando que las solicitudes se puedan exportar y buscar.
Para que la Feria Virtual de Empleo sea excepcionalmente intuitiva y tenga sentido, lo ideal es que se configure de acuerdo con las Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web (WCAG), que ofrecen lo siguiente:
Los esfuerzos promocionales son los que más contribuyen al éxito de su evento. Utilice medios digitales como las redes sociales, la página de empleo de su sitio web, comunicados de prensa, correos electrónicos, etc., para atraer a su público objetivo y maximizar la asistencia al evento.
Aunque suene demasiado sencillo, esta práctica suele pasarse por alto. Enviar correos electrónicos de agradecimiento y encuestas de opinión después de un evento puede dejar una impresión muy positiva en el público, sobre todo en los más jóvenes.
También debería considerar la posibilidad de dejar su Feria Virtual de Empleo abierta al acceso durante unas semanas después de que haya finalizado. De este modo, el contenido será siempre actual y seguirá atrayendo a posibles candidatos que no pudieron asistir al evento en directo.
Los esfuerzos promocionales son los que más contribuyen al éxito de su evento. Utilice vías digitales como las redes sociales, la página de empleo de su sitio web y los correos electrónicos para atraer a su público objetivo y maximizar la asistencia al evento.
Aunque los seminarios web son, sin lugar a dudas, la superestrella de la generación de leads en la actualidad, esto también le deja con un mercado saturado y un entorno altamente competitivo para organizar uno y maximizar su participación.
Aquí es cuando te preguntas: ¿qué hará que mi audiencia lo deje todo y sintonice mi seminario web? ¿Qué es lo que ofrezco que les dejará boquiabiertos?
Para ayudarle con el cómo y el qué, he aquí una lista de las mejores prácticas que han ayudado a los organizadores de seminarios web a aumentar el retorno de la inversión y maximizar la participación durante el seminario.
En primer lugar, si desea dar en el blanco con su seminario web, debe definir los destinatarios de su audiencia:
Si te vas a tomar la molestia de organizar un seminario web, más vale que lo hagas bien. Sinceramente, no tiene sentido disparar en espacio abierto y esperar obtener resultados.
Se puede hablar de muchas cosas, ¿verdad? Pero cuando se dispone de un tiempo limitado y una audiencia remota, hay que ser específico o lo más probable es que se pierda su atención más rápido que la velocidad de la luz.
Por lo tanto, es importante elegir un tema concreto que atraiga a su público objetivo y lo mantenga interesado.
En la mayoría de los casos, los ponentes son el verdadero argumento de venta de su seminario web. La gente quiere escuchar a expertos y personas influyentes y relacionarse con ellos, por lo que invitar a los ponentes adecuados es clave para la asistencia y el éxito de su seminario web.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que estar bien informado no es lo mismo que ser interactivo. De nada sirve tener un orador seco como el polvo. así que, si ese es el caso, asegúrate de formarlo y prepararlo antes del gran día.
La sincronización es absolutamente crucial para garantizar un elevado número de asistentes a un seminario web. Puede organizar un seminario web impecable, pero si la mayoría de su público objetivo tiene que acudir a las 3 de la mañana según su zona horaria, ¿se molestarán siquiera?
Esto es lo que puede hacer para programar su seminario web de modo que atraiga a la mayor audiencia posible:
Al fin y al cabo, todo se reduce a generar mejores resultados con una mayor asistencia.
Su página de aterrizaje es esencial para impulsar las inscripciones. Es lo que le habla a su público, antes de la sesión, y lo que les obliga a inscribirse. Por lo tanto, su página de aterrizaje debe constituir lo siguiente:
La promoción lo es todo. Lleva tu webinar a tu audiencia con un CTA claro y dales una razón para registrarse. Puede hacerlo:
El éxito de un seminario web depende de una buena dirección y un guión aún mejor. Dispone de un tiempo limitado para dejar huella y causar el impacto deseado. Un moderador puede enganchar rápidamente a la audiencia, orientar el seminario en una dirección favorable, asegurarse de que los ponentes no se dejan llevar y de que la audiencia no pierde el interés.
Utiliza distintos formatos de contenido para mantener el interés y la participación de tu audiencia. Puede utilizar imágenes, diapositivas impresionantes, sondeos y encuestas, sesiones de preguntas y respuestas, investigación y datos.
La mayoría de la audiencia actual está conectada con el resto del mundo a través de sus dispositivos móviles. Por tanto, la experiencia que ofrezcas a las personas que se conectan a través de sus dispositivos móviles debe ser fluida e impecable.
Coloque sus seminarios web en varias categorías para aumentar la facilidad de búsqueda. Especialmente durante eventos como conferencias virtuales en las que los seminarios web actúan como la sección principal de su evento. Además, añada opciones de búsqueda para facilitar aún más el proceso.
Sus palabras son todo lo que tiene para impresionar al público y cualificar a los clientes potenciales. No habrá cortes ni ediciones y, por lo tanto, es importante que practique su seminario web antes del día de su celebración.
Pruebe sus dispositivos y prepárese para lo que pueda fallar. Asegúrate de tener copias de seguridad y asistencia técnica para evitar que tu seminario web se venga abajo.
No podemos insistir más en la importancia de esta mina de oro oculta de clientes potenciales. Las formas más populares y eficaces son ofrecer una grabación o un seminario web "a la carta" y pedir opiniones mediante formularios de encuesta.
Atrás quedaron los días en que los expositores tenían que volar al lugar del evento para hacerse una idea de las dimensiones del stand y encontrarse con contratiempos como errores de impresión. Los eventos virtuales han eliminado estos inconvenientes y facilitado la preparación y gestión de los stands en línea. Aunque el objetivo es el mismo, montar un stand virtual es mucho más fácil que un stand físico.
Un stand virtual es un espacio en el que los expositores pueden conocer y saludar a los asistentes, hablar de su marca y captar clientes potenciales. Suele mostrar el logotipo de la marca, vídeos de productos/servicios y material colateral digital. Con ayuda de estos elementos, los expositores pueden conectar eficazmente con los asistentes en un entorno visualmente atractivo y establecer conexiones duraderas mediante audio/vídeo/chat de texto.
Sin más preámbulos, compartamos las mejores prácticas para preparar y gestionar un stand virtual para un evento virtual innovador.
¿Qué quiere conseguir con su participación en el evento como expositor u organizador? ¿Cómo piensa conseguirlo a través de su stand virtual? ¿Cuáles son las necesidades de su público? Es esencial que organice una lluvia de ideas con su equipo sobre sus objetivos antes de poner en marcha los planes.
Categorizar los stands simplifica el proceso de encontrar lo que buscan y evita que se lo pierdan. Puedes clasificarlos por departamentos, productos o servicios, o incluso por zonas geográficas para un evento más global.
La experiencia de los asistentes depende de lo fácil que les resulte encontrar lo que buscan y de lo bien que se preste la plataforma a la exploración. Ambos objetivos requieren que usted, como organizador de un evento, se asegure de que su pabellón de exposiciones está perfectamente organizado. Demasiados eventos con contenidos asombrosos fracasan simplemente porque la estructura del pabellón estaba mal enmarcada.
En primer lugar, ¿cuántos stands debería tener? Aunque esto depende totalmente de la naturaleza de su evento, un evento de 6 horas de duración con un máximo de 100 stands ofrece suficientes opciones al asistente sin causarle fatiga. Sólo tiene sentido superar ese umbral si se trata de una gran exposición en línea, una feria de empleo o una cumbre educativa.
0-20 cabinas
Intente mostrar su pabellón de exposiciones en una sola vista. Por ejemplo, vFairs tiene algunas plantillas con una toma "aérea" que abarca todos los stands de una sola vez. Esto permite a los asistentes ver sus opciones en un solo lugar y tomar rápidamente una decisión.
20 - 50 cabinas
Opte por una vista que le permita desplazarse fácilmente. vFairs dispone de vistas de stand de desplazamiento horizontal que son ideales para este tipo de recuento de stands.
50 - 100 cabinas
Los pabellones de vFairs pueden diseñarse con varias plantas, así que divida su pabellón en 2-3 plantas diferentes para crear una sensación de organización.
Más de 100 casetas
Para un evento de tal envergadura, lo recomendable es disponer de varios pabellones de exposición, clasificar los stands y colocarlos en distintos pabellones con etiquetas descriptivas. Conecte con estos pabellones desde el vestíbulo principal para facilitar su localización.
Tenga en cuenta que a algunos patrocinadores les gustaría tener más visibilidad, al igual que en un evento físico. En ese caso, puedes hacer lo siguiente:
(i) construir vallas publicitarias patrocinadas en su pabellón de exposiciones
(ii) cabinas de carga frontal de los patrocinadores
A diferencia de los eventos físicos, en un evento virtual no puede ir por el recinto distribuyendo folletos para intentar atraer a los asistentes a su stand. Su stand debe ser visualmente atractivo para destacar y atraer la atención.
La mejor forma de hacerlo es a través de imágenes y vídeos convincentes que se muestren en su stand. Utilice los colores de su marca, imágenes de alta calidad y contenidos que puedan causar un gran impacto. Tenga en cuenta las dimensiones del stand y de la zona de exposición. Asegúrese también de que el diseño de los folletos digitales esté en consonancia con el tema de su stand.
Cuando elabore los contenidos para su stand, tenga en cuenta a su público objetivo y el tipo de contenido que considerará valioso. El mensaje de su contenido debe ser claro, conciso y acorde con los objetivos definidos para la presencia de su organización en el evento en línea. Se aconseja que el desarrollo de contenidos se inicie lo antes posible para lanzar un trabajo sin errores que pueda convertir.
Prepare vídeos introductorios y documentos informativos de antemano para evitar complicaciones en el momento del evento. También puede compartir contenidos sobre la postura de su empresa en temas de importancia para aparecer como líder de opinión e iniciar una conversación con el público. Suba archivos y enlaces a su stand antes del evento.
Gestionar un stand digital es diferente de gestionar un stand físico. Es necesario que los expositores sepan utilizar la plataforma, montar el stand, realizar los ajustes necesarios y permanecer conectados con los asistentes. De ahí la importancia de formar al equipo encargado de atender el stand el día del evento.
El equipo debe ser receptivo con los asistentes. Si un asistente quiere charlar, siempre debe haber alguien disponible. Prepare un horario para el equipo y asigne franjas horarias para evitar retrasos.
Además, asegúrese de que el equipo conoce a la perfección los productos y servicios de la empresa. Al igual que en los eventos físicos, el equipo que gestiona el stand debe ser capaz de presentar los productos y servicios de la mejor manera posible a los asistentes.
Un evento virtual garantiza la recopilación de datos valiosos que pueden utilizarse para mantenerse en contacto con los asistentes incluso después del evento. Esto ofrece a los expositores otra oportunidad de convertir a los asistentes en clientes potenciales y cerrar acuerdos.
Por eso es esencial hacer un seguimiento de los asistentes después del evento. Los representantes del stand pueden diseñar un mensaje para los asistentes basado en la conversación mantenida durante el evento. De este modo, los expositores pueden adaptar sus mensajes a las necesidades de los asistentes y establecer relaciones duraderas.
Con la tecnología moderna, que facilita drásticamente la información a los clientes, ha aumentado la demanda de asistencia en directo, resoluciones más rápidas y compromiso con la marca. En un evento virtual, las salas de chat se utilizan mucho para convertir a los visitantes en clientes potenciales, mantener a raya las tasas de rotación y mejorar rápidamente los índices de respuesta.
Ahora vamos a sumergirnos en algunas de las mejores prácticas para salas de chat que le ayudarán a ofrecer una experiencia excepcional.
La mejor forma de segmentar su sala de chat es incorporando dos tipos de chats en directo: públicos y privados.
Un chat público (o de grupo) es más parecido a un foro abierto en el que los visitantes pueden enviar preguntas y también ayudar a otros que lo necesiten. Los mensajes enviados en un chat público son visibles para todos y cualquiera puede acceder a ellos fácilmente.
En cambio, un chat privado funciona para conversaciones individuales, en las que normalmente un visitante pasa el ratón por encima del nombre de un usuario en línea y ve el botón que dice "chatear ahora".
Es probable que los visitantes impulsen sus acciones basándose en sus instintos. Es importante ponerse en el lugar del público para entender lo que quiere. La ubicación más habitual de una función de chat suele ser en la parte inferior derecha de la página del evento. Sin embargo, la colocación también varía según el formato visual de tu página. Asegúrese de que la función de chat no sea demasiado molesta y no moleste a sus visitantes.
La integración de elementos visuales y auditivos puede acelerar la escala del compromiso a otro nivel. Dada la creciente demanda de herramientas interactivas que está llevando a las empresas a pasar de los eventos físicos a los virtuales, también es esencial sacarles el máximo partido. Por qué es importante utilizar opciones de audio y vídeo:
Recoger las opiniones de los clientes implica que usted, como organizador, se preocupa por su opinión. Los implicas en el proceso de toma de decisiones, lo que les hace sentirse parte integrante de la empresa, con la consiguiente asociación de marca. En un evento virtual, sus expositores pueden integrar una encuesta de puntuación (1-5) al final de cada charla. Esto puede beneficiarles de las siguientes maneras:
Asegúrese de que sus representantes puedan acceder a los perfiles de su público para mantener conversaciones significativas. Además, añade etiquetas y comentarios a los perfiles para que el proceso sea más transparente.
Dado que su objetivo es fomentar las conexiones, la historia no debería terminar con el evento. Para continuar con los procesos, asegúrate de que tu proveedor de eventos te permite extraer los registros de chat.
Su proveedor de eventos debe generar informes que muestren datos esenciales en términos de tendencias de chat, número de chats, etc. Esto es esencial para realizar un seguimiento y analizar qué funciona y qué no. Esto es esencial para seguir y analizar lo que funciona y lo que no.
¿Cómo puedo asegurarme de que mis ponentes saben cómo presentar en una Conferencia Virtual?
Puede pedir a su proveedor de eventos virtuales que ofrezca formación a sus ponentes. También puede solicitar una sala verde virtual que permita la formación 15 minutos antes del evento.
¿Cuántos tipos de entradas se recomiendan a los patrocinadores?
El número recomendado es tres. Todo lo que vaya más allá crea demasiadas opciones para el usuario. Su propósito debe ser que los paquetes sean claros y sencillos.
¿Cómo debe un proveedor diferenciar la experiencia de los distintos usuarios?
Puede clasificar a sus usuarios en función de sus características básicas y premium. A continuación, puede ofrecer a sus usuarios premium más contenido en comparación con los usuarios básicos.
¿Qué día y a qué hora es mejor celebrar un acto virtual? ¿Cuánto debería durar el acto?
Averigüe cuál es su ámbito geográfico principal. Mientras que algunos organizadores de ferias virtuales optan por organizar eventos durante el fin de semana para atender a las personas que trabajan, por otro lado, los anfitriones de ferias universitarias pueden optar por llevar a cabo su evento durante los días laborables para atraer a un público más amplio,
Al fin y al cabo, el objetivo es elegir un día, una hora y una duración que le permitan atraer a personas de sus lugares objetivo en sus respectivas zonas horarias.
¿Cuántas repeticiones necesito en una sola cabina virtual?
En primer lugar, debe hacerse una idea de cuántos asistentes se esperan en su evento. Por ejemplo, en el caso de más de 1.000 asistentes, se recomienda tener entre 3 y 4 representantes para atenderlos. En cambio, para 500 asistentes, puede optar por tener 1 representante.
Sin embargo, esto es totalmente subjetivo, ya que la idea es tener cobertura de extremo a extremo para rendir mejor. Esto puede ser posible incluso si alineas a tus representantes en diferentes turnos.
¿Cómo se organiza un acto virtual?
Siempre que sepa cuál es el objetivo de su evento, todo lo que tiene que hacer es ponerse en contacto con vFairs y empezar.
Descubra aquí cómo vFairs permite a los organizadores tomar el control de su evento.
En vfairs.com, nos esforzamos por construir una plataforma de eventos en línea de primera clase que ayude a los organizadores de eventos a establecer conexiones memorables con su público objetivo. Estamos obsesionados con eliminar las molestias normalmente asociadas a los eventos físicos, dejando que los organizadores y expositores se centren en lo más importante: el compromiso con el público. Póngase en contacto con un experto para obtener más información sobre vFairs aquí.
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